Como empleador, una de tus tareas principales es fomentar una plantilla productiva y alineada. La mayoría de los empleados desempeñan sus funciones lo mejor que pueden, pero algunos pueden aprovecharse de la empresa. El robo, el engaño y la ociosidad pueden suponer riesgos significativos para la salud de tu empresa si no cuentas con las técnicas y políticas adecuadas para abordarlos.
En este artículo, exploraremos tres casos independientes que examinan, respectivamente, el robo, el engaño y la ociosidad. Antes de ello, es necesario comprender exactamente qué implican estos tres conceptos.
Definiendo Los Desafíos: Robo, Engaño Y Ociosidad
Antes de explorar cómo responder, deberíamos definir estas tres categorías de faltas de conducta en el lugar de trabajo.
¿Qué es el robo por parte de un empleado?
El robo por parte de un empleado se refiere a los casos en que los empleados roban a sus empleadores. Existen distintos grados de robo por parte de empleados. La malversación es la forma más conocida, ya que se refiere a un empleado que abusa de los recursos corporativos -dinero o bienes- que tiene bajo su cuidado. El hurto es otra forma de robo por parte de empleados que se refiere a artículos más pequeños, como material de oficina, o a cantidades menores sustraídas.
Por lo general, el robo por parte de empleados suele enmarcarse dentro del fraude ocupacional, que consiste en utilizar el propio puesto de trabajo como medio de enriquecimiento personal a través del uso indebido o la asignación incorrecta de los recursos de la empresa.
¿Qué es el fraude por parte de un empleado?
El engaño por parte de un empleado, que normalmente se engloba dentro del fraude por parte de empleados, se refiere a un empleado que miente o actúa de forma engañosa para obtener más beneficios de su empleador. El robo de datos, el incumplimiento de la confidencialidad, el fraude contable, el soborno e incluso ciertos tipos de robo se enmarcan dentro de la categoría de engaño por parte de un empleado.
¿Qué es la ociosidad crónica de un empleado?
La ociosidad en el lugar de trabajo se refiere al desperdicio constante de horas de trabajo remuneradas en actividades ajenas al trabajo. No se trata de una pausa ocasional, sino de un patrón persistente que perjudica la productividad. Se manifiesta como procrastinación crónica, socialización personal excesiva, ausencias injustificadas de reuniones, o el hábito de dar excusas por plazos incumplidos. El resultado es que una parte considerable de la jornada laboral transcurre con el empleado desconectado del trabajo y sin ser productivo.
Un Marco De Actuación Para Directivos Ante Faltas De Conducta En El Lugar De Trabajo
Cuando sospechas o descubres un caso de robo, engaño o ociosidad crónica, una respuesta reactiva y emocional puede generar riesgos legales, reducir la moral del equipo y provocar resultados injustos. En su lugar, sigue este marco estructurado y basado en evidencias para asegurarte de que tu respuesta sea coherente, justa y eficaz.
Paso 1: Reúne pruebas objetivas
Antes de cualquier conversación o acusación, pasa de la sospecha a los hechos. Utiliza los datos de tus herramientas de monitorización (como capturas de pantalla o registros de actividad de CleverControl), registros de acceso, auditorías financieras o sistemas de gestión de proyectos. Estas pruebas constituyen la base imparcial de todo tu proceso y eliminan el sesgo personal de la decisión inicial.
Paso 2: Lleva a cabo una investigación exhaustiva e imparcial
Entrevista al empleado en un entorno privado, permitiéndole explicar sus acciones. El objetivo es comprender el contexto y la intención. ¿Se trató de un acto deliberado, un error por negligencia, o un síntoma de un problema mayor, como una formación deficiente o el agotamiento laboral? Habla también discretamente con cualquier testigo relevante para corroborar los hechos.
Paso 3: Clasifica la gravedad y la intención
Basándote en las pruebas y en la investigación, categoriza el incidente. Esto guiará tu respuesta:
No intencionado/por negligencia: El empleado cometió un error debido a la falta de conocimientos, formación o atención, pero sin intención maliciosa. (Ejemplo: enviar accidentalmente un correo electrónico confidencial a la persona equivocada).
Falta intencionada: El empleado infringió deliberadamente la política para obtener comodidad o beneficio personal, pero sin causar un daño grave. (Ejemplo: falsificar sistemáticamente las hojas de horario).
Falta grave/intención maliciosa: El empleado llevó a cabo un acto grave y deliberado que perjudicó a la empresa, como robo, fraude o sabotaje de datos. Esto suele justificar las medidas disciplinarias más severas.
