Cómo reaccionar ante el robo, el engaño y la holgazanería de los empleados

Como empresario, una de las tareas predominantes en las que tendrá que centrarse es mantener a sus empleados productivos y en línea. Para la mayoría de los empleados, realizar sus tareas lo mejor posible les resultará relativamente natural, pero siempre puede haber alguien que se aproveche de la empresa para la que trabaja. El robo, el engaño y la holgazanería pueden considerarse cuchillos afilados que perjudicarían a su empresa si no dispone de las técnicas y políticas adecuadas para responder a ellos.

En este artículo analizaremos tres casos distintos en los que se examinan el robo, el engaño y la ociosidad, respectivamente. Antes de hacerlo, es necesario comprender qué implican exactamente estos tres casos.

El robo por cuenta ajena se refiere a los robos cometidos por los empleados a sus empleadores. Hay distintos grados de robo por cuenta ajena. La malversación es el más conocido, ya que se refiere a un empleado que abusa de los recursos de la empresa -dinero o propiedades- a su cargo. El hurto es otra forma de robo por cuenta ajena que se refiere a la sustracción de cantidades más pequeñas.

Por lo general, el robo por parte de los empleados se encuadra en el fraude laboral, que es el uso de la propia ocupación como forma de enriquecimiento personal mediante el mal uso o la mala asignación de los recursos de la empresa.

El engaño de los empleados, que normalmente se incluye en el fraude de los empleados, se refiere a un empleado que dice mentiras o engaña para obtener más de su empleador. El robo de datos, la violación de la confidencialidad, el fraude contable, el soborno e incluso ciertos tipos de robo entran en la categoría de engaño de empleados.

La ociosidad de los empleados se presenta en una variedad de versiones y se refiere esencialmente a los empleados que están perdiendo sus horas en tareas distintas de su trabajo durante las horas de trabajo. Tanto si el motivo de la inactividad de los empleados es la procrastinación, es decir, que el empleado está en la oficina o conectado durante las horas de trabajo pero no completa sus tareas, como si se toma múltiples días de baja por enfermedad o se ausenta de las reuniones sin ninguna buena excusa, se trata de horas que el empleado debería haber dedicado a trabajar y en lugar de ello se ausentó.

Otras versiones de la ociosidad suelen verse también en la oficina. Algunos empleados pueden buscar constantemente excusas para no completar sus tareas, asistir a una reunión o incluso llegar a tiempo. Estos empleados suelen mostrar signos de pereza cuando se trata de su trabajo. Por último, algunos pasan las horas de trabajo distraídos y socializando con todo el mundo en la oficina, moviéndose de un escritorio a otro. Estos empleados suelen estar ociosos durante bastante tiempo sin ni siquiera darse cuenta.

Entonces, ¿cuáles son algunos casos de robo, engaño y ociosidad, y cómo debe responder usted, como empresario?

La filtración de información confidencial a terceros no autorizados puede ser uno de los mayores problemas a los que se enfrente una empresa. Cuando descubra por primera vez que se ha producido una filtración, deberá seguir una serie de pasos. Estos pasos le ayudarán a comprender mejor qué ha fallado y le proporcionarán herramientas más eficaces para corregir la situación.

En caso de que su empleado revele accidentalmente secretos comerciales a un competidor, lo primero que tendrá que determinar es cómo se produjo exactamente la filtración. Normalmente, hay dos opciones en este caso. La primera es que el empleado en cuestión no siguiera las políticas de seguridad para proteger los documentos y datos que usted tiene archivados. Eso dio lugar a que un competidor accediera a los datos de su empresa.

Para ello, sacrificaron varios temas previstos, pero quedaron muy satisfechos con el resultado.

En este caso, aunque el empleado ayudó involuntariamente a su competidor a acceder a secretos de la empresa, accedió a datos y realizó tareas sin seguir los protocolos y políticas que su empresa tenía establecidos. Por lo tanto, le correspondería a usted determinar cómo proceder.

Normalmente, en estos casos es necesaria una nueva formación. Además, tendrá que asegurarse de que ninguno de sus empleados cometa los mismos errores. Limitarse a restringir el acceso del empleado a los datos y la información no siempre funcionará en estos casos. Por eso, a menudo es mejor considerar qué cambios específicos son necesarios en la forma de formar a los empleados para que pueda establecerse una mayor confianza dentro de la empresa.

Si el motivo de la fuga de datos no fue que el empleado no siguiera accidentalmente los procedimientos correctos, sino que no existían políticas adecuadas que pudieran haber evitado que se produjera esa situación, entonces el error no recae en el empleado. Como empleador, le corresponderá a usted asumir el descuido y empezar a crear nuevas políticas que le ayuden a proteger sus datos y evitar que vuelva a ocurrir algo así.

