Cómo supervisar el correo electrónico de los empleados: guía para Outlook y Gmail (antes G Suite)

El correo electrónico es una importante herramienta de comunicación y colaboración que contiene gran cantidad de datos confidenciales de la empresa. Junto con la persistente popularidad de los correos electrónicos en el desarrollo empresarial, ha surgido la cuestión urgente de proteger los datos confidenciales. Esta creciente preocupación ha contribuido a la creación de software de monitorización de empleados con el propósito de rastrear el uso del correo electrónico, ya sea Outlook o Gmail (antigua G suite). Esta guía ofrece una visión general de los hechos relacionados con la supervisión del correo electrónico de los empleados: herramientas, consideraciones legales, puntos de vista de empresarios y empleados, etc.

Supervisar el correo electrónico de los empleados con transparencia es esencial para fomentar un entorno empresarial ecológico, cómodo y eficaz. Cuando los empleados comprenden las razones por las que se utiliza el software de supervisión, se sienten respetados, lo que, a su vez, genera confianza en el personal directivo. Esta estrategia no sólo mejora el índice de satisfacción laboral de los empleados, sino que también contribuye a una mayor productividad, una mejor colaboración y la seguridad de los datos confidenciales, lo que se traduce en una empresa más rentable.

Hemos reunido algunas recomendaciones para construir relaciones transparentes con su equipo. No dudes en utilizarlas para alcanzar los objetivos fijados:

• desarrollar políticas claras
• obtener el consentimiento de los trabajadores
• explicar la finalidad del control
• limitar la vigilancia a las comunicaciones relacionadas con el trabajo
• utilizar las herramientas de control de forma responsable
• actualizar periódicamente a los empleados
• garantizar el cumplimiento de los requisitos legales
• supervisar y revisar la eficacia de las políticas

Existen diversas opciones que ayudan a supervisar los correos electrónicos de Outlook. La primera es utilizar las funciones integradas de Outlook. Utilice el seguimiento de mensajes para supervisar la entrega de correos electrónicos, los recibos de lectura y el estado de los correos electrónicos enviados, lo que da lugar a registros con los correos electrónicos entrantes y salientes.

Junto con los registros de correos entrantes y salientes, utilice la herramienta como auditoría del buzón. Su función principal es realizar un seguimiento de acciones como el envío, la eliminación y el acceso por parte de terceros. Si utiliza Microsoft Exchange, puede activar la auditoría de buzones a través del Centro de administración de Exchange.

Sin embargo, el uso de Microsoft 365 Compliance Center está diseñado para una supervisión más avanzada. Funciones como las políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) ayudan a supervisar y evitar que se comparta información confidencial por correo electrónico.

En muchos casos, las herramientas incorporadas no dan respuesta a las consultas. Los empresarios empiezan a buscar software adicional para alcanzar los objetivos fijados. Tras una larga búsqueda, consiguen encontrar e implantar herramientas de terceros - software de control de empleados que se integra eficazmente con Outlook. Esta herramienta puede proporcionar alertas de palabras clave, rastrear archivos adjuntos y analizar patrones de comunicación por correo electrónico.

El software de supervisión de empleados ya se ha ganado una sólida reputación gracias a las diversas opciones utilizadas para realizar un seguimiento de la productividad de cada empleado. Entre las funciones disponibles, se encuentran: supervisión del correo electrónico, seguimiento de aplicaciones, capturas de pantalla, actividad general en sitios web, etc.

Los empresarios están dispuestos a utilizar cualquier medio disponible para proteger datos sensibles e ideas empresariales innovadoras. La mayoría de las veces se plantean aplicar cualquier opción disponible, a veces, utilizando Implantar la Prevención de Pérdida de Datos (DLP) herramientas. Estas herramientas supervisan automáticamente los correos electrónicos salientes en busca de datos sensibles, como información financiera o propiedad intelectual, y bloquean o marcan los correos inapropiados.

G Suite se conoce ahora como Google Workplace, concretamente Gmail. Encuesta de WifiTalents muestra estadísticas increíbles:

• El 60% de las pequeñas empresas utilizan Gmail como principal proveedor de correo electrónico
• El 70% de las empresas utilizan Gmail o G Suite para sus servicios de correo electrónico

Dadas estas impresionantes estadísticas, es importante abordar dos cuestiones clave sobre la supervisión de Gmail:

1. cómo utilizar las herramientas integradas en la supervisión de correos electrónicos
2. cómo supervisar el correo electrónico de los empleados g suite con recursos adicionales

Vamos a responderlas una a una y a averiguar si estás aprovechando al máximo el potencial de las herramientas integradas de Gmail para la supervisión del correo electrónico.

Es posible que empieces a preguntarte qué opciones integradas son utilizables en tu caso particular. Vamos a encontrar la respuesta. El propio Google recomienda utilizar la consola de administración del espacio de trabajo de Google. Esta consola obtiene las siguientes opciones:

Siguiendo con las recomendaciones de Google, activa Gmail Retention y eDiscovery. Empieza por la primera noción: Retención. Utiliza Google Vault para retener, archivar y eDiscovery los correos electrónicos. Vault te permite conservar los correos electrónicos durante un periodo determinado, incluso después de que los usuarios los hayan eliminado, lo que resulta esencial para el cumplimiento de la legislación y las investigaciones internas.

