Cómo se benefician las empresas de Florida del software de supervisión de empleados
Los propietarios y gerentes de empresas de los vibrantes sectores HoReCa (hostelería, restauración, catering), minorista o turístico de Florida se enfrentan a diario a retos en el panorama competitivo. Superar a los competidores a la hora de ofrecer experiencias excepcionales a los clientes, maximizar la eficiencia de los recursos de la empresa, tanto humanos como materiales, y garantizar la seguridad de sus datos confidenciales son tareas prioritarias que toda empresa trata de resolver.
El entorno empresarial es dinámico y está en constante cambio, y confiar simplemente en que todo funciona bien es insuficiente. La supervisión de los empleados es una herramienta que puede dar una ventaja estratégica en una carrera competitiva. Le permite ver los procesos de trabajo diarios y evaluar el rendimiento y la contribución de cada empleado. Si utiliza correctamente la supervisión de empleados, dispondrá de los datos necesarios para tomar decisiones informadas, optimizar los procesos internos y alcanzar el éxito.
En este artículo, exploraremos qué beneficios puede aportar la supervisión de los empleados a las empresas de Florida y cómo implantarla con la máxima eficacia y cumpliendo la normativa local y federal.
Las 5 principales ventajas de utilizar la supervisión de empleados para las industrias clave de Florida
El seguimiento de empleados es una herramienta que puede beneficiar significativamente a casi cualquier sector, incluidos HoReCa, el comercio minorista y el turismo. Estas son las 5 principales ventajas que puede obtener utilizando herramientas de seguimiento.
Mayor seguridad
La vibrante economía de Florida atrae su parte justa de desafíos, incluido el riesgo de robos internos y violaciones de la seguridad. La supervisión de los empleados puede ser una capa adicional de seguridad para su empresa, al revelar y prevenir este tipo de incidentes.
Por ejemplo, supervisar los sistemas de punto de venta y el acceso de los empleados a la contabilidad y otros sistemas cruciales puede disuadir de los robos, revelar discrepancias y aportar pruebas en caso de incidentes.
Los comercios minoristas son especialmente vulnerables a la pérdida desconocida. La supervisión de las interacciones de los empleados en las cajas, el seguimiento de los movimientos de inventario y la revisión de las imágenes de vigilancia junto con los datos de las transacciones reducen significativamente las pérdidas por robos y errores.
Mejor servicio al cliente
HoReCa, el comercio minorista y el turismo son sectores muy orientados a la experiencia. Por eso, un servicio al cliente excepcional es imprescindible para cualquier empresa que quiera ganar la competencia por los clientes. Con la supervisión de los empleados, las organizaciones pueden hacer un seguimiento de las interacciones entre empleados y clientes y revelar los puntos débiles y las áreas de mejora.
Por ejemplo, los directivos pueden supervisar las llamadas telefónicas para reservas, los chats en línea con los clientes e incluso las comunicaciones en persona (cuando la ley lo permita y con la debida notificación) para entender cómo los empleados siguen las políticas de comunicación y manejan las situaciones difíciles. Estas grabaciones pueden revelar áreas en las que el personal destaca y en las que podría ser necesaria formación para mejorar las habilidades de comunicación, el conocimiento del producto y la satisfacción general del cliente.
Mayor productividad y eficacia
Sin duda, la productividad y la eficiencia de los empleados son fundamentales para el éxito de cualquier organización.
El seguimiento de los horarios y la asistencia del personal ayuda a optimizar los costes laborales, evitar el exceso de trabajo y cumplir las leyes y normativas laborales durante las temporadas altas.
En el comercio minorista, el seguimiento del trabajo de los empleados en la sala de ventas, en los almacenes o en la realización de pedidos en línea puede revelar ineficiencias y oportunidades para optimizar los procesos.
El sector turístico implica una logística compleja, desde las reservas hasta la gestión de las instalaciones y la asistencia a los huéspedes. Supervisar la finalización de las tareas, los tiempos de respuesta a las peticiones de los huéspedes y el cumplimiento de los horarios garantizará una experiencia fluida a los visitantes y mejorará la eficiencia operativa.
