El drenaje sigiloso: cómo el robo de empleados puede hundir su negocio

Imagine a un culpable oculto desviando silenciosamente fondos de la cuenta bancaria de su empresa. El robo por parte de empleados, una amenaza generalizada a menudo subestimada, funciona así.

Según un informe de Exploding Topics, su personal roba anualmente la asombrosa cantidad de 50 mil millones de dólares de empresas estadounidenses. Esto se traduce en una considerable pérdida de ingresos del 5% para las empresas debido al robo de empleados, que incluye dinero robado, activos físicos hurtados y estafas financieras.

Más allá del golpe financiero, el robo por parte de los empleados erosiona la confianza dentro del equipo, daña la moral y pone en peligro la reputación de su empresa. La realidad es que el robo en el lugar de trabajo no es un incidente aislado: es una amenaza inminente en todas las industrias, que afecta a empresas de todos los tamaños.

El robo por parte de empleados no es un delito único; se manifiesta en diversas acciones engañosas, grandes o pequeñas, según la industria y la función del empleado. Tomar una nota adhesiva o un bolígrafo puede parecer trivial, pero técnicamente sigue robando recursos de la empresa.

Exploremos cómo las diferentes industrias son susceptibles a formas específicas de robo:

Los entornos minoristas son particularmente vulnerables a diversos esquemas fraudulentos. Por ejemplo, los minoristas estadounidenses pierden hasta el 43% de sus ingresos debido al robo de empleados.

Aquí hay un desglose de los métodos comunes de robo en comercios minoristas:

Robo de caja registradora: los empleados que manejan grandes cantidades de efectivo diariamente tienen oportunidades para realizar actividades turbias. Esto incluye desviar fondos antes de que se registren en el sistema, a menudo mediante transacciones fraudulentas o embolsándose pagos en efectivo.

Ejemplo: algunos empleados exhiben una creatividad notable en sus esquemas. CleverControl, una empresa que ofrece soluciones de seguimiento de empleados, se asoció con un pequeño minorista con un programa de tarjetas de fidelización de clientes. Un cajero deshonesto ideó un plan para explotar este sistema. Deduciría discretamente bonificaciones de las tarjetas de los clientes para cubrir una parte o incluso la totalidad del precio de compra, mientras cobraba al cliente el precio total en efectivo. De esta manera se embolsó la diferencia.

Manipulación de inventario: Se trata de prácticas engañosas que distorsionan los registros de inventario. Los empleados pueden inventar informes de daños para reclamar productos inexistentes para beneficio personal. Los cajeros también pueden anular transacciones de ventas legítimas, pretendiendo que el cliente cambió de opinión. Luego podrían quedarse con el efectivo o utilizar el recibo anulado para procesar una devolución fraudulenta para ellos o un cómplice. Este esquema también se puede realizar con devoluciones de mercancías: procesar una devolución sin recibir realmente los artículos.

El sector financiero es otra industria altamente susceptible al robo. A continuación se muestran algunos esquemas de fraude frecuentes:

Malversación: Se refiere a la apropiación indebida de fondos o bienes confiados para beneficio personal. Un empleado de confianza podría desviar fondos de la empresa para su uso.

Fraude de cuentas de gastos: esto implica que los empleados envíen informes de gastos inflados o falsos para reclamar gastos personales como costos comerciales.

Manipulación de registros financieros: los empleados pueden alterar los registros financieros para ocultar malversación de fondos u otras formas de robo. Estas manipulaciones pueden dificultar la detección de actividades fraudulentas y tener graves consecuencias legales.

Ejemplo: Un acto descarado de robo interno salió a la luz en una sucursal de la empresa cuando un ex empleado se puso en contacto con la oficina corporativa. El hombre se preguntó por qué seguía recibiendo formularios de impuestos W-2 y debía impuestos sobre salarios que nunca ganó. La investigación descubrió que el gerente general había estado agregando fraudulentamente al ex empleado al sistema de nómina durante dos años. Luego se embolsó el salario pagado a nombre del empleado falso.

Trabajar en la hostelería a menudo implica una remuneración baja, condiciones laborales exigentes y un estrés abrumador. En estas circunstancias, los empleados pueden ser más susceptibles a aprovechar oportunidades, como un artículo olvidado o un cajón de efectivo desatendido.

Los robos más frecuentes en hostelería incluyen:

Robo de efectivo en cajas registradoras: los empleados pueden robar efectivo directamente de las cajas registradoras de restaurantes o de los mostradores de recepción de hoteles.

Embolsarse propinas destinadas a colegas: los empleados que juntan propinas pueden robar una parte destinada a sus colegas. Este comportamiento no sólo perjudica a la empresa sino que también genera tensión y desconfianza entre el personal.

Cobrar de más a los clientes: los empleados pueden agregar artículos no autorizados a las facturas o inflar los precios para beneficio personal.