Paso 4: Determina una respuesta proporcional
Adapta tu actuación a la gravedad y a la intención de la falta cometida. El objetivo puede ser correctivo o protector.
Acciones correctivas (para faltas no intencionadas/por negligencia o faltas intencionadas menores):
• Coaching y reciclaje formativo: abordar carencias de habilidades o conocimientos.
• Advertencia verbal o escrita: documentar formalmente el problema y las expectativas de mejora.
• Plan de mejora del rendimiento (PIP): un plan estructurado con objetivos y plazos claros.
Acciones protectoras (para faltas graves):
• Suspensión: puede ser necesaria una suspensión remunerada mientras se realiza una investigación completa.
• Despido: la rescisión inmediata del contrato para actos que quebrantan de forma fundamental la confianza y la política de la empresa.
Paso 5: Consulta a Recursos Humanos y documenta todo
Antes de tomar una decisión definitiva, consulta siempre a tu departamento de Recursos Humanos o a un asesor legal. Ellos se asegurarán del cumplimiento de la política de la empresa y de las leyes laborales locales. A lo largo de todo el proceso, documenta minuciosamente cada paso: las pruebas iniciales, las notas de las entrevistas, las conclusiones y la decisión final. Esto crea un rastro documental esencial.
Al seguir este marco, pasas de ser un juez a convertirte en un investigador y gestor profesional, protegiendo a tu empresa y garantizando al mismo tiempo un proceso justo para los empleados.
Estudio De Caso 1: Un Empleado Con Talento Revela Accidentalmente Un Secreto Comercial
La filtración de información confidencial a un tercero no autorizado puede ser uno de los mayores problemas a los que se enfrenta una empresa. Cuando descubres por primera vez que se ha producido una filtración, deberás seguir una serie de pasos diferentes. Estos pasos te ayudarán a comprender mejor qué salió mal, además de proporcionarte herramientas más eficaces para corregir la situación.
Recopilación de pruebas
En el caso de que tu empleado haya revelado accidentalmente secretos comerciales a un competidor, lo primero que deberás determinar es exactamente cómo se produjo la filtración. Por lo general, existen dos posibilidades en este caso. La primera es que el empleado en cuestión no siguiera las políticas de seguridad para proteger el documento y los datos que tienes archivados. Esto provocó que un competidor obtuviera acceso a los datos de tu empresa.
El segundo escenario podría ser que tu empresa carezca de políticas claras de gestión de datos. El empleado compartió la información de una manera que le pareció legítima, ya que no existía ninguna política clara que lo impidiera.
Investigación y clasificación de la intención
Este paso es fundamental para decidir tu respuesta. Entrevista al empleado para comprender su razonamiento.
• Si la investigación confirma el primer escenario, el acto se debe a negligencia. El empleado conocía las normas, pero no las cumplió, lo que dio lugar a una infracción no intencionada.
• Si la investigación confirma el segundo escenario, el error corresponde a la empresa, no al empleado. No hubo intención maliciosa, y el empleado no estaba infringiendo ninguna norma conocida.
Determinación de una respuesta proporcional
Tu actuación debe ser proporcional a los hallazgos.
En el primer caso, aunque el empleado ayudó de forma no intencionada a tu competidor a acceder a los secretos de la empresa, sí accedió a datos y realizó tareas sin seguir los protocolos y políticas establecidos en tu empresa. Por lo tanto, dependerá de ti determinar cómo proceder.
Normalmente, en estos casos es necesaria una reformación. Además, deberás asegurarte de que ninguno de tus empleados cometa los mismos errores. Simplemente restringir el acceso del empleado a los datos e información no siempre funcionará en estos casos. Por eso, a menudo lo mejor es considerar qué cambios específicos son necesarios en la forma en que se forma a los empleados, para poder establecer una mayor confianza dentro de la empresa.
Si el motivo de la filtración de datos no fue que el empleado incumpliera accidentalmente los procedimientos correctos, sino que no existían políticas adecuadas que pudieran haber evitado que se produjera esa situación, entonces el error no recae en el empleado. Como empleador, dependerá de ti asumir la responsabilidad de esa deficiencia y empezar a crear nuevas políticas que ayuden a proteger tus datos e impidan que vuelva a ocurrir algo así.
Si la filtración se produjo porque el empleado compartió información con el destinatario equivocado -incluso de forma no intencionada-, esto sigue siendo una violación de la confidencialidad derivada de la negligencia. La respuesta debe ajustarse a la gravedad de la negligencia: ¿se trató de un único error descuidado o de un patrón reiterado de falta de atención? Esto determinará si la situación requiere más formación o medidas disciplinarias más graves, incluido un posible despido.
