Garantizar la productividad con el software de supervisión de empleados en Georgia: Características principales y casos de uso

La logística, la agroindustria y el comercio minorista son tres grandes pilares de la economía de Georgia. El sector de la logística en Georgia emplea a una gran cantidad de mano de obra, con más de 177.000 empleos en el sector privado puestos de trabajo sólo en el transporte, y otras decenas de miles en servicios de entrega y almacenamiento. El comercio minorista es otra industria crítica que sustenta alrededor del 28% de los puestos de trabajo del estado. La agricultura, que es la primera industria de Georgia en términos de impacto económico, emplea a más de 769.000 personas. La contribución combinada de estas tres industrias a la economía de Georgia supera los 565.000 millones de dólares. Por supuesto, la productividad, la seguridad y la eficiencia de los empleados son importantes en sectores tan grandes e impactantes. Las organizaciones se enfrentan a múltiples retos en estos ámbitos, imposibles de abarcar en un pequeño artículo. Aquí nos centraremos en algunos específicos que pueden resolverse con un software de supervisión de empleados.

Cada sector se enfrenta a retos específicos, y el comercio minorista, la agroindustria y la logística no son una excepción. Identifiquemos estos retos.

La agricultura, la transformación, la distribución y otros procesos del sector agroindustrial no siempre son fáciles de supervisar, sobre todo con programas informáticos. Aunque los programas de seguimiento no pueden evaluar la calidad de una tarea como la siembra, hay varios retos en los que pueden ayudar significativamente:

1. Seguimiento de la presencia y ubicación de los trabajadores sobre el terreno, asegurándose de que están en el lugar durante las horas de trabajo y en las zonas designadas para tareas específicas;

2. Registrar con precisión las horas de trabajo de los peones, especialmente de los que cobran por hora;

3. Supervisión del uso y movimiento de la maquinaria;

4. Seguimiento del personal que gestiona las operaciones agrícolas, el inventario, las ventas o la logística desde un entorno de oficina utilizando ordenadores. La supervisión de la actividad de estas funciones garantiza un uso eficiente del tiempo de trabajo y evita posibles problemas como el fraude.

El sector logístico es el puente entre productores y consumidores y la base del comercio. A menudo se enfrenta a complejidades relacionadas con el movimiento, los plazos y la gestión de recursos.

El primer problema es planificar las rutas de transporte más eficientes y optimizarlas si es necesario. No es tarea fácil si se tienen en cuenta las fluctuaciones del tráfico, el estado de las carreteras y los plazos de entrega. Un pequeño error puede hacer perder tiempo, aumentar los gastos de combustible y retrasar las entregas.

Controlar los plazos de entrega es otro problema importante. No puedes establecer relaciones sólidas con tus clientes si tus entregas siempre se retrasan, no importa si se debe a circunstancias imprevistas o a ineficiencias en la planificación o la ejecución.

Sin embargo, aunque planifique meticulosamente la ruta y tenga en cuenta los menores problemas potenciales, la entrega puede fracasar por culpa de la mala conducta del conductor. El exceso de velocidad, los desvíos no autorizados, el tiempo de inactividad excesivo y el manejo inadecuado del vehículo son problemas más comunes de lo que se piensa. El resultado son mayores costes operativos, problemas de mantenimiento, posibles riesgos legales y de seguridad, y clientes descontentos.

Hablando de costes operativos, el combustible es uno de los principales gastos de explotación. Por eso hay que tener en cuenta y controlar el consumo de combustible, identificar los hábitos de conducción derrochadores y detectar posibles robos de combustible.

La mala conducta o la ineficacia del conductor no sólo pueden aumentar los costes operativos, sino también poner en peligro toda la carga. Evitar robos, daños o accesos no autorizados a los envíos es primordial.

La última consideración, aunque no la menos importante, es el cumplimiento de la normativa. El sector de la logística está sujeto a numerosas normativas relativas a las horas de trabajo de los conductores, el mantenimiento de los vehículos, la manipulación de la carga y los procedimientos aduaneros. Cumplirlas exige un seguimiento y un registro diligentes.

Las operaciones de venta al por menor, ya sean en tienda o en línea, dependen de la eficacia del personal y de la integridad de las transacciones. El software de supervisión puede ayudar significativamente a superar los siguientes retos en este sector:

1. Seguimiento preciso del tiempo de trabajo y revelación de los retrasos o salidas anticipadas habituales.

2. Supervisar la actividad informática de los empleados encargados de tareas administrativas, gestión de inventarios o procesamiento de pedidos en línea. Ayuda a identificar si el tiempo de trabajo se emplea de forma productiva y evita fraudes y otros incidentes.

