Política de vigilancia de los empleados para evitar infringir las leyes de vigilancia de los empleados

Para el funcionamiento eficaz de las organizaciones, los empresarios están autorizados a recoger y utilizar la información de los empleados. Sin embargo, la ley establece claramente que no debe haber ningún caso de acoso o elemento de venganza. El empresario sólo puede recopilar datos que sean relevantes para la ocasión. Debe estar justificado por un uso adecuado. El empresario tiene ciertas responsabilidades impuestas por la ley en lo que respecta a la recogida y el uso de datos, incluida la información recogida de terceros.

Hay varias formas de vigilar el comportamiento de los empleados. Normalmente, todas las organizaciones instalan y utilizan CCTV para la detección de delitos. Esto también puede utilizarse para detectar los delitos cometidos por los empleados. La forma más común de violación de la seguridad en las organizaciones se produce a través de la filtración de datos por medio de correos electrónicos. El empresario está en su derecho de instalar escáneres de correo electrónico para tapar esta vía de fuga. Ciertas medidas tomadas por la organización para proteger sus propios activos son siempre permisibles según la ley del país.

La vigilancia y la intrusión suelen ir de la mano. El empresario debe limitarse a vigilar que se mantenga el equilibrio y que no se infrinja el derecho a la intimidad. Todo empleado tiene derecho a la intimidad y eso se lo concede la ley. El empresario no puede estar por encima de la ley. El derecho a la intimidad del trabajador no puede ser vulnerado por nadie. Sólo los legisladores tienen derecho a buscar esa información privada y sólo bajo sus directrices el empresario puede recogerla y divulgarla.

Existe una disposición legal que permite al empleado el derecho a saber que está siendo controlado por su empleador. El empresario está obligado a avisar con suficiente antelación (salvo en circunstancias excepcionales) al empleado y a mantenerlo informado. Siempre se espera que el empresario se asegure de que se coloquen carteles que indiquen que se está vigilando con cámaras de vídeovigilancia en las zonas cubiertas por las mismas. El empresario también podría enviar de vez en cuando correos electrónicos al empleado sobre la actividad informática. Esto podría poner al empleado sobre aviso de que estas actividades están siendo vigiladas y por lo tanto debe tener cuidado.

El empresario debe asegurarse de que se documenta adecuadamente la política de control. Los documentos deben enumerar claramente lo que el empleado puede hacer y lo que no debe hacer. El empresario también debe asegurarse de mantener su parte del contrato antes de esperar que el empleado mantenga la suya. El empresario también debe velar por que no se cometan excesos por su parte. Ponerlo de manifiesto de forma documentada puede ser beneficioso para ambas partes.

El muestreo aleatorio está permitido por la ley. Por muestreo aleatorio se entiende que el empresario tiene derecho a recoger muestras aleatorias de datos como correos electrónicos o registros de CCTV para comprobar casos de hurto si los hubiera. El empresario también tiene derecho a comprobar los datos de un empleado que considere sospechoso.

Es responsabilidad del empresario asegurarse de que sólo se recoge la información adecuada para el caso concreto. Sin embargo, en el caso de investigaciones posteriores, si surgen nuevos datos, el empresario está en su derecho de recopilar más información. Además, la ley exige que la información recopilada se guarde en un lugar seguro. También existe un plazo de tiempo tras el cual los datos no pueden seguir conservándose. Estos aspectos deben ser seguidos por el empresario en detalle.

Muchas veces puede surgir una ocasión en la que el empresario tenga que recoger información personal sobre la salud de su empleado. Esto puede deberse al cumplimiento de las normas de seguridad, especialmente en lugares donde la naturaleza de los trabajos es trabajar en un entorno peligroso. Sin embargo, el empleado debe ser informado y debe saber que se está recogiendo esa información. El empresario también debe poder justificar la solicitud de dicha información. Las normas y reglamentos deben explicarse claramente al empleado. Ni que decir tiene que esta información debe almacenarse en un lugar seguro.

A veces la integridad del empleado puede ser sospechosa. En tales circunstancias, el empresario tiene derecho a realizar una investigación secreta sin el conocimiento del empleado en cuestión. Informar al empleado en tales circunstancias iría en contra del objetivo mismo para el que se realiza la investigación. Sin embargo, la ley estipula que la autorización para este tipo de seguimiento secreto debe obtenerse de la alta dirección y debe haber una restricción en el número de personas que realizan el trabajo de investigación.

Existe un periodo específico antes del cual debe completarse la vigilancia. También está muy claramente documentado que los lugares absolutamente privados, como los aseos, no deben formar parte del proceso de vigilancia, a menos que el asunto implique una investigación policial. En caso de que el empresario esté convencido de las intenciones delictivas del empleado, también se debe informar a las autoridades policiales.

El empresario tiene derecho a proceder contra el empleado según las normas de la organización. Sin embargo, el empleado debe tener la oportunidad de defender su caso en cuestión. Debe tener derecho a comentar las conclusiones y a impugnarlas si las considera erróneas. El empresario no puede ocultar ninguna información al trabajador, ya que la ley le otorga estos derechos.

El control de los empleados es necesario, pero debe hacerse dentro de las disposiciones de la ley.