CleverControl de la productividad de los empleados

La supervisión de los empleados consiste en recopilar información sobre las actividades del personal en el lugar de trabajo utilizando diversos métodos: desde la supervisión informática hasta la videovigilancia. Los principales objetivos de esta supervisión son mejorar la productividad, controlar los recursos de la empresa y evitar la pérdida de datos y los comportamientos inaceptables.

Una investigación realizada por International Data Corp (IDC) muestra que los empleados dedican hasta un 40% del tiempo de acceso a Internet en el trabajo a fines personales. Los mayores consumidores de tiempo son las redes sociales y los sitios web de compras. Alrededor del 60% de las compras en línea se realizan durante las horas de trabajo. Según una investigación de Bambu by Sprout Social, cerca del 70% de los trabajadores confiesa que revisa regularmente sus redes sociales en el trabajo. En total, la pérdida anual de productividad puede llegar al 40%. Otra preocupación son las fugas de datos corporativos. Según IDC, entre el 20 y el 30% de los empleados han enviado correos electrónicos con secretos comerciales, propiedad intelectual u otra información sensible fuera de su empresa.

La supervisión de los empleados es una gran manera de controlar y reorganizar el uso de los recursos corporativos. Es habitual que los empleados impriman documentos personales en las impresoras de la oficina para ahorrar en servicios de impresión de pago. Otro punto a tener en cuenta es el uso del software corporativo. Anualmente, las empresas británicas y estadounidenses desperdician 34.000 millones de dólares en software que su personal no utiliza. Supervisar el uso de las aplicaciones le permite ver si sus empleados tienen demasiadas o pocas licencias.

Las cuestiones descritas hacen que sea difícil subestimar la importancia de la supervisión del personal.

• Seguimiento de la actividad en la web

  Internet es una fuente inmensa de información valiosa en cualquier ámbito, pero también es una gran fuente de distracciones. Hacer un seguimiento del uso que su equipo hace de Internet puede restringir estas distracciones. Además, puede identificar la necesidad de formación y ahorrar en los proveedores de servicios mejorando la eficiencia del ancho de banda.

  La supervisión de los correos electrónicos de los empleados es una de las formas de comprobar y prevenir posibles fugas de datos.

• Supervisión de la actividad informática

  La supervisión de la actividad informática es un término amplio que abarca el seguimiento de las acciones del usuario en el ordenador de la empresa. Incluye el registro de teclas, el uso de aplicaciones y sitios web, las capturas de pantalla, el uso de impresoras, el tiempo de actividad y de inactividad, el registro de consultas de búsqueda y mucho más. El programa de monitorización presenta los datos acumulados en informes detallados y tablas y gráficos estadísticos. Ofrecen una visión del proceso de trabajo, sirven como rastreadores de la productividad, ayudan a mantener la disciplina y revelan si el personal utiliza los recursos corporativos de forma adecuada y sabia.

• Seguimiento de la ubicación

  Aunque no se utiliza tanto como otras formas de control de los empleados, el seguimiento de la ubicación es una forma valiosa de controlar al personal. Es esencial para las personas que trabajan sobre el terreno o se desplazan con frecuencia en viajes de negocios. El seguimiento por GPS ayuda a encontrar los dispositivos de la empresa en caso de robo o pérdida. También puede controlar y encontrar las rutas más eficientes y mejorar la seguridad de los empleados que trabajan en lugares remotos.

• Control de llamadas

  La supervisión de llamadas es habitual para los responsables de ventas o los agentes de atención al cliente. Los programas especiales graban las llamadas, y estas grabaciones permiten después a los responsables asegurarse de que los empleados siguen las normas de comunicación, investigar las quejas de los clientes y formar a los nuevos miembros del equipo.

• Videovigilancia

  Los sistemas de videovigilancia son más eficaces en los lugares que suscitan preocupación por la seguridad de los empleados y los bienes de la empresa. Aquí ayudan a evitar robos o sabotajes y a garantizar que las condiciones de trabajo cumplen los requisitos de seguridad. Aunque la videovigilancia no es la mejor manera de medir la productividad, los datos de la vigilancia pueden ser valiosos para el seguimiento de la asistencia y la investigación de incidentes internos.

• Establecer expectativas y plazos claros

  Su equipo nunca será eficiente si no sabe qué y cuándo espera de él. Establezca objetivos claros y medibles no solo para la empresa en general, sino también para cada equipo y cada miembro del equipo.