3. Abordar el robo de tiempo.

4. Seguimiento del personal a distancia o de reparto para garantizar la asistencia y el uso eficiente de las horas de trabajo.

5. Seguimiento de las interacciones de los empleados con los clientes para garantizar un servicio de alta calidad.

6. Supervisión de la actividad en los puntos de venta (TPV): transacciones, devoluciones e interacciones de los empleados para detectar posibles errores y actividades deshonestas.

Ahora que hemos esbozado los retos en estos sectores, es el momento de explorar cómo puede ayudar el moderno software de supervisión de empleados. Estas herramientas ofrecen visibilidad, responsabilidad y conocimientos para tomar decisiones informadas.

Existen docenas de soluciones de seguimiento en el mercado, y la elección de una depende del reto de la organización. Hay que buscar funciones que resuelvan los problemas específicos de la empresa. Vamos a desglosar las principales características del software de seguimiento de empleados y qué problemas pueden resolver.

En los sectores en los que los costes de mano de obra pueden dispararse rápidamente -especialmente en entornos con salarios por hora, como la agricultura y el comercio minorista-, el control preciso del tiempo es esencial, y la función de control del tiempo está integrada en muchas herramientas de supervisión de empleados.

En primer lugar, el software diseñado para supervisar la actividad informática de los empleados suele disponer de rastreadores de horas de trabajo que registran la asistencia, el inicio y el final de la jornada laboral, los periodos de inactividad y el total de horas de trabajo para cualquier periodo seleccionado. Un ejemplo de este tipo de software es CleverControl , una solución potente y fiable para la supervisión de los empleados.

Algunos programas de seguimiento de la actividad también permiten registrar el tiempo dedicado a proyectos o tareas específicos, lo que permite a los gestores analizar los procesos de trabajo y planificar los plazos futuros.

El software de control del tiempo es ideal para supervisar a cualquier empleado administrativo o de otro tipo que trabaje en los ordenadores.

Pero, ¿y si el empleado trabaja sobre el terreno o hace entregas? En este caso, existen aplicaciones móviles con geolocalización y verificación biométrica (como reconocimiento facial o introducción de PIN). Garantizan la precisión de las entradas y salidas, incluso en zonas remotas.

La función de control del tiempo garantiza nóminas justas, reduce el robo de tiempo y el absentismo y ayuda a mantener la disciplina laboral.

Si la organización quiere saber no sólo cuánto trabajan sus empleados, sino también cómo emplean su tiempo de trabajo, la funcionalidad de seguimiento de la actividad es su solución. El software con capacidad de seguimiento de la actividad registra casi todo lo que el empleado hace en su puesto de trabajo, proporcionando un registro detallado de su jornada. Por ejemplo, el software puede realizar un seguimiento del uso de aplicaciones y sitios web durante las horas de trabajo y clasificarlo como productivo o improductivo. También puede realizar capturas y grabaciones de pantalla que proporcionen un contexto visual para los registros de texto. Los rastreadores de actividad avanzados pueden grabar llamadas y chats en messengers y transmitir la pantalla del empleado en directo, lo que permite al directivo comprobar si el trabajador está centrado en sus responsabilidades.

Los registros de actividad detallados ayudan a garantizar que el personal se concentra en sus responsabilidades directas y, en muchos casos, a evaluar la calidad de su aportación, por ejemplo, la rapidez y calidad con que el agente de soporte atiende las solicitudes de los clientes. Además, son una medida de seguridad adicional contra posibles fraudes o usos indebidos de los recursos de la empresa.

Esta función será muy valiosa para las empresas en las que las personas y los bienes están en constante movimiento, como las de logística y reparto. Los dispositivos GPS integrados en el vehículo o las aplicaciones móviles proporcionan actualizaciones de ubicación en tiempo real, control del cumplimiento de la ruta y alertas de desviación. Algunas herramientas se integran con los sistemas de diagnóstico del vehículo para controlar la velocidad, el consumo de combustible y el estado del motor.

Para el personal de reparto de los comercios, las aplicaciones móviles con GPS y funciones de firma del cliente verifican la finalización de la entrega y optimizan las rutas futuras.

El GPS garantiza la puntualidad de las entregas y el cumplimiento de las normas de conducción. Además, contribuye a la eficiencia de las operaciones de entrega en el último kilómetro.

Los datos en bruto tienen poco valor si no se puede extraer de ellos información significativa. Sin embargo, hacerlo manualmente lleva mucho tiempo y es propenso a errores y conclusiones subjetivas. Por eso, el software de control de empleados suele incluir informes, gráficos de resumen de actividad automatizados e incluso Herramientas de análisis basadas en IA. Los informes pueden destacar los patrones de asistencia, las tendencias de las horas extraordinarias y las variaciones de productividad entre equipos o ubicaciones.

