Σύγκριση των συστημάτων παρακολούθησης εργαζομένων που βασίζονται στο Cloud και στο On-Premise

Τα συστήματα παρακολούθησης εργαζομένων έχουν γίνει όλο και πιο διαδεδομένα στους σύγχρονους χώρους εργασίας, επιτρέποντας στους εργοδότες να παρακολουθούν τις δραστηριότητες και την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Αυτά τα συστήματα μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε δύο κύριους τύπους: συστήματα παρακολούθησης επί τόπου και συστήματα παρακολούθησης που βασίζονται στο cloud. Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε τύπου, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να λάβουν τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με το ποιο σύστημα ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες τους.

Τα συστήματα παρακολούθησης εργαζομένων αναφέρονται σε λύσεις λογισμικού που παρακολουθούν και καταγράφουν διάφορες πτυχές των δραστηριοτήτων των εργαζομένων στο χώρο εργασίας. Αυτά τα συστήματα μπορούν να παρακολουθούν τη χρήση του υπολογιστή, την περιήγηση στο διαδίκτυο, την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις πληκτρολογήσεις και πολλά άλλα. Έχουν σχεδιαστεί για να παρέχουν στους εργοδότες πληροφορίες σχετικά με την παραγωγικότητα των εργαζομένων, τη διαχείριση του χρόνου και την τήρηση των εταιρικών πολιτικών.

Ένα σημαντικό πλεονέκτημα των τοπικών συστημάτων παρακολούθησης είναι η αποδοτικότητά τους ως προς το κόστος. Δεδομένου ότι αυτά τα συστήματα φιλοξενούνται τοπικά, δεν υπάρχουν επαναλαμβανόμενες μηνιαίες χρεώσεις που σχετίζονται με λύσεις που βασίζονται στο cloud. Αφού υλοποιηθεί το σύστημα, το κόστος περιορίζεται στο υλικό και στις περιστασιακές αναβαθμίσεις λογισμικού, καθιστώντας το μια ελκυστική επιλογή για επιχειρήσεις με περιορισμένο προϋπολογισμό.

Τα συστήματα παρακολούθησης επί τόπου παρέχουν αυξημένη ασφάλεια δεδομένων. Δεδομένου ότι όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία τοπικά εντός του δικτύου του οργανισμού, υπάρχει μειωμένος κίνδυνος εξωτερικών παραβιάσεων ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Αυτό το επίπεδο ελέγχου της ασφάλειας των δεδομένων είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις επιχειρήσεις που ασχολούνται με ευαίσθητες πληροφορίες ή δραστηριοποιούνται σε ρυθμιζόμενους κλάδους.

Η συντήρηση των τοπικών συστημάτων παρακολούθησης είναι σχετικά απλή. Οι εταιρείες έχουν τον πλήρη έλεγχο των ενημερώσεων του συστήματος, της προσαρμογής και της αντιμετώπισης προβλημάτων, χωρίς να βασίζονται σε εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών. Αυτό το επίπεδο αυτονομίας επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αντιμετωπίζουν άμεσα τα προβλήματα και να προσαρμόζουν το σύστημα στις συγκεκριμένες απαιτήσεις τους.

Ένα μειονέκτημα των τοπικών συστημάτων παρακολούθησης είναι η πολύπλοκη διαδικασία εγκατάστασης. Η εγκατάσταση του απαραίτητου υλικού και η διαμόρφωση του λογισμικού μπορεί να είναι χρονοβόρα και απαιτεί τεχνική εμπειρογνωμοσύνη. Οι μικρές επιχειρήσεις με περιορισμένους πόρους πληροφορικής ενδέχεται να θεωρούν πρόκληση την υλοποίηση τέτοιων συστημάτων χωρίς εξωτερική βοήθεια.

Με τα on-premise συστήματα, ο κίνδυνος απώλειας δεδομένων λόγω βλαβών υλικού, φυσικών καταστροφών ή ανθρώπινου λάθους βαρύνει εξ ολοκλήρου τον οργανισμό. Χωρίς την ύπαρξη κατάλληλων μηχανισμών δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, οι επιχειρήσεις θα μπορούσαν να υποστούν σημαντική απώλεια δεδομένων, επηρεάζοντας την ικανότητά τους να παρακολουθούν τις δραστηριότητες των εργαζομένων και να αναλύουν την παραγωγικότητα.