Cumplimiento y gestión de riesgos
Cualquier empresa opera dentro de un marco legal. Garantizar el cumplimiento de las normativas laborales, de privacidad y de otro tipo propias de su sector es una tarea que la supervisión de los empleados puede ayudarle a resolver. Por ejemplo, los sistemas HRIS especializados pueden ayudar a hacer un seguimiento de las certificaciones de los empleados, realizar comprobaciones de antecedentes y almacenar datos confidenciales de los empleados de forma segura.
El acoso y la discriminación en el lugar de trabajo no sólo constituyen una violación de las políticas de la empresa y de la normativa legal, sino que también pueden acabar con la reputación de la empresa, tanto a los ojos de los empleados como de los clientes. Supervisar las comunicaciones laborales del personal (cuando la ley lo permita) ayudará a prevenir estos casos.
Evaluación del rendimiento y desarrollo de los empleados más fáciles
Los datos de seguimiento de los empleados son una fuente de información valiosa sobre el rendimiento actual del equipo y las carencias de competencias.
Hacer un seguimiento de cómo los empleados gestionan las solicitudes de los clientes, con qué precisión manejan los pedidos y los documentos relacionados con el trabajo, y evaluar cómo realizan su trabajo diario es mucho más fácil con aplicaciones diseñadas específicamente. El software de seguimiento de empleados puede calcular automáticamente puntuaciones de rendimiento individual y facilitar la detección de patrones de trabajo ineficaces para aquellos empleados que trabajan principalmente con ordenadores.
Los empleados que trabajan con clientes pueden ser evaluados rápidamente en función de las grabaciones de sus interacciones con los clientes, sus comentarios y su satisfacción.
En función de las carencias de competencias y los puntos débiles revelados durante la evaluación, las empresas pueden planificar programas de formación específicos.
Leyes de Florida relativas al control de empleados
Antes de implantar cualquier tipo de seguimiento en el lugar de trabajo, las organizaciones deben comprobar las leyes estatales y locales aplicables que regulan la información personal y el seguimiento de los empleados.
En Florida, la supervisión de los empleados está regulada por las siguientes leyes y reglamentos:
Federal:
Ley de Protección de la Intimidad en las Comunicaciones Electrónicas (ECPA)
Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)
Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA)
Estado:
Ley de Seguridad de las Comunicaciones de Florida (FSCA)
Ley de Protección de la Información de Florida (FIPA)
Expectativa razonable de intimidad
Ley de privacidad de las redes sociales
Esta normativa establece los límites legales de la vigilancia en el lugar de trabajo. Las empresas que deseen implantar la vigilancia, pueden:
1) Controlar el uso del correo electrónico y de Internet
Estos son quizás los métodos más populares para garantizar la productividad y el seguimiento de las interacciones entre clientes y empleados. Según la legislación de Florida, la supervisión del correo electrónico y de la actividad en Internet está permitida si el empresario lo notifica debidamente al personal y recibe su consentimiento para la supervisión.
2) Controlar las llamadas telefónicas
Los empresarios pueden hacer un seguimiento de las llamadas telefónicas de trabajo con la debida notificación a los empleados. Las comunicaciones personales no pueden controlarse.
3) Utilice la videovigilancia
En general, la videovigilancia con fines de seguridad no está prohibida, salvo en las zonas en las que los empleados esperan razonablemente tener intimidad, como los aseos.
4) Utilice la vigilancia por audio
La FSCA prohíbe grabar conversaciones sin el consentimiento de todas las partes. Así pues, si el empresario quiere utilizar la vigilancia por audio, debe informar a los empleados afectados y obtener su permiso.
5) Seguimiento de la ubicación y GPS
Los vehículos o dispositivos propiedad de la empresa pueden ser controlados. Sin embargo, las empresas no pueden vigilar el vehículo personal o el dispositivo móvil de un empleado sin permiso explícito.
