Κορυφαίοι 5 τρόποι για τη μέτρηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο

Φανταστείτε ολόκληρη την επιχείρησή σας να λειτουργεί σε έναν ζωντανό, διαδραστικό πίνακα ελέγχου. Κάθε έργο, κάθε μέλος της ομάδας και κάθε στιγμή παραγωγικότητας είναι ορατά σε ζωντανό πραγματικό χρόνο. Αυτή είναι η δύναμη για την οποία μιλάμε όταν συζητάμε για τη μέτρηση της παραγωγής των εργαζομένων σήμερα. Το να βασιζόμαστε αποκλειστικά σε αναδρομικά δεδομένα δεν αρκεί πλέον για να παραμείνουμε μπροστά σε μια συνεχώς μεταβαλλόμενη αγορά. Για να ηγηθείτε πραγματικά, να βελτιστοποιήσετε και να αναπτυχθείτε στο σύγχρονο τοπίο, χρειάζεστε άμεσους βρόχους ανατροφοδότησης και όχι ιστορικά αρχεία. Αυτό το άρθρο θα αποκαλύψει πέντε ενεργές στρατηγικές για να βάλετε το δάχτυλό σας στον παλμό του εργατικού σας δυναμικού, διασφαλίζοντας ότι είστε πάντα ένα βήμα μπροστά.

Τα εργαλεία παρακολούθησης χρόνου είναι λογισμικό που καταγράφει τις πραγματικές ώρες εργασίας και τον χρόνο που αφιερώνουν οι εργαζόμενοι σε εργασίες και έργα.

Οι ανιχνευτές χρόνου μπορούν να είναι αυτοματοποιημένοι και χειροκίνητοι. Στην πρώτη περίπτωση, η εφαρμογή παρακολούθησης λαμβάνει αυτόματα την αρχή και το τέλος της δραστηριότητας του υπαλλήλου στη συσκευή. Υποθέτει ότι αυτές είναι η αρχή και το τέλος της εργάσιμης ημέρας και υπολογίζει τις συνολικές ώρες εργασίας ανάλογα.

Στην περίπτωση των χειροκίνητων ανιχνευτών ώρας, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να παρακολουθούν μέσα και έξω και να εισάγουν οι ίδιοι τις ώρες τους για συγκεκριμένες εργασίες, χρησιμοποιώντας μια εξειδικευμένη διεπαφή.

Οι διευθυντές μπορούν να παρακολουθούν τις ώρες εργασίας σε πραγματικό χρόνο μέσω του διαδικτυακού πίνακα ελέγχου.

Το λογισμικό χρονομέτρησης παρέχει τα πιο ακριβή δεδομένα για τη χρέωση πελατών, τον υπολογισμό μισθοδοσίας και την κατανομή πόρων. Επιτρέπει επίσης στους διαχειριστές να κατανοήσουν πόσο χρόνο χρειάζονται πραγματικά συγκεκριμένες εργασίες και να σχεδιάσουν καλύτερα μελλοντικά έργα.

Συμβουλή: Όταν επιλέγετε ένα εργαλείο παρακολούθησης χρόνου, επιλέξτε ένα που ενσωματώνεται εύκολα με τις πλατφόρμες διαχείρισης έργων της εταιρείας σας.

Η παρακολούθηση της δραστηριότητας σε πραγματικό χρόνο υπερβαίνει την απλή παρακολούθηση χρόνου. Αυτά τα εργαλεία παρακολουθούν τη χρήση του υπολογιστή του υπαλλήλου: ποιες εφαρμογές χρησιμοποιούν, ποιους ιστότοπους επισκέπτονται, τι πληκτρολογούν και πολλά άλλα.

Πώς λειτουργεί; Μια εταιρεία εγκαθιστά έναν συγκεκριμένο πράκτορα λογισμικού σε υπολογιστές γραφείου. Στη συνέχεια, ο πράκτορας συλλέγει δεδομένα για την ψηφιακή δραστηριότητα των εργαζομένων κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας.

