¿Qué empleados pueden ser despedidos sin que ello suponga una pérdida para la empresa?

Cómo puede el sistema automatizado de control de empleados ayudar a la gestión de los recursos humanos en las pequeñas y medianas empresas y ahorrarle dinero determinando cuáles de sus empleados son superfluos.

Parece que lo más difícil de despedir a los empleados es informar a una persona desprevenida de que sus servicios ya no son necesarios. En realidad, el despido es un proceso tan complejo y costoso como la contratación.

Un amigo mío, que es empresario, no pudo llevarse bien con su nuevo subordinado y seis meses después lo despidió explicando que el empleado "no entendía la estructura del negocio". Un mes más tarde, el empleado despedido fue contratado por un competidor y, al cabo de poco tiempo, consiguió obtener resultados extraordinarios en su nueva empresa. Así que mi amigo, en lugar de admitir su error (y ciertamente fue un error), se inventó otra explicación: los competidores pagan más.

Para evitar este tipo de situaciones, los directivos tienen que evaluar la eficacia de los empleados basándose en criterios objetivos y no en algunas pruebas circunstanciales como la "comprensión de la estructura de la empresa". Centrarse en las percepciones personales de un buen empleado abstracto es un camino directo hacia la ruptura de la empresa.

Para optimizar adecuadamente a su personal, es necesario establecer exactamente qué acciones deben realizarse para el cumplimiento de cada tarea. Con el seguimiento automatizado del tiempo y la asistencia, cuando todos los miembros de la empresa tienen un conjunto establecido de aplicaciones y sitios que utilizan para realizar sus tareas, el paquete "empleado - función - herramienta" funciona sin problemas. Por lo tanto, los que se quedan fuera de este paquete se pueden despedir relativamente sin problemas.

La mayoría de las empresas que utilizan sistemas automatizados de control de presencia identifican cuatro tipos de "empleados superfluos".

Motivo de despido: no hacen nada

La monitorización de la actividad del ordenador ofrece una imagen completa de cómo transcurre la jornada laboral de cada empleado. La experiencia de nuestros usuarios con 40 o más miembros de la plantilla demuestra que en cualquier equipo de trabajo hay al menos dos empleados que están presentes físicamente en el lugar de trabajo pero que no realizan ninguna función útil.

Está perfectamente bien que un empleado se conecte a una red social durante 15 minutos antes de empezar la jornada laboral. Pero si, en cambio, pasa cinco horas al día jugando a juegos en línea, tienes motivos para reconsiderar si necesitas a ese miembro del personal.

La aparición de ociosos empedernidos en una empresa es posible si el director de la misma considera que el problema de la organización del trabajo está "resuelto de una vez por todas" y no controla el proceso de trabajo con cierta periodicidad. Incluso los mejores tienden a aflojar un poco cuando se debilita el control.

Desprenderse de los "holgazanes" no suele entrañar riesgos, como demuestra el ejemplo real de uno de nuestros usuarios: uno de los jefes de departamento de la empresa se enteró del despido de uno de sus subordinados sólo dos días después de que éste dejara de acudir a la oficina.

Motivo de despido: hacen el trabajo de otro

Si un empleado utiliza con frecuencia programas o sitios que no están destinados a ayudarle a llevar a cabo sus responsabilidades laborales personales, eso puede significar que esta persona hace el trabajo de otra persona. De hecho, es posible que estos empleados no tengan ninguna tarea o proyecto propio y que todo su tiempo se dedique a un trabajo que no puede verificarse ni evaluarse con ningún baremo objetivo.

En las empresas en las que los jefes de línea distribuyen de forma independiente las responsabilidades entre los empleados y controlan el trabajo de su departamento, siempre hay varios empleados a los que se les puede encargar que apoyen a alguien o ayuden a un equipo de proyecto en algún área específica del mismo.

Desprenderse de un "asistente" no supondrá prácticamente ningún problema para el personal de la empresa, ya que los empleados que habían utilizado sus servicios anteriormente harán el trabajo ellos mismos. Esto favorece la distribución uniforme de la carga de trabajo para todos los empleados y el fondo salarial puede reasignarse en favor de los trabajadores más productivos.

Motivo de despido: trasladan su trabajo a otros

Suelen residir en departamentos en los que todos los empleados tienen funciones similares. Normalmente se asigna una tarea a un departamento en su conjunto y los miembros del personal se distribuyen entre ellos las responsabilidades y la carga de trabajo necesarias para completar la tarea.

Por ejemplo, tres empleados de un departamento de logística tenían que introducir 1.000 nuevos artículos en la base de datos en una semana. La tarea pudo realizarse con precisión y a tiempo, pero si se observa cómo los tres empleados utilizaron los ordenadores para el trabajo se verá que dos de ellos pasaron el 95% del tiempo de trabajo en las bases de datos corporativas y en Excel, pero el tercero sólo pasó el 35% del tiempo allí. Esto significa que todo el trabajo del departamento lo realizaban en realidad dos personas de las tres.

A juzgar por la experiencia, este estado de cosas puede darse incluso en una empresa con tan sólo 10 empleados. Siempre hay tres o cuatro personas que asumen la mayor parte de la carga de trabajo y, por ello, el resto de los empleados tiene la falsa sensación de que las cargas individuales también pueden transferirse parcialmente sobre ellos.

Motivo de despido: hacen mucho trabajo pero más bien entorpecen que ayudan

Cada empleado tiene una serie de funciones que se reflejan en el contrato de trabajo y en la descripción del puesto. Y tiene que cumplirlas. Incluso si los empleados se distraen de su trabajo no por asuntos personales, sino por la necesidad de ayudar a un compañero, sigue siendo un problema.

Los directivos de las empresas no tienen la capacidad de mirar en el ordenador de cada empleado, por lo que es posible que nunca se enteren de que, por ejemplo, el director de ventas de la empresa utiliza Word más a menudo de lo necesario (para redactar propuestas comerciales y hacer esencialmente el trabajo del departamento de marketing) o consulta mucho a los clientes sobre las capacidades técnicas de un producto (que es el trabajo del soporte técnico), aunque la única función del director de ventas sea vender.

Los "jotos de todos los oficios" hacen muchas cosas a la vez pero, o bien nunca llevan a cabo ninguna de ellas o las hacen todas igual de mal porque saltan de una tarea a otra y se distraen constantemente. Aunque estén siempre muy cargados de trabajo y ocupados en algo todo el tiempo es imposible medir su contribución en el coste del producto. Y esta es una razón suficiente para despedir a dicho empleado.