Software de monitoreo de empleados de Delaware: Manejo de datos confidenciales en empresas financieras

Las empresas financieras gestionan no solo capital, sino también grandes volúmenes de datos confidenciales, desde ejecuciones de operaciones y carteras de clientes hasta comunicaciones confidenciales por correo electrónico. Proteger estos datos es un requisito fundamental de cumplimiento normativo y una imperativa gestión de riesgos. El software de monitorización de empleados es uno de los mejores métodos para proteger la información confidencial, pero ¿cómo elegirlo e implementarlo?

El éxito requiere una estrategia cuidadosa de dos partes. Primero, debe elegir un software integral con una seguridad robusta y de nivel bancario para proteger los datos de monitoreo. Segundo, debe monitorear la actividad de los empleados de acuerdo con las leyes de privacidad federales y de Delaware. Un sistema de seguridad de datos eficiente protege a sus clientes, su empresa y su reputación; un sistema inadecuado puede tener consecuencias devastadoras.

En este artículo, examinaremos los requisitos técnicos para el software de monitoreo de empleados en empresas financieras, el panorama legal y describiremos una hoja de ruta para implementar el monitoreo dentro de una empresa financiera.

La monitorización de empleados puede ser un terreno resbaladizo si se implementa sin cuidado. Sus prácticas de monitorización necesitan una base legal sólida. Antes de empezar a elegir el software de seguimiento y analizar los métodos, debe comprender las leyes federales y locales de Delaware que rigen la monitorización.

Organismos federales como la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) y la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA) establecen los estándares y reglas para el manejo de datos confidenciales de clientes en empresas financieras.

De acuerdo con la Regla 3110 de FINRA (Supervisión), debe implementar y mantener sistemas para supervisar las actividades de los empleados, incluidos los canales de comunicación digital modernos como Slack, Teams o correo electrónico.

No es posible cumplir este requisito de forma creíble sin tener visibilidad de dichos canales. En este caso, el software de monitoreo es una necesidad práctica para cumplir con sus funciones de supervisión. Con él, puede supervisar las comunicaciones internas y las interacciones con los clientes, además de contar con el registro de auditoría que esperan los reguladores. La FINRA también exige el mantenimiento de registros mediante la Regla 4511.

y los requisitos de comunicaciones públicas según la Regla 2210, lo que hace que la supervisión y la retención sean partes inseparables del cumplimiento.

Según la Regla 17a-4 de la SEC (Conservación de Registros) [17 C.F.R. § 240.17a‑4], debe registrar, conservar y preservar los registros comerciales clave, incluidas las comunicaciones electrónicas, en un formato inviolable. Esto se conoce comúnmente como cumplimiento WORM. Los corredores de bolsa deben poder recuperar los registros en 24 horas y conservarlos de tres a seis años, según el tipo.

Recientes medidas de cumplimiento de la SEC han sancionado a docenas de empresas por no capturar correctamente las comunicaciones electrónicas en dispositivos personales y aplicaciones externas como WhatsApp, iMessage o Signal. Hay mucho en juego por cometer errores, con más de 600 millones de dólares en multas impuestas en casos de mantenimiento de registros solo en 2024.

La Regla de Salvaguardias de la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) [16 C.F.R. Parte 314] le obliga a proteger la seguridad y confidencialidad de la información personal no pública (NPI) de sus clientes. Las actualizaciones de 2023 exigen que las instituciones financieras implementen monitoreo continuo o pruebas de penetración anuales y evaluaciones de vulnerabilidad semestrales. El software de monitoreo de empleados es una excelente herramienta de cumplimiento en este caso, ya que ayuda a detectar filtraciones accidentales, comportamientos de riesgo, accesos no autorizados y uso indebido deliberado de los datos de los clientes.