• Utilizar un software de gestión de proyectos

  Hay muchas aplicaciones en el mercado que hacen que la gestión de proyectos sea fácil y eficiente. Te permiten controlar quién es responsable de qué trabajo y cuánto tiempo le dedica. Puedes asignar tareas a los empleados, fijar plazos y discutir el proyecto, todo en un solo programa. Ahorre tiempo en la gestión y mantenga coordinados los esfuerzos de su equipo.

• Medir los resultados, no el tiempo de trabajo

  Su equipo puede ser el más puntual del mundo, llegando y saliendo de la oficina con total puntualidad. Sin embargo, puede que pasen la mayor parte de su tiempo de trabajo viendo vídeos divertidos de gatos en Youtube o charlando casualmente con sus colegas mientras toman una taza de café. Por el contrario, una persona puede llegar siempre con media hora de retraso y, sin embargo, aportar el mayor beneficio a la empresa. Hay que tener en cuenta el resultado del trabajo, no el tiempo que los trabajadores pasan en la oficina.

• Calidad sobre cantidad

  Cinco tareas bien hechas aportan más beneficios que una docena mal hechas. Al evaluar la productividad, preste más atención a la calidad del trabajo, no a la cantidad. Esto es especialmente importante para las empresas manufactureras.

• Dar respuesta a los comentarios

  Si observas que un trabajador es poco productivo, no te apresures a llamarlo vago y a decirle "adiós". Puede que tengan problemas por la falta de formación o por la falta de claridad de las tareas. En este caso, tus consejos y comentarios mejorarán su rendimiento laboral. Interactúe con el equipo y cree una cultura de feedback eficaz en su empresa.

• Seguimiento de la actividad del ordenador

  Utilizar un software de monitorización de empleados como CleverControl le permitirá observar el flujo de trabajo y ver cómo su equipo realiza sus tareas. Detecte actividades improductivas, controle la asistencia y el tiempo de trabajo y controle el uso de los recursos de la empresa.

Hoy en día, el software de monitorización de empleados es el método más extendido de seguimiento de la productividad en la mayoría de las empresas, grandes o pequeñas. Es fácil y eficaz: el administrador del sistema instala el programa de monitorización en los ordenadores de la empresa. Después, el programa hace todo el trabajo, rastreando automáticamente la actividad en estos ordenadores e interpretándola. Dependiendo de la funcionalidad del software elegido, puede registrar las pulsaciones de teclas, el tiempo activo e inactivo, la asistencia, la realización de tareas, hacer capturas de pantalla y mucho más. Los programas más avanzados disponen de funciones adicionales como la transmisión de las pantallas de los ordenadores monitorizados en directo, la realización de grabaciones de vídeo, audio o llamadas, el cálculo de nóminas y otras.

Puede recibir los datos recopilados por correo electrónico, almacenamiento en la nube o su tablero de control en línea y estar al tanto del proceso de trabajo tanto en la oficina como en un viaje de negocios.

La principal ventaja de la vigilancia del personal es la mejora de la productividad. Cuando los miembros del personal saben que están bajo vigilancia, se esfuerzan más en las tareas laborales y se comprometen más. Sin embargo, el seguimiento de los empleados tiene más beneficios que eso. Ayuda a:

• descubrir patrones de trabajo ineficaces o dificultades imprevistas, por ejemplo, cuando los empleados dedican a la tarea más tiempo del previsto

• analizar los procesos de trabajo y optimizarlos

• revelan la necesidad de redistribuir la carga de trabajo

• identificar la necesidad de formación

• seguimiento del tiempo de trabajo y asistencia

• garantizar que el personal utilice los recursos de la empresa de forma inteligente

• ahorrar en software o recursos no utilizados y en la retención de empleados

• controlar que los miembros del equipo sigan siempre el código de conducta corporativo tanto en sus interacciones con los compañeros como con los clientes

• evitar las fugas de datos sensibles

• proporcionar las pruebas necesarias en las investigaciones internas

• mejorar las condiciones de trabajo

¿Suena excelente? En efecto, la supervisión de los empleados presenta muchas oportunidades para que el empresario optimice la empresa y consiga mejores resultados. Sin embargo, la perspectiva de ser supervisado no suele parecer tan soleada para los trabajadores. He aquí algunos de los problemas:

