Cómo CleverControl ayudó a aumentar la productividad en una empresa tecnológica
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El robo de tiempo, la falta de responsabilidad, los patrones de trabajo ineficaces y la compensación a los compañeros más perezosos son sólo algunos de los problemas de productividad que asolan los espacios de trabajo modernos. Pero, ¿y si pudiera obtener información en tiempo real sobre la actividad de los empleados, identificar o incluso prevenir estos problemas a tiempo y aumentar la productividad de su equipo? En este caso práctico de CleverControl, exploraremos cómo una empresa tecnológica combatió estos problemas e impulsó la productividad con un software de supervisión de empleados.
El desafío
Nuestro cliente es una empresa mediana de desarrollo de software de rápido crecimiento con 47 empleados. La empresa se especializa en la creación de soluciones de software personalizadas, incluidas aplicaciones móviles, plataformas internas de la empresa y sistemas CRM para pequeñas y medianas empresas. La empresa empezó como una pequeña startup y al principio confiaba en la visibilidad directa como método principal de gestión de la asistencia y el rendimiento. A medida que la plantilla crecía, el jefe de la organización no podía controlar directamente a todos los empleados y procesos.
La empresa se enfrentaba a problemas de seguimiento del tiempo de trabajo, medición de la productividad y visibilidad de los proyectos. Los métodos tradicionales de control del tiempo no eran fiables. Los empleados olvidaban a menudo rellenar las hojas de control horario a tiempo y, como consecuencia, entregaban datos inexactos y aproximados. Además, el jefe llegó a descubrir varios casos de robo de tiempo.
La observación de los procesos de trabajo a través de la supervisión y las reuniones periódicas de equipo e individuales requería mucho tiempo y era subjetiva e imprecisa. Esta falta de datos fiables dificultaba la estimación precisa de los proyectos y la identificación de las tareas que consumían más tiempo.
El equipo incumplía los plazos: en torno al 15% de los proyectos superaban sus plazos originales, lo que insatisfacía a los clientes y dañaba la reputación de la empresa. Resultaba difícil señalar las verdaderas razones de los fracasos: mala gestión, procesos ineficaces o improductividad personal. Cada empleado daba una perspectiva distinta del problema.
Además, el jefe no tenía medios para supervisar directamente a 12 miembros de equipos remotos y no podía confiar únicamente en sus informes. Quería más visibilidad en tiempo real para identificar los problemas sobre el terreno y proporcionar retroalimentación oportuna.
Por último, el jefe buscó una forma de dedicar menos tiempo a supervisar la productividad y obtener resultados más objetivos.
La solución
Para resolver estos problemas, la empresa decidió probar un software de control de empleados y eligió CleverControl. CleverControl controlaba automáticamente el inicio y el final de la jornada laboral, lo que permitió a la empresa eliminar por completo las hojas de horas. Los informes de seguimiento también incluían periodos activos e inactivos durante el día, lo que podía revelar a los holgazanes habituales.
La función Live Viewing de CleverControl proporcionó al jefe de la empresa la visibilidad en tiempo real deseada. El jefe podía ver la pantalla de cualquier empleado y ver en qué fase se encontraba el trabajo durante la jornada laboral.
Los informes de actividad detallados y las estadísticas sobre las aplicaciones y sitios más utilizados permitieron analizar cuánto tiempo dedicaban realmente los empleados a las tareas laborales y qué se podía mejorar.
El resultado
Los primeros resultados de la supervisión no fueron sorprendentes: la mayoría de los miembros del equipo mostraron altos niveles de productividad y compromiso. El aumento de la productividad se debió a la propia supervisión. Al saber que todas sus acciones son objeto de seguimiento, los empleados eran menos propensos a dedicar tiempo a actividades improductivas o no relacionadas con el trabajo.
A medida que los empleados se acostumbraban a la supervisión, volvían gradualmente a sus pautas de trabajo habituales. La supervisión de estos patrones arrojó resultados mucho más interesantes. Así, con CleverControl, el jefe reveló varias ineficiencias, por ejemplo:
Uno de los desarrolladores de software se pasaba horas documentando meticulosamente cada pequeña tarea y creando excesivos informes. Aunque documentar es vital en el desarrollo de software, el empleado se microgestionaba hasta el punto de obstaculizar el progreso real.
Uno de los jefes programaba numerosas reuniones para tratar cualquier asunto menor. Aunque su propósito era mantener al equipo al día, la mayoría de estas frecuentes reuniones eran improductivas, consumían mucho tiempo y arruinaban el flujo de trabajo del día para otros miembros del equipo. Los informes mostraban un aumento del 15% en tiempo inactivo, navegación personal y actividades menos productivas en los días en que los miembros del equipo tenían que asistir a varias reuniones de este tipo.
El seguimiento también ayudó a la empresa a averiguar las causas de la improductividad habitual de algunos empleados:
Una de las especialistas en informática era considerada una holgazana habitual hasta que el director analizó su informe de actividad. Resultó que la empleada pasaba una parte importante de su jornada laboral ayudando a sus compañeros o completando tareas que le delegaban. Naturalmente, no cumplía los plazos y no podía centrarse adecuadamente en sus responsabilidades directas.
La puntuación de IA de CleverControl detectó algunos empleados remotos que realizaban una actividad laboral mínima y dedicaban mucho tiempo a la navegación personal.
El director de Relaciones Públicas resultó ser una auténtica "mariposa social". Su uso de mensajería alcanzaba casi el 40% de la jornada laboral. Con frecuencia interrumpía el trabajo de sus compañeros con conversaciones o mensajes largos e irrelevantes, lo que les dificultaba concentrarse y terminar sus tareas.
La identificación de estas y otras ineficiencias permitió a la empresa trabajar para eliminarlas y aumentar la productividad. Con un seguimiento preciso del tiempo y una supervisión en tiempo real, los directivos pudieron evaluar los plazos de los proyectos con mayor precisión, lo que se tradujo en un mayor número de proyectos y tareas entregados a tiempo. Además, pudieron reasignar algunos recursos y empleados, garantizando que las personas adecuadas trabajaran en las tareas adecuadas en el momento adecuado.
La empresa decidió aprovechar la función de autocontrol. Los empleados podían acceder a sus informes de actividad y analizarlos, lo que aumentó su responsabilidad e impulsó su compromiso en un 7%.
Como resultado del seguimiento, la entrega puntual del proyecto alcanzó el 96% en los seis primeros meses de aplicación. La dirección redujo las reuniones innecesarias, dejando solo las comprobaciones semanales y mensuales.
En general, la empresa experimentó un aumento de la productividad del 11% en los seis meses siguientes a la implantación.
Conclusión
La supervisión de los empleados ayudó a la empresa a transformar su enfoque de la gestión del trabajo. "Antes de CleverControl, íbamos a ciegas", afirma el director de la empresa, "dependíamos mucho de nuestras corazonadas y de valoraciones subjetivas. Con los informes de seguimiento y las estadísticas de actividad, ahora vemos una imagen más clara y podemos tomar decisiones informadas."
Este caso práctico de CleverControl demuestra que el software ayudó a la empresa a mejorar sus procesos de trabajo y a fomentar una cultura de transparencia y responsabilidad.
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