5 señales de que su empresa necesita un software de control de empleados

El descenso de los indicadores de rendimiento es la primera y más natural causa de preocupación cuando es algo más que una caída ocasional o estacional. Si observa un descenso constante del rendimiento y la productividad generales de su empresa, es hora de profundizar en los siguientes factores.

Fíjese en las cifras exactas. ¿Le cuesta alcanzar sus objetivos habituales? ¿Las ventas son sistemáticamente inferiores a las previsiones? ¿Está disminuyendo el número de unidades producidas al día? Cuando los indicadores clave de productividad caen sistemáticamente, y las fuerzas externas del mercado no pueden explicarlo, es una señal alarmante de que algo va mal.

¿Se ha convertido el incumplimiento de los plazos en una norma y no en una excepción? Los proyectos que se retrasan constantemente son un problema grave. El incumplimiento de los plazos estropea los procesos de trabajo diarios, provoca desbordamientos presupuestarios, frustra a los clientes, reduce los ingresos y arruina su reputación. Los retrasos frecuentes significan que hay ineficiencias en algún punto de tus procesos, una posible falta de responsabilidad o problemas de los empleados con la gestión del tiempo. Entender por qué ocurre es el primer paso hacia la mejora.

Los empleados pueden entregar el trabajo a tiempo, pero eso es sólo la mitad del asunto. No se trata sólo de cuánto se hace, sino de lo bien que se hace. ¿Ha notado un pico de quejas de los clientes? ¿Pasa su equipo más tiempo repasando y corrigiendo errores? ¿Fallan con más frecuencia los controles de calidad? Esto puede significar que el equipo pierde la concentración o carece de las habilidades esenciales para rendir mejor. El software de supervisión de empleados puede ayudarle a revelar el problema que hay detrás de la disminución de la calidad del trabajo.

¿Le cuesta determinar quién es el responsable de una tarea no realizada, un error o un retraso en un proyecto? Las dificultades para determinar responsabilidades pueden deberse a flujos de trabajo poco claros, funciones mal definidas o falta de responsabilidad por las contribuciones individuales.

La supervisión de empleados recopila datos exhaustivos sobre la actividad laboral de los empleados: tiempo activo y ocioso, aplicaciones y sitios web más utilizados, patrones de actividad y posibles distracciones, como las redes sociales. Analizando estos datos, puedes revelar por qué está bajando el rendimiento de los empleados y cómo mejorarlo.

El aumento de incidentes de seguridad, como infecciones frecuentes por malware, ataques de phishing con éxito, filtraciones de datos o accesos no autorizados a información sensible de la empresa, son razones para empezar a actuar. Significan un punto débil en sus defensas de seguridad y, a menudo, la vulnerabilidad reside en acciones no intencionadas o incluso intencionadas de los empleados. Según informes recientes, hasta el 82% de las violaciones de seguridad se deben a errores humanos. La supervisión de los empleados puede ayudar a mitigar estos riesgos y detectar incidentes a tiempo.

La siguiente razón para considerar la supervisión de los empleados son las normativas como GDPR, HIPAA, PCI DSS o las normas de cumplimiento específicas del sector. No cumplirlas puede acarrear grandes multas y daños a la reputación. El cumplimiento a menudo depende de la adhesión de los empleados a procedimientos y protocolos específicos, especialmente en lo que respecta al manejo y la seguridad de los datos. La falta de visibilidad de las operaciones diarias de los empleados aumenta significativamente los riesgos de incidentes por negligencia y mala conducta.

Por último, si la ventaja competitiva de su empresa reside en la información patentada, la propiedad intelectual o los secretos comerciales, proteger estos activos es vital. Los empleados con acceso privilegiado a datos sensibles pueden filtrarlos tanto involuntaria como intencionadamente.

El software de supervisión de empleados le permite ver la actividad de los empleados, gracias a lo cual puede asegurarse de que cumplen las políticas de seguridad y la normativa pertinente.

Los programas informáticos con funciones de prevención de pérdida de datos (DLP) pueden detectar comportamientos inseguros o inadecuados de los empleados y alertar al director o a un especialista en seguridad. Además, los datos recogidos por los programas de supervisión pueden servir de prueba en investigaciones internas si se produce un incidente.

Un entorno de trabajo seguro, cómodo, agradable y respetuoso es crucial para la productividad de los empleados. Las infracciones de la conducta en la oficina crean un ambiente hostil, disminuyen la moral y el compromiso de los empleados y contribuyen a una mayor rotación. En el peor de los casos, este comportamiento puede incluso exponer a la empresa a importantes responsabilidades legales y daños a su reputación. ¿Nota las siguientes señales preocupantes? Una investigación responsable que incluya la supervisión de los empleados puede ser su solución.