Αυτός ο τύπος παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την αξιολόγηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Βοηθά τους διευθυντές να παρατηρούν δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με την εργασία, τον χρόνο αδράνειας και άλλες μειώσεις της παραγωγικότητας τη στιγμή που συμβαίνουν. Η παρακολούθηση θα τονίσει επίσης τους υπαλλήλους με υψηλές επιδόσεις και θα επιτρέψει στους διευθυντές να αναγνωρίσουν τα επιτεύγματά τους. Η παρακολούθηση μπορεί επίσης να αποκαλύψει πιθανούς κινδύνους για την ασφάλεια και να βοηθήσει στην έγκαιρη εξάλειψή τους.

Η παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο βοηθά στην αποτελεσματικότερη χρήση των πόρων της εταιρείας. Πως; Βλέποντας ποιες εφαρμογές και υπηρεσίες χρησιμοποιούνται περισσότερο και ποιες υποχρησιμοποιούνται, η εταιρεία μπορεί να διαγραφεί από τις περιττές άδειες λογισμικού και να μειώσει τα έξοδά τους.

Συμβουλή: Λάβετε υπόψη τις ηθικές και νομικές πλευρές της παρακολούθησης των εργαζομένων πριν εφαρμόσετε οποιοδήποτε εργαλείο. Συνιστούμε να μελετήσετε τους τοπικούς σας κανονισμούς για το απόρρητο και τους νομικούς κανονισμούς για να μάθετε ποιες μέθοδοι παρακολούθησης επιτρέπονται.

Don't use activity monitoring for individual scrutiny or punishment. Instead, make it a source of data to pinpoint areas where employees may need additional training or where processes could be improved. Always have a clear "Acceptable Use Policy" in place and communicate it effectively.

Οι πλατφόρμες διαχείρισης έργων, όπως φαίνεται από το όνομά τους, βοηθούν τις ομάδες να σχεδιάζουν και να παρακολουθούν την πρόοδο των εν εξελίξει έργων και των μεμονωμένων εργασιών. Είναι ένας ψηφιακός χώρος όπου μπορείτε να δημιουργήσετε έργα, να τα αναλύσετε σε ορόσημα και εργασίες, να ορίσετε προθεσμίες και να αναθέσετε αυτές τις εργασίες σε υπαλλήλους. Στη συνέχεια, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο σε πραγματικό χρόνο με ενημερώσεις κατάστασης, σχόλια και οπτικά μέσα όπως πίνακες Kanban.

Πολλά λογισμικά διαχείρισης έργων επιτρέπουν επίσης τον προγραμματισμό προϋπολογισμού, ο οποίος σας βοηθά να παραμείνετε εντός των ορίων και να διορθώσετε εγκαίρως πιθανές επιπλέον δαπάνες.

Το κύριο πλεονέκτημα των πλατφορμών διαχείρισης έργου είναι ότι δείχνουν την πρόοδο των εργασιών και του έργου σε πραγματικό χρόνο και βοηθούν να παρατηρήσετε εμπόδια που μπορεί να εμποδίζουν την εργασία. Επιπλέον, βοηθούν στην αξιολόγηση του φόρτου εργασίας μεμονωμένων υπαλλήλων και ομάδων και στην αναδιάταξη τους όταν είναι απαραίτητο.

Συμβουλή: Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτές τις πλατφόρμες, ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να τις χρησιμοποιούν με συνέπεια και να ενημερώνουν τακτικά τις καταστάσεις της εργασίας.

