Identificar y combatir la irresponsabilidad en el trabajo: Causas, consecuencias y abordaje estratégico (Parte 2)

En la primera parte del artículo, discutimos las razones y consecuencias de la irresponsabilidad desde la perspectiva del empleado y de la organización. Descubramos formas eficientes de abordar el problema.

Las implicaciones de la irresponsabilidad son muchas y las causas individuales se concatenan con las organizacionales para nutrir el problema. Por lo que resulta necesario atacar ambas esferas y así conseguir soluciones acertadas a esta problemática.

Tanto los líderes como empleados comprometidos pueden accionar de manera conjunta para conseguir un clima de trabajo positivo y combatir la irresponsabilidad laboral.

Los trabajadores pueden establecer objetivos SMART que les permitan trabajar de una manera eficaz. Así se evitan distracciones y pueden enfocarse en lo que es realmente importante. Estos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo.

Otra acción necesaria consiste en trabajar en la gestión del tiempo. Una buena idea es hacer listas de tareas pendientes, priorizar las más relevantes o urgentes y delegar ciertas tareas que otros pueden desempeñar con mayor eficacia.

Muchos trabajadores requieren adoptar hábitos de responsabilidad, por lo que es importante que mejoren en este aspecto. Pueden, por ejemplo, trabajar en su puntualidad, cumplir con los plazos establecidos o adoptar una actitud más proactiva.

Cuando de plano no es posible realizar un trabajo de calidad y faltan habilidades, es importante buscar el apoyo de un mentor. Este no solo colaborará en el cumplimiento de las tareas, sino en identificar conductas de irresponsabilidad y sugerir estrategias para corregir estos comportamientos.

Un trabajador con problemas personales no trabajará al 100% de su capacidad. En esos casos,es necesario buscar la ayuda pertinente. Por ejemplo, puede asesorarse con un especialista en salud mental o asesor financiero; siempre dependiendo de la causa que haya originado la situación.

Cuando una empresa no tiene expectativas claras generará confusión y caos. Es por eso que debe comunicar de forma escrita lo que se espera de cada empleado, así como las normativas generales y objetivos que tienen como organización.

Lo anterior, se concatena con establecer mecanismos de comunicación clarosy nombrar líderes que estén abiertos a dialogar con sus equipos.Que la cultura organizacional esté basada en la ética, el apoyo y respeto mutuo, hará mucho por mejorar las conductas de irresponsabilidad en el trabajo.

Un manager será el responsable de brindar un canal confiable y transparente de comunicación. Apoyar el desempeño de los trabajadores y establecerestándares claros incrementará la eficiencia; siempre desde el respeto mutuo y estimulando una retroalimentación específica y constructiva.

Aclarar dudas, establecer estrategias como dinámicas, lluvias de ideas o delegar tareas importantes y asignar retos, así como reconocer a quienes cumplan con las metas. Todas estas son acciones necesarias que motivan al equipo y permiten un trabajo más efectivo.

También es preciso que los gerentes y líderes tomen las medidas necesarias cuando un empleado incumple con las normas y plazos establecidos de forma recurrente. Esto permitirá establecer límites y dejar en claro los estándares que se esperan de ellos.

Algo a considerar es la diversidad generacional, ya que el clima laboral puede verse afectado debido a las diferencias en los hábitos de trabajo. Esto de acuerdo con una investigación realizada por la organización SAP

Por ejemplo, un Baby Boomer tendrá una ética elevada, compromiso y una gran orientación al esfuerzo. En cambio, la generación Z posee una gran adaptación al cambio, habilidades tecnologías y dominio de los entornos digitales; pero su compromiso con la empresa podría sermenor.

Esto conlleva a que los team manager adopten estrategias que permitan orientar al equipo, considerando estos pros y contras.

Algo muy relevante es que se ofrezca la asesoría necesaria para que los empleados alcancen los objetivos establecidos. Haciéndolos sentir “parte del equipo”; como actores valorados y respetados.

Una obligación de la empresa es brindar los recursos necesarios para la ejecución eficiente de las tareas. Esto significa proveer capacitaciones para la resolución de conflictos y la gestión del tiempo, así como la implementación eficiente de metodologías, herramientas o equipos.

Realizar una transformación de esta naturaleza requiere el esfuerzo de todos los actores dentro de una organización. Los manager y jefes de recursos humanos serán los encargados de motivar y estimular positivamente a sus subalternos; haciéndolo desde la unión y el compañerismo.

¿Qué estrategias pueden adoptar las organizaciones al momento de estimular la responsabilidad? Veamos algunos recursos que pueden aplicarse para conseguirlo.

• Trabajar con una agenda de planificación ayudará al cumplimiento cabal de las metas, así como el crear listas de tareas. Así mismo, es útil establecer recordatorios y alarmas de las fechas límites o plazos.

• Aprender y aplicar metodologías de gestión de tiempo como ALPEN, Pomodoro, Time blocking, Kanban y Getting Things Done o GTD.

• Mantenerse actualizado en el campo que se desempeña no solo optimiza el trabajo, sino que puede estimular al empleado. La organización podría facilitar cursos y formaciones en áreas específicas u ofrecer ayudas económicas para que estos se especialicen.

• Tener claras las limitaciones; a veces es importante pedir ayuda. Esto es mejor que ejecutar un trabajo mediocre, o peor aún, no entregarlo.

• Los team manager deben documentar las infracciones. Así, se podrá llevar un registro y determinar las causas de los comportamientos irresponsables y su recurrencia.

