Guía de software esencial para la gestión de empleados

Guía de software esencial para la gestión de empleados

La gestión de los empleados es compleja y requiere mucho tiempo. Contratar e incorporar al mejor candidato, hacer un seguimiento de la productividad, garantizar el cumplimiento de todos los plazos y planificar estrategias para el desarrollo y la motivación de los empleados son retos que los directores y los departamentos de RRHH tienen que superar. Por suerte, vivimos en la era de la tecnología en auge que puede aliviar significativamente nuestras luchas diarias. Existe una solución digital para todo. En este artículo, exploramos los tipos de software de gestión de empleados y sus ventajas, y describimos soluciones fiables en cada categoría.

Software de control de empleados

Los programas de seguimiento son quizás el tipo de software más conocido para la gestión de empleados. Sus características suelen incluir:

  1. capturas de pantalla
  2. registro de pulsaciones de teclas
  3. seguimiento de los sitios web visitados
  4. registro de consultas de búsqueda
  5. control de las operaciones de archivo
  6. capturar la actividad de la impresora
  7. control del tiempo, etc.

Estos datos se resumen en puntuaciones y estadísticas de productividad, lo que simplifica la evaluación del rendimiento.

La preocupación por la privacidad está en la otra cara de la moneda. Debido a sus características específicas, el software de control de empleados puede recopilar grandes cantidades de datos, incluida información sensible. Por eso es necesario familiarizarse con la normativa local sobre privacidad antes de implantar este tipo de soluciones. Si logra un equilibrio entre las necesidades de supervisión y el respeto a la privacidad de los empleados, el software de seguimiento de empleados se convertirá en su ayudante de confianza para aumentar la productividad de su equipo.

CleverControl es un potente software para la gestión de empleados. Ofrece todas las funciones necesarias para supervisar la productividad sin problemas: capturas de pantalla, supervisión del portapapeles, registro de consultas de búsqueda y visitas a sitios web, seguimiento de la actividad en redes sociales y mensajería, y mucho más. La plataforma analiza el uso que hace el empleado de las aplicaciones, los chats y la web, incluido el tiempo que dedica diariamente y cómo cambian estas tendencias a lo largo del periodo seleccionado. CleverControl también destaca las aplicaciones y sitios web más utilizados. Estas estadísticas le permiten ver rápidamente el resumen de la jornada de cada empleado y detectar inmediatamente las distracciones.

CleverControl permite la supervisión no sólo retrospectiva, sino también en tiempo real. Gracias a su función Live Viewing, podrá ver al instante lo que ocurre en la pantalla de cualquier empleado.

CleverControl dispone de un conjunto de funciones de control horario que permiten automatizar el seguimiento de la asistencia. El software registra la presencia de cada empleado en el lugar de trabajo, el inicio y el final de la jornada laboral y los periodos de actividad/inactividad. Puede ver el registro de actividad detallado por tiempo y las estadísticas de actividad por hora con las horas más activas resaltadas. Esta función le permite comprender los patrones de trabajo individuales y planificar mejor las tareas y reuniones.

Las funciones avanzadas de CleverControl incluyen Grabación de pantalla, Grabación de webcam y Grabación de llamadas. Con Screen Recording, puede grabar las pantallas de los empleados seleccionados a lo largo del día. Webcam Recording convierte la webcam del ordenador en un sencillo sistema de vigilancia o ayuda a supervisar las interacciones entre clientes y empleados. Con Call Recording, puede grabar llamadas de mensajeros populares como Zoom, WhatsApp y Discord. Esta función será inestimable para evaluar el trabajo de los agentes de atención al cliente o recapitular la información de una reunión importante.

CleverControl se mantiene al día de los últimos avances tecnológicos. La plataforma ha incorporado recientemente funciones de IA. La IA examina la actividad de los empleados en aplicaciones, chats y en línea, la compara con las referencias del sector, calcula las puntuaciones de productividad individuales y comenta brevemente las ineficiencias detectadas.

CleverControl tiene una configuración flexible. La mayoría de sus funciones pueden activarse/desactivarse, lo que le permite ajustar sus prácticas de supervisión a las leyes y normativas de privacidad aplicables. El software también puede instalarse en modo visible, lo que permite a los empleados iniciar y detener la supervisión o acceder a su panel de actividad personal.

