Πώς να βελτιώσετε επιτυχώς την εργασία των εργαζομένων κατά τη διάρκεια μιας κρίσης

The problem of improvement becomes especially acute for a company during crisis times when employees’ productivity often directly determines its success. Jeremy Mitchell, the first Deputy General Director of HomeLand shares several "crisis management" HR solutions with CleverControl.

Τζέρεμι, ποιες είναι οι επιπτώσεις μιας κρίσης στην πολιτική ανθρώπινου δυναμικού των εταιρειών γενικά και στην εταιρεία σας ειδικότερα;

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, κάθε ηγέτης θα σκεφτεί πώς να αξιοποιήσει στο μέγιστο τις δυνατότητες των υφισταμένων του, διατηρώντας παράλληλα το ομαδικό πνεύμα και την υψηλή παρακίνηση όλων των εργαζομένων, παρά τις δύσκολες στιγμές.

Η στρατηγική μας για το ανθρώπινο δυναμικό είχε πάντα ως στόχο την πλήρη δέσμευση του προσωπικού, επομένως κατά τη διάρκεια της κρίσης δεν άλλαξε πολύ και τα εργαλεία διαχείρισης που χρησιμοποιούμε έχουν ήδη δείξει αποτελεσματικά αποτελέσματα.

Ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία βελτίωσης είναι η κατάρτιση: βελτίωση των επαγγελματικών δεξιοτήτων. Πώς την οργανώνετε;

Η εκπαίδευση του προσωπικού είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό καθήκον, αλλά συχνά η πρόσκληση εκπαιδευτών από το εξωτερικό μπορεί να είναι αρκετά δαπανηρή. Το πρόβλημα λύνεται αρκετά απλά: ζητήστε από τους πιο έμπειρους υπαλλήλους να εκπαιδεύσουν τους νέους. Όλοι θα επωφεληθούν από αυτό. Οι νέοι θα μπορέσουν να προωθήσουν την καριέρα τους με νέες γνώσεις και δεξιότητες και ο προπονητής θα λάβει οικονομικά κίνητρα. Εκτός αυτού, δεν υπάρχει ίσως καλύτερος τρόπος να εκφράσετε την έγκριση και την αναγνώριση ενός εργαζομένου από το να τον κάνετε να έχει κάποιον ως μαθητή. Ως εκ τούτου, οι έμπειροι εργαζόμενοι είναι εγγυημένο ότι θα εκτιμήσουν αυτή την απόφαση.

Επιπλέον, η βελτίωση των δικών σας υπαλλήλων είναι ταχύτερη και φθηνότερη από την πρόσληψη ατόμων εκτός εταιρείας. Η προπόνηση μπορεί επίσης να γίνει από εξωτερικούς οργανισμούς. Συνήθως προσκαλούμε ειδικούς όταν αγοράζουμε νέο εξοπλισμό για τα εργαστήρια ή λογισμικό για το τμήμα μηχανολογίας. Οι νέες δεξιότητες είναι η καινοτομία που αυξάνει την ανταγωνιστικότητα.

Πώς να παρακινήσετε τους υπαλλήλους για επαγγελματική ανάπτυξη και αύξηση της παραγωγικότητας;

Υπάρχουν τρία επίπεδα παραγωγικότητας: χαμηλό, μεσαίο (ή αναμενόμενο) και μέγιστο. Οι εργαζόμενοι στο χαμηλό επίπεδο είναι αναξιόπιστοι, επιρρεπείς στην εκτέλεση μικρότερου αριθμού εργασιών και προσπαθούν να αποφεύγουν την εργασία. Όσοι βρίσκονται στο μέσο επίπεδο εκτελούν ακριβώς ό,τι απαιτείται από αυτούς, και τίποτα περισσότερο, αν και ως εργαζόμενοι είναι πολύ αξιόπιστοι. Και εκείνοι που βρίσκονται στο μέγιστο επίπεδο, εργάζονται πολύ πολλές ώρες, παίρνουν κάθε φορά πρωτοβουλίες και η παραγωγικότητά τους είναι πολύ υψηλότερη από την αναμενόμενη. Είναι σαφές ότι κάθε εργοδότης θα ήθελε να έχει όσο το δυνατόν περισσότερους εργαζόμενους που βρίσκονται στο μέγιστο επίπεδο απόδοσης. Δεν είναι απαραίτητο να περιορίζονται

Η παρακίνηση των εργαζομένων θα πρέπει να βοηθήσει σε αυτό, διότι, στην ουσία, είναι το κλειδί για την ευημερία της εταιρείας. Αποδίδει την επιτυχία της εταιρείας με την προσωπική ευημερία του εργαζομένου, γεγονός που συμβάλλει στην αύξηση της αποδοτικότητας.