El Reglamento S-P [17 C.F.R. Parte 248] de la SEC se modificó en 2024 para exigir a las entidades financieras que establecieran programas de respuesta a incidentes y procedimientos de notificación de infracciones con 72 horas de antelación para el acceso no autorizado a los datos de los clientes. Idealmente, su solución de monitorización debería estar integrada en estos programas para garantizar la pronta identificación y contención de posibles infracciones.

La Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA) prohíbe generalmente la interceptación de comunicaciones, pero contempla dos excepciones clave: (1) la supervisión del empleador con consentimiento claro e informado (que suele obtenerse al contratar al empleado y se documenta en el manual del empleado), y (2) la supervisión en el curso ordinario de la actividad empresarial con fines comerciales legítimos, como la supervisión del cumplimiento normativo o la seguridad. La norma de notificación de Delaware está diseñada específicamente para respaldar el cumplimiento de la ECPA.

Las normas federales sientan las bases, pero Delaware añade un elemento crucial. Según el Título 19, Capítulo 7, Sección 705 del Código de Delaware [Del. Code tit. 19, § 705], los empleadores privados deben notificar por escrito o electrónico a sus empleados antes de monitorear o interceptar el uso del teléfono, el correo electrónico o internet. Usted puede:

• Emitir un aviso único al momento de la contratación (escrito o electrónico), que debe ser reconocido por el empleado, o
• Proporcionar un aviso diario cada vez que el empleado acceda al correo electrónico o Internet de la empresa, aunque la mayoría de las empresas utilizan un sistema permanente de notificación y reconocimiento inicial.

El aviso debe describir los tipos de monitoreo realizados y no es simplemente una buena práctica, sino que es obligatorio. Esta ley no prohíbe el monitoreo ni exige notificaciones repetidas para el monitoreo continuo basado en políticas, pero prohíbe cualquier rastreo secreto. El monitoreo para mantenimiento del sistema o de volumen (por ejemplo, protección de la red, no vigilancia personal) está exento, pero la revisión específica de la actividad individual de los empleados siempre requiere un aviso.

La ley de Delaware lo sitúa entre un pequeño grupo de estados (junto con Nueva York y Connecticut) que aplican la transparencia en el monitoreo electrónico. Las infracciones conllevan sanciones civiles de 100 dólares por incidente, por lo que una gestión sólida de las políticas es esencial.

Crear una política de monitoreo de empleados que cumpla con las normas para una empresa financiera de Delaware significa integrar requisitos federales y estatales en su marco de gobernanza interna.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Especifique qué dispositivos y canales de comunicación están cubiertos. Normalmente, se trata de computadoras, teléfonos y la red corporativa de la empresa.
• Describa quién tiene acceso a los datos recopilados, durante cuánto tiempo se almacenan (de acuerdo con los períodos de retención de la SEC) y los procedimientos para revisarlos. El acceso a los datos debe cumplir con el principio de mínimo privilegio, y la retención debe cumplir con el estándar de minimización de la GLBA y las normas de la SEC.
• Incluya una declaración de privacidad que demuestre el cumplimiento de los requisitos de respuesta a incidentes y notificación de infracciones del Reglamento S-P. Es obligatorio cumplir con la norma de notificación por escrito de Delaware, incluyendo una copia de la política de monitoreo y el acuse de recibo del empleado en el archivo.

Crear esta política puede llevar tiempo, pero es la condición necesaria para cumplir con los estándares de cumplimiento federales y estatales. Además, promueve la transparencia, la rendición de cuentas y una cultura de seguridad que genera confianza tanto entre los empleados como entre los reguladores.

La monitorización de empleados crea una paradoja. Se implementa software de monitorización para mejorar la seguridad, pero al hacerlo, se crea un nuevo flujo concentrado de datos extremadamente sensibles. Este flujo no solo contiene posibles pruebas de mala conducta, sino a menudo la misma información no personal (NPI) del cliente, secretos comerciales y planes estratégicos que se intenta proteger. Si estos registros de monitorización se filtran, el daño podría ser tan catastrófico como la propia filtración de datos confidenciales de la empresa.

