Το τίμημα της παραγωγικότητας: Το ανθρώπινο κόστος της επιτήρησης στο χώρο εργασίας

Η Σάρα, κειμενογράφος σε ένα γραφείο μάρκετινγκ, μόλις επέστρεψε από μια αξιολόγηση απόδοσης, την τρίτη μέσα στις τελευταίες πέντε εβδομάδες. Πριν από έξι εβδομάδες, ο προϊστάμενός της υποχρέωσε ολόκληρη την ομάδα να εγκαταστήσει το πρόγραμμα παρακολούθησης εργαζομένων, ώστε να μπορεί να παρακολουθεί την απόδοσή τους. Η Σάρα δεν ανησύχησε αρχικά: έκανε καλά τη δουλειά της και δεν είχε δεχτεί ποτέ παράπονα για τα κείμενά της.

Ωστόσο, όλα άλλαξαν με την εγκατάσταση του λογισμικού. Ο φόρτος εργασίας της Σάρα αυξήθηκε ξαφνικά και μια εβδομάδα αργότερα κλήθηκε στο γραφείο του διευθυντή για μια αξιολόγηση της απόδοσης. Ο διευθυντής δυσαρεστήθηκε από τις εκτεταμένες περιόδους "αδράνειας" του υπολογιστή της Σάρα. Είπε ότι αν είχε χρόνο για αδράνεια στην εργασία της, θα της ανατίθεντο επιπλέον καθήκοντα. Η Σάρα εξήγησε ότι προτιμούσε να συντάσσει τις ιδέες της σε χαρτί πριν γράψει στον υπολογιστή της - από εκεί προέρχονταν οι περίοδοι αδράνειας. Ο διευθυντής δεν πείστηκε και συνέστησε μόνο τη σύνταξη ιδεών στον υπολογιστή.

Οι αξιολογήσεις απόδοσης της Σάρα έγιναν πιο συχνές. Δυσκολευόταν με το νέο φόρτο εργασίας και αισθανόταν μικροδιαχείριση και άγχος. Το σύστημα παρακολούθησης τη στοχοποιούσε άδικα, καταπνίγοντας τη δημιουργικότητα και την αυτονομία της.

Δυστυχώς, περιπτώσεις όπως της Σάρας δεν είναι ασυνήθιστες. Οι επικριτές του λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων φοβούνται ότι η χρήση του έχει ως αποτέλεσμα ανησυχίες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής, αυξημένο άγχος, θέματα εμπιστοσύνης, προκαταλήψεις και προβλήματα διαφάνειας. Ας συζητήσουμε αν οι φόβοι τους είναι δικαιολογημένοι και αν υπάρχουν τρόποι να εφαρμόσουμε την παρακολούθηση των εργαζομένων με υπευθυνότητα και ηθική.

Πολλοί εργοδότες υιοθετούν λογισμικό παρακολούθησης επειδή δεν γνωρίζουν πώς να διαχειριστούν τους εργαζομένους τους, ιδίως τους απομακρυσμένους. Πιστεύουν ότι αρκεί η εγκατάσταση ενός προγράμματος στον υπολογιστή ενός εργαζομένου και ο έλεγχος της έκθεσης σε λίγες ημέρες. Στην πραγματικότητα, η εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων απαιτεί κάποια προεργασία, χωρίς την οποία κινδυνεύετε να εγείρετε ανεπιθύμητες ανησυχίες και ζητήματα.

Σε πολλές δικαιοδοσίες, η προστασία της ιδιωτικής ζωής προστατεύεται με ειδικούς κανονισμούς, αλλά σπάνια καλύπτουν ειδικά την παρακολούθηση των εργαζομένων. Ως αποτέλεσμα, οι εργοδότες μπορεί να μην γνωρίζουν ποια δεδομένα μπορούν να συλλέγουν και για πόσο χρονικό διάστημα μπορούν να τα αποθηκεύουν.

Εν τω μεταξύ, τα συστήματα παρακολούθησης συλλέγουν ένα ευρύ φάσμα προσωπικών δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των πληκτρολογήσεων, των κλικ του ποντικιού, των ιστότοπων που επισκέπτονται, ακόμη και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και του περιεχομένου των μηνυμάτων. Οι εργαζόμενοι το βλέπουν αυτό ως συνεχή παραβίαση της ιδιωτικής ζωής, ιδίως όταν τα δεδομένα που συλλέγονται χρησιμοποιούνται πέραν του αρχικού σκοπού.

