Προεπιβίβαση: Το κλειδί σας για την αποτελεσματική ενσωμάτωση των εργαζομένων

Η εμπειρία και οι γνώσεις ενός υποψηφίου θεωρούνται τα πιο σημαντικά πράγματα για την πρόσληψη νέων εργαζομένων. Ενώ οι οργανισμοί δίνουν προσοχή σε αυτό, συχνά αγνοούν τη σημασία της δέσμευσης των εργαζομένων, με αποτέλεσμα οι εργαζόμενοι να εγκαταλείπουν τις εταιρείες τους μέσα στους πρώτους μήνες.

Εάν η ομάδα πρόσληψης καταβάλλει μεγάλη προσπάθεια για να βρει τον καλύτερο υποψήφιο, αλλά αυτός ο υποψήφιος καταλήγει να αποχωρεί λόγω έλλειψης δέσμευσης, αυτό έχει ως αποτέλεσμα τη σπατάλη πόρων και προσπαθειών ακόμη και πριν ο εργαζόμενος ξεκινήσει. Σε αυτό το σημείο η προεπιλογή κάνει τα πράγματα καλύτερα και για τις δύο πλευρές. Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε γιατί είναι απαραίτητο και πώς ωφελεί τον οργανισμό σας.

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία της συνέντευξης και μια εταιρεία προσφέρει προσφορά εργασίας σε έναν υποψήφιο, το χρονικό διάστημα μεταξύ της πρώτης ημέρας στη νέα θέση εργασίας και της αποδοχής της προσφοράς εργασίας είναι γνωστό ως περίοδος προετοιμασίας. Αποτελεί σημαντικό μέρος της διαδικασίας πρόσληψης, καθώς επικεντρώνεται στην αύξηση της δέσμευσης των εργαζομένων.

Το Preboarding επικεντρώνεται στο καλωσόρισμα των νέων εργαζομένων και στην εξοικείωσή τους με τους ρόλους τους, τα καθήκοντά τους και την εταιρεία. Συνήθως περιλαμβάνει αλλά δεν περιορίζεται στην ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με τη θέση εργασίας, την ομάδα και την εταιρεία. Ένα ζωτικό στοιχείο της διαδικασίας preboarding είναι ότι οι εργαζόμενοι κάνουν ερωτήσεις για να μάθουν περισσότερα για την εταιρεία και τη μελλοντική τους θέση.

Εν ολίγοις, το preboarding αφήνει μια θετική αρχική εντύπωση στους νέους υπαλλήλους καλωσορίζοντάς τους και προετοιμάζοντάς τους για το νέο τους ρόλο.

Το Preboarding και το Onboarding μοιάζουν αρκετά, και τις περισσότερες φορές, μπορεί να βρείτε ανθρώπους να μπερδεύονται μεταξύ των δύο. Οι δύο αυτοί όροι χρησιμοποιούνται συχνά εναλλακτικά. Έτσι, παρακάτω παρουσιάζονται οι κύριες διαφορές μεταξύ αυτών των στρατηγικών:

Επισκόπηση

• Το Preboarding είναι ο χρόνος που μεσολαβεί από την ημέρα που ο υποψήφιος αποδέχεται την προσφορά εργασίας του μέχρι την έναρξη της εργασίας του.

• Η εισαγωγή αρχίζει από την πρώτη ημέρα εργασίας ενός εργαζομένου.

Χρονισμός

• Ο ιδανικός χρόνος για το preboarding είναι πριν από την πρώτη ημέρα πρόσληψης στην εργασία.

• Εν τω μεταξύ, το onboarding αρχίζει μετά την πρώτη ημέρα πρόσληψης του νέου υπαλλήλου.

Στόχοι

• Ο στόχος και η πρωταρχική εστίαση του preboarding είναι το καλωσόρισμα του εργαζομένου πριν ξεκινήσει την πρώτη του ημέρα.

• Η εισαγωγή επικεντρώνεται στην ενσωμάτωση του νέου εργαζομένου στη συστηματική της εταιρείας για το νέο του ρόλο.

Δραστηριότητες

• Πράγματα όπως μια χαλαρή συνάντηση, ένα γεύμα ή μια πρόσκληση για μια χαλαρή επίσκεψη για να εξερευνήσουν το γραφείο αποτελούν μέρος των δραστηριοτήτων προετοιμασίας.

• Από την άλλη πλευρά, η ανάθεση ενός φίλου, η παράδοση των ρυθμίσεών του και η παροχή όλων των άλλων εκπαιδευτικών στοιχείων στους υπαλλήλους αποτελεί μέρος των δραστηριοτήτων onboarding.

Στόχος

• Το Preboarding έχει ως στόχο να προετοιμάσει τους νέους υπαλλήλους για τη δουλειά τους και να τους κάνει να ενθουσιαστούν με αυτήν.

• Από την άλλη πλευρά, το onboarding βοηθά στην εγκατάσταση των νέων εργαζομένων στο περιβάλλον της εταιρείας μετά την ένταξή τους.

Η προεπιλογή αποτελεί κρίσιμο μέρος της διαδικασίας πρόσληψης υπαλλήλων και είναι σημαντική τόσο για τον υπάλληλο όσο και για τον οργανισμό. Ακολουθούν τα 7 κορυφαία οφέλη του preboarding που θα βοηθήσουν τόσο τον εργαζόμενο όσο και τον οργανισμό.

• Δημιουργία θετικής πρώτης εντύπωσης

  Η πρώτη εντύπωση για την εταιρεία σας έχει μεγάλη σημασία και μπορεί να καθορίσει σημαντικά την παραγωγικότητα ενός νέου υπαλλήλου. Όταν κάνετε σωστά το preboard, θα αφήσετε μια θετική πρώτη εντύπωση στον εργαζόμενο, δίνοντάς του κίνητρο προς το ρόλο του. Αυτή η θετική πρώτη εντύπωση από την εταιρεία θα έχει επίσης ως αποτέλεσμα την καλύτερη ικανοποίηση των εργαζομένων.

• Μείωση του άγχους και προώθηση της δέσμευσης

  Σχεδόν όλοι οι υποψήφιοι νιώθουν νευρικότητα την πρώτη ημέρα στη νέα τους δουλειά. Ο καθένας έχει διαφορετικούς λόγους για να αισθάνεται αγχωμένος, αλλά η λύση για όλους είναι η αποτελεσματική προεπιλογή. Αυτό συμβαίνει επειδή το preboarding φέρνει θετική διάθεση απέναντί τους από την εταιρεία ακόμη και πριν την ένταξή τους.

  Έτσι, την ημέρα της ένταξής τους, έχουν ήδη μια θετική εικόνα για την εταιρεία, γεγονός που εξαφανίζει περισσότερο από το μισό άγχος τους. Επιπλέον, προωθεί τη δέσμευση μεταξύ των διαφόρων εργαζομένων.

• Δημιουργία σύνδεσης με τον οργανισμό

  Οι νέοι υπάλληλοι χρειάζονται κάποιο χρόνο για να δημιουργήσουν μια σύνδεση με τον νέο τους οργανισμό, λόγω της έλλειψης έκθεσης. Το Preboarding μπορεί να συντομεύσει σημαντικά αυτόν τον χρόνο. Χάρη σε αυτό, οι εργαζόμενοι μαθαίνουν πολλά για το περιβάλλον της νέας τους εταιρείας πριν από την πρώτη ημέρα εργασίας τους. Επιπλέον, όταν ξεκινούν τη δουλειά τους, αυτή η σύνδεση γίνεται ακόμη πιο ισχυρή, γεγονός που τους βοηθά να αποδίδουν καλά.

• Ενίσχυση της παραγωγικότητας και βελτίωση των ποσοστών διατήρησης

  Η προεπιβίβαση συμβάλλει στη βελτίωση των ποσοστών διατήρησης των εργαζομένων. Πολλοί εργαζόμενοι τείνουν να παραιτούνται από την εργασία τους μέσα στους πρώτους μήνες ή ημέρες λόγω έλλειψης δέσμευσης, γεγονός που επηρεάζει τελικά την παραγωγικότητά τους.

  Με την προεπιβίβαση, μια εταιρεία μπορεί να ενισχύσει τη δέσμευσή τους, διατηρώντας τους εργαζόμενους παραγωγικούς. Όταν οι εργαζόμενοι είναι παραγωγικοί, η ικανοποίησή τους αυξάνεται, με αποτέλεσμα υψηλότερα ποσοστά διατήρησης των εργαζομένων.

• Μειωμένο κόστος εισαγωγής

  Η προεπιβίβαση απλοποιεί τη διαδικασία επιβίβασης, καθιστώντας την πιο αποτελεσματική. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα σημαντική εξοικονόμηση χρόνου, χρημάτων και άλλων πόρων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν αλλού στην εταιρεία. Επομένως, η προεπιβίβαση είναι ένα μέτρο εξοικονόμησης κόστους που αποφέρει πολλά οφέλη.

• Μειωμένο κόστος κύκλου εργασιών των εργαζομένων

  Με την προεπιλογή, μπορείτε να μειώσετε το κόστος εναλλαγής προσωπικού που σχετίζεται με την πρόσληψη νέων εργαζομένων. Η προεπιβίβαση παρέχει την ευκαιρία να επιβεβαιώσετε την απόφαση του νέου υπαλλήλου να ενταχθεί στην εταιρεία σας. Επιτρέπει την έγκαιρη αντιμετώπιση τυχόν αβεβαιοτήτων ή πιθανών αποτυχιών, μειώνοντας έτσι τον κίνδυνο αποχώρησης των νέων υπαλλήλων αμέσως μετά την εισαγωγή, η οποία μπορεί να κοστίσει από πλευράς προσλήψεων, εκπαίδευσης και χαμένης παραγωγικότητας. Η διατήρηση της διαδικασίας εισαγωγής με τη βοήθεια του preboarding συμβάλλει στο να παραμείνουν οι νέοι εργαζόμενοι στην εταιρεία σας για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

• Μειωμένος χρόνος παραγωγικότητας

  Η προεπιβίβαση μπορεί να βοηθήσει τους νεοπροσληφθέντες να εγκλιματιστούν ταχύτερα, παρέχοντάς τους πρόσβαση σε επιχειρησιακούς πόρους, όπως το ενδοδίκτυο, το εγχειρίδιο εργαζομένων και πληροφορίες για τα οφέλη. Θα μπορούσαν να το βρουν απλούστερο και πιο βολικό να ενταχθούν στην ομάδα σας και να συμμετάσχουν αμέσως.

Παρόλο που πρόκειται για μια υποκειμενική διαδικασία και κάθε εταιρεία μπορεί να επιλέξει τις πρακτικές που εφαρμόζει πριν από την επιβίβασή της ανάλογα με το περιβάλλον της, μερικά πράγματα προκαλούν εξαιρετική πρώτη εντύπωση στους νεοπροσλαμβανόμενους. Το preboarding έχει να κάνει με το να κάνει τον νέο εργαζόμενο να νιώσει ότι αυτό θα είναι ένα σπουδαίο ξεκίνημα γι' αυτόν.

Ακολουθούν, λοιπόν, μερικές από τις καλύτερες πρακτικές που μπορείτε να υιοθετήσετε πριν από την επιβίβαση.

• Παρέχετε ψηφιακά αντίγραφα των βασικών εγγράφων, ώστε ο νέος υπάλληλος να μπορεί να τα μελετήσει εκ των προτέρων.

  Ο κύριος στόχος σας είναι να διασφαλίσετε ότι ο νέος υπάλληλος θα εξοικειωθεί με τις στρατηγικές και την κουλτούρα της εταιρείας. Για να το πετύχετε αυτό, μπορείτε να του παρέχετε ψηφιακά αντίγραφα σημαντικών εγγράφων

  να εξετάσουν πριν από την πρώτη ημέρα εργασίας τους. Αυτό θα τους βοηθήσει να εξοικειωθούν τόσο με τις τεχνικές όσο και με τις μη τεχνικές πτυχές της εταιρείας.

• Εισαγωγή στην ομάδα

  Η γνωριμία με την ομάδα αποτελεί συνήθως μέρος της διαδικασίας εισαγωγής που προσφέρεται κατά την πρώτη ημέρα εργασίας. Ωστόσο, μπορείτε να την ξεκινήσετε λίγο νωρίτερα και να την κάνετε μέρος της διαδικασίας προ-επιλογής. Αυτή η πρακτική βοηθά τον εργαζόμενο να μάθει για τους ανθρώπους με τους οποίους θα συνεργαστεί. Επιπλέον, προωθεί την επικοινωνία και βελτιώνει τη δέσμευση.

  Οι νέοι εργαζόμενοι μπορούν να εξοικειωθούν με τις ομάδες τους κάνοντας κάποιες ερωτήσεις που θα τους βοηθήσουν να συνεργαστούν γρήγορα μαζί τους.

• Εισαγωγικά διαδικτυακά μαθήματα

  Εάν υπάρχει κάτι συγκεκριμένο σχετικά με την εταιρεία σας ή τη θέση εργασίας που πρέπει να μάθει ο νέος υπάλληλος πριν από την πρώτη ημέρα της εργασίας του, πρέπει να το μοιραστεί ως μέρος της διαδικασίας προετοιμασίας. Ένας καλός τρόπος για να μοιραστείτε αυτές τις πληροφορίες είναι μέσω ενός διαδικτυακού μαθήματος. Συνήθως, αυτά τα εισαγωγικά διαδικτυακά μαθήματα περιλαμβάνουν μόνο τα βασικά, αλλά θα είναι αρκετά για να εξοικειωθεί ο νέος υπάλληλος με τα καθήκοντά του ή με τυχόν ιδιαιτερότητες πριν ξεκινήσει.

• Προσκαλώντας τους σε διασκεδαστικές εκδηλώσεις της εταιρείας πριν ενταχθούν

  Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να σπάσετε τα εμπόδια επικοινωνίας μεταξύ παλαιών και νέων εργαζομένων είναι να τους προσκαλέσετε σε διασκεδαστικές εκδηλώσεις στην εταιρεία. Θα μπορούσε να είναι μια χαλαρή συνάντηση, ένα εταιρικό γεύμα ή ακόμη και μια ημέρα δραστηριοτήτων στο γραφείο. Μια τέτοια εκδήλωση θα αποτελέσει μια γεύση της εταιρικής κουλτούρας για τον νέο υπάλληλο και θα μάθει πολλά για το γραφείο και τους ανθρώπους με τους οποίους θα συνεργαστεί.

• Ελάτε σε επαφή πριν ξεκινήσετε

  Ένας καλός τρόπος για να δείξετε δέσμευση με τους νεοπροσληφθέντες είναι να έρθετε σε επαφή μαζί τους πριν αρχίσουν να εργάζονται. Αυτό μπορεί να είναι τόσο μικρό όσο το να τους προσθέσετε στο δίκτυο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας και να τους δώσετε πρόσβαση. Επιτρέποντάς τους να θέσουν οποιεσδήποτε ερωτήσεις θα βοηθήσει και τις δύο πλευρές, αφού ο νέος εργαζόμενος θα λάβει απαντήσεις σε ορισμένες κρίσιμες ερωτήσεις πριν από την ένταξή του. Επιπλέον, θα κάνει την πρώτη ημέρα εργασίας τους λιγότερο αγχωτική.

• Ανακοίνωση νέων μελών της ομάδας

  Η ανακοίνωση των νέων προσλήψεων θα είναι ένας τρόπος να τους εκτιμήσετε για το επίτευγμά τους να επιλεγούν. Μπορείτε να το κάνετε μέσω ενός email σε όλη την εταιρεία ή μέσω μιας ανάρτησης στο LinkedIn που θα προκαλέσει ενθουσιασμό στον εργαζόμενο.

• Αφήνοντάς τους να ξεκινήσουν με ένα πακέτο καλωσορίσματος

  Τέλος, μπορείτε να αφήσετε τον νέο υπάλληλο να ξεκινήσει με ένα πακέτο καλωσορίσματος. Το πακέτο μπορεί να περιέχει κάποια δώρα και εξοπλισμό που θα χρειαστεί για τη δουλειά του. Δίνοντας αυτό το πακέτο πριν από την πρώτη του ημέρα, ο νέος υπάλληλος μπορεί να το εξερευνήσει και να εξοικειωθεί με αυτά που θα χρησιμοποιήσει. Εκτός αυτού, τα γλυκά δώρα ενισχύουν την ικανοποίηση των εργαζομένων.

Στο παρελθόν, οι εταιρείες βασίζονταν κυρίως στην εισαγωγή νέων εργαζομένων, ωστόσο, αυτή η πρακτική από μόνη της μπορεί να μην επαρκεί στη σημερινή ανταγωνιστική αγορά. Η προεπιλογή έχει αναδειχθεί σε κρίσιμο στοιχείο της διαδικασίας πρόσληψης και επάνδρωσης, καθώς μπορεί να αποφέρει σημαντικά οφέλη τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα.

Το Preboarding δεν εισάγει απλώς τον εργαζόμενο στον εργασιακό του ρόλο, αλλά του εμπνέει επίσης εμπιστοσύνη ότι έχει επιλέξει τη σωστή εταιρεία. Αυτή η πρακτική συμβάλλει στην προώθηση μιας άμεσης σύνδεσης μεταξύ του νέου μισθωτού και του οργανισμού, καθιστώντας τη μετάβαση πιο ομαλή και πιο αποδοτική.

Επομένως, εάν ετοιμάζεστε να επεκτείνετε την ομάδα σας, συνιστάται ιδιαίτερα να αναπτύξετε εκ των προτέρων μια ολοκληρωμένη στρατηγική προεπιλογής. Αυτή η στρατηγική κίνηση θα διασφαλίσει ότι οι νεοπροσληφθέντες θα λάβουν μια απρόσκοπτη και δελεαστική εισαγωγή στην εταιρεία σας, θέτοντας τα θεμέλια για την επιτυχή ενσωμάτωση και την ικανοποιητική θητεία τους.