Junto con Google Vault para la retención, permite el eDiscovery para buscar y exportar correos electrónicos durante investigaciones o auditorías. Esto le garantiza el acceso a todas las comunicaciones relevantes.

Aunque las herramientas internas son funcionales, la pregunta crítica sigue siendo: ¿son suficientes para una supervisión exhaustiva del correo electrónico? Dadas las limitaciones de una única solución, las herramientas externas ofrecen una amplia gama de funciones diseñadas para satisfacer diversas necesidades de supervisión.

Además, proporcionará a su empresa una gran cantidad de soluciones de monitorización, entre las que se encuentran la grabación de cámaras web, la grabación de capturas de pantalla, las actividades en redes sociales y el reconocimiento facial. Una de las funciones más atractivas para muchas empresas es la integración de IA. Obtendrá estadísticas grabadas por IA sobre la productividad de los empleados.

En conclusión, las respuestas a ambas preguntas siguen dando que hablar, pero es evidente que no existe una solución única. Utilice cualquier opción para salvaguardar su empresa, la credibilidad de sus empleados y su productividad.

Monitorear el correo electrónico de los empleados no es solo una cuestión de supervisión; es una herramienta estratégica que mejora la seguridad, la productividad y el cumplimiento normativo. Estas son las cinco razones más importantes para implementarlo:

El correo electrónico es un canal principal para la información confidencial. La monitorización le permite detectar y bloquear correos electrónicos que contienen datos confidenciales, como informes financieros, listas de clientes o productos, para evitar que se envíen a cuentas personales o externas no autorizadas. Este enfoque proactivo es su primera línea de defensa contra filtraciones de datos, tanto intencionales como accidentales.

Un solo clic en un enlace de un correo electrónico de phishing ingeniosamente camuflado puede comprometer toda su red. Al monitorear direcciones de remitentes, enlaces y archivos adjuntos sospechosos, puede identificar posibles ataques de phishing o cuentas comprometidas antes de que causen daños, lo que permite a su equipo de TI reaccionar al instante.

Mantenga altos estándares de profesionalismo y cumplimiento, garantizando que toda la comunicación externa sea apropiada y acorde con la marca. El monitoreo ayuda a aplicar la política de la empresa, previene el envío de contenido ofensivo o poco profesional y proporciona un registro de auditoría para las industrias reguladas que deben archivar y revisar las comunicaciones.

Analice el flujo de correo electrónico para comprender los patrones de comunicación interna y externa. ¿Las consultas de los clientes permanecen sin respuesta durante demasiado tiempo? ¿Los equipos internos tienen problemas con tiempos de respuesta lentos? La monitorización del correo electrónico proporciona los datos necesarios para identificar estos cuellos de botella, lo que le ayuda a optimizar los flujos de trabajo y a mejorar la eficiencia operativa general.

Cuando surgen conflictos internos o problemas de RR. HH., el correo electrónico proporciona un registro objetivo de los eventos. La monitorización (con el debido consentimiento legal) crea un registro verificable de las comunicaciones, esencial para realizar investigaciones justas y precisas sobre disputas, denuncias de acoso o infracciones de políticas.

Antes de poner en marcha un programa de este tipo, cada empresario debe reflexionar adecuadamente sobre la legitimidad de la práctica del control. Cada país tiene su propia normativa para regular este nicho. Los casos más importantes muestran que muchos países permiten aplicar software de control, pero con una condición: que los empleados sepan que se aplica esta práctica.

Recuerde respetar el derecho de los empleados a la privacidad de su información personal. El personal directivo tiene permiso legal para controlar únicamente los aspectos de la vida relacionados con el trabajo. Por tanto, nadie debe traspasar los límites: si un empleado es consciente de esta práctica, es más probable que se sienta respetado, lo que puede redundar en una mayor motivación y productividad.

Al implantar la supervisión de los empleados, tenga en cuenta su impacto en la cultura del lugar de trabajo y elija herramientas que se ajusten a sus necesidades específicas, garantizando al mismo tiempo la seguridad de los datos. Equilibre el control con la autonomía de los empleados para fomentar la confianza y la moral. Revise y actualice periódicamente sus prácticas para mantener la conformidad y la transparencia. Proporcionar formación legal y ética a la dirección, junto con una comunicación clara a los empleados, ayudará a fomentar un entorno de trabajo respetuoso y productivo.

Proteger el correo electrónico empresarial es fundamental en el entorno laboral actual. Si bien Outlook y Gmail ofrecen una supervisión básica, un software especializado como CleverControl proporciona mayor seguridad, prevención proactiva de fugas de datos y valiosa información sobre productividad.

El éxito requiere un enfoque transparente: establecer políticas claras, obtener el consentimiento de los empleados y utilizar los datos para apoyar a su equipo, no para castigarlo.

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