Vigilancia de los empleados: Cómo evitar las trampas legales

En los últimos tiempos la tecnología ha mejorado a pasos agigantados. Cada vez hay más personas activas en las plataformas de las redes sociales. Al mismo tiempo, el marco jurídico no se ha movido al mismo ritmo, creando así una enorme brecha que sigue ampliándose día a día. El fácil acceso a instrumentos electrónicos como los teléfonos móviles, las tabletas y los ordenadores portátiles, así como a Internet, ha hecho que se reduzca el espacio entre la correspondencia oficial y los medios sociales. Naturalmente, esto es motivo de preocupación para los empresarios, ya que temen que la seguridad de los datos oficiales pueda verse comprometida.

Se trata de un riesgo que los empresarios deben tratar de abordar. Una forma de abordar este problema es establecer límites y formular normas que deben ser respetadas por los empleados. El empresario también tiene la opción de controlar el uso de los sistemas informáticos por parte de sus empleados. Sin embargo, hay ciertos derechos disponibles para los empleados que los empresarios deben conocer. Las infracciones de estos derechos pueden tener repercusiones legales para el empresario.

Debe delimitarse claramente lo que es apropiado y lo que no lo es. El empresario debe ser claro en su pensamiento sobre este factor. También debe decidir si el comportamiento del empleado en esta materia debe ser controlado o no. También debe tener claro cómo debe proceder en este proceso. Hay muchos métodos para realizar estos controles.

El empresario también debe considerar si es necesario o no supervisar todo el uso de las TI por parte del empleado. También debe sopesar qué implicaciones podría tener para el empleado. El empresario debe explorar también métodos menos intrusivos antes de establecer cualquier directriz al respecto. Estos puntos deben ser documentados por ellos durante sus discusiones.

Una vez establecidas las normas, el empresario tiene el deber de comunicarlas a los empleados. Siempre es mejor que los empleados sepan lo que deben hacer y lo que no. Esto también beneficia al empresario, ya que el empleado no puede alegar posteriormente que desconoce las normas. Este documento normativo debe compartirse detalladamente con los empleados.

No hacerlo puede acarrear complicaciones legales para el empresario. El hecho de que el empleado pueda ser vigilado debe ser conocido por éste. De hecho, se le debe proporcionar una copia del documento de la política y también se le debe dar formación.

Ahora que la política está en marcha, el empresario tiene la responsabilidad de identificar a las personas especiales para el trabajo. La información así recogida de los empleados debe guardarse según las disposiciones de la ley. Es lógico que el empresario mantenga al mínimo el número de este personal especial. Las facultades de control de estos empleados también deben restringirse para evitar cualquier caso de fisgoneo ilegal.

Una cosa que los empresarios deben tener siempre presente es que cada empleado tiene derecho a su intimidad. Hoy en día se ha observado que los empleados pueden llevar sus propios dispositivos al lugar de trabajo. El empresario debe tener una idea clara de lo que constituye el derecho a la intimidad del empleado y lo que no. Debe asegurarse de que este derecho no sea invadido bajo ninguna circunstancia. Se ha observado que los tribunales se toman muy en serio estas infracciones. Hay una línea muy fina que separa lo que debe ser tratado como privado y lo que no.

El empresario debe saber hacer malabarismos entre estos puntos y elaborar una política de control estricta pero eficaz y perfectamente aceptada por la ley. El empresario debe asegurarse de que no se vulnera la intimidad del empleado y, al mismo tiempo, garantizar que no se compromete la seguridad de los datos oficiales. Se trata de un duro trabajo de equilibrio que hay que hacer.

Los correos electrónicos son las principales vías de comunicación a través de las cuales se pueden filtrar datos confidenciales. Sin embargo, sería poco práctico por parte de los empresarios restringir los correos electrónicos. También podría ser un problema controlar todas y cada una de las comunicaciones por correo electrónico. Hay ciertos organismos reguladores que tienen derecho a solicitar información según las disposiciones de la ley. En tales circunstancias, el empresario está obligado a proporcionar la información requerida.

El empresario debe tener cuidado con estas disposiciones al formular las políticas. El empleador debe tener cuidado de que esta cláusula de divulgación particular se incluya en el documento de la política, ya que de lo contrario podría interpretarse como una infracción.

Educar al empleado es de suma importancia

No hace falta decir que las políticas de control deben ser elaboradas y respetadas. Sin embargo, educar al empleado sobre las implicaciones de la política debe ser de suma importancia. La política de control debe estar en vigor, sin duda, pero debe utilizarse como última baza. Debe haber una perfecta coordinación entre esta política y otras políticas de la organización. De hecho, es mejor que las cláusulas de la política de control formen parte del propio contrato de trabajo.

Las políticas están ahí para ser elaboradas y seguidas para el buen funcionamiento de una organización. El empleado tiene el deber de velar por el estricto cumplimiento de estas políticas. Al mismo tiempo, es el deber del empleador garantizar que los derechos del empleado no sean infringidos en ningún momento. También el empleado debe entender que hay que mantener cierto decoro y que no debe hacer nada que ponga en peligro la seguridad de los datos oficiales bajo ninguna circunstancia. Es necesario mantener un equilibrio perfecto para el funcionamiento eficaz de la organización en su conjunto.