Βέλτιστες πρακτικές για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων περιήγησης χωρίς να διακυβεύεται η εμπιστοσύνη

Η παρακολούθηση των δραστηριοτήτων περιήγησης στο χώρο εργασίας περιλαμβάνει συνήθως την καταγραφή των επισκέψεων σε ιστότοπους, των ερωτημάτων αναζήτησης, της δραστηριότητας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και των συνομιλιών (ενίοτε συμπεριλαμβανομένων των αρχείων καταγραφής μηνυμάτων). Ορισμένες φορές, ο εργοδότης μπορεί επίσης να παρακολουθεί μεταφορές αρχείων και πληκτρολογήσεις (για παράδειγμα, μηνύματα ή ερωτήματα αναζήτησης).

Οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν μία από διάφορες μεθόδους για την παρακολούθηση της δραστηριότητας στο διαδίκτυο:

1. Παρακολούθηση δικτύου μέσω διαμόρφωσης δρομολογητή: ρύθμιση του δρομολογητή για την καταγραφή της κυκλοφορίας στο Διαδίκτυο,
2. Οι διακομιστές μεσολάβησης και τα τείχη προστασίας μπορούν να καταγράφουν την κυκλοφορία στο Διαδίκτυο για διοικητική εξέταση. Μπορούν επίσης να αποκλείσουν την πρόσβαση σε ακατάλληλους ιστότοπους,
3. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων καταγράφει όλες τις δραστηριότητες των υπολογιστών των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένου του ιστορικού περιήγησης και της δραστηριότητας των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, και διαθέτει λειτουργίες αποκλεισμού ιστότοπων.

Η νομιμότητα της παρακολούθησης της δραστηριότητας στο Διαδίκτυο εξαρτάται από την πολιτειακή και τοπική νομοθεσία της περιοχής σας. Για παράδειγμα, σύμφωνα με τη νομοθεσία των ΗΠΑ, η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι συνήθως νόμιμη. Ο νόμος περί απορρήτου ηλεκτρονικών επικοινωνιών (ECPA) επιτρέπει γενικά στους εργοδότες να παρακολουθούν συσκευές και δίκτυα που ανήκουν στην εταιρεία, εάν επιδιώκουν νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς. Ορισμένες πολιτείες παροτρύνουν τους οργανισμούς να ενημερώνουν τους εργαζομένους για τις δραστηριότητες παρακολούθησης- άλλες πολιτείες αφήνουν την ενημέρωση στη διακριτική ευχέρεια του εργοδότη. Συνιστάται επίσης στους εργοδότες να διαθέτουν σαφή πολιτική που να περιγράφει το πεδίο εφαρμογής και τις πρακτικές παρακολούθησης.

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) διέπει την παρακολούθηση της δραστηριότητας των εργαζομένων στον υπολογιστή στην ΕΕ. Σύμφωνα με αυτόν, οι οργανισμοί πρέπει να περιορίζουν τη συλλογή δεδομένων στα απολύτως απαραίτητα για νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς, να ενημερώνουν το προσωπικό για την παρακολούθηση και συχνά να αποκτούν τη συγκατάθεσή του.

Παρόμοιοι κανονισμοί προστασίας δεδομένων ισχύουν στην Αυστραλία, την Ινδία, τον Καναδά, τη Δανία και άλλες χώρες.

Άλλες δικαιοδοσίες έχουν αυστηρότερη προστασία της ιδιωτικής ζωής. Στην Ελλάδα, για παράδειγμα, απαγορεύεται η ηλεκτρονική παρακολούθηση, εκτός εάν ο εργοδότης έχει νόμιμη άδεια ή νόμιμους επαγγελματικούς σκοπούς. Οι Κάτω Χώρες απαιτούν από τους οργανισμούς να έχουν νόμιμα επιχειρηματικά συμφέροντα που υπερτερούν των δικαιωμάτων των εργαζομένων στην ιδιωτική ζωή για να εφαρμόσουν την παρακολούθηση των εργαζομένων. Η Φινλανδία περιορίζει την παρακολούθηση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων, των κλήσεων και της χρήσης του υπολογιστή.

Στην παρούσα ενότητα, εξετάσαμε εν συντομία μόνο τη νομιμότητα της παρακολούθησης των εργαζομένων σύμφωνα με διάφορες δικαιοδοσίες. Συνολικά, ενώ η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι γενικά νόμιμη στις περισσότερες χώρες, δίνεται όλο και μεγαλύτερη έμφαση στην εξισορρόπηση των συμφερόντων του εργοδότη με τα δικαιώματα των εργαζομένων στην ιδιωτική ζωή. Συνιστούμε να συμβουλευτείτε τον νομικό σας σύμβουλο πριν εφαρμόσετε πρακτικές παρακολούθησης στον οργανισμό σας.

