¿Cómo elegir un sistema de control de tiempo adecuado para usted?

Elegir el sistema de supervisión de empleados adecuado no es una tarea que deba tomarse a la ligera. Sus opciones van desde los sistemas gratuitos hasta los de alta gama, cada uno con sus pros y sus contras. Es importante que entiendas lo que ofrecen estos sistemas, cómo se comparan entre sí, en qué medida se ajustan a tus prácticas empresariales y, lo más importante, cuánto cuestan a medida que la empresa crece.

Cometer el error de elegir el sistema incorrecto puede acarrear graves repercusiones, entre ellas, altos costes, baja productividad y bajo rendimiento de la inversión. En el peor de los casos, pueden surgir problemas legales debido al incumplimiento, lo que amplía el riesgo económico y de reputación que conlleva la elección de un sistema incorrecto.

Esto plantea la pregunta: ¿cómo elegir el sistema de control adecuado para su empresa? En este artículo, hablaremos de la taxonomía de los sistemas de control de los empleados, a la vez que proporcionaremos un desglose detallado de sus capacidades y su aplicabilidad a su negocio.

Para ello, aquí tienes una guía paso a paso para empezar.

Empiece por analizar a fondo sus prácticas empresariales: la forma en que trabaja, los requisitos que tiene y las formas en que puede escalar. Esto le ayudará a decidir qué sistema de control de empleados es el más adecuado para usted. Por ejemplo, si ha habido un aumento en la incidencia del fraude de los empleados y desea mejorar los controles internos, es probable que busque un sistema que añada valor en esta área.

Este es probablemente el paso más importante a la hora de elegir el sistema de control de empleados adecuado para su empresa. Una vez que haya evaluado las necesidades de su empresa, debería ser capaz de crear un criterio que pueda utilizar para cuantificar el valor de un sistema sobre otro. Es importante que evalúe cada sistema de forma objetiva, sin ideas preconcebidas. Según nuestra experiencia, debe analizar el sistema en función de tres áreas fundamentales:

La funcionalidad de un particular se refiere a la facilidad con la que puede apoyar a la empresa en la consecución de sus objetivos principales. En otras palabras, es el mínimo común denominador de lo que una empresa puede esperar de un sistema de control de empleados. Para ello, la funcionalidad abarca los siguientes atributos:

• Escalabilidad: Un sistema es escalable si es capaz de soportar el crecimiento sin necesidad de costosas actualizaciones.

• Facilidad de aplicación: Cuanto menos elaborado e implicado sea el proceso de instalación, configuración y formación de los usuarios, más se pueden reducir los costes totales.

• Capacidades de integración: Un sistema está integrado si puede integrarse fácilmente con otros sistemas, garantizando que las funciones empresariales clave no se vean comprometidas.

• Compatibilidad: El sistema adecuado debe ser compatible con las últimas versiones de Windows y Mac OS X. La compatibilidad con el sistema operativo móvil (Android e iOS) es una ventaja añadida para aquellas empresas que dependen del acceso a sus sistemas mientras se desplazan o que quieren supervisar las redes sociales, la mensajería por Internet, etc.

• La usabilidad: La interfaz de un sistema debe ser sencilla, intuitiva y fácil de navegar, lo que le permitirá tomar rápidamente las decisiones empresariales adecuadas.

• Analítica: El sistema debe proporcionar análisis útiles, idealmente en tiempo real, para ayudarle a comprender mejor a su personal.

Desde la monitorización de páginas web hasta la de aplicaciones, pasando por la actividad social, el control de AV (audio-vídeo) y la copia de seguridad de datos, las características incluyen todo en el paquete. Más profundamente, aquí están las características que usted debe buscar en un sistema de monitoreo de empleados:

Control a distancia

En la era post-pandémica, en la que la cultura del trabajo híbrido es una norma, es importante que los empleadores puedan supervisar a los empleados de forma remota a través de una cuenta web segura. Esto es especialmente crítico a raíz del aumento de las intrusiones en los puntos finales. Un reciente Investigación del Instituto Ponemon destacó que cerca del 68% de las organizaciones habían sufrido ataques a puntos finales que comprometían sus datos e infraestructura. Por lo tanto, es imperativo revisar las actividades de los empleados remotos en tiempo real.