Dependerá de ti evaluar la gravedad de la situación y lo que exactamente ocurrió para decidir si rescindir el contrato de tu empleado o simplemente ofrecerle más formación.
Si decides mantener al empleado, quizás quieras considerar la implementación de un software de monitorización de empleados como medida de precaución. Puedes encontrar más información sobre los sistemas de monitorización de empleados y cómo elegir el mejor aquí.
Estudio De Caso 2: Un Empleado Pasa La Mitad De La Jornada Laboral En YouTube
La monitorización con CleverControl te ofrece mucha información sobre lo que hacen tus empleados y cómo emplean su tiempo de trabajo. Si resulta que un empleado ha estado pasando la mitad de su jornada en YouTube, quizás te preguntes si esto constituye motivo de despido. Bien, antes de decidir, aquí tienes algunos aspectos diferentes que deberás determinar.
Recopilación de pruebas
Tus datos de monitorización son tu punto de partida. Utiliza los informes de CleverControl para determinar:
• Las horas concretas del día en que se produce este comportamiento ajeno a la tarea.
• Si se trata de un patrón diario o está vinculado a días o proyectos específicos.
• Si el empleado sigue cumpliendo sus plazos principales a pesar de las distracciones.
Investigación y clasificación de la intención
Esta situación rara vez es completamente blanca o negra. Es esencial mantener una conversación con el empleado para comprender el motivo detrás del comportamiento. La intención suele encajar en una de dos categorías:
No intencionado / Síntoma de un problema mayor: El empleado puede estar usando YouTube como ruido de fondo, tener dificultades para concentrarse debido al agotamiento laboral, o haber terminado las tareas asignadas y carecer de nuevas. Puede que no sea consciente de la cantidad de tiempo empleado.
Falta intencionada: El empleado está desconectado de forma consciente, entiende que esto infringe la política de la empresa, y toma la decisión deliberada de evitar el trabajo.
Determinación de una respuesta proporcional
Tu actuación debe basarse en la causa raíz identificada durante tu investigación.
Si la causa es no intencionada (por ejemplo, agotamiento laboral, tareas poco claras, falta de estímulo), una buena práctica es mantener una conversación seria con tu empleado para averiguar por qué carece de entusiasmo. Puede que sea necesario revisar de nuevo sus tareas, su carga de trabajo y su interés por el trabajo. La respuesta debe ser de apoyo y correctiva:
• Coaching: habla sobre estrategias de gestión del tiempo y la importancia de un trabajo concentrado.
• Reestructuración de la carga de trabajo: aclara prioridades, ofrece tareas más estimulantes, o soluciona problemas en el flujo de trabajo.
• Establecimiento de expectativas claras: reitera la política de la empresa sobre el uso personal de internet.
En casos de ociosidad intencionada, es necesaria una conversación seria. Una buena práctica sería ponerlo a prueba durante un periodo y supervisar sus acciones de forma más exhaustiva. La respuesta pasa a ser más formal y disciplinaria:
• Advertencia formal: emite una advertencia verbal o escrita en la que se describa la infracción documentada de la política.
• Plan de mejora del rendimiento (PIP): implementa un PIP con objetivos claros y medibles de productividad y un plazo estricto para la mejora.
• Seguimiento continuo: utiliza CleverControl para hacer un seguimiento objetivo del progreso respecto a los objetivos del PIP.
La decisión de despedir a un empleado por este motivo no debe basarse únicamente en la actividad en YouTube, sino en su respuesta a tu intervención. Si, tras la conversación y un periodo de prueba, sigue con los mismos patrones de procrastinación y no cumple con los estándares acordados, el despido puede ser el paso necesario para proteger la productividad general de tu equipo. Si muestra mejoría, habrás logrado rescatar a un empleado potencialmente valioso.
Estudio De Caso 3: Un Empleado Busca Trabajo Y Guarda Datos Laborales En Una Memoria USB
La monitorización con CleverControl puede revelar otras actividades preocupantes, como que un empleado copie datos de trabajo en una memoria USB y navegue por portales de empleo durante el horario laboral. Estos dos actos deben abordarse por separado, ya que representan distintos niveles de gravedad.
Recopilación de pruebas
Tus datos de monitorización -visitas a portales de empleo como LinkedIn, Indeed, etc., durante el horario laboral, y el uso de una unidad USB extraíble para copiar y guardar archivos de trabajo- ya constituyen pruebas suficientes para actuar.