Πώς εφαρμόζεται στην εταιρεία σας;

Το σύστημα κινήτρων μας βασίζεται σε KPI. Ένα σύστημα βασικών δεικτών απόδοσης βασίζεται στα καθήκοντα που πρέπει να επιλύσει ο εργαζόμενος σε μια συγκεκριμένη θέση. Και αν η εργασία επιλυθεί με επιτυχία, ο εργαζόμενος ανταμείβεται. Η λειτουργικότητα για κάθε θέση είναι διαφορετική, αλλά ο KPI είναι ενιαίος και διαφανής σε ολόκληρο τον οργανισμό. Συγκεκριμένα, εφαρμόσαμε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, το οποίο επέτρεψε τη βελτίωση της ευαισθητοποίησης και την ενίσχυση του ελέγχου της εκτέλεσης των παραγγελιών.

Είναι πολύ σημαντικό να δημιουργηθεί ένα σύστημα κινήτρων, διαφορετικά, θα επιβραδυνθεί η εταιρεία. Για παράδειγμα, εάν δύο εργαζόμενοι με παρόμοιες δεξιότητες εργάζονται με διαφορετική δέσμευση αλλά ο μισθός τους είναι ο ίδιος, αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα χαμηλή αποδοτικότητα και των δύο εργαζομένων.

Ποιοι παράγοντες διέπουν το σύστημα παρακίνησης των εργαζομένων; Υπάρχουν παραδείγματα που να καταδεικνύουν την αποτελεσματικότητά τους;

Η ευκαιρία για επαγγελματική εξέλιξη που υποστηρίζεται οικονομικά παρακινεί τους νέους επαγγελματίες και τους άλλους εργαζόμενους να επιτύχουν νέα ύψη. Είναι επωφελής τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για την εταιρεία στην οποία ο ειδικός θα αποφέρει εγγυημένα οφέλη και θα βοηθήσει στην περαιτέρω ανάπτυξη. Έχουμε ένα τέτοιο παράδειγμα στη HomeLand - τον Jack Burton, ο οποίος κατέχει σήμερα τη θέση του αρχιμηχανικού. Ξεκίνησε την πορεία του ως μαθητευόμενος μηχανικός στην επισκευή οργάνων στο Τμήμα Μετρολογίας. Στη συνέχεια ο Τζακ εργάστηκε σε διάφορες θέσεις: μηχανικός, σχεδιαστής, μηχανικός-ερευνητής. Στη συνέχεια διορίστηκε επικεφαλής μηχανικός του Τμήματος Μικροηλεκτρονικής και σύντομα επικεφαλής του Τμήματος αυτού. Η ιστορία του δείχνει ότι κάθε εργαζόμενος της εταιρείας μπορεί να φτάσει σε οποιαδήποτε ύψη με τις δικές του δυνάμεις και την επιμονή του.

Ποιες είναι οι ιδιαιτερότητες της παρακίνησης των εργαζομένων;

Μην ξεχνάτε ποτέ ότι το σύστημα αμοιβών πρέπει να είναι δομημένο και συνεπές, ενισχύοντας τα επιθυμητά αποτελέσματα, αλλά όχι μοναδικό για κάθε εργαζόμενο. Οι αρχές καταβολής των μπόνους και των ανταμοιβών θα πρέπει να είναι διαφανείς και ομοιόμορφες για όλους. Να θυμάστε ότι είναι εξίσου λάθος να ανταμείβετε με τον ίδιο τρόπο για διαφορετικές προσπάθειες, όπως είναι λάθος να ανταμείβετε με διαφορετικό τρόπο για την ίδια προσπάθεια. Αυτού του είδους η αδικία μπορεί να βγάλει τους εργαζόμενους από την ισορροπία τους και να υπονομεύσει όχι μόνο τα κίνητρά τους αλλά και την αξιοπιστία της εταιρείας.

Επιπλέον, οι μισθοί πρέπει πάντα να καταβάλλονται εγκαίρως. Οι καθυστερήσεις ή η ακύρωση της πληρωμής αποθαρρύνει την ομάδα: χάνουν την εμπιστοσύνη στο μέλλον της εταιρείας, το κίνητρο για ποιοτική εργασία, η ομάδα διαμορφώνει μια ανθυγιεινή ατμόσφαιρα, συχνά έρχεται σε κουτσομπολιά και φήμες. Όλα αυτά, τελικά, οδηγούν σε αποδυνάμωση της θέσης της ίδιας της εταιρείας.

Σε περίπτωση δύσκολης οικονομικής κατάστασης, η εταιρεία μπορεί να προχωρήσει σε μικρότερη εβδομάδα εργασίας, γεγονός που θα σας επιτρέψει να εξοικονομήσετε χρήματα από την καταβολή των μισθών. Όμως η κατάσταση θα πρέπει να εξηγηθεί από τη διοίκηση,

οι άνθρωποι πρέπει να γνωρίζουν τους λόγους για τις αποφάσεις αυτές. Η εταιρεία πρέπει να λειτουργεί ως ένα ενιαίο σύνολο.

Προσλαμβάνετε φοιτητές και νέους επαγγελματίες; Επειδή ανάμεσά τους μπορεί να υπάρχει ένας νέος πολύτιμος πόρος, ο οποίος, τελικά, θα συμβάλει στη βελτιστοποίηση της εταιρείας; Πώς συνεργάζεστε μαζί τους;

Χρειαζόμαστε πάντα νέους ειδικούς. Για να προσελκύσουμε νέους εργαζόμενους με τις κατάλληλες δεξιότητες, η εταιρεία μας υπογράφει συμβάσεις με ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης που εγγυώνται στους φοιτητές την παρακολούθηση μαθημάτων στα οποία λαμβάνουν τις απαραίτητες δεξιότητες για να εργαστούν μαζί μας. Πρόκειται για μια τριμερή συμφωνία μεταξύ της εταιρείας μας, ενός φοιτητή και του πανεπιστημίου. Συμφωνείται ότι ο φοιτητής έχει την υποχρέωση να εργαστεί για ορισμένο χρονικό διάστημα στην εταιρεία μας και έτσι να αποκτήσει προχωρημένες γνώσεις σε ορισμένα θέματα. Συμμετέχουμε επίσης ενεργά στις Ημέρες Ανοιχτών Πόρων. Ορισμένοι φοιτητές έχουν ήδη βρει εργασία στην εταιρεία μας με αυτόν τον τρόπο. Ενημερώνουμε επίσης συνεχώς το εκπαιδευτικό μας πρόγραμμα.

Είμαστε έτοιμοι να προσελκύσουμε ιδιαίτερα πολύτιμους επαγγελματίες. Εάν είναι απαραίτητο, η εταιρεία πραγματοποιεί αναζήτηση σε όλη τη χώρα, ακόμη και στο εξωτερικό. Και αν ένας συγκεκριμένος ειδικός είναι κατάλληλος για εμάς, είμαστε έτοιμοι να συνδράμουμε στη μετεγκατάσταση και να βοηθήσουμε με τη στέγαση.

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, πολλές εταιρείες καταφεύγουν σε περικοπές προσωπικού. Πώς μπορεί να γίνει η διαδικασία λιγότερο επώδυνη για τους εργαζόμενους και την ίδια την εταιρεία;

Πολλές εταιρείες αντιμετωπίζουν το ζήτημα της βελτιστοποίησης του προσωπικού. Πρέπει όμως να θυμόμαστε ότι πρόκειται για μια πολύπλοκη διαδικασία, η οποία ξεκινά πάντα από την κορυφή. Τα κορυφαία στελέχη των οργανισμών πραγματοποιούν συναντήσεις, αναλύουν την κατάσταση και αναπτύσσουν μια στρατηγική για περαιτέρω δράση.

Μόνο μετά από αυτό, μπορείτε να απολύσετε υπαλλήλους όταν αυτό είναι επακριβώς σχεδιασμένο και προσεκτικά μελετημένο. Φυσικά, όλα πρέπει να γίνονται σύμφωνα με το νόμο. Έτσι, οι αλλαγές γίνονται σωστά και όλοι οι εργαζόμενοι βλέπουν ότι η εταιρεία συμπεριφέρεται έντιμα και εκπληρώνει τις υποχρεώσεις της μέχρι τέλους.

Πρέπει να χρησιμοποιούμε τις εταιρικές εκδηλώσεις ως εργαλείο συναισθηματικής παρακίνησης κατά τη διάρκεια μιας κρίσης ή καλύτερα, αντίθετα, να τις εγκαταλείψουμε;

Όλες οι εορταστικές εκδηλώσεις είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη δημιουργία ευνοϊκής ατμόσφαιρας στην ομάδα και την αύξηση της παραγωγικότητας. Ωστόσο, δεν μπορούμε να πούμε ότι το αποτέλεσμα θα είναι άμεσο. Θα βοηθήσει όμως στην αύξηση της αφοσίωσης των εργαζομένων. Ίσως το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου ως διευθυντής είναι ότι θα πρέπει πάντα να ακολουθείτε τους κανόνες και όχι μόνο κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, όταν το προσωπικό έχει επείγουσα ανάγκη κινητοποίησης. Χάρη στην ικανή προσέγγιση της παρακίνησης και τις ειλικρινείς σχέσεις με τους εργαζόμενους, οι εταιρείες καταφέρνουν πάντα να επιβιώνουν στις δύσκολες εποχές με ελάχιστες απώλειες.