El software de monitoreo que elija debe contar con herramientas de seguridad integradas para proteger los datos recopilados. Entonces, ¿qué buscar en una herramienta de monitoreo?

Los datos son vulnerables tanto cuando se mueven como cuando están almacenados. Un buen software de seguimiento cubre ambos estados.

El cifrado en tránsito protege la información mientras viaja desde el dispositivo de un empleado hasta los servidores de su empresa o proveedor de software. El estándar de oro es TLS 1.2 o superior. Este es el mismo protocolo de seguridad que protege sus sesiones de banca en línea. Si el software de monitoreo que elige utiliza TLS, puede estar seguro de que los datos se cifrarán durante el trayecto y serán inutilizables para posibles hackers.

Cuando los datos llegan a su base de datos, también deben protegerse. El estándar de la industria ideal es el cifrado AES-256. Este tipo de cifrado lo utilizan instituciones financieras y gobiernos de todo el mundo para proteger la información más valiosa. Incluso si un atacante viola la base de datos de almacenamiento o roba físicamente un servidor, solo obtendrá un conjunto de datos cifrados e ilegibles sin la clave única.

Controlar quién puede acceder a los datos de monitoreo es tan crucial como protegerlos. Esto es lo que debería tener su software de monitoreo.

Control de acceso basado en roles (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Autenticación multifactor (MFA)

Una contraseña por sí sola podría no ser suficiente para proteger datos tan sensibles. La MFA es la segunda capa de verificación; comúnmente, se trata de un código SMS de un solo uso o una aplicación de autenticación. A pesar de su simplicidad, reduce significativamente el riesgo de una vulneración, incluso si la contraseña se ve comprometida. La MFA debería ser una norma inquebrantable para su plataforma de monitoreo.

Pasemos de la teoría a la práctica. ¿Por dónde debería empezar si desea implementar la monitorización de empleados en su empresa financiera?

Evaluación de riesgos internos

Piense en sus mayores vulnerabilidades. ¿Se trata del riesgo de tráfico de información privilegiada? ¿De una fuga accidental de datos por parte de un empleado bienintencionado? ¿O del robo de propiedad intelectual? Aborde estos riesgos reales junto con los requisitos legales en sus futuras prácticas de monitoreo.

Una política de seguimiento clara

¿Recuerda el requisito de notificación de Delaware? Cree una política de monitoreo clara y completa que incluya qué se monitorea, por qué y cómo. Preséntela a su equipo, presentándola como una medida para proteger a la empresa, a los clientes y a sus empleos de amenazas de seguridad y errores regulatorios. Los empleados deben firmar el documento.

Una lista de verificación de cumplimiento y seguridad

Cuando comience a hablar con proveedores de software, venga armado con preguntas directas no sólo sobre las características de su producto, sino también sobre su compromiso con las necesidades regulatorias.

Por ejemplo, puedes preguntar:

• ¿Ofrecen controles de acceso basados ​​en roles? ¿Qué son?
• Describa sus estándares de cifrado de datos tanto para datos en tránsito como en reposo.
• ¿Puedes proporcionarnos tus certificados de seguridad?

Un proveedor confiable tendrá respuestas claras y confiables a estas preguntas.

La seguridad por encima de la vigilancia

La percepción que tengan sus empleados sobre el monitoreo dependerá de cómo lo posicione dentro de su empresa. El objetivo es crear un entorno seguro donde los empleados puedan rendir al máximo y sepan que sus datos, los datos de sus clientes y los activos de la empresa están protegidos. Presente el software de monitoreo como una herramienta necesaria para el cumplimiento, la honestidad y la seguridad en un sector de alto riesgo.

Al tomar estas medidas mesuradas y transparentes, va más allá de la simple instalación de software. Está implementando un activo estratégico que construye una empresa más resiliente, que cumple con las normas y es más confiable.