¿Cómo controlar el uso que hacen los empleados de Internet?

El mundo digital aporta muchos avances a nuestras vidas. Es innegable que el avance de las tecnologías informáticas de última generación anima a las personas a mantener correspondencia. Todo el mundo se esfuerza por crear, desarrollar y diseñar algo nuevo. El seguimiento en línea también evoluciona constantemente. Los empresarios siguen adelante y se preguntan cómo mejorar la productividad de cada miembro del personal. Como resultado, se han producido tecnologías tan innovadoras como el software de monitorización de empleados. El artículo de hoy cubrirá todas las bases de una de las funciones de supervisión de empleados: el uso de Internet.

El seguimiento en línea del uso de Internet por parte de los empleados es una herramienta utilizada para controlar y registrar las actividades de los empleados durante las horas de trabajo. Sus principales objetivos son:

1. garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa
2. aumentar la productividad
3. proteger contra los riesgos de seguridad

La protección contra los riesgos de seguridad implica el seguimiento de los sitios web visitados, el tiempo pasado en línea y el uso del ancho de banda.

ScienceDirect , una de las principales plataformas de literatura académica revisada por pares, ha llevado a cabo una investigación y ha llegado a la siguiente conclusión:

"Los empleados dedican aproximadamente 2 horas al día a comportamientos de cyberloafing (es decir, utilizar Internet en el trabajo para fines ajenos al trabajo), lo que cuesta a las organizaciones casi 85.000 millones de dólares al año."

Como resultado, ya en 2001, el 80% de las empresas de todo el mundo han utilizado la supervisión del uso de Internet por parte de los empleados, según confirma la American Management Association . A partir de ese momento, la situación no ha cambiado en lo fundamental: un porcentaje ligeramente superior de empresas utiliza tal o cual software para la supervisión de sus empleados con el fin de mejorar su productividad. Según la investigación de Spiceworks , El 80% de las empresas, además, mantiene una política de privacidad que informa a los usuarios de que podrían ser vigilados mientras utilizan redes, dispositivos y servicios corporativos.

La supervisión del uso de Internet por parte de los empleados se justifica únicamente en el marco del horario laboral. Mientras las empresas y su personal administrativo no infrinjan los derechos legales de los trabajadores, ¿por qué no utilizar estos productos innovadores?

Hay, por supuesto, muchas razones por las que las empresas utilizan esta función. Pero hemos descubierto las más significativas:

• Productividad: Esta función del software ayuda casi a descartar las actividades no relacionadas con el trabajo en la oficina. Como ya hemos mencionado, casi todos los empleados pasan 2 horas al día haciendo cyberloafing. Este software de supervisión del uso de Internet permite controlar el proceso de trabajo y mejora la productividad general.
• Seguridad: El control del uso de Internet ayuda a proteger los datos confidenciales de la empresa frente a los ciberrobos. Además, está prohibido acceder a malware y sitios web maliciosos.
• Optimización de los recursos: Mediante el seguimiento del uso del ancho de banda, las empresas pueden gestionar mejor los recursos de red. A su vez, garantiza que las operaciones empresariales críticas obtengan el ancho de banda necesario y no se vean ralentizadas por un uso no esencial.
• Gestión de riesgos: Esta opción ayuda a suavizar los riesgos mediante la identificación y el tratamiento de comportamientos inadecuados o inseguros, como el acceso a contenidos prohibidos. La no prevención de este tipo de comportamientos podría acarrear problemas legales o dañar la reputación de la empresa.

La primera... instalación de agentes: En primer lugar, instale el agente en los dispositivos de destino: PC, portátiles, tabletas. Este software funciona sin sobrecarga. Mientras que, captura la actividad de Internet sin interferir con el uso regular del PC. El agente instalado recopilará lo siguiente:

• Sitios web visitados
• Aplicaciones en ejecución y duración del uso
• Archivos cargados o descargados
• Pulsaciones de teclas y texto en pantalla
• Capturas de pantalla

Segundo paso. recogida y almacenamiento de datos: En los intervalos de tiempo indicados, el software envía los datos recibidos al almacenamiento en la nube elegido. La información transferida desde el monitor de navegación web del empleado puede ser de dos tipos: anonimizada y asociada. Estos datos se cifran adecuadamente y se almacenan de forma segura. Sólo pueden acceder a ellos los responsables autorizados.

El tercer paso - informes y análisis: Muchos programas de control de empleados ofrecen tableros en tiempo real. Estos tableros muestran las actividades en curso de los empleados. Estos tableros pueden mostrar los usuarios activos actuales: qué aplicaciones o sitios web se están utilizando. También proporcionan niveles de productividad. Estos cuadros de mando no son la única forma de analizar los datos recibidos. Los datos comunicados incluyen:

• Registros de actividad
• Uso de aplicaciones
• Categorización de sitios web
• Software de control del tiempo

También hay funciones adicionales como la supervisión en tiempo real, las notificaciones y alertas, el bloqueo de usuarios y la optimización de la productividad. En pocas palabras, el software proporciona acceso a los datos necesarios para contribuir a la productividad de los empleados.

