Ética digital en acción: Guía de prácticas éticas de supervisión de empleados

En el mundo interconectado de hoy, donde la tecnología desempeña un papel integral en el lugar de trabajo, la ética digital es una consideración crucial para las empresas. La supervisión de los empleados es uno de los ámbitos en los que comprender y aplicar prácticas éticas es una prioridad absoluta para fomentar la confianza, mantener la productividad y defender los derechos humanos fundamentales.

La ética del software de supervisión de empleados se refiere a los principios éticos y las directrices que rigen el uso de las tecnologías digitales para rastrear y evaluar las actividades de los empleados en el lugar de trabajo. Abarca el uso responsable y respetuoso de las herramientas de supervisión para equilibrar las necesidades de la organización con los derechos de los empleados a la privacidad y la autonomía.

Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de la ética digital en la supervisión de los empleados, sobre todo ahora que las empresas dependen cada vez más de la tecnología para gestionar y optimizar sus operaciones. Según un estudio reciente realizado por ExpressVPN, el 78% de los empleadores utilizan software de supervisión para controlar el rendimiento y/o la actividad en línea de los empleados, lo que pone de relieve el carácter generalizado de esta práctica.

Sin embargo, un gran poder tecnológico conlleva una gran responsabilidad. Los casos de control poco ético de los empleados, como la vigilancia invasiva o el uso indebido de datos, pueden generar desconfianza, resentimiento y repercusiones legales. Además, a medida que el trabajo a distancia se hace más frecuente, la necesidad de equilibrar la vigilancia con el respeto de los límites y derechos de los empleados se hace aún más acuciante.

¿Cómo encontrar ese equilibrio? La respuesta está en adoptar principios rectores que fomenten la confianza y el respeto. Estos principios son también los requisitos básicos de muchas normativas sobre privacidad de datos, como el GDPR y la CCPA.

He aquí los seis pilares que sirven de base para una supervisión ética de los empleados:

• Transparencia y consentimiento informado
• Limitación de la finalidad y seguridad de los datos
• Minimización de la intrusión y respeto de la intimidad
• Evitar la discriminación
• Revisión y rendición de cuentas
• Equilibrio de intereses

En las secciones siguientes profundizaremos en cada principio, explorando sus implicaciones prácticas y ofreciendo ejemplos concretos de su aplicación.

La base de una supervisión ética de los empleados reside en la transparencia y el consentimiento informado. Este principio hace hincapié en dos aspectos clave:

1. Transparencia: Los empleados tienen derecho a saber qué datos se recogen sobre ellos, cómo se utilizan y quién tiene acceso a ellos. Deben conocer el tipo de datos recopilados (por ejemplo, correos electrónicos, actividad web, pulsaciones de teclas), los métodos de vigilancia empleados (por ejemplo, software, cámaras) y el periodo de conservación de los datos.
2. Consentimiento informado: Es crucial capacitar a los empleados para que tomen decisiones informadas sobre sus datos. El consentimiento debe ser libre, específico para el fin previsto y fácilmente revocable. No basta con informar a los empleados sobre las prácticas de supervisión; el consentimiento debe ser significativo, para que las personas puedan comprender las implicaciones y las posibles consecuencias antes de tomar una decisión.

La transparencia fomenta la confianza y crea una cultura de comunicación abierta entre empleados y empresarios. Cuando no se informa a los empleados, es más probable que sientan que se invade su intimidad, lo que provoca ansiedad y reduce la productividad. Los estudios dicen que el 30% de los empleados se sienten menos comprometidos porque su empresa no fomenta una cultura de comunicación abierta y transparente.

• Desarrolle políticas de privacidad de datos claras y concisas que sean fácilmente accesibles para todos los empleados.
• Organice sesiones de formación periódicas para informar a los empleados sobre las prácticas de control y sus derechos.
• Ofrezca múltiples opciones de consentimiento, permitiendo a los empleados elegir el nivel de compartición de datos con el que se sienten cómodos.
• Establezca procedimientos claros para que los empleados planteen sus preocupaciones sobre la privacidad o el uso indebido de los datos.