Εξάλλου, υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να αποκτήσουν μη εξουσιοδοτημένα άτομα πρόσβαση στις συγκεντρωμένες ευαίσθητες πληροφορίες, είτε από το εσωτερικό της εταιρείας είτε μέσω εξωτερικών παραβιάσεων. Οι συνέπειες μπορεί να είναι τρομερές, από ζημία στη φήμη μέχρι κλοπή ταυτότητας.

Η έρευνα που διεξήχθη από την Αμερικανική Ψυχολογική Ένωση δείχνει ότι η παρακολούθηση των εργαζομένων αυξάνει σημαντικά το άγχος των εργαζομένων. Το 56% των εργαζομένων που παρακολουθούνται με λογισμικό αισθάνονται ένταση και άγχος κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Για τους υπαλλήλους που δεν παρακολουθούνται, ο αριθμός αυτός είναι χαμηλότερος - 40%.

Η ίδια έρευνα αποκαλύπτει ότι οι εργαζόμενοι που παρακολουθούνται εκφράζουν συχνότερα συναισθήματα που σχετίζονται με την επαγγελματική εξουθένωση: ευερεθιστότητα ή θυμό προς τους συναδέλφους ή τους πελάτες (23% έναντι 14% των εργαζομένων που δεν παρακολουθούνται), αίσθημα έλλειψης κινήτρων για να δώσουν τον καλύτερό τους εαυτό (29% έναντι 22%), συναισθηματική εξάντληση (39% έναντι 22%) και αίσθημα αναποτελεσματικότητας (20% έναντι 15%).

Οι εργαζόμενοι που παρακολουθούνται μπορεί να αισθάνονται ότι ο εργοδότης τους δεν τους εμπιστεύεται, γεγονός που δημιουργεί αρνητικό εργασιακό περιβάλλον, μειώνει το ηθικό και αυξάνει ακόμη και τον κύκλο εργασιών.

Όταν η παρακολούθηση χρησιμοποιείται ως επεμβατικός τρόπος μικροδιοίκησης, παραβιάζεται η ανομολόγητη συμφωνία αμοιβαίου σεβασμού μεταξύ ενός εργαζομένου και του εργοδότη του. Ένα άτομο θα είναι πολύ λιγότερο πιθανό να υπερβεί τα εσκαμμένα για να βοηθήσει τον οργανισμό, αν αυτή η εμπιστοσύνη έχει διαρραγεί. Ουσιαστικά υποχωρούν στο να κάνουν το ελάχιστο, λέει το Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II καθηγητής ανθρώπινου δυναμικού και εργασιακών σχέσεων στο Michigan State University.

Ορισμένες δικαιοδοσίες δεν υποχρεώνουν τους εργοδότες να ενημερώνουν τους εργαζομένους για την παρακολούθηση και οι εταιρείες μπορούν να τη χρησιμοποιήσουν υπέρ τους. Οι εργαζόμενοι ενδέχεται να μην γνωρίζουν ότι παρακολουθούνται ή να μην έχουν επίγνωση του εύρους της παρακολούθησης. Ωστόσο, ακόμη και αν υπάρχουν οι υποχρεώσεις, οι εταιρείες ενδέχεται να μην παρέχουν τις απαραίτητες πολιτικές στους εργαζομένους τους. Η έλλειψη σαφών και διαφανών πολιτικών σχετικά με την παρακολούθηση των εργαζομένων οδηγεί σε ανασφάλεια και δυσπιστία μεταξύ των εργαζομένων.

Ένα άλλο πιθανό πρόβλημα είναι οι διακρίσεις. Τα συστήματα παρακολούθησης μπορεί να χρησιμοποιηθούν για την άδικη στοχοποίηση ορισμένων εργαζομένων, όπως εκείνων που ανήκουν σε περιθωριοποιημένες ομάδες ή θεωρούνται λιγότερο παραγωγικοί. Επιπλέον, η τεχνολογία μπορεί να διευκολύνει ακούσια αυτές τις διακρίσεις. Κανένας αλγόριθμος δεν είναι τέλειος- μπορεί να περιέχει προκαταλήψεις ή να αγνοεί τα ατομικά στυλ εργασίας, όπως στην περίπτωση της Σάρας.

Έχουν λοιπόν δίκιο οι επικριτές και η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι κακή; Καθόλου. Εάν χρησιμοποιείται σωστά και ηθικά, τόσο οι εργαζόμενοι όσο και οι εργοδότες μπορούν να επωφεληθούν από τις πολύτιμες γνώσεις της. Ας αποκαλύψουμε ορισμένα must-dos για την εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων.