6) Supervisar la pantalla y las pulsaciones de teclas
El seguimiento de pantallas y pulsaciones de teclas forma parte de la supervisión de la actividad informática. Aunque legalmente están permitidos, deben aplicarse con precaución. Su uso excesivo puede considerarse intrusivo y plantear problemas de privacidad.
Esto es sólo una visión general del marco legal de Florida. Le recomendamos que consulte a su asesor jurídico antes de poner en práctica la supervisión.
Cómo configurar las herramientas de supervisión de empleados para obtener el máximo efecto
Implantar la supervisión de los empleados es un proceso delicado y complejo que consta de varios pasos.
Paso 1. Definir metas y objetivos claros
¿Qué pretende conseguir con la supervisión? ¿Mejorar el servicio al cliente? ¿O reducir la pérdida desconocida en las tiendas? Sus objetivos dictarán su elección de la solución de supervisión y las funciones que utilizará. Evite la tentación de controlar todo porque sí. En su lugar, es mejor centrarse en áreas específicas en las que le gustaría ver mejoras.
Segundo paso Elija la herramienta adecuada
No existe una herramienta de control universal para todo. Dependiendo de los objetivos que persiga y del puesto del empleado, puede elegir varias opciones. Por ejemplo, para supervisar al personal de campo, como los guías turísticos, puedes considerar el seguimiento por GPS para garantizar la asistencia y el cumplimiento de horarios y rutas.
Funciones como el seguimiento del uso de sitios web y aplicaciones pueden ayudar a comprender si los empleados del comercio minorista utilizan el tiempo y los recursos de forma eficaz para tareas como la gestión de inventarios o las ventas en línea.
Programas informáticos capaces de controlar los chats y las llamadas telefónicas será perfecto para los empleados cuyo trabajo incluya interacciones diarias con los clientes.
Paso 3. Crear una política global de supervisión
Esta política debe incluir la siguiente información:
qué datos se recogen y con qué fines;
cuánto tiempo se almacena;
que tiene acceso a ella;
derechos de los trabajadores en relación con sus datos.
Esta política debe estar a disposición de todos los empleados. Haga hincapié en que el objetivo de la supervisión es mejorar la eficiencia general y proporcionarles el apoyo que necesitan para tener éxito.
Paso 4. Centrarse en los indicadores clave de rendimiento (KPI)
Una vez que conozca sus objetivos, identifique los KPI específicos que indican el progreso. Qué métricas le dirán si su productividad está mejorando?
Por ejemplo, estas métricas pueden ser las ventas por empleado, el valor medio de las transacciones, el número de reclamaciones de clientes, etc. Configure su software de supervisión para realizar un seguimiento específico de estos KPI y generar informes.
Paso 5. Configurar alertas y notificaciones (si es necesario)
La mayoría de las herramientas de control de empleados disponen de una función de alerta. El software envía una notificación si se produce una acción específica o una desviación del comportamiento esperado. Utilice esta función con prudencia. Concéntrese en configurar alertas para eventos críticos que requieran atención inmediata, como violaciones de las políticas, infracciones de seguridad o caídas significativas de la productividad durante las horas punta. Esto le permite abordar los problemas con prontitud sin atascarse en datos innecesarios.
Sexto paso. Utilizar los datos para retroalimentar y mejorar, no para castigar
La supervisión debe utilizarse como herramienta de mejora, no para pillar a los empleados haciendo algo mal. Comparta información con los miembros de su equipo, destacando las áreas en las que destacan e identificando las oportunidades de mejora. Enmarque estas conversaciones como oportunidades de crecimiento y desarrollo de habilidades.
Conclusión
Como podemos ver, la supervisión de los empleados ofrece importantes ventajas a las empresas de Florida. Sin embargo, desbloquear estas ventajas requiere un enfoque reflexivo y estratégico. La adhesión al marco legal de Florida, una configuración cuidadosa, centrarse en las métricas clave de rendimiento y una comunicación transparente impulsarán la productividad y un entorno de trabajo positivo.