Software de gestión de proyectos

Por mucho que los directivos quieran recordar y controlar todos los plazos, tareas y gastos de un proyecto, muy pocos pueden presumir de tener un cerebro de superordenador. La gestión de proyectos es un tipo de software para la gestión de empleados diseñado para quitar esta carga de los hombros de un gestor. Es una plataforma centralizada para planificar, organizar y gestionar proyectos con eficacia. Entre sus funciones habituales se incluyen:

  1. crear, asignar y priorizar tareas
  2. fijación de plazos
  3. seguimiento del progreso de las tareas
  4. comentarios, mensajería y chat dentro de la plataforma
  5. intercambio de archivos
  6. hoja de ruta y seguimiento de hitos
  7. seguimiento del tiempo
  8. seguimiento de presupuestos, gestión de gastos y mucho más.

Este tipo de software para la gestión de empleados permite a los directivos ver el proyecto completo, desglosarlo fácilmente en tareas y subtareas y asignarlas a los empleados. Pueden obtener información en tiempo real sobre el progreso, detectar posibles problemas y reasignar los recursos necesarios. Esta mayor visibilidad de las tareas aumenta la eficacia del equipo y mejora la toma de decisiones y la gestión del presupuesto. La asignación clara de tareas y el seguimiento del progreso hacen que los miembros del equipo sean responsables de su trabajo.

Asana es uno de los software de gestión de proyectos en la nube más populares. Su interfaz amigable y su amplia gama de funciones conquistaron a miles de empresas en todo el mundo. Puedes dividir grandes proyectos en tareas y subtareas más pequeñas y manejables, definir dependencias y establecer prioridades y plazos. Las vistas de los proyectos pueden personalizarse en función de sus preferencias. Puede organizar las tareas en forma de lista, calendario, cronograma, diagrama de Gantt o tablero Kanban. Se pueden añadir campos personalizados a las tareas para facilitar la clasificación, el filtrado y la elaboración de informes.

Asana puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea para que puedas evaluar los gastos y el tiempo necesario con mayor precisión.

La plataforma cuenta con excelentes funciones de comunicación, como mensajería en equipo, menciones y uso compartido de archivos. La bandeja de entrada inteligente permite personalizar las notificaciones para filtrar las actualizaciones más importantes, pausar las notificaciones para proteger tu concentración y hacer un seguimiento de las notificaciones desde la bandeja de entrada.

La robusta funcionalidad de automatización ayuda a automatizar tareas repetidas. Por ejemplo, puedes asignar tareas en función de reglas o activando notificaciones.

Asana se integra con muchas otras herramientas, como Google Drive, Slack y Microsoft Teams.

La plataforma es adecuada para empresas de todos los tamaños y de diversos sectores gracias a su facilidad de uso, su potente conjunto de funciones y su escalabilidad.

Software de gestión de proyectos

Sistemas de gestión de recursos humanos

El software de gestión de recursos humanos (SGRH) es una plataforma integral diseñada para agilizar y automatizar las funciones de RRHH a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado. Sus características clave son:

  1. almacenamiento de información sobre los empleados (datos de contacto, historial laboral, registros de rendimiento, etc.)
  2. Sistema de seguimiento de candidatos (ATS) (gestión de ofertas de empleo y candidaturas)
  3. flujos de trabajo de incorporación y listas de comprobación
  4. verificación de antecedentes y control de drogas
  5. procesamiento de nóminas y cálculo de impuestos
  6. administración de prestaciones (seguro médico, planes de jubilación, etc.)
  7. control de presencia
  8. gestión del rendimiento
  9. iniciativas de desarrollo de los empleados, etc.

Este tipo de software para la gestión de empleados automatiza las tareas repetitivas, reduce la carga administrativa de los especialistas en RRHH y minimiza los errores en la introducción de datos y el procesamiento de nóminas. Gracias a ello, los equipos de RRHH pueden centrarse en iniciativas estratégicas que mejoren el compromiso de los empleados.

Gracias al SGRH, las organizaciones pueden mantener registros precisos y garantizar el cumplimiento de la legislación laboral. Además, el SGRH proporciona datos y perspectivas valiosos que permiten tomar decisiones informadas en materia de RRHH.

El SGRH también ofrece funciones para los empleados. Sus funciones de autoservicio permiten a los empleados gestionar su información y acceder fácilmente a los servicios de RRHH.

Workday es un avanzado software basado en la nube para la gestión de empleados. Unifica todas las funciones de RRHH, como nóminas, beneficios, administración del talento y gestión de datos de los empleados, en un único sistema.

La plataforma ofrece paneles e informes personalizables. En ellos, puede obtener información sobre los índices de rotación, las tendencias de rendimiento y los datos demográficos de la plantilla. Todos los cambios se reflejan al instante, para que siempre tenga acceso a la información más actualizada y pueda tomar decisiones estratégicas.