1. Limitación de la finalidad: Las actividades de supervisión deben tener una finalidad clara, legítima y predefinida, directamente relacionada con los objetivos del trabajo. Podrían incluir garantizar la seguridad de los datos, prevenir el fraude o salvaguardar los activos de la empresa. El propósito no debe ser la vigilancia general de los empleados o investigaciones personales intrusivas.
2. Seguridad de los datos: Los datos recopilados deben protegerse con medidas sólidas para evitar el acceso no autorizado, el uso indebido o la divulgación accidental. Tales medidas incluyen la aplicación de cifrado, controles de acceso y auditorías periódicas de seguridad de los datos.

Limitar la recopilación de datos a fines específicos minimiza la cantidad de información personal recopilada, reduciendo así la amenaza de violaciones de la privacidad. Garantizar una seguridad sólida minimiza aún más el riesgo de violaciones de datos, filtraciones u otros incidentes de seguridad que pueden perjudicar a la organización y a sus empleados.

• Defina claramente el propósito de cada actividad de supervisión y documéntelo por escrito.
• Recopilar únicamente los datos estrictamente necesarios para alcanzar la finalidad declarada.
• Implemente fuertes controles de acceso para restringir el acceso a los datos supervisados únicamente al personal autorizado.
• Cifre los datos confidenciales en reposo y en tránsito o, si utiliza una solución de control de terceros, asegúrese de que su proveedor de servicios lo hace.
• Realice evaluaciones y auditorías periódicas de la seguridad de los datos para identificar y abordar posibles vulnerabilidades.

Este principio está estrechamente relacionado con el anterior. No se trata de abandonar el control, sino de abordarlo con sensibilidad.

Una vigilancia excesiva puede crear una atmósfera de panóptico que genere desconfianza, ansiedad y menor productividad. Los empleados merecen privacidad en su espacio de trabajo, sabiendo que todos sus movimientos no están bajo constante escrutinio.

Además, cuantos más datos se recopilan, mayor es el riesgo de exposición a una violación de datos o a un uso indebido. Alcanzar un equilibrio minimiza la cantidad de información sensible recopilada, reduciendo las posibles violaciones de la privacidad.

Elija los métodos menos intrusivos posibles: En lugar de registrar todas las actividades de la pantalla, considera los registros de actividad de sitios web centrados en dominios relacionados con el trabajo.

Proporcione a los empleados directrices claras sobre el uso aceptable del sitio web durante las horas de trabajo.

En lugar de una vigilancia constante de las cámaras web en todos los espacios de trabajo, considere la posibilidad de implantar la vigilancia de las cámaras web sólo en zonas específicas con altos riesgos de seguridad, con una señalización clara que informe a los empleados.

También puede proporcionar opciones de exclusión voluntaria para la supervisión de cámaras web por motivos personales.

Evite el registro excesivo de pulsaciones de teclas a menos que sea absolutamente necesario para riesgos de seguridad específicos.

Respete los espacios personales y el tiempo fuera de servicio: No supervises correos electrónicos, dispositivos o actividades personales fuera de las horas de trabajo designadas.

Ofrezca a los empleados formas de personalizar sus espacios de trabajo y canales de comunicación. En lugar de obligar a los empleados a utilizar herramientas de comunicación específicas sin posibilidad de elección, considera la posibilidad de permitirles elegir sus canales de comunicación preferidos para las interacciones laborales dentro de las opciones aprobadas.

El principio de evitar la discriminación en la supervisión de los empleados exige la máxima vigilancia. Aunque la supervisión puede servir a fines legítimos, aplicarla de forma desigual o injusta puede acarrear graves consecuencias para la moral de los empleados y el cumplimiento de la legislación.

Todo empleado merece un trato justo y una evaluación objetiva de su rendimiento laboral, independientemente de sus características.

Las prácticas de control discriminatorias erosionan la confianza, crean división en la plantilla y dificultan el rendimiento del equipo. Fomentar un entorno de trabajo justo e integrador pasa por garantizar la igualdad de trato a todos los empleados.

Elabore criterios claros y objetivos para poner en marcha las actividades de supervisión. Evite centrarse en equipos o individuos concretos basándose en suposiciones o estereotipos. En su lugar, céntrese en la supervisión basada en criterios objetivos como los plazos del proyecto, las métricas de rendimiento o los problemas de seguridad específicos aplicables a todos los equipos implicados. Utilice los datos de la supervisión de forma objetiva, junto con otras métricas de rendimiento y comentarios, para tomar decisiones justas e informadas.