Recogida de datos en tiempo real

El acceso instantáneo a los datos en tiempo real le permite tomar decisiones a tiempo, minimizar los riesgos de interrupción de la actividad y detectar posibles problemas antes de que se agraven. Un ejemplo sería CleverControl Companion, una aplicación móvil que permite a las empresas recopilar y revisar información en tiempo real de los sistemas de los empleados sin problemas.

Funcionalidad de grabación multifacética

El registro de teclas, las capturas de pantalla, la supervisión de dispositivos extraíbles, la supervisión de mensajes instantáneos y el seguimiento por GPS son sólo algunos ejemplos de las múltiples funciones que puede ofrecer un sistema de supervisión de empleados. Es importante asegurarse de que estas funciones se ajustan a sus necesidades, ya que son las que, en última instancia, le ayudan a vigilar a sus empleados y a mejorar los controles internos.

Vigilancia por audio y vídeo

La capacidad de supervisar a distancia las transmisiones de vídeo puede cambiar las reglas del juego para muchas empresas. Las instantáneas, las grabaciones de sonido de los micrófonos y las grabaciones de vídeo de las cámaras web pueden aportar mucha información sobre el comportamiento de los empleados, dotando a los empresarios de los conocimientos necesarios para tomar mejores decisiones. Dicho esto, es vital que tengas en cuenta las ramificaciones legales y de privacidad de tus prácticas de monitorización. Vamos a analizarlo con más detalle en la siguiente sección.

Seguimiento del tiempo

Los sistemas de control de los empleados están evolucionando cada vez más para incorporar la función de seguimiento del tiempo. La capacidad de controlar la productividad de los empleados en tiempo real puede ayudarle a seguir y medir el rendimiento de los empleados, detectar las áreas de mejora y, en última instancia, darle una ventaja sobre la competencia. El seguimiento del tiempo de los empleados es, en particular, relevante para las empresas que buscan mejorar su eficiencia operativa, eliminar el fraude y racionalizar los procesos de facturación.

Considere el caso de las reclamaciones de horas extraordinarias; pueden evitarse cuando los empleados son conscientes de la necesidad de contabilizar el tiempo que se les ha asignado. En palabras sencillas, las empresas pueden agilizar sus procesos de nómina integrando los análisis de seguimiento del tiempo. No hay que olvidar las mejoras de productividad que se pueden conseguir cuando la supervisión en tiempo real se une al seguimiento del tiempo de los empleados. Desde la entrada hasta la salida y la detección de los tiempos muertos, el sistema puede dotar a los empresarios de una visión de la dinámica del lugar de trabajo y contribuir sustancialmente a eliminar los cuellos de botella, abordar los problemas de productividad y automatizar los procesos empresariales.

Es importante entender la política de control de los empleados y las implicaciones legales de sus decisiones. Las leyes de los distintos países y regiones difieren, y algunas son más estrictas que otras. En Europa, por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece las normas para las empresas que desean recopilar y analizar los datos personales de sus empleados, haciendo obligatoria la búsqueda del consentimiento y el reconocimiento de las políticas de supervisión. Asimismo, en Estados Unidos, la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986 permite a los empleadores vigilar si tienen una razón legítima para hacerlo.

Para ello, ten en cuenta estas cosas:

• Evalúe los requisitos legales de su estado.

• Asegúrese de que el sistema de control que elija cumpla la ley, es decir, que el proveedor de servicios de control esté registrado ante las autoridades reguladoras pertinentes de su país.

• Consiga que los empleados reconozcan por escrito o por correo electrónico su política y el hecho de que la han leído y comprendido (si es necesario).

• Tener preparado un mecanismo de respuesta eficaz en caso de quejas de los empleados.

• Busque asesoramiento jurídico en caso de duda o ambigüedad.

Ahora que ha evaluado las necesidades de su empresa y ha establecido sus criterios, debe pasar al siguiente paso: seleccionar el sistema de control de empleados adecuado. Para su comodidad, hemos enumerado los cinco sistemas de control más destacados en función de las pruebas que hemos realizado sobre ellos.

Clever Control, un sistema de productividad de empleados de última generación, está especializado en el seguimiento de la actividad y el tiempo de trabajo. Al ofrecer una serie de funciones, como la cámara web orientada al empleado, la grabación de voz y texto, y la supervisión del correo electrónico y las redes sociales, es perfecto para los empleadores de líneas de montaje y las instalaciones en las que los empleados necesitan ser supervisados en tiempo real. Además, el proceso de instalación es sencillo, el panel de control es excepcionalmente fácil de usar y las capacidades de elaboración de informes son completas. La solución puede escalarse según los requisitos de su empresa y está disponible para un prueba gratuita.

