Cómo reaccionar ante el robo, el engaño y la holgazanería de los empleados

Como empleador, una de sus principales tareas es fomentar una fuerza laboral productiva y cohesionada. La mayoría de los empleados realizan sus tareas al máximo de sus capacidades, pero algunos pueden aprovecharse de la empresa. El robo, el engaño y la inactividad pueden representar riesgos significativos para la salud de su empresa si no cuenta con las técnicas y políticas adecuadas para abordarlos.

En este artículo, analizaremos tres casos distintos que examinan el robo, el engaño y la inactividad, respectivamente. Antes de hacerlo, es necesario comprender exactamente qué implican estos tres.

Antes de explorar cómo responder, debemos definir estas tres categorías de mala conducta en el lugar de trabajo.

El hurto laboral se refiere al robo a empleados de sus empleadores. Existen diversos grados de hurto. La malversación de fondos es el más conocido, ya que se refiere al malversamiento de fondos por parte de un empleado de los recursos corporativos (dinero o propiedades) a su cargo. El hurto es otra forma de hurto laboral que se refiere al robo de artículos pequeños, como material de oficina, o de cantidades pequeñas.

En general, el robo por parte de empleados suele clasificarse en fraude ocupacional, que es el uso de la ocupación de uno como una forma de enriquecimiento personal mediante el mal uso o la mala asignación de los recursos de la empresa.

El engaño laboral, que generalmente se considera fraude laboral, se refiere a un empleado que miente o engaña para obtener mayores beneficios de su empleador. El robo de datos, la violación de la confidencialidad, el fraude contable, el soborno e incluso ciertos tipos de robo se incluyen en la categoría de engaño laboral.

La inactividad laboral se refiere al desperdicio constante de horas de trabajo remuneradas en actividades no laborales. No se trata de un descanso ocasional, sino de un patrón persistente que perjudica la productividad. Se manifiesta como procrastinación crónica, socialización excesiva, ausencias injustificadas a reuniones o el hábito de justificar el incumplimiento de plazos. El resultado es una parte importante de la jornada laboral en la que el empleado se siente desconectado y es improductivo.

Cuando sospecha o descubre un robo, un engaño o una inactividad crónica, una respuesta reactiva y emocional puede generar riesgos legales, baja moral en el equipo y consecuencias injustas. En su lugar, siga este marco estructurado y basado en la evidencia para garantizar que su respuesta sea coherente, justa y eficaz.

Paso 1: Recopilar evidencia objetiva
Antes de cualquier conversación o acusación, pase de la sospecha a los hechos. Utilice datos de sus herramientas de monitoreo (como capturas de pantalla o registros de actividad de CleverControl), registros de acceso, auditorías financieras o sistemas de gestión de proyectos. Esta evidencia constituye la base imparcial de todo su proceso y elimina el sesgo personal en la decisión inicial.

Paso 2: Realizar una investigación exhaustiva e imparcial
Entreviste al empleado en privado, permitiéndole explicar sus acciones. El objetivo es comprender el contexto y la intención. ¿Fue un acto deliberado, una negligencia o un síntoma de un problema mayor, como una capacitación deficiente o agotamiento? Además, hable discretamente con los testigos relevantes para corroborar los hechos.

Paso 3: Clasificar la gravedad y la intención
Con base en sus pruebas e investigación, clasifique el incidente. Esto guiará su respuesta:

Involuntario/negligente: El empleado cometió un error por falta de conocimiento, capacitación o atención, pero sin mala intención. (Ejemplo: enviar accidentalmente un correo electrónico confidencial a la persona equivocada).

Mala conducta intencional: El empleado violó la política a sabiendas por conveniencia o beneficio personal, pero sin causar daños graves. (Ejemplo: Falsificación constante de planillas de horas).

Mala conducta grave/intención maliciosa: El empleado incurrió en un acto grave y deliberado que perjudicó a la empresa, como robo, fraude o sabotaje de datos. Esto suele ameritar la medida disciplinaria más severa.