Τα συστήματα παρακολούθησης επί τόπου μπορεί να αντιμετωπίζουν προκλήσεις επεκτασιμότητας. Καθώς οι επιχειρήσεις αυξάνονται ή επεκτείνονται, το σύστημα μπορεί να δυσκολεύεται να φιλοξενήσει τον αυξημένο αριθμό εργαζομένων και συσκευών. Η αναβάθμιση του υλικού και του λογισμικού για την υποστήριξη ενός μεγαλύτερου εργατικού δυναμικού μπορεί να είναι δαπανηρή και χρονοβόρα.

Τα συστήματα παρακολούθησης που βασίζονται στο νέφος εξαλείφουν την ανάγκη για αρχικό κόστος εγκατάστασης. Οι επιχειρήσεις μπορούν να αρχίσουν να χρησιμοποιούν το σύστημα αμέσως μετά την εγγραφή τους σε ένα πρόγραμμα υπηρεσιών. Αυτή η δομή κόστους είναι επωφελής για οργανισμούς που προτιμούν ένα μοντέλο λειτουργικών εξόδων ή έχουν περιορισμένο αρχικό κεφάλαιο.

Τα συστήματα που βασίζονται στο σύννεφο προσφέρουν ευέλικτες επιλογές κλιμάκωσης. Καθώς οι επιχειρήσεις αναπτύσσονται ή παρουσιάζουν διακυμάνσεις στον αριθμό των εργαζομένων, το σύστημα μπορεί εύκολα να προσαρμόσει τις αλλαγές. Η κλιμάκωση προς τα πάνω ή προς τα κάτω μπορεί να γίνει χωρίς σημαντικές διακοπές ή πρόσθετες επενδύσεις σε υλικό, επιτρέποντας στις εταιρείες να προσαρμόζονται γρήγορα στις εξελισσόμενες ανάγκες παρακολούθησης.

Τα συστήματα παρακολούθησης που βασίζονται στο νέφος δίνουν συνήθως προτεραιότητα στην ασφάλεια των δεδομένων. Οι πάροχοι υπηρεσιών εφαρμόζουν ισχυρά μέτρα ασφαλείας, όπως κρυπτογράφηση δεδομένων, ασφαλείς έλεγχοι πρόσβασης και τακτικά αντίγραφα ασφαλείας. Αυτά τα μέτρα προσφέρουν ηρεμία στις επιχειρήσεις, γνωρίζοντας ότι τα δεδομένα τους προστατεύονται σε επαγγελματικά κέντρα δεδομένων με πλεονάζουσες υποδομές και σχέδια ανάκαμψης από καταστροφές.

Τα συστήματα που βασίζονται στο νέφος βασίζονται στη συνδεσιμότητα στο διαδίκτυο για παρακολούθηση και ανάκτηση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Όταν η ποιότητα της σύνδεσης στο διαδίκτυο ή το εύρος ζώνης είναι ανεπαρκές, ενδέχεται να προκύψουν προβλήματα απόδοσης, με αποτέλεσμα καθυστερήσεις ή διακοπές στη συλλογή και ανάλυση δεδομένων. Αυτό μπορεί να επηρεάσει την ακρίβεια και την επικαιρότητα της παρακολούθησης των εργαζομένων, επηρεάζοντας ενδεχομένως τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων.

Μια ανησυχία που συνδέεται συχνά με τα συστήματα παρακολούθησης που βασίζονται στο νέφος είναι το απόρρητο των δεδομένων. Με την αποθήκευση ευαίσθητων πληροφοριών των εργαζομένων σε διακομιστές τρίτων, υπάρχει ο κίνδυνος μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης ή παραβίασης δεδομένων. Παρόλο που οι αξιόπιστοι πάροχοι υπηρεσιών εφαρμόζουν αυστηρά μέτρα ασφαλείας, οι επιχειρήσεις πρέπει να αξιολογούν προσεκτικά τις πολιτικές απορρήτου δεδομένων και τα πρότυπα συμμόρφωσης των πιθανών προμηθευτών πριν υιοθετήσουν λύσεις που βασίζονται στο cloud.

