Delegación: Consigue hacer el 100% de las tareas

Delegación: Consigue hacer el 100% de las tareas

¿Qué es la delegación?

La delegación es el proceso de asignar a un subordinado las tareas que debe realizar un superior con la necesaria discreción.

Sí, esta es una acción de gestión que muchos directivos creen razonablemente que es el secreto del éxito. Las personas que saben delegar alcanzan más rápidamente las cimas de los negocios y sus empleados son más eficientes. Los directivos que saben utilizar la delegación, tienen toda la razón para ser llamados buenos organizadores: no piden los puestos - se les pide.

La delegación es la organización del trabajo en la que el líder distribuye determinadas tareas entre los subordinados. Se puede denominar de otra manera: la delegación es el proceso de asignación de tareas que debe realizar un superior junto con la necesaria discreción a un subordinado.

¿Cómo aprender a delegar tareas de buena gana, sin pensar que es mejor hacerlo uno mismo que rehacerlo 10 veces? Al fin y al cabo, no se puede ganar todo el dinero ni terminar todas las tareas.

¿Qué tareas delegar?

Hay 3 tipos de tareas que casi siempre hay que delegar en otros:

  1. Casos rutinarios. En mi opinión, para que el desarrollo empresarial sea eficaz, los gestores deben centrarse en las partes principales de los proyectos, sin entrar en los detalles. El enfoque pedante del control, el deseo de controlarlo todo y de saberlo todo conduce a una pérdida excesiva de tiempo. Estar al tanto de todo es imposible. Ningún gestor podrá hacer todo el trabajo solo.

  2. Trabajos específicos. Siempre hay tareas que sólo pueden hacerlas bien los profesionales. Sí, deja que el programador programe, que el administrador técnico gestione la tramitación de nuevas empresas y que el director de la oficina controle el flujo de documentos y correos electrónicos. Construye el flujo de trabajo de forma que cada empleado entienda y realice bien las tareas, para que no tengas que controlarlos.

  3. Cosas que no te gustan. Sí, así es. Si no te gusta lo que estás haciendo en este momento, tienes dos opciones: seguir haciéndolo o delegar en una persona que posiblemente disfrute haciéndolo. Y si no es así, ofrézcale a esa persona dinero o alguna alternativa en la línea de "usted me ayuda, yo le ayudo".

Problemas habituales de la delegación

La delegación consta de varias partes: Delegación = Asignación + Autoridad + Confianza.

Tal vez haya tenido pensamientos como: "Si quieres hacer bien el trabajo, hazlo tú mismo" o "Soy la única persona en la que se puede confiar para hacer esto" o "Nadie trabajará mejor que yo" o "Soy indispensable".

En general, sin embargo, se trata de conceptos erróneos clásicos, que pueden expresarse en definiciones breves:

  • "Egomanía" (nadie puede hacer este trabajo mejor que yo),

  • "Perversidad" (es más fácil hacer el trabajo yo mismo que explicar cómo hacerlo a los demás)

  • "Autoengaño" (llevo tanto tiempo trabajando y tan bien que no cometo errores),

  • "Miedo a la subestimación" (si alguien hace el trabajo mejor que yo, quedaré mal),

  • "Simplicidad" (puedo hacer todo el trabajo yo mismo, no necesito ayuda),

  • "Carácter" (trabajar con otros es muy difícil para mí).

Delegar no es sólo descargar las tareas urgentes y desagradables en otros o el rechazo de las obligaciones. Abandonar tus obligaciones no significa que entregues también la responsabilidad. La responsabilidad puede delegarse pero no puede transferirse, porque el control sigue siendo tuyo.

Para saber cómo delegar tomemos la fórmula llamada 5W1H o el método Kipling. En uno de sus poemas, "I Keep Six Honest Serving Men...", esbozó 6 sencillas preguntas: Qué, Cuándo, Por qué, Quién, Dónde y Cómo.

¿Cómo delegar con la técnica 5W1H?

La técnica 5W1H consiste en extraer nueva información respondiendo a una serie de preguntas de sondeo. Hay que responder a todas las preguntas antes de delegar. Éstas son: ¿Qué hay que hacer? ¿Por qué es importante esta tarea? ¿Dónde hay que hacerla? ¿Cuándo hay que terminar esta tarea? ¿Quién es el responsable del resultado? ¿Cómo se hace?

Para saber cómo delegar tomemos la fórmula llamada 5W1H o el método Kipling. En uno de sus poemas, "I Keep Six Honest Serving Men...", esbozó 6 sencillas preguntas: Qué, Cuándo, Por qué, Quién, Dónde y Cómo.

Para simplificar, hay que responder a tres preguntas principales antes de delegar:

  1. ¿Cuál es el objetivo de esta tarea? Lo más importante es que usted, como líder, debe fijar claramente un objetivo y establecer un resultado final específico.

  2. Discute la tarea con el empleado y averigua su actitud hacia ella. Deja que el empleado diga cómo ve el papel del ejecutor de esta tarea y la forma de resolverla. Por mi experiencia, puedo decir que la delegación de autoridad será más eficaz si se trata de una relación de colaboración en lugar de una relación de jefe-subordinado.

  3. ¿Por qué debería hacerlo usted o la persona de su confianza? No todos los empleados pueden realizar la tarea de la manera que a usted le gustaría. Por eso aconsejo prestar especial atención a la selección de la persona en la que vas a delegar. Para empezar, debes tener en cuenta el nivel de cualificación y experiencia. Preste atención a la carga de trabajo del empleado. Debe recordar que el exceso de tareas disminuye inevitablemente la calidad del trabajo. Y, por último, considere las cualidades personales del empleado. Porque sólo el empleado que quiere hacer la tarea la hace bien. La tarea no debe estresar al empleado; de lo contrario, el problema no se resolverá con eficacia.

  4. ¿Cómo puedo resolver el problema? Indique el grado de libertad del empleado en sus acciones. Por ejemplo, será un cumplimiento de los requisitos estrictos en la lista, o la libertad suficiente en las acciones y decisiones del empleado, o la libertad completa, lo principal es que el resultado debe coincidir con sus expectativas y requisitos.

También debes recordar que debes dar al empleado tanta autoridad como sea necesaria para terminar la tarea. Si le das demasiada, podría abusar de ella, y si le das muy poca, podría no alcanzar el objetivo.

Así, la delegación puede realizarse con una fórmula sencilla. Recuerde que la base de cualquier empresa de éxito es la correcta delegación de autoridad. Puedes ser un genio y un incansable adicto al trabajo, pero si no asignas tareas a los subordinados, puedes perder todo aquello en lo que has estado trabajando tan duro. Al delegar, está ganando tiempo.

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