Ética de la supervisión de empleados: Lo que toda empresa debe tener en cuenta

Es lunes, 9 de la mañana. Enciendes el ordenador del trabajo y un vigilante invisible abre su libro de registro virtual. A partir de ese momento, cada tecla que pulses, cada correo electrónico, cada visita a un sitio web o cada consulta de búsqueda serán metódicamente registrados y escudriñados. Un desapasionado juez electrónico decidirá cómo de productiva es tu actividad diaria e informará a tu jefe de que llegas incluso un minuto tarde a la hora de comer. Lo piensa y se estremece. Quizá hoy no te tomes un descanso y hagas esa tarea extra en su lugar. Probablemente te hará llegar tarde al trabajo, pero la inquietante sensación de esos ojos electrónicos siguiendo cada una de tus acciones te empuja hacia delante, sin dejarte relajar nunca.

¿Una escena de una película de terror empresarial? Por desgracia, es la realidad para millones de empleados en todo el mundo cuyos empleadores no se preocupan por la ética de la supervisión de los empleados.

Según recientes investigación, El 78% de las empresas utilizan programas de seguimiento para supervisar la actividad laboral de sus empleados. La pandemia del COVID-19 disparó la popularidad de los programas de seguimiento. Cuando las empresas tuvieron que trabajar a distancia y los métodos habituales de seguimiento del rendimiento dejaron de ser válidos, los directivos descubrieron las innegables ventajas del software de seguimiento.

Las ventajas del software de seguimiento son difíciles de subestimar.

En tiempos analógicos, un directivo tenía que comprobar manualmente las hojas de horarios y los informes de trabajo realizado y tomar decisiones, a menudo sesgadas, sobre la productividad de cada empleado. Esas responsabilidades les restaban una parte importante de su tiempo de trabajo.

Los empleados también tenían que dedicar tiempo a rellenar estos informes, y dependiendo del estilo de gestión de la empresa, estos informes podían ser bastante extensos.

Los programas informáticos modernos pueden hacerlo automáticamente en cuestión de segundos, con una participación mínima de empleados y empresarios.

Aumentar la productividad es uno de los principales objetivos del software de supervisión de empleados. El programa recopila y resume los datos de actividad, como el tiempo activo/inactivo, el inicio y el final de la jornada laboral, los sitios web visitados, el uso de aplicaciones y mucho más. Esta información revela patrones de trabajo, ineficiencias, áreas a mejorar y empleados que pueden necesitar apoyo adicional.

La supervisión de los empleados favorece la responsabilidad y la transparencia. Cuando los empleados saben que se supervisa su trabajo, suelen estar más dispuestos a concentrarse y cumplir los plazos. Además, los datos de seguimiento pueden ayudar a resolver conflictos y aclarar expectativas.

Algunos programas de supervisión de empleados pueden ayudar a detectar actividades sospechosas, como accesos no autorizados a datos confidenciales, instalaciones de aplicaciones no deseadas o descargas inusuales. Gracias al seguimiento, las empresas pueden identificar riesgos potenciales en una fase temprana y proteger sus sistemas e información valiosa de forma proactiva.

Como podemos ver, el software de control de empleados ofrece a las empresas valiosas ventajas. Sin embargo, deslumbrados por estas ventajas y por la exitosa experiencia de otras empresas, los empresarios suelen pasar por alto la ética de la supervisión de empleados y los posibles inconvenientes relacionados.

Implantar el seguimiento de los empleados de forma ética puede parecer como caminar por la cuerda floja. Si se rompe el equilibrio, los inconvenientes superarán a los beneficios que pueda aportar el software de seguimiento. A la hora de implantar el seguimiento, las empresas deben tener en cuenta cuestiones como el cumplimiento de la legislación, la privacidad, los posibles sesgos y el aumento del estrés.

