Εμπιστοσύνη ή έλεγχος: τι επιλέγουν οι σύγχρονοι μάνατζερ;

Θα ξεκινήσω με ένα πραγματικό περιστατικό: Πρόσφατα, δύο φίλοι μου επιχειρηματίες και εγώ μιλήσαμε για το θέμα της εποπτείας των εργαζομένων. Υπάρχουν διαφορετικές απόψεις: ο ένας επιχειρηματίας είναι σίγουρος ότι η εταιρεία θα αποτύχει σε λίγες εβδομάδες αν δεν υπάρχει αυστηρή διαχείριση. Τα επιχειρήματά του -πολλές περιπτώσεις κλοπής δεδομένων, παράλληλη εργασία και παίξιμο διαδικτυακών παιχνιδιών κατά τη διάρκεια της εργασίας- ήταν αρκετά πειστικά. Και μάλιστα σε μια ομάδα λιγότερων από 50 ατόμων!

Ο δεύτερος φίλος μου τόνισε ότι αν δεν μπορείτε να εμπιστευτείτε έναν δυνητικό υπάλληλο, δεν υπάρχει λόγος να τον προσλάβετε. Οι λόγοι του δεν ήταν τόσο ισχυροί, αλλά η άποψή του εξακολουθεί να είναι αδιαμφισβήτητη.

Έπρεπε να συμφωνήσω με την άποψη του πρώτου φίλου και να υποστηρίξω τον αυστηρό έλεγχο επειδή είμαι διευθυντής της εταιρείας που αναπτύσσει συστήματα διαχείρισης χρόνου. Ωστόσο, υπάρχουν παντού και συνεχώς λεπτές αποχρώσεις.

Η ποσότητα της τεχνολογίας, του προσωπικού και του εξοπλισμού που πρέπει να χειριστείτε διευρύνεται μαζί με το μέγεθος της επιχείρησής σας. Η χειροκίνητη διαχείριση μιας τέτοιας διαδικασίας καθίσταται τελικά ασύμφορη. Τα συστήματα απομακρυσμένης παρακολούθησης και ελέγχου (M&C) γίνονται όλο και πιο δημοφιλή στους επιχειρηματικούς τομείς για την αυτοματοποίηση διαφόρων επιχειρηματικών διαδικασιών.

Τα συστήματα M&C χρησιμοποιήθηκαν αρχικά στον βιομηχανικό τομέα για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών παραγωγής που ήταν πολύ περίπλοκες ή πολύπλοκες για να τις εκτελέσουν με επιτυχία οι ανθρώπινοι εργαζόμενοι. Έκτοτε, άλλες επιχειρήσεις και ένα μεγάλο μέρος του κλάδου της πληροφορικής έχουν εφαρμόσει παρόμοιες διαδικασίες παρακολούθησης και ελέγχου.

Για την οργάνωση του τρόπου με τον οποίο οι άνθρωποι και η τεχνολογία πρέπει να συνεργάζονται στους σύγχρονους χώρους εργασίας, τα συστήματα απομακρυσμένης παρακολούθησης και ελέγχου αποκτούν ολοένα και μεγαλύτερη σημασία. Πολλές εταιρείες διερευνούν ήδη πώς οι λύσεις M&C θα μπορούσαν να βελτιώσουν τη διαχείριση των φυσικών περιουσιακών στοιχείων τους, συμπεριλαμβανομένων των κινητών συσκευών, των κιτ εξοπλισμού, ακόμη και των πραγματικών κλειδιών.

Συγκεντρώσαμε τις κύριες αιτιολογήσεις για τη χρήση συστημάτων παρακολούθησης προσωπικού. Ορισμένες από αυτές παρατίθενται παρακάτω,

• Αύξηση της αποτελεσματικότητας του διευθυντή:

  Το πιο προφανές πλεονέκτημα είναι ότι θα ενημερώνεστε πάντα για τις ενέργειες του υπαλλήλου σας. Τη δραστηριότητα του χρήστη στον υπολογιστή στις ακόλουθες χρονικές στιγμές: όταν ξεκίνησε να εργάζεται, όταν έκανε διάλειμμα, όταν συνέχισε τις υποχρεώσεις του και όταν ολοκλήρωσε την ημέρα.

  Δραστηριότητα σε ορισμένες εφαρμογές: Η αναβλητικότητα είναι εύκολο να εντοπιστεί. Όλες οι πληροφορίες είναι προσβάσιμες σε ομάδες έργου, τμήματα, μεμονωμένους ειδικούς και σε ολόκληρο τον οργανισμό. Ο διευθυντής μπορείνα μειώσειτο χρόνο που απαιτείται για να κατανοήσει τι κάνει το προσωπικό και πόσο παραγωγικό είναι με την ύπαρξη ενός τέτοιου εργαλείου.

