Software de supervisión de empleados en Texas: Cumplimiento de las leyes estatales y federales

A nivel federal, la principal legislación que regula la vigilancia de las comunicaciones electrónicas es la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA) de 1986. En general, prohíbe la interceptación intencionada de las comunicaciones alámbricas, orales y electrónicas. Sin embargo, hay excepciones para los empresarios. Los empleadores son libres de rastrear las comunicaciones electrónicas en dispositivos propiedad de la empresa en el curso ordinario de los negocios o con el consentimiento del empleado. La vigilancia de conversaciones privadas está generalmente prohibida.

En cuanto a las leyes estatales, los empleadores de Texas deben considerar la Ley de Protección de la Privacidad de Texas de 2019. Según esta, los empleadores deben informar a los empleados cuándo y cómo se monitorean sus actividades. En otras palabras, aunque la supervisión esté permitida, los empleados deben ser notificados sobre la naturaleza y el alcance de las prácticas de supervisión.

Las prácticas que pueden considerarse intrusivas, a saber, la vigilancia por vídeo y audio, están permitidas pero con limitaciones. Mientras que la ley de Texas generalmente permite la videovigilancia en áreas públicas del lugar de trabajo sin el consentimiento del empleado, la grabación de audio requiere al menos el permiso de una de las partes (lo que significa que el grabador debe ser un participante en la conversación o tener el consentimiento de uno de los participantes). La vigilancia de áreas privadas o dispositivos/cuentas personales requiere el consentimiento explícito del empleado.

Texas también reconoce el derecho consuetudinario a la intimidad y el delito de invasión de la intimidad, concretamente la "intrusión en la reclusión". Para reclamar una violación, un empleado debe demostrar una intrusión intencionada y altamente ofensiva en asuntos privados en los que existe una expectativa razonable de privacidad. Por ejemplo, zonas como vestuarios y baños entran en la categoría de expectativas razonables de privacidad. Al mismo tiempo, los chats personales en dispositivos propiedad de la empresa no lo están.

Las prácticas de control específicas pueden resumirse en el siguiente cuadro:

Teniendo en cuenta las regulaciones estatales y federales, las mejores prácticas para las organizaciones de Texas que utilizan software de monitoreo de empleados serán:

• Los empresarios deben definir el objetivo de la supervisión y el alcance de las actividades que deben supervisarse para alcanzar dicho objetivo. El seguimiento debe limitarse a estas actividades específicas.
• Los empresarios deben considerar detenidamente la supervisión en los casos en que los límites entre el trabajo y la vida privada sean difusos, por ejemplo, las oficinas en casa o las políticas de "trae tus propios dispositivos".
• Las organizaciones deben utilizar métodos de supervisión menos intrusivos siempre que sea posible. Por ejemplo, los directivos pueden instalar software de supervisión para bloquear sitios web y redes sociales no deseados en lugar de rastrear meticulosamente el historial de internet y de chats.
• Los empresarios deben crear políticas de seguimiento detalladas y ponerlas a disposición de todos los empleados afectados. Estos documentos deben describir qué datos se recogen, sus condiciones de almacenamiento, los fines del seguimiento y las personas que pueden acceder a los datos. Las organizaciones deben revisar periódicamente las políticas de seguimiento, consultando a los profesionales jurídicos y de recursos humanos, para asegurarse de que cumplen la legislación vigente.
• Los empresarios de Texas deben notificar a los empleados las prácticas de vigilancia e, idealmente, obtener su consentimiento por escrito. Aunque el consentimiento no siempre es necesario, obtenerlo ayuda a gestionar las expectativas de los empleados y refuerza la defensa legal del empresario frente a reclamaciones sobre privacidad.
• La legislación de Texas, al igual que la federal, reconoce que ciertas áreas son intrínsecamente privadas. Los lugares donde los empleados tienen una alta expectativa de privacidad, tales como vestuarios o baños, son ilegales de monitorear. Aunque los empleadores pueden estar autorizados a vigilar las salas de descanso o las zonas comunes con previo aviso, deben asegurarse de que la vigilancia no sea excesivamente intrusiva o acosadora.
• Los empleados de Texas no deben acceder o rastrear los dispositivos personales de los empleados, como ordenadores portátiles o teléfonos, sin el consentimiento explícito del propietario, incluso si el dispositivo se utiliza para el trabajo. Del mismo modo, no está permitido rastrear las cuentas personales de correo electrónico o de redes sociales de un empleado, aunque este acceda a ellas desde un ordenador de la empresa.
• Los empresarios pueden vigilar la ubicación de los vehículos y dispositivos propiedad de la empresa si notifican a los empleados el seguimiento y obtienen su consentimiento.
• Antes de implantar nuevos formularios de control, los empresarios deben evaluar su posible impacto y consultar con las autoridades reguladoras de la privacidad y los comités de empresa.

Si los empresarios de Texas tienen en cuenta cuidadosamente las leyes federales y estatales y aplican políticas de supervisión bien definidas y transparentes, el software de supervisión de empleados se convertirá en su poderoso aliado para impulsar la productividad y la seguridad de la empresa.