Ejemplo: También se pueden encontrar mentes criminales en la industria hotelera, ideando complejos esquemas con fines de lucro, como se ve en este caso:

El director general del hotel recibió una llamada de queja de un huésped sobre una estancia anterior, solicitando un reembolso. Después de una breve investigación, descubrió que la estancia del huésped no estaba en el sistema y que la habitación en cuestión estaba marcada como fuera de servicio debido a la limpieza de la alfombra ese día.

Una investigación más exhaustiva reveló un descubrimiento sorprendente: el personal de auditoría nocturna y un ama de llaves, que tenían una relación sentimental, se habían confabulado para embolsarse los pagos de los huéspedes que pagaban en efectivo y se registraban por la noche para estancias de una sola noche. El personal de auditoría nocturna aceptó pagos en efectivo, registró la entrada de los huéspedes y marcó las habitaciones como "fuera de servicio". Por la mañana, el ama de llaves limpió la habitación y restableció su estado a vacante/limpia.

Este plan engañoso persistió durante cinco años, sin ser detectado por la gerencia, y resultó en una pérdida estimada de aproximadamente $100,000.

Los robos en las oficinas pueden adoptar formas discretas y parecer insignificantes; sin embargo, pueden tener consecuencias importantes para su negocio. Esto es lo que los empleados de oficina podrían robar:

Suministros de oficina: aunque parezca menor, la acumulación de suministros de oficina robados, como papel, bolígrafos o cartuchos de tóner, puede generar costos sustanciales con el tiempo. El uso de impresoras de oficina para fines personales también entra en esta categoría.

Equipo: el robo de equipos, como computadoras portátiles, tabletas o herramientas especializadas, puede interrumpir las operaciones y provocar filtraciones de datos.

Violaciones de datos: los empleados con acceso a información confidencial pueden robar datos de clientes, secretos comerciales o propiedad intelectual. Esto puede tener graves repercusiones legales y financieras para las empresas de todos los sectores, especialmente las de finanzas y tecnología.

Robo de tiempo: Los empleados que pierden el tiempo mientras están trabajando, como tomando descansos excesivamente largos o haciendo recados personales, esencialmente le roban a su empleador. El robo de tiempo puede ser un problema en entornos donde las horas de trabajo no se controlan estrictamente.

Al igual que en el comercio minorista y las oficinas, los empleados del sector manufacturero pueden robar materiales, herramientas o productos terminados para uso personal o reventa. Estos robos pueden alterar los programas de producción y provocar pérdidas financieras importantes.

El robo por parte de empleados puede afectar significativamente a su negocio de varias maneras más allá de las consecuencias financieras obvias.

Según TechJury, un asombroso 75% de los empleados ha robado a su empleador al menos una vez, y más del 37% admite haberlo hecho dos o más. Tres de cada diez empleados ladrones llevan años robando.

Como resultado, el robo por parte de empleados desvía la asombrosa cantidad de 50 mil millones de dólares anuales de las empresas y contribuye a más del 30% de las quiebras en Estados Unidos.

El impacto en el comercio minorista es particularmente severo: el robo por parte de empleados causa el 28% de las pérdidas de inventario y el 43% de la pérdida de ingresos. Cada empleado deshonesto le cuesta a una empresa un promedio de $1,551.66.

Los esquemas de malversación de fondos causan daños aún mayores, lo que lleva a una pérdida promedio de 357.650 dólares. Esto incluye no sólo las pérdidas por fraude directo sino también las indirectas, como los gastos por despidos y contrataciones de empleados, el aumento del gasto en auditorías y seguridad, y la pérdida de clientes.

El robo de tiempo, aunque aparentemente inofensivo, se traduce en pérdidas tangibles de alrededor de 400 mil millones de dólares al año, que afectan al 75% de las empresas. Más del 40% de los empleados participan en algún tipo de robo de tiempo, desde inflar sus horas de trabajo hasta tomar descansos frecuentes mientras están fichados.

El robo por parte de empleados puede erosionar la confianza del cliente y dañar la reputación de su empresa. Cuando los clientes descubren que los empleados han estado robando, se preocupan por la seguridad de su información o la integridad general de la empresa. Las consecuencias reputacionales también pueden incluir pérdida de clientes, desconfianza de los accionistas y menores ganancias.

El robo interno puede generar sospechas y desconfianza entre el personal. Los empleados honestos que descubren un robo pueden sentirse desanimados y cuestionar el compromiso de la empresa con un trato justo. El robo puede afectar negativamente la moral y la cultura del lugar de trabajo, provocar una mayor rotación de empleados e incluso mayores costos de contratación para compensar la mala reputación de la empresa.

Desafortunadamente, el costo real del robo por parte de empleados va mucho más allá de la pérdida inicial. Una estadística aleccionadora de TechJury revela que solo se descubre aproximadamente el 10% de los robos por parte de los empleados. Una parte importante del robo pasa desapercibida durante largos períodos, lo que permite al autor infligir un daño financiero aún mayor. La ACFE informa una duración media de dos años para que los esquemas de fraude ocupacional continúen antes de ser descubiertos. Este plazo ampliado resalta la importancia de implementar medidas proactivas para prevenir y detectar el robo de empleados antes de que afecte significativamente a su negocio.