Οι εταιρείες θα πρέπει να ακολουθούν αυτές τις κατευθυντήριες γραμμές εάν θέλουν να αποκομίσουν το μέγιστο όφελος από την τεχνολογία παρακολούθησης των εργαζομένων:

• Μελετήστε τους σχετικούς κανονισμούς περί απορρήτου στην περιοχή σας. Διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους εν λόγω κανονισμούς. Ενημερωθείτε για τις αλλαγές στους κανονισμούς αυτούς.

• Καθορίστε τους στόχους παρακολούθησης. Αυτοί οι στόχοι, μαζί με τους κανονισμούς περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής, θα καθορίσουν το πεδίο εφαρμογής της συλλογής δεδομένων.

• Ανάπτυξη σαφών πολιτικών. Αυτές οι πολιτικές θα πρέπει να περιγράφουν τους στόχους, το πεδίο εφαρμογής της παρακολούθησης και τον τρόπο χρήσης των συλλεγόμενων δεδομένων. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πολιτικές.

• Λάβετε τη συγκατάθεση των εργαζομένων. Είτε το απαιτεί η δικαιοδοσία σας είτε όχι, είναι πάντα καλύτερο να ενημερώνετε το προσωπικό για την παρακολούθηση και να αποκτάτε τη συγκατάθεσή του. Με αυτόν τον τρόπο, θα αποφύγετε ζητήματα εμπιστοσύνης με τους υπαλλήλους σας.

• Εμπλοκή των εργαζομένων στην ανάπτυξη και εφαρμογή των πολιτικών παρακολούθησης για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης και την αντιμετώπιση των ανησυχιών τους.

• Διατηρήστε ανοιχτή επικοινωνία με το προσωπικό. Επιτρέψτε στους εργαζόμενους να εκφράσουν τις ανησυχίες και τα παράπονά τους και αντιμετωπίστε τα.

• Ελαχιστοποίηση του πεδίου εφαρμογής των συλλεγόμενων δεδομένων. Συγκεντρώστε μόνο τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τον επιδιωκόμενο σκοπό.

• Περιορίστε τους όρους αποθήκευσης δεδομένων. Διαγράψτε τα δεδομένα που δεν εξυπηρετούν πλέον τους στόχους παρακολούθησης.

• Εφαρμόστε ισχυρά μέτρα ασφαλείας. Διασφαλίστε ότι μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό έχει πρόσβαση στα δεδομένα.

• Διεξαγωγή τακτικών ελέγχων να διασφαλίζει ότι η χρήση των συστημάτων παρακολούθησης συμμορφώνεται με τις δεοντολογικές κατευθυντήριες γραμμές και τις νομικές απαιτήσεις.

• Παρέχετε στους εργαζομένους πρόσβαση στα συλλεγόμενα δεδομένα.

  Με λύσεις παρακολούθησης εργαζομένων όπως η CleverControl, είναι εύκολο να το κάνετε. Η CleverControl παρέχει στους εργαζόμενους προσωπικούς πίνακες ελέγχου παραγωγικότητας, όπου μπορούν να δουν όλα τα δεδομένα που έχουν συλλέξει και τα στατιστικά στοιχεία της παραγωγικότητάς τους. Αυτό το χαρακτηριστικό όχι μόνο βοηθά στην επίλυση ζητημάτων προστασίας της ιδιωτικής ζωής αλλά συμβάλλει επίσης στη βελτίωση της προσωπικής υπευθυνότητας και της παραγωγικότητας.

• Χρήση των εκθέσεων παρακολούθησης για την υποστήριξη των εργαζομένων και να τους βοηθήσει να βελτιώσουν την απόδοσή τους, όχι να τους κάνει διακρίσεις ή να τους τιμωρήσει.

• Χρήση λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων σε συνδυασμό με άλλες μεθόδους παρακολούθησης των επιδόσεων για την αποφυγή προκαταλήψεων.

Οι επικριτές φοβούνται ότι η παρακολούθηση των εργαζομένων οδηγεί σε προβλήματα ιδιωτικότητας, υπονομευμένη εμπιστοσύνη, αυξημένο άγχος και προκαταλήψεις. Ωστόσο, οι οργανισμοί μπορούν να αποφύγουν αυτά τα ζητήματα εάν εφαρμόσουν την παρακολούθηση των εργαζομένων με ηθικό και ανοιχτό τρόπο και εμπλέξουν το προσωπικό στη διαδικασία. Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι ένα εργαλείο που, στα σωστά χέρια, μπορεί να βελτιώσει σημαντικά τη λογοδοσία και την απόδοση και να ωφελήσει τόσο τους εργαζόμενους όσο και τους εργοδότες.