Paso 4: Determinar una respuesta proporcional
Adapte su acción a la gravedad y la intención de la falta. El objetivo puede ser correctivo o protector.

Acciones correctivas (por mala conducta no intencional/negligente o intencional menor):

• Coaching y reciclaje: abordar las lagunas de habilidades o conocimientos.
• Advertencia verbal o escrita: documente formalmente el problema y las expectativas de mejora.
• Plan de mejora del rendimiento (PIP): un plan estructurado con objetivos y cronogramas claros.

Acciones de protección (por falta grave):

• Suspensión: Puede ser necesaria una suspensión remunerada durante una investigación completa.
• Terminación: La ruptura inmediata del empleo por actos que violan fundamentalmente la confianza y la política de la empresa.

Paso 5: Consultar con RRHH y documentar todo
Antes de tomar una decisión definitiva, consulte siempre con su departamento de Recursos Humanos o con su asesor legal. Ellos garantizarán el cumplimiento de la política de la empresa y las leyes laborales locales. Durante todo el proceso, documente meticulosamente cada paso: las pruebas iniciales, las notas de la entrevista, las conclusiones y la decisión final. Esto crea un registro documental esencial.

Al adherirse a este marco, usted pasa de ser un juez a ser un investigador y gerente profesional, protegiendo a su empresa y brindando a sus empleados un proceso justo.

La filtración de información confidencial a terceros no autorizados puede ser uno de los mayores problemas a los que se enfrente una empresa. Cuando descubra por primera vez que se ha producido una filtración, deberá seguir una serie de pasos. Estos pasos le ayudarán a comprender mejor qué ha fallado y le proporcionarán herramientas más eficaces para corregir la situación.

Recopilación de pruebas

En caso de que su empleado revele accidentalmente secretos comerciales a un competidor, lo primero que tendrá que determinar es cómo se produjo exactamente la filtración. Normalmente, hay dos opciones en este caso. La primera es que el empleado en cuestión no siguiera las políticas de seguridad para proteger los documentos y datos que usted tiene archivados. Eso dio lugar a que un competidor accediera a los datos de su empresa.

El segundo escenario podría ser que su empresa carezca de políticas claras de manejo de datos. El empleado compartió la información de una manera que parecía legítima porque no existía una política clara para evitarlo.

Investigación y clasificación de la intención

Este paso es fundamental para decidir su respuesta. Entreviste al empleado para comprender su razonamiento.

• Si la investigación confirma el primer escenario, se trata de un acto negligente. El empleado conocía las normas, pero no las siguió, lo que provocó un incumplimiento involuntario.
• Si la investigación confirma el segundo escenario, el error recae en la empresa, no en el empleado. No hubo mala intención y el empleado no estaba infringiendo ninguna norma conocida.

Determinar una respuesta proporcionada

Su acción debe ser proporcional a los hallazgos.

En el primer caso, si bien el empleado ayudó involuntariamente a su competidor a acceder a secretos empresariales, sí accedió a datos y realizó tareas sin seguir los protocolos y políticas establecidos por su empresa. Por lo tanto, le corresponde a usted determinar cómo proceder.

Normalmente, en estos casos es necesaria una nueva formación. Además, tendrá que asegurarse de que ninguno de sus empleados cometa los mismos errores. Limitarse a restringir el acceso del empleado a los datos y la información no siempre funcionará en estos casos. Por eso, a menudo es mejor considerar qué cambios específicos son necesarios en la forma de formar a los empleados para que pueda establecerse una mayor confianza dentro de la empresa.

Si el motivo de la fuga de datos no fue que el empleado no siguiera accidentalmente los procedimientos correctos, sino que no existían políticas adecuadas que pudieran haber evitado que se produjera esa situación, entonces el error no recae en el empleado. Como empleador, le corresponderá a usted asumir el descuido y empezar a crear nuevas políticas que le ayuden a proteger sus datos y evitar que vuelva a ocurrir algo así.