• Los gerentes deben nombrar líderes que sean un modelo a seguir, con una trayectoria consolidada y que trabajen bajo una ética intachable y con empatía. Esto motivará a los empleados a un mejoramiento constante.

• Promover y ejecutar actividades de Team Building puede resultar una estrategia eficaz para lograr una mejor comunicación y armonía en del equipo. Participar en un voluntariado, realizar dinámicas brainstorming, tener fiesta de equipos y encuentros deportivos resulta beneficioso.

• Trabajar por bloques es más productivo que hacerlo en una sola tanda. Esto permite estableceruna pausa para desconectar y que el cerebro se reactive.

• Automatizar las tareas repetitivas ayuda a que se incremente la productividad. Para ello, adoptar recursos tecnológicos es indispensable; como las aplicaciones de facturación, administración de datos, elaboración y envíos de informes, procesamiento de pedidos, entre otros recursos.

• Brindar recompensas y reconocimientos ante los logros de los empleados. Este es un motivador muy poderoso, que fideliza y refuerza el compromiso con la organización. Como resultado, estos se encontrarán más estimulados a cumplir con sus tareas.

Sin lugar a dudas, el uso de la tecnología puede ayudar a que una organización adopte un modelo de trabajo más eficiente. Desde la automatización de las tareas repetitivas hasta los sistemas de monitoreo del personal, estos recursos pueden mejorar el desempeño y reducir la irresponsabilidad en el trabajo.

Una buena estrategia es adoptar inteligencias generativas para fomentar los flujos de tareas. Al facilitar las tareas a los empleados y ofrecerles recursos eficaces, estos se enfocarán en las acciones más importantes.

Hasta un tercio de las actividades pueden automatizarse; como la planificación, el estudio de mercado con pipeline, manejos de órdenes invoices, las acciones de postventa, uso de soportes estructurales, etc.

Para ello, las herramientas RPA,los softwares de gestión de procesos empresariales, los chats bots y asistentes virtuales, el internet de las cosas (IoT), el uso de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Todos estos son sistemas y herramientas que aumentan la eficiencia y el rendimiento del trabajador.

No obstante, es necesario establecer políticas de uso con este tipo de herramientas. Porque, aunque facilitan muchas tareas, también es factible que en algunas personas fomenten conductas irresponsables, como la procrastinación.

Entre las ventajas que confieren se puede destacar una mayor productividad, reducción de costos y el laborar en condiciones de seguridad más favorables. Así mismo, se minimizan los errores, cuellos de botella y mejoran los ciclos de trabajo. Esto redundará en la reducción del estrés y la desmotivación.

No obstante, si no existe una buena comunicación y normativas claras, adoptar estas tecnologías podríagenerar más confusión. Por ejemplo, si los empleados no reciben la capacitación adecuada para el manejo de estas herramientas.

Incluso, podrían sentirse abrumados o experimentar aprehensión ante lo novedoso. Posiblemente tengan miedo de ser despedidos o desplazados. Es por eso que la comunicación abierta y clara es tan importante.

En el caso de las organizaciones que monitorean a sus empleados,se presentan ciertos dilemas éticos. ¿Hasta dónde es adecuado supervisar las tareas de un trabajador? Esto es algo a considerar con detenimiento.

Resulta necesario establecer normativas estrictas con relación al manejo de la información sensible, respetando siempre la privacidad. Hacerlo, implica que los empleados estaránconscientes de ser supervisados y se les informará del uso que se les dé alos datos recolectados.

Un monitoreo exagerado mina la confianza de los trabajadores y desfavorece su desempeño. Por lo que se debenpuntualizar objetivos y límites para estas actividades; orientándolas hacia áreas específicas y críticas.

No deben existir preferencias o sesgos en la aplicación de las herramientas de monitoreo, ni tampoco en su interpretación. Así mismo, es indispensable proporcionar canales de comunicación donde los empleados puedan expresar sus dudas y preocupaciones.

Así mismo, toda organización requiere cumplir con los protocolos y normativas de su país en cuanto al monitoreo y adopción de medidas tecnológicas para reducir la irresponsabilidad laboral.

Tomando en consideración lo anterior,se evitará el estrés, desconfianza o ansiedad que podría presentarse en trabajadores supervisados o que laboran con diversas herramientas tecnológicas.

La irresponsabilidad en el trabajo es un fenómeno bilateral; por lo tanto, debe ser tratado desde esa visión y con una colaboración conjunta.

Hemos repasado sus causas desde ambas perspectivas, así como las consecuencias que genera y las posibles formas de realizar un abordaje estratégico del problema.

Adoptar medidas que fomenten la ética, el compromiso y la eficiencia resulta indispensable. Para ello, es necesario plantear objetivos y expectativas claras, estimular una cultura organizacional basada en la responsabilidad, ofrecer oportunidades de crecimiento y una comunicación abierta.

Es vital reconocer y premiar el esfuerzo, pero dejando siempre en claro que de no cumplirse las obligaciones existirán consecuencias.

Resulta necesario recordar que la responsabilidad es un valor compartido, donde los empleados asumen sus obligaciones; mientras las organizaciones crean la estructura adecuada para ello.

Definitivamente, la irresponsabilidad en el trabajo es un problema que no se puede ignorar. Ya seas un empleado o líder de una organización, emprendimiento o dueño de negocios, puedes comenzar hoy mismo a crear un clima empresarial productivo y libre de estas conductas.

Recuerda, eres uno de los actores del cambio que esperas ¿te atreves a dar los pasos necesarios? Eres el inicio del camino.