La aplicación CleverControl Companion, en particular, ofrece una serie de características y funcionalidades flexibles, lo que la convierte en la opción ideal para los centros de trabajo que desean supervisar a los empleados en tiempo real. Es intuitiva e interactiva y puede personalizarse según los requisitos de su empresa. Destaca su capacidad para facilitar el conocimiento de las actividades de los usuarios en tiempo real, el tiempo activo y el tiempo de inactividad. Esto último es especialmente relevante para las empresas que buscan agilizar la eficiencia operativa, eliminar los obstáculos del flujo de trabajo y maximizar la productividad.

Insightful se comercializa como una plataforma de análisis de la mano de obra y productividad, y con razón. La herramienta, parecida a Clever Control, ofrece una serie de funciones para la supervisión de los empleados, el seguimiento del tiempo y la asignación automática del tiempo. Insightful, como su nombre indica, destaca por su capacidad de elaboración de informes, ya que ofrece una visión detallada de las actividades de los empleados, utilizando campos como el tiempo de inactividad, las aplicaciones más utilizadas, etc. Sin embargo, es un poco más costoso.

Además, Insightful ayuda a las empresas a optimizar su tiempo en la ejecución de proyectos. Para ello, permite a los empresarios hacer un seguimiento del tiempo empleado en cada tarea, aplicación, sitio web, etc. Esta información detallada, junto con la función de tablero Kanban para la gestión de proyectos, permite a los empresarios centrarse en las tareas más importantes, eliminar la pérdida de tiempo y aumentar la productividad general.

CurrentWare es un sistema de control con un énfasis explícito en la protección de los sistemas contra las amenazas internas. Además, el sistema permite supervisar las actividades de las personas de la red de forma remota, una característica excelente para los empresarios con muchos empleados a distancia. El único inconveniente es que los distintos módulos de capacidades deben adquirirse por separado. Por ejemplo, los tres módulos - BrowseReporter (monitorización de ordenadores), BrowseControl (filtrado web) y AccessPatrol (control USB y DLP) tienen que adquirirse por separado. Sin embargo, esto puede ser beneficioso para las empresas con requisitos muy particulares.

ActivTrak es la herramienta preferida por su registro de actividad en tiempo real, que permite al sistema supervisar y registrar el comportamiento de los empleados en tiempo real. Pero lo que más destaca de la herramienta es su capacidad para impulsar acciones en lugar de limitarse a recoger y visualizar datos. Y esto sirve para mejorar la experiencia del empleador, por no hablar de la eficiencia general de la empresa, al reducir el papeleo. Las soluciones empresariales de ActivTrak son un poco caras; sin embargo, cuenta con una versión gratuita, por lo que no hay que pagar ni un céntimo hasta que se esté satisfecho con el sistema.

Al igual que Insightful, ActivTrak cuenta con una completa función de seguimiento del tiempo, que permite a los empresarios revisar las variaciones de productividad a lo largo del día, la semana y el mes. En particular, ActivTrak también permite a los empleadores establecer horarios flexibles para evaluar las actividades de las entidades organizativas. Éstas pueden ser autónomos, trabajadores contratados u otros proveedores de servicios de terceros que la empresa emplee.

Quizás uno de los sistemas de control más populares de esta lista. Teramind se especializa en la seguridad de puntos finales y la protección de datos. Una de las mejores características de este sistema de control es el análisis del comportamiento de los usuarios, que permite a los empresarios comprender los patrones de comportamiento de sus empleados y reaccionar en consecuencia. Además, proporciona suficiente respaldo a las empresas para garantizar una gestión eficaz de las políticas y las reglas, gracias a las plantillas de reglas listas para usar. Sin embargo, en cuanto a su viabilidad, Teramind podría no adaptarse a las necesidades de todas las pequeñas empresas y se dirige mejor a instituciones mucho más amplias.

Cada empresa tiene necesidades únicas, por lo que es importante no pagar de más por algo que no se necesita. Por lo tanto, asegúrese de hacer la debida diligencia antes de su compra y buscar un sistema de control que puedan satisfacer sus necesidades. Una vez que te hayas decidido por un producto, busca una demostración antes de tomar la decisión final.