Investigación y clasificación de la intención
Esto requiere una investigación cuidadosa para comprender los motivos del empleado detrás de cada acción.
Si tu empleado pasa su jornada laboral buscando otros trabajos, eso demuestra que no está comprometido con tu empresa ni con el trabajo que estáis realizando. Deberías hablar de esto con tu empleado e intentar averiguar por qué está descontento y por qué intenta encontrar un nuevo empleo. Esto podría ayudar potencialmente a tu empresa a modificar sus políticas, de modo que puedas retener mejor el talento.
Aunque poco profesional, la búsqueda de empleo por sí sola suele ser un acto de desconexión, no de mala intención. La intención suele ser abandonar la empresa, no perjudicarla.
Sin embargo, si ese empleado también está guardando sus datos de trabajo en una memoria USB, te enfrentas a problemas mucho más graves que el hecho de que esté buscando otro trabajo. El robo de datos de este tipo suele enmarcarse dentro del espionaje corporativo o, en ocasiones, puede utilizarse como táctica de competencia desleal. La información que tu empleado guarda en la memoria USB no solo queda desprotegida una vez sale de tus instalaciones, sino que también podría filtrarse, lo que causaría daños a tu empresa.
Se trata de un acto deliberado que infringe los protocolos de seguridad de datos. La intención podría ser llevar información confidencial a un competidor, usarla como palanca de negociación, o para otros fines no autorizados. Se trata de un acto grave con posible intención maliciosa.
Determinación de una respuesta proporcional
Las dos actividades requieren una respuesta combinada, pero diferenciada.
En cuanto a la búsqueda de empleo, deberías hablar de ello con tu empleado e informarle de que este tipo de búsquedas durante el horario laboral no está permitido. El que lo despidas o no por estas búsquedas dependerá en gran medida de si completa sus tareas a tiempo. Si tu empleado sigue siendo diligente en su trabajo y simplemente busca avanzar o alejarse de tu empresa, no hay motivo aún para despedirlo. No obstante, establece expectativas claras sobre lo que esperas de él durante el tiempo que permanezca en el puesto, así como en cuanto a encontrar y formar a su sustituto a tiempo.
Una brecha de seguridad de datos es otro asunto. Se trata de una falta grave. Si descubres que uno de tus empleados está almacenando intencionadamente datos de trabajo en un dispositivo de este tipo, deberás iniciar una investigación para averiguar por qué lo ha estado haciendo, qué datos ha almacenado y quién más podría haber tenido acceso a ellos.
En la mayoría de los casos, esto constituye motivo para la rescisión del contrato del empleado, ya que ha llevado a cabo acciones deliberadas que podrían perjudicar a tu negocio y a tus clientes si esa información sensible se filtra. Proteger la información debería ser tu máxima prioridad en estos casos.
También deberías revisar tus políticas existentes para asegurarte de que esto no vuelva a ocurrir. Puede ser necesario contar con políticas de alta seguridad y protección de la información si quieres mantener protegidos los datos de tu empresa. Los acuerdos de confidencialidad y el seguimiento de la difusión y el movimiento de información sensible también pueden ayudarte a mantener tu información más segura, así como a poder rastrear el origen de una filtración de datos.
Una mayor monitorización de los datos puede ayudar a proteger tu empresa. Sin embargo, esto debería ser una política aplicable a toda la empresa y no algo dirigido únicamente a ese empleado que tomó la decisión intencionada de violar tu confidencialidad y seguridad. Es muy probable que deba ser despedido, ya que intentó robar datos.
Conclusión
Lidiar con el robo, el engaño y los problemas crónicos de productividad es uno de los aspectos más desafiantes de la gestión. Un enfoque coherente y basado en evidencias, adaptado a cada situación particular, es esencial y constituye tu mejor defensa. Al pasar de la sospecha a la investigación, y adaptar tu respuesta a la intención específica y a la gravedad de la falta cometida, proteges a tu empresa a la vez que garantizas la equidad. En última instancia, este marco estructurado te permite tomar decisiones difíciles con confianza, ya sea que el camino conduzca a una formación correctiva o a un despido necesario.
Sin embargo, la estrategia más eficaz es la proactiva. Unas políticas claras, la formación periódica, una cultura empresarial positiva, y el uso inteligente de herramientas de monitorización para identificar y apoyar a los empleados con dificultades -no solo para castigarlos- construirán un lugar de trabajo más seguro, transparente y productivo para todos.