• Los empleados pueden sentir que la vigilancia viola su privacidad

• Pueden percibirlo como la falta de confianza

• Al conocer el software de seguimiento de la productividad, una persona puede trabajar en exceso y preocuparse por su rendimiento, lo que conduce a un mayor nivel de estrés y al riesgo de agotamiento

• Muchas personas utilizan los mismos dispositivos en el trabajo y en casa. Pueden ver la vigilancia como una intrusión en su vida personal

• Los datos recogidos pueden ser mal utilizados si las personas equivocadas tienen acceso a ellos

• El empleador debe estudiar y cumplir los requisitos legales para el seguimiento de los empleados. Como empleador, debe ser transparente con su personal sobre qué datos recopila y con qué fines. Deje claro que su objetivo no es espiar, sino crear un lugar de trabajo en el que todos puedan desempeñar sus funciones de la mejor manera posible y trabajar en equipo.

Así pues, ya sabe que la monitorización puede ayudarle a llegar más alto con sus objetivos empresariales. Ha sopesado los pros y los contras y ha elegido la mejor herramienta para sus fines. Sin embargo, hay que tener en cuenta otra cuestión crucial: la ley que regula la supervisión de los empleados.

Aunque los empresarios llevan años rastreando a su personal, las leyes relativas a la vigilancia de los empleados siguen siendo vagas y dependen en gran medida del país, el estado o incluso el condado. Hablando de Estados Unidos, la mayoría de los métodos de vigilancia son legales aquí. El empresario es libre de vigilar el uso del ordenador y de Internet, los mensajes privados, los correos electrónicos y las llamadas telefónicas en los dispositivos propiedad de la empresa. Puede aplicar la vigilancia por vídeo y audio (excluyendo los espacios privados) e incluso controlar los dispositivos personales (con algunas limitaciones) si el trabajador los utiliza para trabajar. Además, en algunos estados, el empresario no está obligado a notificar al personal la mayoría de las actividades de vigilancia.

Sin embargo, seguimos recomendando ser transparentes con la política de la empresa y los motivos de la vigilancia. De este modo, aliviará el estrés de ser rastreado para su personal y evitará cualquier posible disputa en el futuro.

En Europa, la mayoría de los métodos de supervisión de los empleados son legales si cumplen con las leyes del GDPR. Introducido el 25 de mayo de 2018, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) tiene como objetivo dar a los individuos el control sobre sus datos. Se aplica a cualquier organización y regula cómo deben procesar y conservar los datos personales de los individuos. Según el GDPR, usted, como empleador, debe notificar al personal sobre los métodos de control y recibir su consentimiento para la recopilación de datos. También es responsable de proteger los datos recogidos.

El RGPD se aplica a todas las organizaciones de la UE. También incluye a las empresas con sede fuera de ella pero que tienen empleados en la UE.

El RGPD no aborda directamente muchos aspectos de la vigilancia en el lugar de trabajo, como el seguimiento del ordenador, el uso de Internet, el correo electrónico y las redes sociales. Aquí la regla general es notificar al personal sobre la vigilancia con antelación mediante una política interna clara y obtener su consentimiento. Los métodos de seguimiento que se utilicen no deben infringir ni restringir el derecho fundamental de la persona a la privacidad. El GDPR prohíbe estrictamente el registro de las pulsaciones del teclado y la actividad de la pantalla en los dispositivos personales y de propiedad de la empresa que la persona pueda utilizar para el trabajo.

Hay leyes similares en India, Canadá, Nigeria, Malasia y otros países. El empleador debe tener una razón válida para el seguimiento del personal, informar a los empleados de los datos que recoge y por qué medios y obtener su permiso para el seguimiento. Sin embargo, hay bastantes matices en este sentido, según el país. Por ejemplo, en Rusia, los empresarios sólo pueden controlar la duración de las llamadas telefónicas y el número de participantes, pero no las llamadas reales. En Finlandia, que cuenta con la legislación más estricta en materia de protección de datos, los empresarios tienen muy pocos derechos para controlar el uso del ordenador.

Para asegurarse de que la vigilancia en su empresa no infringe ninguna ley, le recomendamos que consulte siempre las leyes locales y estatales. También es aconsejable ser transparente con tu personal sobre los motivos de la vigilancia, los datos que recoges y cómo los vas a utilizar.