Si la filtración se produjo porque el empleado compartió información con el destinatario equivocado, incluso sin querer, se trata de una violación de la confidencialidad por negligencia. La respuesta debe ajustarse a la gravedad de la negligencia: ¿se trató de un descuido aislado o de un patrón de desatención? Esto determinará si la situación requiere capacitación adicional o medidas disciplinarias más severas, incluido el posible despido.

Dependerá de usted determinar la gravedad de la situación y qué sucedió exactamente para decidir si rescindir el contrato de sus empleados o simplemente ofrecerles más capacitación.

Si decide retener al empleado, considere implementar un software de monitoreo de empleados para tomar precauciones. Puede encontrar más información sobre sistemas de monitoreo de empleados y cómo elegir el mejor. aquí.

La monitorización con CleverControl le proporciona información detallada sobre lo que hacen sus empleados y cómo invierten su tiempo laboral. Si descubre que un empleado ha pasado la mitad de su día en YouTube, quizá se pregunte si esto es motivo de despido. Antes de tomar una decisión, aquí tiene algunos aspectos que deberá determinar.

Recopilación de pruebas
Sus datos de monitoreo son su punto de partida. Utilice los informes de CleverControl para determinar:

• Los momentos específicos del día en que ocurre este comportamiento fuera de tarea.
• Ya sea un patrón diario o vinculado a días/proyectos específicos.
• Si el empleado sigue cumpliendo con sus plazos principales a pesar de las distracciones.

Investigación y clasificación de la intención

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Involuntario / Síntoma de un problema mayor: El empleado podría estar usando YouTube como ruido de fondo, tener dificultades para concentrarse debido al agotamiento, o haber terminado las tareas asignadas y no tener nuevas. Es posible que no se dé cuenta del tiempo invertido.

Mala conducta intencional: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Si la causa no es intencional (p. ej., agotamiento, tareas poco claras, falta de retos), una buena práctica es conversar seriamente con el empleado para averiguar por qué le falta entusiasmo. Podría ser necesario reevaluar sus tareas, carga de trabajo e interés en el trabajo. La respuesta debe ser de apoyo y correctiva:

• Coaching: Analice estrategias de gestión del tiempo y la importancia del trabajo concentrado.
• Reestructurar la carga de trabajo: aclarar prioridades, proporcionar tareas más desafiantes o abordar problemas de flujo de trabajo.
• Establecer expectativas claras: reiterar la política de la empresa sobre el uso personal de Internet.

En casos de inactividad intencional, es necesario hablar seriamente con ellos. Una buena práctica sería ponerlos en período de prueba y supervisar sus acciones más exhaustivamente. La respuesta pasa a ser más formal y disciplinaria:

• Advertencia formal: haga una advertencia verbal o escrita que describa la violación de la política documentada.
• Plan de mejora del desempeño (PIP): implementar un PIP con objetivos claros y mensurables de productividad y un cronograma estricto para la mejora.
• Monitoreo continuo: utilice CleverControl para realizar un seguimiento objetivo del progreso respecto a los objetivos del PIP.

La decisión de despedir a un empleado por este motivo no debe basarse únicamente en su actividad en YouTube, sino en su respuesta a su intervención. Si, tras la conversación y un período de prueba, persiste en los mismos patrones de procrastinación y no cumple con los estándares acordados, el despido podría ser la medida necesaria para proteger la productividad general del equipo. Si muestra una mejora, habrá rescatado a un empleado potencialmente valioso.

La monitorización con CleverControl puede revelar otras actividades preocupantes, como que un empleado copie datos laborales en una memoria USB y navegue por sitios de empleo durante su jornada laboral. Estos dos actos deben abordarse por separado, ya que representan diferentes niveles de gravedad.

Recopilación de pruebas

Sus datos de seguimiento (visitas a sitios de empleo como LinkedIn, Indeed, etc., durante las horas de trabajo y el uso de una unidad USB extraíble para copiar y guardar archivos de trabajo) ya son evidencia para tomar medidas.

Investigación y clasificación de la intención

Esto requiere una investigación cuidadosa para comprender los motivos del empleado para cada acción.