Ενώ τα συστήματα παρακολούθησης που βασίζονται στο cloud εξαλείφουν το αρχικό κόστος εγκατάστασης, συνεπάγονται επαναλαμβανόμενες συνδρομές. Με την πάροδο του χρόνου, το κόστος αυτό μπορεί να συσσωρευτεί, ιδίως για επιχειρήσεις με μεγάλο εργατικό δυναμικό ή προηγμένες απαιτήσεις παρακολούθησης. Οι οργανισμοί πρέπει να διεξάγουν μια ανάλυση κόστους-οφέλους και να εξετάζουν τις μακροπρόθεσμες οικονομικές επιπτώσεις προτού δεσμευτούν σε μια λύση που βασίζεται στο cloud.

Εν κατακλείδι, τα συστήματα παρακολούθησης εργαζομένων που βασίζονται σε τοπικές εγκαταστάσεις και στο cloud έχουν τα δικά τους πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Τα on-premise συστήματα παρέχουν αποδοτικότητα κόστους, αυξημένη ασφάλεια δεδομένων και ευκολότερη συντήρηση, αλλά απαιτούν τεχνική εμπειρογνωμοσύνη και ενδέχεται να αντιμετωπίζουν περιορισμούς στην επεκτασιμότητα. Από την άλλη πλευρά, τα συστήματα που βασίζονται στο cloud δεν προσφέρουν κόστος εγκατάστασης, ευέλικτη επεκτασιμότητα και ασφαλή αποθήκευση δεδομένων. Παρόλα αυτά, μπορεί να επηρεαστούν από πιθανά προβλήματα επιδόσεων, ανησυχίες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής των δεδομένων και αυξημένο κόστος.

Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εξετάζουν προσεκτικά τις συγκεκριμένες ανάγκες, τους πόρους και τις προτεραιότητές τους όταν αποφασίζουν ποιο σύστημα θα χρησιμοποιήσουν. Οι μικρότεροι οργανισμοί με περιορισμένους προϋπολογισμούς και δυνατότητες πληροφορικής μπορεί να βρουν τα συστήματα on-premise πιο κατάλληλα, καθώς παρέχουν οικονομικά αποδοτικές λύσεις με υψηλότερο επίπεδο ελέγχου. Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις ή εκείνες που δίνουν προτεραιότητα στην επεκτασιμότητα και την προσβασιμότητα μπορεί να επωφεληθούν από την ευελιξία και την ευκολία των συστημάτων που βασίζονται στο cloud, παρά το σχετικό κόστος και τις πιθανές ανησυχίες.

Τελικά, η επιλογή μεταξύ των συστημάτων παρακολούθησης εργαζομένων που βασίζονται σε τοπικά συστήματα και σε συστήματα cloud εξαρτάται από τις μοναδικές συνθήκες και προτιμήσεις κάθε οργανισμού. Είναι σημαντικό να ερευνήσετε και να αξιολογήσετε διεξοδικά τις διαθέσιμες επιλογές, να εξετάσετε τις επιπτώσεις στην ασφάλεια των δεδομένων και την προστασία της ιδιωτικής ζωής και να ευθυγραμμίσετε το επιλεγμένο σύστημα με τους γενικούς στόχους και τις στρατηγικές του οργανισμού.

1. Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του λογισμικού διαχείρισης εργατικού δυναμικού Cloud έναντι του λογισμικού On-Premise

   Πηγή:  Workforce Hub

2. On-Premises vs. Cloud Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα: Ποιο θα πρέπει να επιλέξετε;

   Πηγή:  Snop Sys

3. On-Premise vs. Cloud: Cloud: Βασικές διαφορές, οφέλη και κίνδυνοι

   Πηγή:  CLEO

4. Cloud ERP έναντι On-Premise ERP

   Πηγή:  Software Advice