• Εγγυημένη αντικειμενικότητα:

  Δεν μπορείτε να φέρεστε δίκαια σε κάθε εργαζόμενο- θα βρείτε κάποιους από αυτούς πιο δελεαστικούς από άλλους. Η δεύτερη άμυνα είναι ότι τα μέλη του προσωπικού συνήθως θεωρούν ότι οι ενέργειες των διευθυντών γίνονται προσωπικά. Χρησιμοποιώντας λογισμικό παρακολούθησης, μπορείτε να λάβετε ακριβή, αξιόπιστα και απολύτως αντικειμενικά δεδομένα. Θα έχετε και οι δύο εμπιστοσύνη στην αντικειμενικότητα, γεγονός που θα σας διευκολύνει να λαμβάνετε σοφές αποφάσεις.

• Συλλογή δεδομένων που απαιτούνται για την ανάλυση:

  Υπάρχουν πάντα μέθοδοι για την ενίσχυση της απόδοσης, ανεξάρτητα από το πόσο καλά αποδίδουν οι άνθρωποί σας. Βελτιστοποιήστε τον τρόπο κατανομής των εργασιών, τροποποιήστε το χρονοδιάγραμμα, εξορθολογίστε ορισμένες διαδικασίες κ.λπ.

  Χρειάζεστε πληροφορίες σχετικά με τον χρόνο που αφιερώνει το προσωπικό σας για να εργαστεί σε ένα έργο, ώστε να εντοπίσετε αυτούς τους τομείς ανάπτυξης. Τι ακριβώς κάνουν σε αυτό το διάστημα; Ποια καθήκοντα εκτελεί καλά ένας συγκεκριμένος ειδικός; Το λογισμικό παρακολούθησης συγκεντρώνει όλα αυτά τα δεδομένα. Εξετάστε τις αναφορές και επικεντρωθείτε στους τομείς που μπορούν να ενισχυθούν.

• Ασφάλιση κινδύνων:

  Υπάρχουν πάντα ορισμένοι κίνδυνοι, ανεξάρτητα από το πόσο καλά οι υπάλληλοί σας αποδίδουν για εσάς. Κάποιος χειρίζεται απρόσεκτα τις συνδέσεις και τους κωδικούς πρόσβασης, αυξάνοντας την πιθανότητα διαρροής προσωπικών δεδομένων. Κάποιος παραβιάζει την πολιτική επικοινωνίας με τους πελάτες της εταιρείας, βλάπτοντας τη φήμη της εταιρείας. Μπορείτε να κανονίσετε την παρακολούθηση έτσι ώστε να σας ειδοποιεί για αμφισβητήσιμες δραστηριότητες, ώστε να σας προστατεύει από τέτοιες περιστάσεις.

• Δυνατότητα άσκησης ελέγχου σε απομακρυσμένους εργαζόμενους:

  Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι χρειάζονται έλεγχο εξίσου με τους εργαζόμενους στο γραφείο, αν όχι περισσότερο. Εφόσον ένας εργαζόμενος εγκαταστήσει μια εφαρμογή πράκτορα στον υπολογιστή του, μπορείτε να λάβετε τις ίδιες ολοκληρωμένες πληροφορίες γι' αυτόν όπως και για τον τύπο που εργάζεται στο διπλανό γραφείο.

• Αύξηση της παραγωγικότητας των υφισταμένων:

  Σύμφωνα με μελέτη του MIT (Τεχνολογικό Ινστιτούτο της Μασαχουσέτης), η ενημέρωση των εργαζομένων ότι η εργασία τους παρακολουθείται αυξάνει την παραγωγικότητα της εργασίας κατά 7%. Η απλή εφαρμογή αντικειμενικού, αμερόληπτου και συνεχούς ελέγχου επηρεάζει θετικά τον βαθμό πειθαρχίας του οργανισμού. Αφού ελέγξετε την ημερήσια έκθεση για πέντε λεπτά, όλες οι προβληματικές περιοχές βρίσκονται ήδη μπροστά στα μάτια σας- το μόνο που χρειάζεται είναι να τις χωνέψετε.

Η δέσμευση των εργαζομένων είναι απαραίτητη για την επιτυχία κάθε επιχείρησης, δεδομένου ότι οι δεσμευμένοι εργαζόμενοι είναι πιο αποδοτικοί, κάνουν καλύτερη δουλειά, έχουν συνολικά μεγαλύτερο ηθικό, έχουν λιγότερες απουσίες, κάνουν καλύτερους συναδέλφους και παρουσιάζουν μειωμένο κύκλο εργασιών.

Η δέσμευση των εργαζομένων είναι συχνά δύσκολο να μετρηθεί. Παρόλα αυτά, γνωρίζουμε ότι τα προαναφερθέντα ζητήματα οφείλονται στην έλλειψη αλληλεπίδρασης. Ως εκ τούτου, η παρακολούθηση των σημείων χαμηλής δέσμευσης είναι μια τεχνική για τον εντοπισμό των προβλημάτων δέσμευσης.

Μπορεί να υποδεικνύει αλλαγές στη συμμετοχή των εργαζομένων αν παρατηρήσετε μείωση της παραγωγικότητας ή της ποιότητας ή αν αυξηθούν τα ποσοστά απουσιών ή κύκλου εργασιών.

Σήμερα, η πλειονότητα των επιχειρήσεων υποχρεούται να διεξάγει παρακολούθηση στο χώρο εργασίας. Οι εταιρείες αναπτύσσουν σήμερα συστήματα παρακολούθησης για την παρακολούθηση του εργατικού δυναμικού για διάφορους λόγους. Ακριβώς στην Αγγλία, οι ιδιώτες γοητεύονται από τη χρησιμοποίηση της πιο πρόσφατης τεχνολογίας για να παρακολουθούν τα παιδιά τους, τους συντρόφους τους, τα μέλη του προσωπικού και τις μπέιμπι σίτερ.

Η Βρετανία λέγεται ότι δεν εμπιστεύεται τα άτομα γύρω από τα παιδιά της και θέλει να τα παρακολουθεί και να γνωρίζει τι κάνουν. Αυτοί οι άνθρωποι παρακολουθούν το προσωπικό τους χρησιμοποιώντας τον μεγαλύτερο εξοπλισμό και προγράμματα. Πολλοί άνθρωποι παρακολουθούν ακόμη και τις υπηρέτριες και τις καθαρίστριες τους. Είναι όλοι τους σωστοί, αφού πλέον αποτελεί σημαντική δυσκολία για τις επιχειρήσεις η διαχείριση του προσωπικού.

Αφορούσε μόνο χαμηλόβαθμο προσωπικό. Ορισμένες επιχειρήσεις απασχολούν χιλιάδες άτομα. Έχουν τεράστια γραφεία με εξοπλισμό, gadgets και όργανα αξίας δισεκατομμυρίων. Η ασφάλεια της εργασίας τους ανησυχεί πολύ περισσότερο. Έχουν υπάρξει αρκετές περιπτώσεις μελών του προσωπικού ή εργαζομένων που έκλεβαν αγαθά ή ευαίσθητες πληροφορίες, ενώ παράλληλα παραβίαζαν τους κανόνες της εταιρείας.

Οι ανησυχίες των εργοδοτών για τη διασφάλιση του χώρου εργασίας, του εξοπλισμού, των υπολογιστών και των ευαίσθητων δεδομένων τους εξελίσσονται σε σοβαρό πρόβλημα. Υπό αυτή την έννοια, το cloud computing έχει βοηθήσει στην προστασία των δεδομένων και την ασφαλή αποθήκευση. Παρόλα αυτά, οι εταιρείες επιθυμούν να επιλύσουν ορισμένες προκλήσεις σχετικά με την ασφάλεια του χώρου εργασίας και την προστασία των δεδομένων.

Διαβάζοντας τις παρακάτω πληροφορίες, μπορείτε να μάθετε περισσότερα για το πώς και γιατί οι επιχειρήσεις παρακολουθούν τους υπαλλήλους και το προσωπικό τους στην εργασία. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για να διαπιστώσετε αν υπάρχουν εκατοντάδες χιλιάδες ή δισεκατομμύρια επιχειρήσεις που παρακολουθούν τις ώρες εργασίας των εργαζομένων.

• Επί του παρόντος, οι επιχειρήσεις παρακολουθούν περισσότερο από το ένα τρίτο όλων των εργαζομένων παγκοσμίως.

• Το 63% των εταιρειών παρακολουθεί τη χρήση των υπολογιστών και του διαδικτύου από τους εργαζομένους τους.

• Το 47% των εργοδοτών αποθηκεύουν πληροφορίες στους υπολογιστές τους, συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών μηνυμάτων και άλλου σχετικού υλικού.

• Περισσότερο από το 80% των διευθυντών και των εταιρειών παρακολουθούν τους εργαζομένους τους στο χώρο εργασίας.

• Οι εργοδότες βλέπουν και εξετάζουν τα αρχεία των υπολογιστών των υπαλλήλων τους στο 36% των περιπτώσεων.

• Οι εργοδότες παρακολουθούν τους υπαλλήλους με τη χρήση βιντεοεπιτήρησης σε περίπου 20% των περιπτώσεων.

Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για την παρακολούθηση των εργαζομένων κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Η πρώτη βελτίωση είναι η ασφάλεια στην εργασία. Οι εργαζόμενοι θα είναι σε εγρήγορση εάν υπάρχει βιντεοεπιτήρηση. Αυτό θα βοηθήσει στην προστασία του γραφείου από κλοπές και άλλες εγκληματικές δραστηριότητες.

Έχουμε παρατηρήσει πώς οι γυναίκες χρησιμοποίησαν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να επιστήσουν την προσοχή σε περιπτώσεις παρενόχλησης που βίωσαν από συναδέλφους και άλλα άτομα. Αυτό έχει αντίκτυπο στη φήμη ενός οργανισμού ότι δεν προστατεύει τις γυναίκες. Η χρήση βιντεοπαρακολούθησης θα βοηθήσει στη σύλληψη των υπευθύνων για την παρενόχληση.

Το CleverControl που βασίζεται στο cloud προσφέρει δυνατότητες απομακρυσμένης πρόσβασης και παρακολούθησης για εταιρείες όλων των μεγεθών. Το σύστημα προορίζεται για την παρακολούθηση της δραστηριότητας του προσωπικού, τη μέτρηση της απόδοσης, την προστασία από παραβιάσεις δεδομένων και τη διεξαγωγή ερευνών για τους εργαζομένους. Το CleverControl λειτουργεί ως μη ανιχνεύσιμος παράγοντας και δεν είναι εμφανές στις συσκευές που παρακολουθούνται.

Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιούν τη δυνατότητα ζωντανής παρακολούθησης από την πλατφόρμα CleverControl και να βλέπουν ταυτόχρονα έως και 16 συσκευές του προσωπικού. Καταγράφονται το ιστορικό ιστοτόπων, η χρήση εφαρμογών, οι πληκτρολογήσεις, η δραστηριότητα σε κοινωνικά δίκτυα και άλλες ενέργειες. Οι διαχειριστές έχουν πρόσβαση σε στιγμιότυπα οθόνης, δραστηριότητα μηχανών αναζήτησης και καταγραφές μικροφώνου χάρη στο CleverControl.

Παρά το ευρύ φάσμα λειτουργιών που διαθέτει, το CleverControl κάνει φανταστική δουλειά στο να διατηρεί το λογισμικό του απλό. Μια σειρά από καρτέλες και επιλογές οργανώνουν κομψά την αισθητικά ευχάριστη διεπαφή χρήστη. Αυτό καθιστά απλό τον εντοπισμό του εργαλείου που χρειάζεστε χωρίς να σας εξουσιάζουν αυτά που δεν χρειάζεστε.

Αν δεν πιστεύουν ότι η διοίκηση είναι με το μέρος τους, οι εργαζόμενοι δεν θα αποδώσουν ποτέ στο μέγιστο των δυνατοτήτων τους. Το ηθικό των εργαζομένων υποφέρει όταν δεν υπάρχουν αξιόπιστες σχέσεις, γεγονός που επηρεάζει την παραγωγικότητα.

Μια καλή διαδικασία προσλήψεων θα εγγυηθεί ότι η εταιρεία σας έχει επιλέξει υπαλλήλους που μπορούν να ωφελήσουν την εταιρεία σας. Εναπόκειται στους διευθυντές να κάνουν πίσω και να προσφέρουν στους υπαλλήλους τους κάποια ελευθερία, διότι πρέπει να έχουν εμπιστοσύνη στα άτομα που προσέλαβαν και να αντισταθούν στην παρόρμηση να ασκήσουν υπερβολικό έλεγχο.

Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι είναι από τη φύση τους αυτόνομοι και ευδοκιμούν σε καταστάσεις όπου πρέπει να χρησιμοποιήσουν τα ταλέντα και την κρίση τους για την επίλυση δυσκολιών. Εάν οι εργαζόμενοι διαθέτουν τα κατάλληλα εργαλεία και λογοδοτούν για τις ενέργειές τους, οι διευθυντές μπορούν να είναι βέβαιοι ότι χειρίζονται σωστά τις επιχειρήσεις στο πεδίο.

Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, η τυφλή εμπιστοσύνη θα βλάψει την εταιρεία. Έτσι, για τέτοιες περιπτώσεις, αναπτύξαμε το CleverControl. Αυτή είναι η καλύτερη εφαρμογή για την παρακολούθηση και τον εντοπισμό των εργαζομένων!