Si su empleado pasa su jornada laboral buscando otro trabajo, demuestra que no está comprometido con su empresa ni con el trabajo que realiza. Debería hablarlo con él e intentar averiguar por qué está insatisfecho y busca un nuevo empleo. Esto podría ayudar a su empresa a modificar sus políticas para que pueda retener mejor el talento.

Aunque poco profesional, buscar empleo por sí solo suele ser un acto de desapego, no de malicia. La intención suele ser dejar la empresa, no perjudicarla.

Sin embargo, si ese empleado también guarda sus datos laborales en una memoria USB, tendrá problemas mucho mayores que afrontar, además del hecho de que esté buscando otro trabajo. Este tipo de robo de datos suele considerarse espionaje corporativo o, en ocasiones, puede utilizarse como una táctica de competencia desleal. La información que su empleado guarda en la memoria USB no solo queda desprotegida una vez que sale de sus instalaciones, sino que también podría filtrarse, lo que perjudicaría a su empresa.

Este es un acto deliberado que viola los protocolos de seguridad de datos. La intención podría ser transferir información confidencial a un competidor, usarla como medio de presión o para otros fines no autorizados. Se trata de un acto grave con posibles intenciones maliciosas.

Determinar una respuesta proporcionada

Las dos actividades exigen una respuesta combinada, aunque distinta.

Para la búsqueda de empleo, debe hablar con su empleado e informarle que estas búsquedas durante el horario laboral no están permitidas. El despido dependerá en gran medida de que complete sus tareas a tiempo. Si su empleado sigue siendo diligente en su trabajo y simplemente busca dejar la empresa, no hay razón para despedirlo todavía. Sin embargo, establezca expectativas claras sobre lo que espera de él durante su tiempo en el cargo, así como en cuanto a la búsqueda y capacitación de su reemplazo a tiempo.

Una vulneración de la seguridad de los datos es otro problema. Constituye una falta grave. Si descubre que uno de sus empleados almacena intencionalmente datos laborales en un dispositivo de este tipo, deberá iniciar una investigación para determinar por qué lo ha hecho, qué datos ha almacenado y quién más podría haber accedido a ellos.

En la mayoría de los casos, esto justifica la rescisión del contrato del empleado, ya que ha tomado acciones deliberadas que podrían perjudicar a su empresa y a sus clientes si se filtra dicha información confidencial. Proteger la información debe ser su máxima prioridad en estos casos.

También debe examinar sus políticas actuales para asegurarse de que esto no vuelva a ocurrir. Las políticas de alta seguridad y protección de la información pueden ser necesarias si quiere mantener protegidos los datos de su empresa. Los acuerdos de confidencialidad y el seguimiento del intercambio y movimiento de información sensible también pueden ayudarle a mantener su información más segura, así como a ser capaz de rastrear el origen de una violación de datos.

Un mayor control de los datos puede ayudar a proteger su empresa. Sin embargo, ésta debe ser una política para toda la empresa y no algo dirigido a ese único empleado que tomó la decisión intencionada de violar su confidencialidad y seguridad. Lo más probable es que deban ser despedidos porque intentaron robar datos.

Lidiar con el robo, el engaño y los problemas crónicos de productividad es uno de los aspectos más desafiantes de la gestión. Un enfoque consistente, basado en la evidencia y adaptado a cada situación específica, es esencial y su mejor defensa. Al pasar de la sospecha a la investigación y adaptar su respuesta a la intención y la gravedad específicas de la mala conducta, protege a su empresa y garantiza la equidad. En definitiva, este marco estructurado le permite tomar decisiones difíciles con confianza, ya sea que el camino conduzca a una capacitación correctiva o a un despido necesario.

Sin embargo, la estrategia más eficaz es la proactiva. Políticas claras, capacitación regular, una cultura empresarial positiva y el uso inteligente de herramientas de monitoreo para identificar y apoyar a los empleados con dificultades, no solo para castigarlos, crearán un lugar de trabajo más seguro, transparente y productivo para todos.