Τα προηγμένα εργαλεία παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο μερικές φορές ενσωματώνουν αναλυτικά στοιχεία AI. Το ειδικά εκπαιδευμένο μοντέλο τεχνητής νοημοσύνης αναλύει διάφορους τύπους συλλεγόμενης δραστηριότητας εργαζομένων (π.χ. επισκεπτόμενους ιστότοπους, χρησιμοποιημένες εφαρμογές, ερωτήματα αναζήτησης κ.λπ.), το συγκρίνει με τα πρότυπα του κλάδου και υπολογίζει την παραγωγικότητα των εργαζομένων σε αυτή τη βάση. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί επίσης να προβλέψει την απόδοση και την εξάντληση, να αναδείξει τις τάσεις παραγωγικότητας, να προσφέρει στρατηγικές ιδέες και ακόμη και να εξατομικεύσει σχέδια εκπαίδευσης και ανάπτυξης για τους υπαλλήλους.

Τα αναλυτικά στοιχεία AI είναι μια εκπληκτική εξοικονόμηση χρόνου για πολυάσχολους μάνατζερ. Όπου ένας άνθρωπος ξοδεύει ώρες εξετάζοντας τις αναφορές, η τεχνητή νοημοσύνη κάνει το ίδιο σε δευτερόλεπτα. Εκτός αυτού, είναι απαλλαγμένο από υποκειμενικές εκτιμήσεις κοινές στους ανθρώπους.

Συμβουλή: Πριν εφαρμόσετε λύσεις που υποστηρίζονται από AI, καθορίστε με σαφήνεια τον στόχο που θέλετε να επιτύχετε με την παρακολούθηση. Επιλέξτε μια λύση που δίνει προτεραιότητα στην ασφάλεια και το απόρρητο.

Η ανατροφοδότηση δεν είναι ένα εργαλείο όπως αυτά που περιγράφονται παραπάνω. Είναι μάλλον μια κουλτούρα όπου διευθυντές και υπάλληλοι (ή ακόμα και συνομήλικοι) ανταλλάσσουν τακτικά απόψεις ο ένας για την απόδοση του άλλου και αναπτύσσονται μαζί. Είτε μέσω προγραμματισμένων δρομολογίων ένας προς έναν είτε μέσω αυθόρμητων καθημερινών check-in, αυτή η άμεση ανταλλαγή επιτρέπει γρήγορες διορθώσεις πορείας όταν προκύπτουν προκλήσεις.

Η δύναμη της συνεχούς ανατροφοδότησης δεν είναι μόνο η ικανότητα να εντοπίζει κανείς γρήγορα τις προκλήσεις αλλά και να βλέπει μια διαφορετική οπτική του προβλήματος. Όταν οι εργαζόμενοι μοιράζονται τη δική τους πλευρά του προβλήματος, ανοίγει ευκαιρίες για εξεύρεση καλύτερων λύσεων.

Ένα άλλο ισχυρό πλεονέκτημα της ανατροφοδότησης είναι η ικανότητά της να τονώνει το ηθικό και τη δέσμευση. Όταν δίνεται σωστά, με έμφαση στις ευκαιρίες βελτίωσης και όχι στις επιπλήξεις, οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι αναγνωρίζονται, παρατηρούνται, υποστηρίζονται και ξέρουν πώς να προχωρήσουν.

Συμβουλή: Δημιουργήστε έναν αλγόριθμο ανάδρασης που περιλαμβάνει θετικά και εποικοδομητικά στοιχεία. Η ανατροφοδότηση δεν πρέπει να είναι μονόλογος. ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να μιλήσουν και να μοιραστούν τις ιδέες και τις ανησυχίες τους.

Μια εταιρεία δεν είναι μια συλλογή μεμονωμένων υπαλλήλων - είναι μια ορχήστρα που παίζει μια συμφωνία. Η παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο σας δίνει τη σκυτάλη του μαέστρου: σας επιτρέπει να ακούτε κάθε λάθος νότα και διασφαλίζει ότι κάθε μουσικός παίζει αρμονικά. Η παρακολούθηση έχει να κάνει με την ενδυνάμωση των μουσικών σας και, τελικά, τη σύνθεση ενός αριστουργήματος αποτελεσματικότητας.