5 errores de la correspondencia comercial

La comunicación por correo electrónico se ha convertido en una parte esencial de nuestro trabajo, por eso los correos electrónicos deben escribirse correctamente. Business Insider contó los errores de los empleados en la correspondencia empresarial.

Nada podría ser más obvio. Sin embargo, la gente sigue cometiendo este tipo de errores. Siempre es posible pedir disculpas a la persona a la que has enviado un correo electrónico equivocado, pero de todos modos se quedará con una mala sensación.

Así que, antes de enviar un correo electrónico, comprueba la dirección y el nombre del destinatario: "Querida Debra Kelly,...". Lee el nombre en voz alta: te ayudará a concentrarte y a no equivocarte.

El conocido término entre los periodistas "enterrar la pista" significa esconder el punto principal en lo más profundo de la carta. Tan profundo que es difícil de encontrar. Es un error muy común en la correspondencia comercial. Para evitarlo, pregúntate: "¿Qué quiero decir?". Y responda rápidamente. Una carta así -clara, corta y al grano- es lo que esperan de ti tus colegas.

"Me dirijo a ti para hablar de la cooperación entre nuestras empresas antes del comienzo del cuarto trimestre".

Si no expones el punto principal al principio de la carta, sino que llegas al núcleo de forma larga y florida, el destinatario no entenderá cuál es el propósito de la carta. Escriba con sencillez y evite los desplantes innecesarios en los textos.

Este es un fallo clásico en la correspondencia empresarial. La jerga empresarial, clara para ti y tus colegas, puede desconcertar a tus socios y colegas de otros departamentos.

"Quedamos en el CO en la sala 200 a las 18:30. Sí, y no te olvides de traer la tarea, tenemos el "código verde" después de las 5 pm".

¿De qué trata la carta? Mire la lista de destinatarios de su carta y pregúntese: ¿saben todos ellos qué es el CO? ¿Conocen todos el "código verde"? Si no es así, aclare estos términos.

"Reunámonos en la oficina central, en la sala 200 a las 6:30 pm. Sí, y no olvides la tarea, tenemos el "código verde" después de las 5 pm. Para los que no lo sepan, el "código verde" significa que hay que estar totalmente preparado en la reunión".

¿Ves? La carta está mucho mejor ahora.

Muy a menudo, con las prisas del día a día, leemos rápidamente la carta de alguien, la contestamos en nuestra mente y nos olvidamos de enviar la respuesta. Esto es inaceptable. Debes responder a las cartas de tus compañeros. Tu respuesta puede influir en todo el flujo de trabajo.

Recuerda que en la era de Twitter y Facebook a nadie le gusta leer mensajes de más de dos frases. Por eso, los párrafos largos en la correspondencia comercial sólo se miran pero no se leen con atención. Rompe los párrafos largos y haz que sean cómodos de leer.