Γιατί οι σύγχρονες επιχειρήσεις "σφίγγουν τις βίδες του ελέγχου";

Τα τελευταία χρόνια, οι εταιρείες έχουν εφαρμόσει αυστηρό έλεγχο στους υπαλλήλους τους. Πρωτόκολλα όπως η απαγόρευση των κινητών τηλεφώνων στην εργασία ή ο περιορισμός της χρήσης τους, η απόλυση των εργαζομένων που αποσπούν την προσοχή τους στην εργασία και μερικά άλλα έχουν χρησιμοποιηθεί για να σφίξουν τις βίδες του ελέγχου. Ωστόσο, τι οδηγεί τις σύγχρονες εταιρείες να "σφίξουν αυτές τις βίδες ελέγχου" των εργαζομένων και είναι οι στρατηγικές που χρησιμοποιούν αποτελεσματικές ή έχουν δυσμενείς συνέπειες; Αυτά είναι μερικά από τα θέματα που καλύπτουμε σε αυτό το άρθρο.

Ο έλεγχος και η διοίκηση στο σύνολό τους δεν θα απαιτούνταν αν όλοι οι εργαζόμενοι σε μια εταιρεία έκαναν με συνέπεια το καλύτερο για την εταιρεία. Στην πράξη, όμως, υπάρχουν περιπτώσεις όπου οι εργαζόμενοι δεν είναι σε θέση ή δεν επιθυμούν να ενεργήσουν προς το συμφέρον του οργανισμού. Ως εκ τούτου, οι επιχειρήσεις πρέπει να θέσουν σε εφαρμογή ένα σύνολο ελέγχων για να βοηθήσουν στην καθοδήγηση των εργαζομένων από την ανεπιθύμητη συμπεριφορά προς τις επιθυμητές προσπάθειες. Οι ενέργειες αυτές έχουν ως στόχο να ωφελήσουν την παραγωγικότητα της επιχείρησης και να οδηγήσουν στην ανάπτυξή της.

Η πρόσβαση στο διαδίκτυο, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα smartphones συγκαταλέγονται μεταξύ των 10 κορυφαίων "δολοφόνων" της παραγωγικότητας στον χώρο εργασίας. Είναι απλό να καταλάβει κανείς πώς η γοητεία των γραπτών μηνυμάτων, των παιχνιδιών για κινητά και της περιήγησης στο διαδίκτυο μπορεί να αποσπάσει την προσοχή ακόμη και του πιο αφοσιωμένου εργαζόμενου. Ο συνεχής έλεγχος του τηλεφώνου σας δεν συμβάλλει στη συγκέντρωση και τη ροή εργασίας σας. Ο έλεγχος της απασχόλησης καθίσταται ζωτικής σημασίας για την εξάλειψη των περισπασμών.

Μια πρόσφατη μελέτη της Deloitte διαπίστωσε ότι οι άνθρωποι ελέγχουν τα smartphones τους κατά μέσο όρο 47 φορές την ημέρα. Αυτό σημαίνει ότι αν εργάζεστε σε μια 8ωρη βάρδια, χρησιμοποιείτε το τηλέφωνό σας σχεδόν έξι φορές την ώρα. Κανείς δεν μπορεί να συγκεντρωθεί στην εργασία του σε τέτοιες συνθήκες.

Τα κινητά μας τηλέφωνα, τα tablet, τα ρολόγια και άλλες συσκευές αποτελούν αιτίες για διακοπές και απόσπαση της προσοχής κατά τη διάρκεια της εργασίας στο έργο ή την εργασία. Μπαίνουμε συνεχώς στον πειρασμό να κάνουμε διαλείμματα κατά τη διάρκεια των κρίσιμων εργασιών μας για να ελέγξουμε μηνύματα, να δούμε τι νέο υπάρχει στο Facebook, να ξεφυλλίσουμε το Pinterest για έμπνευση και άλλα τέτοια.

Ωστόσο, η τεχνολογία δεν μπορεί να κατηγορηθεί αποκλειστικά για την απόσπαση της προσοχής των εργαζομένων από την εργασία τους. Ο θόρυβος του γραφείου είναι ένας άλλος πρωταρχικός λόγος για τη δημιουργία περισπασμών μεταξύ των εργαζομένων. Σύμφωνα με έρευνα των Kim και de Dear στο Πανεπιστήμιο του Σίδνεϊ, τα επίπεδα θορύβου στον χώρο εργασίας δυσαρέστησαν το 30% των εργαζομένων σε θάλαμους και περίπου το 25% εκείνων σε γραφεία χωρίς διαχωριστικά.