Revise periódicamente sus prácticas de supervisión para detectar posibles sesgos. Realice auditorías y recabe opiniones de diversos grupos de empleados para identificar y abordar cualquier sesgo potencial en su selección o aplicación de herramientas de supervisión.

Proporcionar una comunicación y formación claras sobre prácticas de supervisión no discriminatorias. Garantizar que los directores y supervisores comprendan su responsabilidad de aplicar la supervisión de forma justa y objetiva.

Este principio hace hincapié en dos aspectos clave:

1. Establecer procesos de revisión de las prácticas de supervisión;

2. Mecanismos de rendición de cuentas por el uso indebido de los datos de seguimiento.

Las revisiones periódicas demuestran transparencia y compromiso con las prácticas responsables en materia de datos, lo que alimenta la confianza de los empleados.

Los mecanismos de rendición de cuentas disuaden del uso indebido de los datos de seguimiento y garantizan que los posibles problemas se aborden con prontitud.

Programe revisiones periódicas de sus prácticas de supervisión, al menos una vez al año, y con mayor frecuencia si se producen cambios significativos.

Cree un comité de protección de datos o designe a un RPD responsable de realizar revisiones, resolver problemas e informar a la alta dirección.

Elabore un plan claro de respuesta a la violación de datos e informe a los empleados sobre cómo notificar sospechas de uso indebido de los datos de supervisión. Considere la posibilidad de implantar un sistema de denuncia anónima y llevar a cabo investigaciones exhaustivas de cualquier problema denunciado.

Impartir formación a directivos y supervisores sobre sus responsabilidades en materia de prácticas éticas de supervisión y rendición de cuentas.

Realice auditorías de cumplimiento periódicas y adapte sus prácticas para seguir cumpliendo la normativa sobre protección de datos en constante evolución.

El último principio que guía la supervisión ética de los empleados es el equilibrio de intereses. Significa navegar por el delicado espacio entre la consecución de las necesidades legítimas de la organización y la defensa de los derechos de privacidad de los empleados. Este principio consiste en encontrar el justo medio en el que la seguridad y la productividad coexistan con la confianza y el respeto.

Una vigilancia excesivamente intrusiva puede ser contraproducente y provocar una disminución de la moral de los empleados, reducir la confianza y, en última instancia, obstaculizar la productividad y los objetivos. Por el contrario, un entorno de trabajo basado en la confianza, fomentado por el respeto a la privacidad de los empleados, favorece la lealtad, el compromiso y la innovación.

Con la evolución de la tecnología, la normativa y las expectativas de los empleados, el equilibrio entre intereses necesita un ajuste constante. Las organizaciones que se mantienen ágiles y dan prioridad a la búsqueda de este equilibrio se adelantan a los acontecimientos y generan confianza a largo plazo.

Definir claramente las necesidades de la organización que la supervisión pretende abordar. Asegúrese de que son legítimas, están bien definidas y no pueden lograrse por medios menos intrusivos.

Recabe la opinión de los empleados a través de encuestas, grupos de discusión o canales de comunicación abiertos. Comprenda sus preocupaciones, expectativas de privacidad y perspectivas sobre el impacto de la supervisión en su experiencia laboral.

Evalúe periódicamente la eficacia de sus prácticas de control. ¿Consiguen realmente el objetivo previsto sin intrusiones indebidas? ¿Pueden alcanzarse los mismos objetivos con métodos menos intrusivos?

Sea transparente sobre sus prácticas de supervisión y el razonamiento que las sustenta. La comunicación abierta fomenta la confianza y permite a los empleados comprender la razón de ser de las actividades de control.

Navegar por la ética de la supervisión de los empleados teniendo en cuenta tanto la seguridad como la privacidad requiere un enfoque múltiple. En este artículo, hemos esbozado seis principios clave que sirven de pilares para las prácticas éticas de supervisión, pero estos principios no son entidades aisladas. Funcionan como un marco interconectado, cada uno reforzando y apoyando a los demás. Aplicarlos no es un acto aislado, sino un proceso continuo que requiere supervisión, reevaluación y adaptación constantes. Al defender activamente estos principios, las organizaciones pueden embarcarse en un viaje hacia el control ético, fomentando la confianza, la transparencia y, en última instancia, un entorno de trabajo más seguro y productivo para todos.