Sin embargo, si la forma en que su empleado compartió esa información involuntariamente, fue compartiendo la información con el destinatario equivocado o con cualquier tercero que no debería tener acceso a la información, entonces tendrá que examinar sus opciones de nuevo. Si su empleado la compartió con un tercero, y así es como la información cayó en manos de su competidor, eso sigue siendo una violación de la confidencialidad. Dependiendo de su sector, esto podría dar lugar a la rescisión inmediata del contrato de su empleado, o a una formación adicional.

Dependerá de usted determinar la gravedad de la situación y qué ocurrió exactamente para decidir si debe rescindir el contrato de sus empleados o simplemente ofrecerles más formación. La naturaleza de la situación también te ayudará a decidir si una supervisión más exhaustiva de tu empleado podría ser una buena solución.

Si decide retener al empleado, puede ser bueno ponerle bajo una vigilancia más estrecha para tomar precauciones. Puede encontrar más información sobre los sistemas de control de empleados y cómo elegir el mejor aquí.

La monitorización con CleverControl le proporciona mucha información sobre lo que hace su empleado y cómo pasa su tiempo de trabajo. Si descubre que un empleado ha pasado la mitad del día en YouTube, puede que se pregunte si se trata de un despido. Pues bien, antes de decidir, estas son algunas de las diferentes cosas que tendrá que determinar.

Mientras que en el primer caso puede bastar con una discusión, ya que el empleado simplemente está haciendo lo que le ayuda a rendir mejor, en el segundo tendrá que hablar seriamente con su empleado. En los casos de ociosidad intencionada, tendrás que averiguar por qué tu empleado carece de entusiasmo y ética de trabajo.

Una buena práctica sería ponerles a prueba durante un tiempo y hacer un seguimiento más exhaustivo de sus acciones. Si siguen con las mismas prácticas de procrastinar en YouTube y no trabajar incluso después de tu discusión, quizá sea mejor que rescindas su contrato.

Si sus empleados pasan las horas de trabajo buscando otros empleos, eso demuestra que no están comprometidos con su empresa ni con el trabajo que usted realiza. Debe hablar de ello con su empleado e informarle de que estas búsquedas en horas de trabajo no están permitidas. También debe intentar averiguar por qué está insatisfecho e intenta encontrar un nuevo trabajo. Podría ayudar potencialmente a su empresa a modificar sus políticas para retener mejor el talento.

El hecho de que los despida por estas búsquedas dependerá en gran medida de si completan sus tareas a tiempo. Si su empleado sigue siendo diligente con su trabajo y simplemente busca seguir adelante o alejarse de su empresa, no hay motivo para que lo despida todavía. Sin embargo, establezca expectativas claras de lo que espera de ellos durante su tiempo en el cargo, así como en términos de encontrar y formar a tiempo a su sustituto.

Sin embargo, si ese empleado también está guardando sus datos de trabajo en una memoria USB, usted tiene problemas mucho mayores a los que enfrentarse que el hecho de que esté buscando otro trabajo. Los robos de datos de este tipo suelen formar parte del espionaje corporativo o, en ocasiones, pueden utilizarse como táctica de competencia encubierta. La información que su empleado guarda en el pendrive no sólo queda desprotegida una vez que sale de sus instalaciones, sino que también podría filtrarse, lo que causaría daños a su empresa.

Si descubre que uno de sus empleados está almacenando intencionadamente datos de trabajo en un dispositivo de este tipo, tendrá que iniciar una investigación para averiguar por qué lo ha estado haciendo, qué datos ha almacenado y quién más podría haber accedido a ellos.

En la mayoría de los casos, esto es motivo para rescindir el contrato del empleado, ya que ha realizado acciones deliberadas que podrían perjudicar a su empresa y a sus clientes si se filtra esa información sensible. Proteger la información debe ser tu máxima prioridad en estos casos.

También debe examinar sus políticas actuales para asegurarse de que esto no vuelva a ocurrir. Las políticas de alta seguridad y protección de la información pueden ser necesarias si quiere mantener protegidos los datos de su empresa. Los acuerdos de confidencialidad y el seguimiento del intercambio y movimiento de información sensible también pueden ayudarle a mantener su información más segura, así como a ser capaz de rastrear el origen de una violación de datos.

Un mayor control de los datos puede ayudar a proteger su empresa. Sin embargo, ésta debe ser una política para toda la empresa y no algo dirigido a ese único empleado que tomó la decisión intencionada de violar su confidencialidad y seguridad. Lo más probable es que deban ser despedidos porque intentaron robar datos.

La forma en que los empleados gestionen las situaciones relacionadas con robos, engaños y ociosidad variará siempre en función de la naturaleza exacta de la situación. Más formación y supervisión pueden ser excelentes formas de mantener el buen funcionamiento de su empresa cuando algo va mal. Sin embargo, hay algunas ocasiones en las que rescindir el contrato de alguien es un paso necesario para proteger a su empresa.