Το 85% των ανθρώπων δηλώνουν ότι δεν μπορούν να συγκεντρωθούν στην εργασία τους λόγω της δυσαρέσκειας τους με το χώρο εργασίας τους, σύμφωνα με έρευνα της Ipsos και της ομάδας Workspace Futures Team της Steelcase. Το 95% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι η εργασία σε συνθήκες ησυχίας είναι απαραίτητη γι' αυτούς. Ωστόσο, μόνο το 41% δήλωσε ότι μπορεί να το κάνει και το 31% αναγκάστηκε να αναζητήσει ένα πιο ήσυχο μέρος εκτός γραφείου για να ολοκληρώσει τη δουλειά του. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο έλεγχος των εργαζομένων στο χώρο εργασίας είναι τόσο σημαντικός στη σημερινή εποχή.

Η ικανότητα κατανόησης του κόσμου μέσω σύντομων, ζωντανών εικόνων και μηνυμάτων, όπως αυτά που συναντάμε σε δελτία ειδήσεων, σύντομες εκθέσεις ή γρήγορα βίντεο κλιπ, είναι γνωστή ως σκέψη με κλιπ. Πρόκειται για ένα συνηθισμένο φαινόμενο μεταξύ των νέων σήμερα, οι οποίοι παρακολουθούν διαρκώς μπομπίνες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Ως αποτέλεσμα, έχουμε ένα άτομο που σκέφτεται μόνο επιφανειακά και είναι ανίκανο να διατηρήσει διαρκή εστίαση σε ένα μόνο αντικείμενο. Ενεργούν επίσης παρορμητικά και προβληματίζονται ελάχιστα, κάτι που αποτελεί χαρακτηριστικό γνώρισμα της σκέψης με κλιπ. Η κλιπ σκέψη ανατρέπει την ισορροπία των γνωστικών νοητικών διεργασιών, ενισχύοντας ή αποδυναμώνοντας συγκεκριμένα χαρακτηριστικά μιας συγκεκριμένης σφαίρας. Τα συστήματα διαχείρισης της απασχόλησης τίθενται σε εφαρμογή για την αντιμετώπιση ενός τέτοιου σύγχρονου φαινομένου.

Η συνεχής χρήση της επεξεργασίας και του συνδυασμού πληροφοριών δευτερογενούς επιπέδου συμβάλλει στη σκέψη με κλιπ, η οποία προκαλεί διαταραχή ελλειμματικής προσοχής, απώλεια της επιθυμίας για νέες γνώσεις, μειωμένες ικανότητες δημιουργικότητας και άλλα προβλήματα. Η διάρκεια της προσοχής των ατόμων που ασχολούνται με τη σκέψη με κλιπ είναι μικρότερη και, ως εκ τούτου, συχνά δεν είναι σε θέση να συγκεντρωθούν σε εργασίες για παρατεταμένο χρονικό διάστημα. Αυτό οδηγεί σε χαλάρωση στον εργασιακό χώρο και παρακινεί περαιτέρω τους εργοδότες να επιβάλλουν μέτρα ελέγχου στους εργαζόμενους.

Ανεξάρτητα από το πόσο αποτελεσματικά λειτουργεί το προσωπικό μιας εταιρείας, υπάρχουν πάντα ορισμένοι κίνδυνοι. Κάποιος χειρίζεται απρόσεκτα τους κωδικούς πρόσβασης και τα logins, γεγονός που αυξάνει τον κίνδυνο διαρροής προσωπικών δεδομένων. Η φήμη της επιχείρησης πλήττεται όταν κάποιος αγνοεί την πολιτική επικοινωνίας της εταιρείας με τους πελάτες. Οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι χρειάζονται έλεγχο τουλάχιστον όσο και οι υπάλληλοι του γραφείου.

Στην πραγματικότητα, μπορεί κανείς να ισχυριστεί ότι το μοντέλο απομακρυσμένης εργασίας απαιτεί περισσότερη εποπτεία. Ο εργαζόμενος που εργάζεται από το σπίτι ή οπουδήποτε εκτός γραφείου έχει επίγνωση της έλλειψης φυσικής επίβλεψης πάνω του. Αυτό μπορεί συχνά να οδηγήσει σε κλοπή δεδομένων ή ακόμη και σε λανθασμένη έκθεση σημαντικών πληροφοριών από τη βάση δεδομένων της εταιρείας, θέτοντας σε κίνδυνο την εικόνα της εταιρείας ενώπιον των ενδιαφερόμενων μερών της. Σε ένα τέτοιο σενάριο απαιτείται ένας αυστηρός μηχανισμός ελέγχου.

