Cómo aumentamos la eficiencia de los empleados en un 15%.

Una empresa que vende recambios para automóviles no estaba contenta con el trabajo de su departamento de compras. Los constantes retrasos en las entregas, la falta de artículos en el almacén y el deterioro de las relaciones con los proveedores a largo plazo eran algunos de los motivos que aquejaban a toda la empresa.

Para remediar la situación, el responsable de compras instaló el sistema de control ofrecido por CleverControl, especializado en la supervisión de empleados, el seguimiento del rendimiento y la optimización de la productividad. Tras una intensa labor de supervisión, la empresa pudo detectar las áreas que estaban provocando la ineficacia de su departamento de compras y pudo tomar medidas rápidamente.

Por lo tanto, surge inmediatamente la pregunta de cómo llevar a su empresa al éxito y, en consecuencia, motivar al personal para ello. ¿Ayuda la imagen de un líder perfecto, un supervisor y un mega conductor? Sí, sin duda. ¿Pero es el factor clave del éxito de la empresa? Difícilmente. ¿Cuántas personas así conoce personalmente? En la vida real, lo principal es que el director entienda las necesidades del personal y cree la estrategia correcta. Un director competente considera que su misión es apoyar a los empleados, pero ¿cómo hacerlo de la forma más eficaz y sin ofender a nadie?

Todo el departamento experimentó importantes mejoras en el flujo de trabajo, con un aumento de la eficiencia del 15%.

La empresa es un conocido distribuidor de piezas de recambio para automóviles. Se enorgullece de las relaciones a largo plazo que mantiene con sus proveedores y de los servicios que presta a sus clientes. Su éxito en el sector les ha permitido ampliar su oferta de productos y añadir departamentos de atención al cliente y logística. Trabajan con unos pocos proveedores a largo plazo, todos ellos situados estratégicamente y que proporcionan productos de alta calidad.

Aunque su negocio ha tenido éxito, el departamento de compras estaba siendo culpado de muchos de los problemas de la empresa. A menudo, la entrega de los envíos se retrasaba, lo que provocaba el descontento de los clientes y una mala reputación de la empresa. El departamento también tenía problemas para gestionar su inventario. Había artículos de rápida rotación que a menudo faltaban y otros que mostraban poco o ningún movimiento, lo que provocaba altas tasas de devolución y clientes insatisfechos.

Debido a estos problemas, la dirección empezó a vigilar de cerca a los empleados que trabajaban en el departamento de compras. Pero, para su sorpresa, no vieron ningún signo de comportamiento problemático en sus empleados. Al contrario, la mayoría de ellos parecían trabajar constantemente, nadie carecía de disciplina formal en la oficina, nadie era relajado y estaban invariablemente en sus sistemas.

Como la dirección no fue capaz de detectar ningún problema internamente, decidieron tomar medidas y poner en marcha un sistema de control para supervisar la eficiencia del departamento de compras. La idea de instalar CleverControl era conocer los patrones de trabajo de los empleados, el comportamiento de uso del sistema, etc. La empresa quería averiguar cómo podían mejorar su flujo de trabajo de compras aumentando la eficiencia de sus empleados y conseguir que el departamento fuera más productivo.

Las soluciones de supervisión de empleados de CleverControl están repletas de funciones de análisis y optimización del rendimiento. En esencia, la dirección utilizó monitores de uso de Internet, funciones de grabación, funciones de control de vídeo y audio, monitores de actividad social y monitores de actividad de mensajería de Internet.

Entre ellas, la visualización en directo, la supervisión web, la grabación de pantalla, las capturas de pantalla y la actividad de los programas demostraron ser muy viables para la dirección. El software de supervisión de CleverControl capturó y mostró capturas de pantalla en tiempo real junto con el historial de navegación web y la actividad de programas de cada empleado. Además, la aplicación de monitorización web proporcionaba información a la dirección sobre cuándo y cómo cambiaba la actividad web de un empleado. El monitor de actividad social y el monitor de actividad de mensajería resultaron útiles para analizar el uso que los empleados hacían de las redes sociales mientras estaban en el trabajo.

Todas las métricas (como los sitios más visitados, el tiempo de permanencia en los sitios, los eventos de teclado, etc.) se elaboraron a través de tableros intuitivos, proporcionando datos en una forma visual fácilmente comprensible. La dirección pudo controlar todo el proceso de supervisión mediante una consola de gestión centralizada, que le permitió establecer alertas, ver un registro histórico de la navegación web de los empleados y crear planes de acción.

Con todas las funciones mencionadas anteriormente integradas en el flujo de trabajo de la organización, la dirección pudo analizar sus flujos de trabajo, clasificar las diferentes tareas y actividades y determinar qué actividades causaban más problemas. De hecho, los resultados fueron simplemente sorprendentes. Esto es lo que aprendió la dirección:

1. La mitad de los empleados participan en juegos en línea: falta de disciplina en el trabajo

   Dos de los cuatro empleados del departamento de compras jugaban sobre todo al póquer en línea o a otros juegos en línea; incluso veían películas durante las horas de trabajo. Este comportamiento contrasta directamente con las expectativas y exigencias de la dirección. Para colmo, su trabajo era cada vez más descuidado y su índice de productividad había tocado fondo.

2. Los colegas diligentes y silenciosos estaban sobrecargados de trabajo

   Los ociosos dependían en gran medida de compañeros diligentes y silenciosos, que trabajaban de principio a fin. El sistema de control mostró que estos empleados estaban conectados unas 11 horas al día y no hacían descansos importantes. Este patrón de trabajo sugería una presión psicológica que, a la larga, tendría graves consecuencias para la salud.

3. Alta rotación de clientes - Una base de clientes insatisfecha

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

La dirección pudo realizar un análisis exhaustivo del rendimiento de su departamento de compras, identificar las áreas problemáticas de los empleados y corregirlas. Por ejemplo, los dos empleados implicados en el juego online fueron suspendidos durante un tiempo determinado y se les obligó a recibir formación. Por el contrario, los empleados diligentes fueron recompensados con algunos incentivos y bonificaciones.

Esto es lo que informó la dirección después de utilizar CleverControl:

• La eficiencia del departamento de compras aumentó un 15%.

• El número de reclamaciones se redujo en un 85%.

• Los ingresos aumentaron un 15% con respecto a un año

El software de CleverControl fue capaz de descubrir problemas relacionados con el comportamiento y el rendimiento de los empleados. Esos problemas estaban ahí desde el principio, pero no eran fáciles de detectar. Si su empresa se enfrenta a problemas similares, CleverControl puede ayudarle. Conéctese con nosotros hoy mismo.