Workday soporta todo el ciclo de vida del empleado, desde la publicación de ofertas de empleo hasta el seguimiento de candidatos y la incorporación, pasando por la gestión del rendimiento y los beneficios. También facilita la planificación de la sucesión, ya que puede ayudar a identificar a los empleados con alto potencial. Posteriormente, puede prepararlos para futuros puestos de liderazgo.

Otro práctico conjunto de funciones automatiza los procesos de pago de nóminas: salario, impuestos, prestaciones y deducciones. La automatización reduce los errores y la carga administrativa y garantiza pagos puntuales y precisos.

Workday también beneficia a los empleados. Su sólida funcionalidad de autoservicio les permite gestionar su información personal, acceder a las nóminas, solicitar tiempo libre e inscribirse en las prestaciones.

En definitiva, Workday es una solución eficaz que mejora significativamente la gestión de los recursos humanos. Puede adaptarse a las necesidades específicas de organizaciones de diversos sectores y dar soporte tanto a pequeñas como a grandes empresas.

Plataformas de experiencia del empleado

Como su nombre indica, las plataformas de experiencia del empleado (EX) sirven para mejorar la experiencia global del empleado desde su incorporación hasta el momento de abandonar la empresa. Este tipo de software se suma a las funciones tradicionales de RRHH. Su objetivo principal es mejorar el bienestar y la motivación de los empleados, aumentar la productividad y crear un entorno de trabajo agradable y atractivo.

EX suele ofrecer las siguientes funciones:

  1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
  2. herramientas de reconocimiento (por ejemplo, sistemas basados en puntos, premios entre iguales, etc.)
  3. redes sociales o foros internos
  4. chats e intercambio de archivos
  5. un centro de noticias y anuncios de la empresa
  6. datos y análisis sobre el compromiso de los empleados, el sentimiento y las tendencias de rendimiento
  7. acceso a materiales y cursos de formación
  8. programas de bienestar, etc.

Gracias a las plataformas de experiencia del empleado, los empleados se sienten más conectados y valorados. Según los estudios, los empleados que reciben reconocimiento con regularidad están 14% más productivo, un 43% más comprometidos y son tres veces más leales a sus organizaciones. Por tanto, invertir en EX significa invertir en una menor rotación y una mayor productividad.

EX proporciona acceso a todos los recursos necesarios en un solo lugar, desde anuncios para toda la empresa hasta programas de bienestar. Gracias a ello, los empleados dedican menos tiempo a buscar información y se mantienen informados sobre las oportunidades disponibles.

Por último, los programas de experiencia de los empleados ayudan a reducir el agotamiento y el estrés en el lugar de trabajo, lo que, de nuevo, mejora la productividad y el compromiso.

Culture Amp es una de las principales plataformas de experiencia del empleado. Ofrece múltiples plantillas de encuestas y herramientas para recabar la opinión de los empleados sobre diversos aspectos de su experiencia. Por ejemplo, puedes realizar encuestas de compromiso, evaluaciones de diversidad e inclusión y comentarios de 360 grados. Puede recopilar y organizar cómodamente los resultados de las opiniones en un centro de datos centralizado durante todo el año. Este centro de datos facilita enormemente la preparación de las evaluaciones del rendimiento.

Culture Amp se basa en los últimos descubrimientos de la psicología y la ciencia de datos. Te ayudará no solo a recopilar opiniones, sino también a traducirlas en planes de mejora viables.

Con Culture Amp, puedes crear y compartir descripciones de funciones y competencias necesarias para cada función. Esta información no solo aclara las responsabilidades individuales, sino que también permite a los empleados evaluar sus competencias actuales e identificar posibles carencias. La plataforma también puede utilizarse para crear planes de desarrollo personalizados para aumentar el rendimiento y el compromiso.

Culture Amp ofrece una comunidad de apoyo con eventos virtuales y un grupo Slack. Proporciona formación continua y oportunidades de networking para los profesionales de RRHH.

En resumen, la eficaz evaluación que Culture Amp realiza de las experiencias de los empleados, combinada con conocimientos científicos, la convierte en una valiosa herramienta para cualquier organización que desee crear un espacio de trabajo atractivo y atrayente.

Conclusión

En nuestra era tecnológica, tenemos la suerte de contar con una aplicación para cada tarea rutinaria. Estos cuatro tipos de software para la gestión de empleados aliviarán la carga administrativa, optimizarán tareas complejas que requieren mucho tiempo, como la evaluación del rendimiento y las encuestas de compromiso de los empleados, y permitirán una gestión eficaz de los proyectos.

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