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων όπως το CleverControl έχει γίνει εξαιρετικά χρήσιμο σε τέτοιες καταστάσεις. Για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών, το CleverControl παρέχει δυνατότητες απομακρυσμένης πρόσβασης και παρακολούθησης. Οι στόχοι του συστήματος περιλαμβάνουν την παρακολούθηση της συμπεριφοράς των εργαζομένων, την αξιολόγηση της παραγωγής, την πρόληψη παραβιάσεων δεδομένων και τη διεξαγωγή ερευνών για τους εργαζόμενους. Το CleverControl λειτουργεί ως αόρατος πράκτορας και δεν είναι ορατό στις συσκευές που παρακολουθεί.

Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ζωντανής παρακολούθησης της πλατφόρμας CleverControl, οι διευθυντές μπορούν να βλέπουν ταυτόχρονα και σε πραγματικό χρόνο τις εργασίες όλων των εργαζομένων. Καταγράφονται οι πληκτρολογήσεις, η δραστηριότητα στα κοινωνικά δίκτυα, το ιστορικό ιστότοπων, η χρήση εφαρμογών και άλλες δραστηριότητες. Το CleverControl παρέχει στους διαχειριστές πρόσβαση σε στιγμιότυπα οθόνης, δραστηριότητα μηχανών αναζήτησης και ηχογραφήσεις μικροφώνου.

Πολλές εταιρείες έχουν χιλιάδες υπαλλήλους. Έχουν γιγαντιαία γραφεία γεμάτα με εργαλεία, gadgets και εξοπλισμό αξίας δισεκατομμυρίων δολαρίων. Ανησυχούν πολύ περισσότερο για την ασφάλειά τους. Έχουν υπάρξει πολυάριθμα παραδείγματα υπαλλήλων που παραβίασαν τις εταιρικές πολιτικές, ενώ έκλεψαν την περιουσία της εταιρείας ή εμπιστευτικές πληροφορίες.

Οι ανησυχίες των εργοδοτών σχετικά με την ασφάλεια των χώρων γραφείου, των εργαλείων, των υπολογιστών και των ευαίσθητων δεδομένων τους επιδεινώνονται. Η απάτη των εργαζομένων είναι όταν ένας εργαζόμενος παραπλανά σκόπιμα τον εργοδότη του για να αποκτήσει πλεονέκτημα. Τα κέρδη αυτά εκδηλώνονται συνήθως ως πρόσθετη, κρυφή αμοιβή- ωστόσο, θα μπορούσαν επίσης να λάβουν τη μορφή άλλων παροχών.

Η απάτη των εργαζομένων είναι ανησυχητική αλλά και αρκετά τυπική. Στην Αμερική, το 75% των εργαζομένων παραδέχτηκαν ότι έκλεψαν από τον τόπο εργασίας τους τουλάχιστον μία φορά. Η κλοπή δεδομένων φαίνεται να είναι μια πιο πρόσφατη μορφή απάτης των εργαζομένων. Η κλοπή δεδομένων είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν πρόκειται για εταιρική κατασκοπεία ή ανέντιμες επιχειρηματικές πρακτικές.

Ένα παράδειγμα είναι η απάτη πνευματικής ιδιοκτησίας, κατά την οποία ένας δυσαρεστημένος εργαζόμενος από την επιχείρηση Α διαρρέει εμπιστευτικές πληροφορίες σχετικά με μια ολοκαίνουργια εφεύρεση στην εταιρεία Β. Το προϊόν προστατεύεται στη συνέχεια με δίπλωμα ευρεσιτεχνίας από την εταιρεία Β πριν ο αρχικός δημιουργός έχει την ευκαιρία.

Το κλειδί για τη μείωση της κλοπής δεδομένων είναι η αυστηρή ασφάλεια και η προστασία των πληροφοριών, καθώς και η διατήρηση των νέων ιδεών σε μια βάση που δεν χρειάζεται να γνωρίζουν οι ενδιαφερόμενοι για όσο το δυνατόν μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Μπορούν να εφαρμοστούν διάφοροι μηχανισμοί ελέγχου για να διασφαλιστεί ότι δεν θα συμβεί κάτι τέτοιο. Σε έναν φυσικό χώρο γραφείων, οι εργοδότες εγκαθιστούν κάμερες CCTV για την παρακολούθηση των εργαζομένων. Υπάρχει μια σειρά από λογισμικά παρακολούθησης εργαζομένων, όπως το CleverControl, που βοηθούν τις σύγχρονες επιχειρήσεις να παρακολουθούν τόσο τους εργαζόμενους στο γραφείο όσο και τους απομακρυσμένους υπαλλήλους.