La lucha contra el robo por parte de empleados requiere una estrategia integral que combine medidas preventivas con métodos de detección eficaces. A continuación se detallan algunos pasos clave que puede tomar para salvaguardar su negocio:

• Establecer políticas claras: desarrollar políticas empresariales claras y concisas que describan el comportamiento aceptable e inaceptable. Estas políticas deberían abordar explícitamente el robo de empleados y sus consecuencias.
• Segregar Deberes: Implementar un sistema de segregación de deberes. Esto significa separar tareas críticas como autorizar pagos, manejar efectivo y conciliar cuentas. Esto minimiza las oportunidades para que un solo empleado cometa y oculte un robo.
• Realice auditorías periódicas: las auditorías internas periódicas pueden ayudar a identificar discrepancias o actividades sospechosas que podrían indicar un robo por parte de los empleados.

• Cámaras de seguridad: instale cámaras de seguridad en ubicaciones estratégicas para disuadir robos y monitorear la actividad de los empleados en áreas de alto riesgo.
• Sistemas de control de acceso: implementar sistemas de control de acceso para restringir el acceso a áreas e información sensibles según los roles y responsabilidades laborales. Esto garantiza que solo el personal autorizado pueda acceder a datos o activos confidenciales.
• Sistemas de punto de venta (POS): invierta en sistemas POS modernos con funciones que realicen un seguimiento de las transacciones individuales de los empleados y eviten anulaciones o descuentos no autorizados. Esto puede ayudar a identificar transacciones sospechosas en las cajas registradoras.
• Software de seguimiento de empleados: Considere la posibilidad de utilizar un software de seguimiento de empleados como CleverControl como herramienta de defensa contra el robo de empleados.Si bien no debería ser la única solución y debería implementarse con políticas claras y el consentimiento de los empleados, puede proporcionar información valiosa. Funciones como monitorear el uso de la computadora, el historial de navegación en Internet, las pulsaciones de teclas, las capturas de pantalla y el reconocimiento facial pueden ayudar a detectar comportamientos sospechosos que podrían justificar una mayor investigación. Además, la conciencia de estar siendo monitoreado puede disuadir posibles robos. El software que rastrea la productividad de los empleados también se puede utilizar para combatir el robo de tiempo.

• Promover la conducta ética: crear una cultura empresarial que enfatice la honestidad, la integridad y el comportamiento ético desde el liderazgo hacia abajo. Cuando la conducta ética es un valor fundamental, es menos probable que los empleados participen en robos.
• Liderar con el ejemplo: dar un ejemplo positivo demostrando una conducta ética en todos los niveles de gestión.
• Cree canales de denuncia anónimos: establezca canales de denuncia anónimos para alentar a los empleados a denunciar sospechas de irregularidades sin temor a represalias. Esto puede ayudar a identificar posibles robos antes de que ocurran.

• Llevar a cabo programas de capacitación: llevar a cabo programas de capacitación regulares para educar a los empleados sobre las políticas de la empresa en materia de robo y fraude.
• Informar a los empleados: informar a los empleados sobre los diferentes tipos de robo por parte de empleados y sus consecuencias. Esto puede ayudar a crear conciencia y disuadir posibles robos.
• Resalte la importancia de la salvaguardia: enfatice la importancia de salvaguardar los activos de la empresa y proteger la información confidencial. Educar a los empleados sobre las mejores prácticas para la seguridad de los datos y el uso responsable de los recursos de la empresa.

Al implementar una combinación de estas medidas preventivas y de detección, puede reducir significativamente su vulnerabilidad al robo por parte de los empleados y proteger su empresa de sus devastadoras consecuencias financieras y de reputación.

El robo por parte de los empleados, aunque a menudo está oculto, puede causar daños importantes a su empresa. Las pérdidas financieras, el daño a la reputación y la erosión de la moral de los empleados resaltan la necesidad crítica de medidas proactivas. La buena noticia es que no estás impotente. Si sigue las estrategias descritas en este artículo, podrá construir una defensa sólida contra el robo de los empleados.

Aquí hay un resumen rápido de los puntos clave:

• El robo por parte de empleados es una amenaza generalizada que cuesta a las empresas miles de millones al año.
• Puede manifestarse de diversas formas en diferentes industrias.
• Más allá de las pérdidas financieras, el robo por parte de empleados daña su reputación y su cultura laboral.
• Implementar una estrategia integral es crucial para la prevención y detección.
• Esta estrategia debe incluir controles internos sólidos, soluciones tecnológicas, una cultura de ética y educación de los empleados.

Si sigue estos pasos, podrá crear un entorno de trabajo que disuada el robo y fomente la confianza entre sus empleados. En última instancia, esto salvaguardará su negocio y garantizará su éxito a largo plazo.