Cómo informar a los empleados sobre la monitorización: mejores prácticas

Su empresa ha invertido en software de monitorización de empleados. Este software monitoriza la asistencia y la productividad de los empleados, detecta problemas de seguridad y registra cuidadosamente cada sitio web que visitan. Utilizar la monitorización es una medida inteligente y legítima: las métricas de productividad ayudan a todos a mantenerse al día y a rendir cuentas. Además, la información es uno de los recursos más valiosos hoy en día, y el riesgo de fugas de datos y amenazas a la seguridad es mayor que nunca. Pero ¿saben sus empleados que están bajo vigilancia?

A primera vista, la monitorización secreta parece ofrecer resultados más honestos. Cuando los empleados desconocen el seguimiento, se comportan como siempre. Pueden llegar tarde, pasar la mitad de la jornada laboral comprando en tiendas o tomarse un descanso de dos horas para comer. Sin embargo, en realidad, la monitorización secreta es un campo minado. Puede generar problemas legales, minar la confianza y convertir el lugar de trabajo en una olla a presión de sospechas.

Lo cierto es que la forma en que se informa a los empleados sobre el seguimiento es tan importante como el seguimiento en sí.

La mayoría de los empleados asumen que sus dispositivos de trabajo no son completamente privados. Pero asumirlo no implica consentimiento. Y cuando surge un monitoreo inesperado, por ejemplo, en una evaluación de desempeño o una reunión disciplinaria, los empleados se sienten sorprendidos. Surge la desconfianza y crece el resentimiento.

Además, la vigilancia secreta es ilegal en muchas jurisdicciones. El RGPD en Europa, las leyes de varios estados de EE. UU., como Connecticut, Nueva York y California, la Ley de Protección de Datos Personales y de la Libertad de Expresión (PIPEDA) en Canadá, la Ley de Vigilancia del Lugar de Trabajo de 2005 en Australia, la LGPD en Brasil y otras normativas internacionales exigen a los empleadores notificar a sus empleados sobre la vigilancia. El incumplimiento de estas normativas puede acarrear multas, demandas y un daño a la imagen pública de la empresa.

Por último, pero no menos importante, está la cultura. Una plantilla que se siente vigilada sin explicación se desvincula e incluso puede buscar la salida discretamente. Las encuestas lo demuestran: el software de monitorización intrusiva de empleados sería motivo de renuncia para el 63 % de los empleados. La transparencia, por otro lado, fomenta la responsabilidad. Cuando las personas saben por qué existe la monitorización, es más probable que respeten los límites y el propósito.

Al considerar la monitorización de empleados, la mejor práctica es comprender el entorno legal. No existe una fórmula universal; las regulaciones varían considerablemente según el país o incluso la zona. Algunos métodos de monitorización, como la grabación de llamadas o la vigilancia por cámara web, pueden estar prohibidos en su zona, mientras que otros, como la monitorización del correo electrónico, pueden requerir el consentimiento explícito por escrito del empleado.

El sector también puede influir en sus prácticas de monitoreo. Algunos sectores, como el financiero y el sanitario, requieren medidas de control más estrictas que otros.

En resumen, le recomendamos estudiar los requisitos de su sector, consultar con un experto legal de su zona y adaptar sus prácticas de monitoreo a las recomendaciones. Una plantilla universal puede parecer conveniente, pero no le protegerá de posibles demandas.

Evite frases vagas como «se puede revisar la actividad del sistema». En su lugar, explique directamente lo que está haciendo:

"Monitoreamos el uso de Internet en los dispositivos de la empresa para prevenir malware y garantizar la seguridad de la red."

"Los correos electrónicos enviados a través de cuentas de la empresa están sujetos a revisión para comprobar su cumplimiento con las regulaciones de la industria."

La claridad reduce la ansiedad y el estrés que suelen asociarse con el monitoreo.

Las personas aceptan las reglas que entienden. Por lo tanto, la mejor práctica no es solo anunciar el monitoreo, sino contextualizarlo.

Podrías decir:

"Monitoreamos estaciones de trabajo remotas para detectar accesos no autorizados, porque el año pasado, un ataque de phishing casi comprometió los datos de los clientes."

O: "Realizamos un seguimiento del tiempo de actividad del sistema para identificar cuellos de botella que ralentizan su trabajo."

Cuando el seguimiento se enmarca como protección o mejora, no como sospecha, tiene un efecto diferente.