Existen muchas opciones para controlar el uso de Internet. El software de supervisión de empleados ofrece esa posibilidad. Tomemos como ejemplo CleverControl con sus principales productos de software. Echemos un vistazo en profundidad a lo que nos ofrece el sector.

El software de supervisión remota se subdivide en dos funciones diferentes. Son la monitorización remota a través de cuentas web seguras y la monitorización en vivo en tiempo real. Vamos a considerar las características principales.

Así, la supervisión remota a través de cuentas web seguras ofrece las siguientes opciones:

• Cómo cambia su espacio de trabajo minuto a minuto
• Qué tareas están surgiendo y ocupando el primer lugar a la derecha
• Qué ideas únicas se expresan y debaten

Si hablamos de supervisión en directo en tiempo real, implicamos que el personal administrativo puede acceder a lo siguiente instalado en el PC de un empleado:

• aplicaciones
• sitios web
• archivos
• mensajes
• correos electrónicos.

Pero tenga en cuenta que cada empleado tiene derecho legal a saber si está siendo vigilado. Las leyes y reglamentos relativos a este uso cambian constantemente. Más información y ser consciente. Pero, en general, como dice HR DIVE , El 68% de los directivos están convencidos de que la supervisión mejora el rendimiento, pero otros no están de acuerdo.

Más información disponible en CleverControl y otras plataformas:

• Registrador de teclas
• Capturas de pantalla
• Supervisión de dispositivos de almacenamiento extraíbles (USB, HDD, SD)
• Control de la impresión

Keylogger, por ejemplo, permite ver al instante qué texto escribe un empleado, grabando las pulsaciones de teclas en cualquier aplicación. Además, comprueba si hay palabras de alerta no deseadas en las pulsaciones de teclado de los empleados.

Cada una de las funciones enumeradas está orientada a limitar el uso de Internet en actividades no relacionadas con el trabajo.

¿Qué más utilizan las empresas para controlar la actividad y el uso de Internet de los empleados? El control de vídeo y audio incluye reconocimiento facial, instantáneas, grabaciones de sonido con micrófono, vídeo con webcam. Tu jefe puede controlar las redes sociales si se utilizan con fines profesionales.

Todas las capacidades de software enumeradas demuestran que los empresarios se esfuerzan por mejorar la productividad en la medida de lo posible debido al aumento de la tasa de ciberexplotación.

Desde luego que sí. Las leyes y normativas dependen del país o estado de EE.UU. en el que vivas. Veamos en qué países es absolutamente legal vigilar el uso que hacen los empleados de Internet.

Estados Unidos, confirmado por el Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986, pueden utilizar software de control de empleados. Pero hay una nota importante, las leyes pueden variar dependiendo del estado. La normativa de algunos estados de EE.UU. obliga a las empresas a notificar a cada miembro de la plantilla que está siendo vigilado.

La Unión Europea, con países como España, Francia o Alemania, no tiene ninguna normativa estricta en relación con el asunto del artículo. La UE toma como base la Reglamento general de protección de datos (RGPD). En virtud de esta normativa, el arrendador debe informar al empleado antes de instalar cualquier programa informático.

Si la información se recibe dentro de los plazos legales, puede ser controlada, registrada y analizada.

China, por ejemplo, vigila el uso que hacen los empleados de Internet. La vigilancia está protegida y regulada por el Reglamento de Seguridad y Protección de los Sistemas Informáticos de 1994 y las Normas Administrativas de Seguridad y Protección de las Conexiones Internacionales por Redes Informáticas de 1997. Cada empresario debe notificar al personal qué programas informáticos se utilizan para recopilar esos datos.

Los retos más comunes son:

• Protección de datos
• Cumplimiento legal
• Moral de los empleados
• Aplicación técnica
• Sobrecarga de datos
• Coste

En caso de modo de trabajo híbrido o remoto, es posible utilizar las mismas herramientas de software que hemos mencionado anteriormente. Remitir el acceso a los ordenadores desde el software de supervisión de empleados.

Sí, muchas empresas controlan y registran el tráfico que pasa por su red con fines legales y de seguridad. Si utiliza el WiFi con fines personales, es probable que estos datos queden registrados. Como se almacenan durante algún tiempo, también pueden ser analizados.

Puede supervisar el ancho de banda de la red de los empleados utilizando herramientas de supervisión de red. Estas herramientas rastrean el uso del ancho de banda, identifican fuentes de tráfico elevado y analizan el flujo de datos en la red.

Resumiendo el texto anterior, vamos a extraer algunas conclusiones clave:

1. En la mayoría de los casos, es legal vigilar el uso de Internet. Por supuesto, depende de la normativa del país, pero aún así es posible utilizar este tipo de software.
2. En muchos países, el empresario debe notificar a los empleados la instalación de este software.
3. Existen muchas herramientas, funciones y subfunciones para ayudar a los empresarios a controlar las actividades de su personal.
4. Se tarda poco tiempo en instalar un agente en el PC u otro dispositivo de destino y obtener los primeros registros.
5. El principal objetivo de este seguimiento es reducir la tasa de actividades no relacionadas con el trabajo. En otras palabras, la productividad de los empleados mejorará considerablemente.