Caso CleverControl: Mejora de la responsabilidad de los empleados en un equipo remoto

En este caso de CleverControl, el cliente es una agencia de marketing con un equipo de 50 empleados distribuidos en varias zonas horarias.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Dificultades para evaluar el rendimiento real del trabajo y el tiempo dedicado a tareas facturables frente a actividades no facturables;
2. Incertidumbre sobre si los empleados trabajarán de forma constante durante las horas de trabajo designadas;
3. Rendimiento incoherente: algunos empleados superan las expectativas, mientras que otros rinden constantemente por debajo de lo esperado;
4. Visibilidad limitada de los procesos de trabajo y de la contribución individual a los proyectos.

Los métodos de control anteriores resultaron ineficaces. Por eso la empresa decidió probar un software de control de empleados.

La agencia implantó CleverControl para superar los retos descritos. Los enlaces de descarga se enviaron a los empleados para que pudieran instalar el agente de supervisión en los portátiles proporcionados por la empresa.

La dirección se sorprendió de lo fácil que resultó la instalación: el equipo pudo instalar el agente sin necesidad de un informático y no encontró apenas dificultades.

Con CleverControl, la dirección podía comprobar el trabajo de los empleados en tiempo real y disponer de registros de actividad detallados para su posterior revisión. La organización estaba especialmente interesada en la siguiente información:

1. Tiempo de trabajo: registros de tiempo de conexión/desconexión y activo/inactivo;
2. Uso de aplicaciones: qué aplicaciones se utilizaron y durante cuánto tiempo;
3. Historial de sitios web: sitios web visitados y tiempo pasado en ellos;
4. Actividad en redes sociales y mensajería: qué redes sociales y aplicaciones de chat se utilizaron y durante cuánto tiempo;
5. Capturas y grabaciones de pantalla;
6. Transmisiones en directo desde las pantallas de los empleados.

Esta información proporcionó información sobre el flujo de trabajo de cada empleado, ayudó a encontrar las razones de la productividad irregular y reveló a algunos holgazanes.

Por ejemplo, CleverControl reveló los largos periodos de inactividad de un empleado o su navegación personal después de fichar. El empleado podía iniciar sesión a las 9:00 de la mañana pero no mostrar actividad laboral significativa hasta las 10:30 de la mañana.

A otro empleado se le detectó por fichar sistemáticamente antes de tiempo y llegar tarde. El total de horas de trabajo semanales, según el seguimiento de CleverControl, era de unas 36 horas en lugar de las 40 previstas.

Aunque su contrato no incluía horarios flexibles, algunos empleados se los apropiaban por su cuenta. Podían trabajar hasta altas horas de la noche, mientras que el resto trabajaba el horario habitual de 9 a 5. La falta de coincidencia de horarios provocaba problemas de comunicación y el incumplimiento de plazos.

El análisis del uso de programas y sitios web mostró un uso excesivo de las redes sociales y las plataformas de streaming durante las horas de trabajo designadas. Los empleados podían tener abiertas aplicaciones relacionadas con el trabajo, pero la atención se centraba claramente en otros programas.

En otros casos, el empleado puede haber pasado horas en un programa relacionado con el trabajo, pero el resultado ha sido mínimo. Eso podría indicar que el empleado estaba centrado en otra cosa fuera del portátil de trabajo o que su flujo de trabajo era ineficaz.

Basándose en los resultados de la supervisión, la agencia de marketing tomó medidas para mejorar la responsabilidad de los empleados.

Los registros de CleverControl permitieron abordar de forma específica problemas como el robo de tiempo y el bajo rendimiento constante. La interferencia oportuna evitó que los problemas de rendimiento se agravaran y envió un mensaje claro de que la responsabilidad de los empleados se tomaba en serio.

La organización organizó reuniones periódicas entre directivos y empleados para debatir los progresos, abordar los retos y proporcionar feedback. El director utilizó los resúmenes de actividades de CleverControl en las revisiones del rendimiento, haciendo que las revisiones fueran menos subjetivas y más objetivas y directas. Los resúmenes de actividades proporcionaban las pruebas concretas necesarias del rendimiento, tanto positivas como negativas. Basándose en estas pruebas, el director podía ofrecer comentarios específicos y ayudar a desarrollar estrategias de mejora.

Además, el director estableció expectativas claras en cuanto a horas de trabajo, realización de tareas y uso de aplicaciones y sitios web no deseados o improductivos. La supervisión con CleverControl garantizó que los empleados cumplieran esas expectativas.

Como resultado, la agencia de marketing experimentó un aumento del 14% en la productividad general del equipo a los dos meses de la implantación de CleverControl. Los datos sobre el rendimiento de los empleados permitieron realizar revisiones del rendimiento más objetivas y justas y ofrecer un apoyo más específico. Además, las funciones de seguimiento del tiempo de CleverControl actuaron como elemento disuasorio contra el robo de tiempo, minimizando la pérdida de horas facturables. Los empleados se volvieron más responsables y conscientes de su gestión del tiempo. Dedicaron mucho menos tiempo a tareas no relacionadas con el trabajo.

"CleverControl transformó nuestra gestión del trabajo remoto. Sus datos nos dieron visibilidad del proceso de trabajo de todos, identificaron problemas de responsabilidad de los empleados y ayudaron a mejorar el rendimiento general del equipo". - afirma el director general de la agencia.

Este caso de CleverControl demuestra lo eficaz que puede ser la supervisión de empleados en la gestión de un equipo remoto. Revela lagunas en las habilidades, distracciones y ociosidad, lo que permite a la dirección tomar decisiones informadas para mejorar la situación. Si desea saber más sobre las características de CleverСontrol y cómo puede transformar su equipo, obtenga más información  aquí