Η παρακολούθηση των δραστηριοτήτων περιήγησης μπορεί να ωφελήσει τόσο τους οργανισμούς όσο και τους εργαζόμενους και να πώς:

1. Η παρακολούθηση βελτιώνει την παραγωγικότητα. Η καταπολέμηση του πειρασμού να ελέγξετε τα εισερχόμενα μηνύματα συνομιλίας ή έναν ιστότοπο αγορών μπορεί να είναι πρόκληση και δεν μπορούν όλοι να αντισταθούν. Η παρακολούθηση των δραστηριοτήτων περιήγησης αποκαλύπτει τους υπαλλήλους που ξοδεύουν υπερβολικό χρόνο σε δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με την εργασία, όπως η προσωπική περιήγηση, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, οι πλατφόρμες βίντεο και άλλες. Με αυτές τις πληροφορίες, οι διευθυντές μπορούν να λάβουν μέτρα για τη βελτίωση της συγκέντρωσης και της παραγωγικότητας, για παράδειγμα, με τον αποκλεισμό των περισπασμών.
2. Τα δεδομένα που συλλέγονται αποκαλύπτουν ελλείψεις δεξιοτήτων. Εάν ένας εργαζόμενος ψάχνει συχνά στο Google πώς να χρησιμοποιήσει μια συγκεκριμένη εφαρμογή που απαιτείται για την εργασία του, μπορεί να χρειάζεται πρόσθετη εκπαίδευση. Η ανάλυση του ιστορικού περιήγησης ενός εργαζομένου μπορεί να σας δώσει μια ένδειξη σχετικά με τις δεξιότητες και τις γνώσεις που του λείπουν. Μετά από αυτό, μπορείτε να σχεδιάσετε ανάλογα προγράμματα κατάρτισης και ανάπτυξης.
3. Η παρακολούθηση αυξάνει την ασφάλεια των δεδομένων. Μια ισχυρή λύση DLP μπορεί να ανιχνεύσει και να αποτρέψει τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, κοινή χρήση ή λήψη ευαίσθητων εταιρικών δεδομένων από τους υπαλλήλους.
4. Η παρακολούθηση συμβάλλει στην αύξηση της ασφάλειας του δικτύου της εταιρείας. Το εξειδικευμένο λογισμικό μπορεί να εντοπίσει προσπάθειες πρόσβασης σε κακόβουλους ιστότοπους ή λήψης μολυσμένων αρχείων.

Παρ' όλα τα οφέλη της, η παρακολούθηση των δραστηριοτήτων περιήγησης των εργαζομένων μπορεί να αποβεί άκαρπη αν εφαρμοστεί ανήθικα. Η κύρια ανησυχία εδώ είναι η ιδιωτική ζωή των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι έχουν δικαίωμα στην ιδιωτική ζωή και η χρήση πολύ παρεμβατικών μεθόδων παρακολούθησης μπορεί να οδηγήσει σε δυσπιστία, σε εχθρικό εργασιακό περιβάλλον, ακόμη και σε νομικές επιπτώσεις. Οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται ότι τους ασκείται μικροδιαχείριση και ότι δεν τους εμπιστεύονται, γεγονός που μπορεί να μειώσει την ικανοποίηση από την εργασία τους και να τους κάνει να αναζητήσουν καλύτερες συνθήκες σε άλλες εταιρείες.

Η παρακολούθηση της δραστηριότητας στο Διαδίκτυο συνδέεται επίσης με τεχνικές προκλήσεις. Η εφαρμογή και η συντήρηση συστημάτων παρακολούθησης μπορεί να είναι πολύπλοκη και δαπανηρή. Εξάλλου, ακόμη και οι πιο αξιόπιστες λύσεις είναι επιρρεπείς σε σφάλματα. Ενδέχεται να χαρακτηρίσουν τις νόμιμες δραστηριότητες ως ύποπτες, οδηγώντας σε περιττό έλεγχο των εργαζομένων.

Η εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων απαιτεί μια προσεκτική προσέγγιση για τον μετριασμό αυτών των δυσκολιών και την αξιοποίηση όλων των πλεονεκτημάτων.

Συγκεντρώσαμε τις βέλτιστες πρακτικές για την εφαρμογή λογισμικού παρακολούθησης.

Η σημερινή αγορά προσφέρει πληθώρα εργαλείων παρακολούθησης των εργαζομένων για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων περιήγησης. Το CleverControl είναι μία από τις πιο προηγμένες και αξιόπιστες λύσεις στον τομέα αυτό. Παρακολουθεί το ιστορικό περιήγησης κάθε εργαζομένου, τα ερωτήματα αναζήτησης, τον χρόνο που δαπανάται σε κάθε ιστότοπο και τη δραστηριότητα στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Τα δεδομένα που συλλέγονται συγκεντρώνονται σε σαφή στατιστικά διαγράμματα και γραφήματα, επιτρέποντας τη γρήγορη ανάλυση της ατομικής παραγωγικότητας και των τάσεων σε ολόκληρη την ομάδα. Η πλατφόρμα προσφέρει επίσης ευέλικτες ρυθμίσεις αποκλεισμού ιστότοπων, ώστε να μπορείτε να περιορίσετε τους περισπασμούς και να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να επικεντρωθούν στη δουλειά.