Διαχείριση ελέγχου είναι ένας κοινός όρος που χρησιμοποιείται σε χώρους γραφείων. Ο έλεγχος και η καθοδήγηση της συμπεριφοράς των εργαζομένων είναι μία από τις πιο κρίσιμες αρμοδιότητες ενός διευθυντή. Για τη σωστή λειτουργία των συστημάτων και των διαδικασιών ενός οργανισμού, ο διοικητικός έλεγχος είναι απαραίτητος. Ένα σύστημα διαχείρισης ελέγχου είναι επιτυχημένο όταν βοηθά την εταιρεία να επιτύχει τους στόχους της, μειώνει τα ποσοστά λαθών, χρησιμοποιεί και κατανέμει αποτελεσματικά τους πόρους και καθορίζει αν τα πρότυπα είναι ακριβή.

Το σύστημα ελέγχου εγκαθιστά επίσης τάξη και πειθαρχία, αυξάνει το ηθικό και εμπνέει τους εργαζομένους, εξασφαλίζει την προετοιμασία για το μέλλον με την επικαιροποίηση των προτύπων και βελτιώνει την απόδοση του οργανισμού συνολικά.

Διαχείριση ελέγχου, συχνά γνωστή ως "διαχείριση της αλλαγής", είναι η διαδικασία θέσπισης προτύπων, αξιολόγησης της απόδοσης και πραγματοποίησης προσαρμογών. Η διαχείριση ελέγχου είναι δυναμική- προσαρμόζεται στις αλλαγές και θέτει τους εταιρικούς στόχους στο προσκήνιο. Είναι από άκρη σε άκρη, συνεχής και επικεντρωμένη στη δράση, και οι κύριοι στόχοι της είναι η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα.

Ενώ η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι ένα σύνολο αποτελεσματικών στρατηγικών, μπορεί να αποβεί εις βάρος του εργοδότη αν δεν χρησιμοποιηθεί σωστά. Τα ακραία επίπεδα επιτήρησης, όπου κάθε κίνηση του εργαζομένου παρακολουθείται και παρακολουθείται, παρουσιάζουν ένα επίπεδο έλλειψης εμπιστοσύνης. Μπορεί να οδηγήσει τον εργαζόμενο να σκεφτεί ότι η εταιρεία δεν τον εμπιστεύεται παρά τη σκληρή δουλειά και τις προσπάθειές του. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλή παραγωγικότητα, έλλειψη ανταλλαγής δημιουργικών ιδεών και υψηλό κύκλο εργασιών. Οι επιχειρήσεις βασίζονται σε κάθε εργαζόμενο για την επιτυχία τους. Συνεπώς, τα συστήματα παρακολούθησης των εργαζομένων που εφαρμόζονται πρέπει να είναι εξαντλητικά και αποτελεσματικά.

Στην πραγματικότητα, τα εργαλεία παρακολούθησης των εργαζομένων μπορούν να αποτελέσουν ισχυρά μέσα για την προώθηση της αυτονομίας και να επιτρέψουν στους εργαζομένους να εκτελούν τις εργασίες τους με μεγαλύτερη επιτυχία. Για παράδειγμα, μειώνοντας το πηγαινέλα μεταξύ των εργαζομένων και των αφεντικών τους, το λογισμικό που παρακολουθεί τη δραστηριότητα των εργαζομένων στο διαδίκτυο μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα. Αυτό μπορεί να έχει μεγάλο αντίκτυπο στην ψυχολογική ατμόσφαιρα στην εργασία.

Υπό το πρίσμα αυτό, σας συμβουλεύουμε τα εξής: Επιλέξτε ένα εργαλείο παρακολούθησης που μπορεί να "λυγίσει" ώστε να ταιριάζει στο συγκεκριμένο επιχειρηματικό σας μοντέλο. Για παράδειγμα, δίνοντας στους υπαλλήλους μια απλή, αυτοεξυπηρετούμενη μέθοδο για την εφαρμογή και την παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων, θα αυξήσετε την ενδυνάμωση των εργαζομένων, ενώ θα μειώσετε το γνωστικό φορτίο των προϊσταμένων.

Είναι λογικό ότι στον σημερινό κόσμο, οι εργοδότες "σφίγγουν τις βίδες του ελέγχου" για να προστατεύσουν την εταιρεία τους από τους παραβάτες. Το κλειδί είναι να μην το παρακάνετε, γιατί αν το κάνετε, κινδυνεύετε να τρομάξετε την ομάδα και να κάνετε τον εργασιακό χώρο ανήσυχο.