Es responsabilidad de las empresas estudiar las leyes y reglamentos aplicables en materia de privacidad y asegurarse de que sus prácticas de control son conformes. El tratamiento inadecuado de los datos de los empleados puede acarrear graves consecuencias legales.

La privacidad es la piedra angular de la ética de la supervisión de empleados. El software puede rastrear una amplia gama de actividades, desde las pulsaciones de teclas y los correos electrónicos hasta el historial de navegación por sitios web e incluso las imágenes de la cámara web. Aunque estas prácticas cumplan la normativa local, pueden erosionar la confianza de los empleados y crear una sensación de escrutinio constante. En el futuro, provocarán una disminución de la satisfacción laboral y un aumento del estrés.

Si se analizan sin detenimiento, los datos de seguimiento pueden malinterpretarse para atacar injustamente a determinados empleados por su identidad o sus creencias.

Un directivo con prejuicios contra un empleado puede ver su amplio uso de las redes sociales como pereza e improductividad. En realidad, el empleado puede utilizar los chats para fines relacionados con el trabajo.

A veces los empresarios utilizan indebidamente los datos de seguimiento para microgestionar a los empleados o hacer juicios injustos sobre su rendimiento.

Por ejemplo, un jefe podría utilizar el historial de navegación del empleado para acusarle de holgazanería, sin tener en cuenta factores como la investigación o las urgencias personales.

Sentirse constantemente vigilado puede aumentar la ansiedad y la presión de los empleados. Los empleados se sentirán incómodos con la idea de que se rastreen todos sus movimientos. Puede que no se tomen los descansos necesarios o cometan errores por miedo a que eso degrade su historial de productividad. Además, a los empleados les preocupará que, si no cumplen las expectativas, puedan ser sancionados o despedidos. Todos estos factores minimizarán el efecto positivo de la supervisión. En lugar de una plantilla productiva y eficiente, obtendrá empleados estresados, quemados e insatisfechos con su trabajo.

Cuando los empleados no saben qué información se recopila y con qué fin, o -peor aún- no han sido informados de la vigilancia, se sentirán espiados. Su confianza y lealtad se verán arruinadas, lo que provocará un ambiente de trabajo tóxico y un aumento de la rotación.

Estar atento a estos posibles problemas éticos es responsabilidad de la empresa. La supervisión no debe ser necesariamente estresante. Su impacto depende de varios factores: el tipo de supervisión, el nivel de transparencia, la política de seguimiento y la cultura de la empresa.

Entonces, ¿cómo equilibrar una supervisión eficaz con la ética y el respeto a la privacidad? Recomendamos adoptar las siguientes buenas prácticas.

1. Estudiar las leyes y reglamentos aplicables en materia de privacidad

   Es responsabilidad de la empresa cumplir las leyes estatales y locales sobre privacidad y trabajo. Si su equipo está distribuido geográficamente, debe prestar atención a la normativa no sólo en la zona de su sede central, sino también en las zonas donde viven sus empleados. Consulte a un experto legal para asegurarse de que sus prácticas de supervisión no infringen las limitaciones de recopilación de datos.

2. Hacer que la supervisión tenga un propósito

   Establezca objetivos claros para la supervisión de los empleados, como mejorar la productividad, aumentar la seguridad o garantizar el cumplimiento. Limite el alcance de la supervisión a las actividades que sea estrictamente necesario supervisar para alcanzar el objetivo fijado. Evite recopilar datos innecesarios o conservarlos más tiempo del que requiere su objetivo.

3. Desarrollar una política de control detallada y transparente

   Una política de seguimiento de empleados es un conjunto de normas y directrices que describen las prácticas de seguimiento en su organización. Debe definir los siguientes aspectos:

   • ¿Para qué sirve el control de los trabajadores?

   • ¿A quién se controla?

   • ¿Qué actividades se supervisarán?

   • ¿Cuánto tiempo se conservarán los datos?

   • ¿Cómo se utilizarán los datos de seguimiento? (por ejemplo, evaluación del rendimiento, seguridad, formación)

   • ¿Quién tendrá acceso a los datos de seguimiento?

   • ¿Cómo se protegerán los datos recogidos?

   • ¿Cuáles son los derechos de los trabajadores en relación con los datos recogidos?

   • ¿Cómo gestionará la empresa las quejas o dudas sobre la supervisión?

   La política debe estar fácilmente disponible para los empleados. La empresa es responsable de informar puntualmente a los empleados de cualquier cambio en este documento.

4. Hacer que las prácticas de control sean abiertas y transparentes

   Informe al personal sobre el software de seguimiento y las políticas de supervisión. Explique la finalidad de la supervisión, por ejemplo, la evaluación del rendimiento, la seguridad o el aumento de la productividad. Revele el alcance de la supervisión: qué datos se recopilarán, qué dispositivos y actividades se supervisarán y cómo se utilizarán los datos.

   Tenga en cuenta que a los empleados puede no gustarles la idea de la supervisión al principio. Asegúrate de abordar sus preocupaciones y posibles objeciones.

5. Obtener el consentimiento de los trabajadores

   La mayoría de las jurisdicciones exigen obtener el consentimiento explícito de los empleados para el seguimiento, especialmente para sus formas más intrusivas, como el registro de pulsaciones de teclas o la vigilancia por webcam. Firmar un acuerdo por escrito para el seguimiento es la forma más conveniente de obtener el consentimiento.

6. Garantizar un control justo y coherente

   La ética de la supervisión de empleados exige que apliques las políticas de supervisión de forma coherente a todos los empleados, evitando prácticas discriminatorias. Si sólo supervisa a determinados empleados o a un equipo, es posible que sientan que no confía en ellos y le guarden rencor a usted o a otros empleados no supervisados. Además, sus compañeros pueden empezar a tratarles de forma diferente, lo que puede empeorar el ambiente en el lugar de trabajo.

   Aunque sólo quiera hacer un seguimiento del rendimiento de determinados empleados, es mejor hacer un seguimiento amplio. Una supervisión amplia le dará más información sobre el flujo de trabajo y puede revelar ineficiencias que desconoce.

   El seguimiento debe servir para identificar tendencias y áreas de mejora, no para microgestionar a empleados concretos. Revise periódicamente sus prácticas de seguimiento para asegurarse de que son justas, eficaces y sirven al objetivo fijado.

7. Proteger la privacidad y la seguridad de los datos

   Defina el alcance de la recopilación de datos esencial para lograr su propósito y manténgase dentro de esta limitación. Evite estrictamente la supervisión de los dispositivos personales de los empleados o de su actividad fuera de las horas de trabajo. Si un empleado utiliza su dispositivo personal para trabajar, el software debe tener una opción para detener la supervisión manualmente o realizar un seguimiento automático solo dentro de las horas de trabajo preestablecidas.

   Si es posible, evite recopilar información confidencial. En caso contrario, recurra a la anonimización de los datos, de modo que no puedan asociarse a empleados concretos.

   Aplique medidas de seguridad estrictas para los datos de seguimiento recopilados. Utilice contraseñas seguras, autenticación de dos factores y cifrado de datos siempre que sea posible. Restrinja el acceso a los datos de supervisión al personal autorizado que necesite conocerlos.

El uso ético del software de supervisión de empleados puede parecerse a caminar por la cuerda floja, donde un paso en falso puede arruinar la confianza de los empleados y causar repercusiones legales. Sin embargo, con un enfoque responsable y equilibrado, las empresas pueden disfrutar de los beneficios de la supervisión sin comprometer los principios éticos. Es responsabilidad de una empresa dar prioridad a la transparencia, la equidad y el consentimiento de los empleados si se esfuerza por crear un entorno de trabajo en el que la tecnología se utilice para mejorar la productividad y el rendimiento.