Ser reactivo a menudo significa que los problemas ya se han producido. Las alertas en tiempo real permiten actuar de inmediato antes de que los problemas se agraven. Por ejemplo, los gestores de transporte pueden recibir notificaciones si un conductor supera un límite de velocidad establecido, permanece demasiado tiempo al ralentí o se desvía de una ruta planificada.

Los jefes de oficina pueden configurar alertas para los intentos de los empleados de acceder a sitios web no deseados en el trabajo (como compras o redes sociales) o palabras desencadenantes.

Estas alertas permiten corregir el rumbo de inmediato, mejorando tanto la productividad como el cumplimiento en todas las funciones supervisadas.

Gracias a la supervisión de empleados, las empresas de los sectores clave de Georgia pueden dejar atrás las conjeturas y pasar a una gestión basada en datos. El software de control de empleados no es solo una herramienta, sino un activo estratégico que, cuando se utiliza de forma responsable y se adapta a funciones específicas, puede aumentar significativamente la eficiencia, reducir los costes y mejorar el rendimiento general.

He aquí tres casos de uso ilustrativos que demuestran cómo las empresas de los sectores clave de Georgia pueden aprovechar las soluciones de supervisión para mejorar la productividad.

Una empresa de logística de tamaño medio tiene problemas habituales de incoherencia en los plazos de entrega y costes de combustible superiores a los previstos. El análisis de los registros manuales de los conductores proporcionaba algunos datos, pero carecía de precisión y detalle en tiempo real sobre las rutas reales tomadas y el tiempo empleado en los destinos.

La empresa implantó un sistema de control con seguimiento por GPS e informes detallados de las rutas. Los datos de seguimiento mostraron que, con frecuencia, los conductores tomaban rutas más largas y menos eficientes y hacían paradas más largas de lo previsto.

El director de logística replanificó las rutas en función de las condiciones reales, haciéndolas más eficientes. También proporcionó formación específica a los conductores sobre el cumplimiento de las rutas y la reducción de los tiempos muertos. Como resultado, el tiempo medio de entrega se redujo un 15% y el gasto en combustible disminuyó notablemente en tres meses.

Una tienda minorista en línea recibió un número creciente de quejas de clientes sobre el servicio. Sus consultas y problemas se resolvían con lentitud y no siempre con eficacia. La dirección necesitaba entender dónde se producían los retrasos dentro de su equipo de atención al cliente.

Solución: La empresa implantó un software de control de empleados para sus representantes de atención al cliente. Hacía un seguimiento del tiempo dedicado a las plataformas de comunicación (correo electrónico, chat), las visitas al sitio web y el uso de las herramientas de CRM.

Los datos de seguimiento revelaron que algunos empleados pasaban demasiado tiempo en aplicaciones y sitios web no relacionados con el trabajo o tenían problemas con el sistema CRM, lo que provocaba lentitud en las respuestas. Con esta información, la empresa formó a sus empleados en el uso eficiente del CRM y la gestión del tiempo. En dos meses, las quejas de los clientes sobre la rapidez del servicio y su resolución se redujeron un 20%.

Una granja del sur de Georgia tenía problemas para hacer un seguimiento preciso de las horas de trabajo de los temporeros. Los trabajadores estaban repartidos por extensos huertos durante la temporada de cosecha, y controlar manualmente la asistencia y las horas de trabajo de cada empleado era casi imposible. Era difícil evaluar cuánto tiempo se dedicaba realmente a tareas productivas en áreas específicas.

Solución: La explotación empezó a utilizar un sistema de seguimiento del tiempo con localización GPS y geovallas. Gracias a él, los supervisores podían asegurarse de que los empleados estaban en la propiedad y en las zonas de trabajo designadas.

El nuevo sistema de control horario eliminó posibles robos de tiempo y errores en las horas de trabajo declaradas y garantizó la exactitud de las nóminas. Además, los responsables de la explotación obtuvieron una mejor visión del tiempo real necesario para cosechar los distintos bloques. Como resultado, pudieron planificar y desplegar los recursos con mayor precisión en las siguientes temporadas.

Las industrias clave de Georgia (logística, comercio minorista y agroindustria) son fundamentales para la economía del estado. Como cualquier otra industria, se enfrentan a problemas de productividad y de otro tipo derivados de la falta de visibilidad de las operaciones diarias y de las actividades de los empleados. El software de supervisión de empleados ofrece una solución práctica y eficaz para obtener esta información necesaria.