La primera señal de alarma son las denuncias de acoso y discriminación, formales o informales. Ignorar tales denuncias no sólo perjudicará a la víctima de tal comportamiento, sino que también creará un ambiente tóxico en la oficina.

Otra señal preocupante a la que hay que prestar atención son las infracciones del código de conducta o ética de la empresa. Pueden incluir el uso personal excesivo del tiempo de la empresa para actividades no laborales, el uso indebido de los recursos de la empresa en beneficio propio, el comportamiento inapropiado en línea utilizando redes o dispositivos de la empresa, o el incumplimiento de acuerdos de confidencialidad.

Por último, los empleados pueden utilizar los recursos de la empresa para difamar o calumniar a alguien o algo en línea, acceder a recursos pirateados infringiendo así los derechos de autor, o hacer cualquier otra cosa que pueda acarrear pérdidas económicas y consecuencias legales. Si no se controlan estas acciones, pueden dar lugar a costosos pleitos, sanciones reglamentarias e importantes daños a la reputación.

En casos de acoso, discriminación o intimidación, la supervisión de las comunicaciones de los empleados -con el debido asesoramiento jurídico y notificación a los empleados- puede aportar las pruebas necesarias para las investigaciones internas.

El software de supervisión puede crear registros detallados de la actividad de los empleados, incluido el uso de aplicaciones y el acceso a archivos. Estos registros pueden proporcionar un rastro verificable para comprender las acciones de los empleados y determinar si se han infringido las políticas de la empresa.

Si a menudo se pregunta cómo fluye realmente el trabajo y por qué se producen cuellos de botella de la nada, es posible que necesite un software de supervisión. Pregúntese:

1. ¿Me estoy basando en conjeturas en lugar de en datos concretos para comprender nuestro flujo operativo?
2. ¿Son los procesos específicos sistemáticamente lentos, ineficaces y plagados de retrasos?
3. ¿Ciertas tareas se convierten repetidamente en puntos de estrangulamiento en nuestros flujos de trabajo, ralentizando proyectos enteros o la producción de un departamento?
4. ¿Necesito datos objetivos para comprender nuestros flujos de trabajo actuales antes de introducir cambios en los procesos? ¿Cómo mido el impacto de esos cambios?

Cuando los gestores carecen de una visibilidad clara de los procesos de trabajo, no pueden planificar eficazmente el calendario y el presupuesto del proyecto, optimizar los flujos de trabajo y prever posibles contratiempos.

El software de supervisión de empleados elabora informes detallados sobre el uso de las aplicaciones por parte de los empleados, la progresión de las tareas y el tiempo dedicado a cada tarea. Estos informes son datos objetivos y cuantificables sobre los flujos de trabajo actuales. Al analizarlos, los directivos ven cómo se realiza el trabajo en la práctica y evalúan la productividad individual y del equipo. Pueden revelar áreas de mejora y automatización, eliminar pasos redundantes y rediseñar los flujos de trabajo para hacerlos más eficientes y rápidos.

Una vez implantadas las mejoras, los datos de seguimiento pueden utilizarse para medir el impacto real de estos cambios en la eficacia del flujo de trabajo. Este bucle basado en datos puede convertirse en la base de la mejora y el perfeccionamiento continuos.

El éxito de la empresa se alimenta de empleados comprometidos y motivados. Pero, ¿qué ocurre si se apaga la chispa? Es posible que observe tendencias preocupantes como la disminución del compromiso, el absentismo y el aumento de las tasas de rotación. He aquí otros síntomas alarmantes:

1. un notable descenso del entusiasmo
2. menor proactividad
3. los empleados parecen menos implicados en su trabajo y en el éxito de la empresa
4. menor participación en las actividades y reuniones del equipo
5. sentimiento general de apatía o negatividad.

Estas señales pueden indicar problemas subyacentes más profundos dentro de su organización. Debe investigar la salud de la cultura de su lugar de trabajo y el bienestar de los empleados, y un seguimiento cuidadoso de los empleados puede ser una herramienta útil en su investigación.

Un software de control con seguimiento automatizado de la asistencia puede revelar las señales preocupantes mencionadas, a menudo antes de lo que lo haría un directivo, e incitar a profundizar. Además, puede ayudar a medir la eficacia de los esfuerzos que realice para mejorar el compromiso de los empleados. Sin embargo, para comprometer y motivar a los empleados, necesitará otros métodos, como recompensas y bonificaciones, oportunidades de desarrollo y crecimiento, y otros.

Reconocer a tiempo las cinco señales de alarma (caída de la productividad, seguridad, comportamiento poco ético, puntos ciegos operativos y disminución del compromiso) es crucial, y la supervisión de los empleados puede ayudar a detectarlas y descubrir las razones de estos problemas. Si está experimentando estas señales, explore cómo Software de supervisión de CleverControl puede ayudarle. Pero recuerde dar prioridad a una implantación ética y transparente.