Ένας διευθυντής δύσκολα θα κερδίσει την εμπιστοσύνη της ομάδας του παρακολουθώντας κρυφά τη δραστηριότητά της. Η ειλικρίνεια είναι πάντα η καλύτερη πολιτική. Συνιστούμε να γνωστοποιείτε ανοιχτά τους λόγους για την εφαρμογή μέτρων παρακολούθησης στους υπαλλήλους, ακόμη και αν η δικαιοδοσία σας δεν το απαιτεί. Να είστε διαφανείς σχετικά με τα δεδομένα που συλλέγονται: επισκέψεις σε ιστότοπους, χρόνος παραμονής σε αυτούς τους ιστότοπους, στιγμιότυπα οθόνης, αρχεία καταγραφής των μέσων κοινωνικής δικτύωσης κ.λπ. Όποτε είναι δυνατόν, ζητήστε τη συγκατάθεση των εργαζομένων για την παρακολούθηση, ιδίως για πιο παρεμβατικές μεθόδους.

Εάν είναι αποδεκτό για τους σκοπούς της παρακολούθησής σας, αφαιρέστε τα προσωπικά στοιχεία από την ανάλυση δραστηριότητας για να προστατεύσετε το απόρρητο των εργαζομένων. Προσπαθήστε να επικεντρωθείτε στην ανάλυση των τάσεων και όχι της ατομικής δραστηριότητας. Μην παρακολουθείτε το ιστορικό περιήγησης ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου- αντ' αυτού, αναζητήστε μοτίβα, όπως υπερβολικό χρόνο στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή επισκέψεις σε επικίνδυνους ιστότοπους.

Καθορίστε σαφείς στόχους παρακολούθησης και το εύρος των δεδομένων που πρέπει να συλλέξετε για την επίτευξή τους. Για παράδειγμα, αν ο στόχος είναι να αποκαλύψετε τους περισπασμούς, θα είναι αρκετό να καταγράψετε τους ιστότοπους που επισκέπτεστε και το χρόνο που περνάτε σε αυτούς. Η καταγραφή των εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι υπερβολική σε αυτή την περίπτωση.

Οι δραστηριότητες περιήγησης θα πρέπει να παρακολουθούνται σε συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία και μόνο κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Αποφύγετε την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των εργαζομένων εκτός ωραρίου εργασίας ή σε προσωπικές συσκευές. Η μόνη εξαίρεση μπορεί να είναι όταν ένας εργαζόμενος χρησιμοποιεί μια προσωπική συσκευή για την εργασία του. Σε αυτή την περίπτωση, η επιλεγμένη λύση παρακολούθησης θα πρέπει να διαθέτει λειτουργία εισόδου και εξόδου από το ρολόι, ώστε ο υπάλληλος να μπορεί να διακόψει την παρακολούθηση όταν λήξει η εργάσιμη ημέρα.

Ο οργανισμός θα πρέπει να διαθέτει μια ολοκληρωμένη πολιτική χρήσης του Διαδικτύου που να ορίζει την αποδεκτή και μη αποδεκτή διαδικτυακή συμπεριφορά. Επιπλέον, θα πρέπει να υπάρχει ξεχωριστή πολιτική που να περιγράφει το πεδίο εφαρμογής της παρακολούθησης, τον τρόπο χρήσης των δεδομένων που συλλέγονται, το χρονικό διάστημα διατήρησής τους και το ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά. Και οι δύο πολιτικές θα πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμες στους εργαζόμενους. Η ομάδα πρέπει να κατανοεί τις πολιτικές και τις συνέπειές τους και να διαθέτει ένα κανάλι για να εκφράζει τις ανησυχίες της.

Οι πρακτικές παρακολούθησης δεν θα πρέπει να είναι πάγιες. Θα πρέπει να επανεξετάζονται περιοδικά για να διασφαλίζεται ότι εξακολουθούν να είναι αναγκαίες και αποτελεσματικές.

Ακούστε ενεργά τα σχόλια των εργαζομένων και προσαρμόστε την παρακολούθηση σε τυχόν ανησυχίες σχετικά με την προστασία της ιδιωτικής ζωής. Εκτός αυτού, θα πρέπει να ενημερώνεστε για τη σχετική νομοθεσία περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής και την εργατική νομοθεσία και να διασφαλίζετε τη συμμόρφωση με τις αλλαγές.

Η παρακολούθηση των δραστηριοτήτων περιήγησης των εργαζομένων μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητα και την εστίαση των εργαζομένων και να ενισχύσει την ασφάλεια της εταιρείας. Ωστόσο, οι πρακτικές παρακολούθησης απαιτούν προσεκτική προσέγγιση που θα σας επιτρέψει να αποφύγετε τις αρνητικές πλευρές τους. Δίνοντας προτεραιότητα στη διαφάνεια, εστιάζοντας σε συγκεντρωτικά δεδομένα και σεβόμενοι την ιδιωτικότητα των εργαζομένων, μπορείτε να εφαρμόσετε την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων περιήγησης με τρόπο που να διατηρεί την εμπιστοσύνη και να προάγει ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον.