¿Qué empleados pueden ser despedidos sin que ello suponga una pérdida para la empresa?

Cómo puede el sistema automatizado de control de empleados ayudar a la gestión de los recursos humanos en las pequeñas y medianas empresas y ahorrarle dinero determinando cuáles de sus empleados son superfluos.

Parece que lo más difícil de despedir a los empleados es informar a una persona desprevenida de que sus servicios ya no son necesarios. En realidad, el despido es un proceso tan complejo y costoso como la contratación.

A friend of mine who is a businessman could not get on with his new subordinate and six months later fired him explaining that the employee "did not understand the structure of the business." A month later the fired employee got hired by a competitor and after a short time he managed to achieve outstanding results in his new company. So my friend rather than admit his mistake (and it certainly was a mistake) came up with another explanation: competitors pay more.

To avoid such situations managers have to evaluate the effectiveness of employees basing the evaluation on objective criteria and not on some circumstantial evidence like "understanding of the structure of a business". Focusing on personal perceptions of an abstract good employee is a direct path to company's break-up.

To properly optimize your staff you need to establish exactly which actions are required to be taken for each task’s fulfillment. With automated time and attendance tracking when everyone in the company has an established set of applications and sites which he or she uses to perform their duties the "employee - function - tool" bundle works flawlessly. So those who fall out of this bundle you can dismiss relatively trouble-free.

Most companies which use automated time and attendance tracking systems identify four types of "superfluous employees".

Motivo de despido: no hacen nada

La monitorización de la actividad del ordenador ofrece una imagen completa de cómo transcurre la jornada laboral de cada empleado. La experiencia de nuestros usuarios con 40 o más miembros de la plantilla demuestra que en cualquier equipo de trabajo hay al menos dos empleados que están presentes físicamente en el lugar de trabajo pero que no realizan ninguna función útil.

Está perfectamente bien que un empleado se conecte a una red social durante 15 minutos antes de empezar la jornada laboral. Pero si, en cambio, pasa cinco horas al día jugando a juegos en línea, tienes motivos para reconsiderar si necesitas a ese miembro del personal.

The emergence of inveterate idlers in a company is possible if the company manager sees the problem of organizing labor as "resolved once and for all" and does not control the working process with a certain periodicity. Even the best of us tend to loosen up a bit when control is weakened.

Parting with the "slackers" normally does not carry risks as the real example of one of our users shows: one of the company’s department heads found out about the dismissal of one of his subordinates only two days after the latter stopped showing up at the office.

Motivo de despido: hacen el trabajo de otro

Si un empleado utiliza con frecuencia programas o sitios que no están destinados a ayudarle a llevar a cabo sus responsabilidades laborales personales, eso puede significar que esta persona hace el trabajo de otra persona. De hecho, es posible que estos empleados no tengan ninguna tarea o proyecto propio y que todo su tiempo se dedique a un trabajo que no puede verificarse ni evaluarse con ningún baremo objetivo.

En las empresas en las que los jefes de línea distribuyen de forma independiente las responsabilidades entre los empleados y controlan el trabajo de su departamento, siempre hay varios empleados a los que se les puede encargar que apoyen a alguien o ayuden a un equipo de proyecto en algún área específica del mismo.

Parting with an "assistant" will be virtually trouble-free for company’s staff as employees who had previously used his or her services will do the work themselves. This promotes even distribution of the workload for all employees and wage fund can be reallocated in favor of more productive workers.

Motivo de despido: trasladan su trabajo a otros

Suelen residir en departamentos en los que todos los empleados tienen funciones similares. Normalmente se asigna una tarea a un departamento en su conjunto y los miembros del personal se distribuyen entre ellos las responsabilidades y la carga de trabajo necesarias para completar la tarea.

Por ejemplo, tres empleados de un departamento de logística tenían que introducir 1.000 nuevos artículos en la base de datos en una semana. La tarea pudo realizarse con precisión y a tiempo, pero si se observa cómo los tres empleados utilizaron los ordenadores para el trabajo se verá que dos de ellos pasaron el 95% del tiempo de trabajo en las bases de datos corporativas y en Excel, pero el tercero sólo pasó el 35% del tiempo allí. Esto significa que todo el trabajo del departamento lo realizaban en realidad dos personas de las tres.

A juzgar por la experiencia, este estado de cosas puede darse incluso en una empresa con tan sólo 10 empleados. Siempre hay tres o cuatro personas que asumen la mayor parte de la carga de trabajo y, por ello, el resto de los empleados tiene la falsa sensación de que las cargas individuales también pueden transferirse parcialmente sobre ellos.

Motivo de despido: hacen mucho trabajo pero más bien entorpecen que ayudan

Cada empleado tiene una serie de funciones que se reflejan en el contrato de trabajo y en la descripción del puesto. Y tiene que cumplirlas. Incluso si los empleados se distraen de su trabajo no por asuntos personales, sino por la necesidad de ayudar a un compañero, sigue siendo un problema.

Los directivos de las empresas no tienen la capacidad de mirar en el ordenador de cada empleado, por lo que es posible que nunca se enteren de que, por ejemplo, el director de ventas de la empresa utiliza Word más a menudo de lo necesario (para redactar propuestas comerciales y hacer esencialmente el trabajo del departamento de marketing) o consulta mucho a los clientes sobre las capacidades técnicas de un producto (que es el trabajo del soporte técnico), aunque la única función del director de ventas sea vender.

"Jacks of all trades" do a lot of things at once but either never bring any of them to the end or do all of them equally badly because they jump from task to task and are constantly distracted. Even if they are always heavily loaded with work and busy with something all the time it is impossible to measure their contribution into the cost of the product. And this is a reason enough to dismiss such employee.