Su política de supervisión debe incluirse en el manual del empleado. O, si es detallada, como documento independiente. En cualquier caso, debe abarcar:

1. Qué se monitorea (por ejemplo, horas de inicio de sesión, acceso a archivos, uso de la cámara web)
2. Por qué se monitorea (seguridad, cumplimiento, productividad)
3. ¿Cuánto tiempo se almacenan los datos?
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. Derechos de los empleados (por ejemplo, solicitar sus datos)

Mantenga el tono profesional pero accesible.

Anuncie la política en persona. Organice una breve reunión de equipo. Envíe un correo electrónico de seguimiento con el documento adjunto. Facilite su búsqueda en la intranet.

Las inquietudes son esperables y normales aquí. Algunos empleados se preocuparán por la microgestión. Otros podrían temer ser juzgados por navegar cinco minutos en redes sociales. Aborde estas inquietudes directamente.

Incluso puedes crear una sección de preguntas frecuentes con las preguntas más habituales de los empleados, por ejemplo:

1. "¿Puedes leer mis mensajes privados?" Sólo si están en los sistemas de la empresa y sólo si la política lo permite.
2. "¿Se monitorean mis archivos personales?" No, a menos que estén almacenados en dispositivos de la empresa.
3. "¿Cuánto tiempo se conservan los datos?" Normalmente entre 90 y 180 días, a menos que sean necesarios para una investigación.

Invita a los comentarios. Las encuestas anónimas funcionan bien. Quizás descubras que los empleados valoran saber que los sistemas son seguros, incluso si están siendo vigilados.

Una firma no es solo papeleo. Es prueba de que los empleados comprenden lo que aceptan.

Puede usar un formulario de consentimiento sencillo, como el ejemplo a continuación. Los empleados deben firmarlo durante la incorporación o al implementar la política. Si alguien se siente presionado, es una señal de alerta, no solo ética, sino también legal.

Ejemplo de documento de consentimiento para la supervisión

Aquí tienes una plantilla que puedes adaptar (te recomendamos consultar con tu experto legal):

Acuerdo de consentimiento para la supervisión de empleados

Yo, [Nombre del empleado], reconozco que [Nombre de la empresa] puede supervisar, registrar y revisar mi uso de los dispositivos, redes, correo electrónico, acceso a internet y aplicaciones de software proporcionados por la empresa. Esto incluye, entre otros, los sitios web visitados, los archivos accedidos y el uso de las aplicaciones.

Esta supervisión se realiza para garantizar la seguridad de los datos, evitar el uso indebido de los recursos, cumplir con los requisitos legales y mantener un entorno de trabajo productivo.

Entiendo que mi actividad en los sistemas de la empresa puede ser revisada en cualquier momento. El uso personal de estos sistemas debe ser mínimo y conforme a la política de la empresa.

He leído la Política de Monitoreo de Empleados y he tenido la oportunidad de hacer preguntas. Doy mi consentimiento para que se realice este monitoreo como parte de mi empleo.

Firma: _________________________

Nombre impreso: ______________________

Fecha: ___________

Los gerentes son la primera línea. Si no pueden informar a los empleados ni explicar la política con calma, o peor aún, hacen un mal uso de los datos, podría haber un problema.

Supervisores de trenes en:

1. Cómo responder a las preguntas de los empleados sin ponerse a la defensiva
2. Qué pueden y qué no pueden hacer con los datos de monitoreo
3. Cómo evitar la creación de una cultura de vigilancia

Un gerente que dice: "Vi que estuviste en YouTube 20 minutos" sin contexto, mina la moral. Uno que dice: "He notado que navegas sin darte cuenta, ¿todo bien?", inicia un diálogo.

Incluso en los dispositivos de la empresa, los empleados tienen derecho a cierta privacidad. Lo mejor es evitar supervisar correos electrónicos personales, chats privados o aplicaciones no laborales, a menos que exista una política clara y consentimiento.

Y nunca grabes audio ni video en áreas privadas. Las cámaras en las salas de descanso o los baños no solo son poco éticas, sino también ilegales.

Informar a los empleados sobre la supervisión no es solo una obligación legal, sino una necesidad para mantener la confianza. Si se hace correctamente, un tema delicado se convierte en un momento de claridad y respeto mutuo.

Los riesgos de seguridad son reales. La productividad requiere medición. Y es necesario algún tipo de supervisión de los empleados. Pero la necesidad no reemplaza la necesidad de transparencia. Las mejores prácticas para la supervisión de los empleados se pueden resumir en una frase: tratar a las personas con justicia.

Sea claro. Sea honesto. Sea coherente. Explique el porqué, obtenga el consentimiento real y respete los límites personales. Capacite a sus gerentes no para que vigilen, sino para que apoyen. Su equipo no está bajo sospecha; es parte de la solución.

Si se realiza con integridad, el seguimiento no erosiona la confianza, sino que la fortalece.