Cómo una empresa puede ahorrar 1,5 millones de dólares utilizando CleverControl: Un caso práctico

Hacia finales de 2021, tras la pandemia mundial y un difícil periodo de trabajo a distancia, un gran proveedor de soluciones empresariales notó un descenso generalizado de la productividad entre sus 800 empleados. Pero evaluar su magnitud exacta y elaborar estrategias para contrarrestarla resultaba complicado sin una solución de supervisión objetiva y global. A medida que los empleados iban regresando a sus oficinas, la dirección se dio cuenta de la urgente necesidad de un sistema de control robusto. Eligieron CleverControl, un completo software de supervisión de empleados. La implantación de CleverControl resultó ser el punto de inflexión decisivo para la empresa. La solución no sólo aumentó la productividad de los empleados, sino que también supuso un importante ahorro de alrededor de 1,5 millones de dólares al año. He aquí un relato detallado de su trayectoria.

En el centro de la búsqueda de una mayor eficiencia por parte de la empresa estaba el impulso de supervisar la productividad de los empleados, identificar patrones ineficaces o distracciones y aplicar medidas correctivas eficaces. Tras solo unas semanas de implantación de CleverControl, se descubrió que los empleados perdían un asombroso 35 % de su tiempo de trabajo en actividades improductivas, como navegar por redes sociales y sitios web de compras o hacer pausas prolongadas.

Los empleados admitieron que les faltaba disciplina después de trabajar desde casa, donde podían tomarse descansos para relajarse o entretenerse en cualquier momento. La dirección lanzó advertencias a través de los jefes de departamento, instando a los empleados a trabajar en su disciplina y productividad. Como resultado, el tiempo improductivo se redujo a un 13% mucho más saludable. Esta drástica reducción del tiempo perdido se tradujo en un ahorro para la empresa de 1.411.000 dólares en costes de productividad.

La funcionalidad de CleverControl se extiende al registro de todos los programas instalados en los ordenadores supervisados. Puede rastrear cuándo se inicia y cierra cada programa, analizar la actividad de los programas y destacar las aplicaciones más utilizadas. La supervisión reveló que los empleados no utilizaban en toda su extensión las licencias y suscripciones de software profesional que la empresa les proporcionaba. En otros casos, los empleados solicitaban software específico o suscripciones de pago, sólo para dejarlos inactivos tras la adquisición.

La empresa no había controlado suficientemente el uso real del software ni la facturación automática, por lo que la dirección no era consciente del despilfarro. Gracias a la reveladora información de CleverControl, la empresa tomó las medidas necesarias para cancelar las suscripciones no utilizadas y reducir las licencias infrautilizadas, lo que supuso un ahorro de aproximadamente 20.000 dólares.

En una época en la que prescindir del papel es la opción sostenible, la empresa, al igual que un asombroso 90% de las empresas, no controlaba sus costes de impresión. Normalmente, estas empresas subestiman sus gastos reales en una media del 40%. CleverControl, con su función de supervisión de impresoras, realiza un seguimiento de las tareas de impresión junto con las marcas de tiempo y el usuario que inicia la impresión. Combinados con capturas de pantalla y registros de grabaciones de pantalla, estos datos proporcionan información valiosa sobre los hábitos de impresión de los empleados.

Durante el proceso de supervisión, los jefes de departamento observaron que los empleados imprimían a menudo archivos personales no relacionados con el trabajo utilizando equipos de oficina. Otros optaban por imprimir documentos para revisarlos y anotarlos en papel, incluso cuando existían alternativas digitales. Además, los empleados solían imprimir copias adicionales "por si acaso", que inevitablemente quedaban sin utilizar.

La dirección empezó prohibiendo el uso indebido de las impresoras de la oficina para fines personales. Los datos de CleverControl inspiraron a la empresa a poner en marcha iniciativas de concienciación sobre la eliminación del papel y a animar a los empleados a adoptar un enfoque más digital. Estas iniciativas redujeron los costes de impresión en un 20%, ahorrando a la empresa la impresionante cantidad de 117.000 dólares.

El empeño de la empresa por mejorar la productividad y reducir costes innecesarios mediante el sistema de supervisión integral de CleverControl ofrece una imagen convincente del poder de la gestión proactiva de los empleados. Ante el reto de la disminución de la productividad tras la fase de trabajo a distancia, la empresa recurrió a la tecnología en busca de una solución. Y CleverControl no les decepcionó.

Al revelar el alcance de los comportamientos improductivos, el software permitió a la empresa tomar decisiones basadas en datos, estimulando a los empleados a mejorar sus hábitos de trabajo y su disciplina. En términos cuantificables, la reducción del tiempo perdido supuso un notable ahorro de unos 1,41 millones de dólares, lo que supuso un importante impulso para la cuenta de resultados de la empresa.

Pero las ventajas no se limitaron a la mejora de la productividad. Al aprovechar la funcionalidad de CleverControl para realizar un seguimiento del uso del software, la empresa identificó otros despilfarros: licencias y suscripciones de software profesional infrautilizadas. Este gasto latente, cuando se abordó, permitió ahorrar 20.000 dólares.

La capacidad del software para controlar el uso de las impresoras sacó a la luz otra área de ahorro sustancial: la reducción de los costes de impresión. Aplicando una estricta política de uso de impresoras y fomentando el cambio hacia soluciones digitales, la empresa dio pasos significativos hacia la sostenibilidad y consiguió ahorrar 117.000 dólares más.

En conclusión, las medidas proactivas de la empresa para identificar ineficiencias, combinadas con la implantación de la solución de supervisión de CleverControl, permitieron ahorrar 1,5 millones de dólares en un solo año. Este caso práctico es una demostración perspicaz de cómo las empresas pueden aprovechar la tecnología moderna para agilizar las operaciones, aumentar la productividad y ahorrar costes. Muestra el potencial de otras empresas para hacer lo mismo, convirtiendo los retos en oportunidades de mejora y crecimiento.