Επαγγελματική κουλτούρα: Πώς να αντιμετωπίσετε την αργοπορία;

Τι να κάνετε με τους "καθυστερημένους"; Πόσο αποτελεσματική είναι η έκδοση ηλεκτρονικών καρτών πρόσβασης και η αφαίρεση των λεπτών καθυστέρησης από το μισθό ή η εισαγωγή του κανόνα ότι κάθε εργαζόμενος που αργεί πρέπει να βάζει 5 δολάρια σε ένα βάζο; Τι άλλο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πειθαρχήσετε τέτοιους υπαλλήλους: να εισαγάγετε συζητήσεις με τον διευθυντή, να επιπλήξετε, να καρατομήσετε ή μήπως να μην δώσετε προσοχή; Η διευθύντρια του προγράμματος MBA "Innovation in Management" Emily Reid είπε στο CleverControl πώς και πότε να τιμωρούνται οι εργαζόμενοι που αργούν.

Πρώτα απ' όλα, φυσικά, πρέπει να εξετάσετε το πλαίσιο της κατάστασης, χωρίς το οποίο είναι αδύνατο να λάβετε τη σωστή απόφαση. Κάθε είδος δραστηριότητας, κάθε κατάσταση της αγοράς και κάθε επαγγελματική κουλτούρα είναι μοναδικές. Ως εκ τούτου, πρέπει να συζητήσουμε πώς να αντιμετωπίσουμε τις καθυστερήσεις, σε διάφορες καταστάσεις όπου...

Δεν μπορούμε να διαφωνήσουμε με το γεγονός ότι αν ένα γραφείο ανοίγει στις 10 π.μ. η γραμματέας πρέπει να είναι έτοιμη να απαντήσει στις κλήσεις στις 9:59.

Ο μοναδικός πωλητής σε ένα κατάστημα θα πρέπει να είναι παρών στην εργασία του από τις 9 π.μ. έως τις 21 μ.μ., αν το λέει η ενημερωτική πινακίδα.

Ένας πιλότος δεν μπορεί να αργήσει σε μια πτήση.

Κατά κανόνα, μια τέτοια απαίτηση πειθαρχίας, λόγω της κοινής λογικής, είναι εύκολο να ελεγχθεί, επειδή είναι σαφής, πρακτική και δεν προκαλεί αμφιβολίες. Όταν παίρνει μια θέση εργασίας, η υλοποίηση της οποίας θα πραγματοποιηθεί σε σαφή χρονικά όρια, ο μελλοντικός εργαζόμενος κατανοεί ότι η συνέπεια είναι ο βασικός του Βασικός Δείκτης Απόδοσης.

Δεδομένου ότι η πειθαρχία, στην προκειμένη περίπτωση, συνδέεται άμεσα με την ποιότητα των προϊόντων και των υπηρεσιών (και κατά συνέπεια με την αφοσίωση των πελατών και την οικονομική βιωσιμότητα της επιχείρησης), δεν υπάρχει λόγος να χάνουμε χρόνο σε καρικατούρες, πρόστιμα και άλλα "κόλπα". Μπορείτε να επιτρέψετε σε έναν εργαζόμενο να καθυστερήσει μία ή δύο φορές δικαιολογώντας το με ανωτέρα βία ή κάποιες απρόβλεπτες περιστάσεις, αλλά την τρίτη φορά είστε ασφαλείς να τον απολύσετε.

Κάθε άτομο με καλούς τρόπους γνωρίζει ότι είναι αγένεια να κάνεις κάποιον να περιμένει.

Εξίσου αγενές είναι να αργείτε σε μια συνάντηση με πελάτες και συναδέλφους, ή στο ραντεβού με τον γιατρό, ή στο ινστιτούτο αισθητικής.

Όλες οι εταιρείες έχουν τον δικό τους πολιτισμικό κώδικα: σε κάποιες θα σας κρατήσουν την πόρτα και θα σας χαμογελάσουν, σε άλλες - απλά θα μουρμουρίσουν κάτι ως απάντηση στο "Ευχαριστώ, αντίο!" σας. Ο πολιτισμικός κώδικας μπορεί και πρέπει να αλλάξει με σκόπιμη δράση, λαμβάνοντας υπόψη ότι οι πιο ευγενικοί άνθρωποι είναι πιο ευγενικοί.

Είναι πιο ωραίο να μιλάτε με τέτοιους ανθρώπους ανεπίσημα, να κάνετε φιλίες, να γνωριστείτε καλύτερα και να εμπιστεύεστε ο ένας τον άλλον περισσότερο αν είστε συνάδελφοι.

Είναι πιο ευχάριστο να αγοράζετε από αυτούς και να ακούτε τις διαφημιστικές προσφορές τους αν είστε πελάτης τους. Αυτό σημαίνει ότι οι πελάτες και οι συνεργάτες θα χαρούν περισσότερο να συνεργαστούν με κάποιον που έχει την "ευγένεια των βασιλιάδων".

Η ευγένεια αποδίδει καλά, και ο σεβασμός του χρόνου των άλλων είναι μια εκδήλωση ευγένειας. Επομένως, το να ζητάτε από τους εργαζόμενους να συμμορφώνονται με τις χρονικές ρυθμίσεις είναι απαραίτητο και είναι επίσης ορθολογικό για προφανείς λόγους.

Θα πρέπει να τιμωρείτε τους συναδέλφους που δεν αναγνωρίζουν αυτόν τον εθιμοτυπικό κανόνα; Κατά πάσα πιθανότητα, τα πρόστιμα και οι επιπλήξεις θα είναι άχρηστα. Αλλά είναι, φυσικά, απαραίτητο να μιλήσετε ευθέως για το γεγονός ότι η καθυστέρηση στις συσκέψεις είναι απαράδεκτη, καθώς και για το γεγονός ότι η αδυναμία του εργαζομένου να αναγνωρίσει τον "πολιτισμικό κώδικα" της εταιρείας θέτει υπό αμφισβήτηση το μέλλον του στην εταιρεία. Η συνεπής πλειοψηφία είναι ο καλύτερος αρωγός στην εκπαίδευση της μη συνεπής μειοψηφίας: όταν η ευγένεια γίνει ένας γενικά αποδεκτός κοινωνικός κανόνας, οι άνθρωποι θα προσπαθήσουν να τον τηρήσουν για να "είναι καλοί".

Εάν η απόδοση των υπαλλήλων σας δεν εξαρτάται άμεσα από το πότε ξεκινούν την ημέρα τους στις 10:00 ή στις 10:30, τότε γιατί να απαιτήσετε ακρίβεια; Ίσως επειδή δεν είστε γενικά ικανοποιημένοι από την ποιότητα και την ποσότητα της εργασίας των εργαζομένων και τη συμπεριφορά τους;

Ο αριθμός των πελατών είναι μικρότερος από ό,τι θα μπορούσε να είναι, οι πωλήσεις είναι μειωμένες. Οι διευθυντές πωλήσεων, ωστόσο, δεν φαίνεται να νοιάζονται: συνεχίζουν να κυκλοφορούν στο γραφείο σαν να μην έχει συμβεί τίποτα, μιλώντας για το πώς θα περάσουν τα Σαββατοκύριακά τους. Δεν είστε καν κοντά στους εμπορικούς και άλλους στόχους της εταιρείας... αλλά ποιους ακριβώς;!

Δυστυχώς, σε εταιρείες χωρίς ψηφιοποιημένους στόχους και σκοπούς, η σταυροφορία για πειθαρχία γίνεται συχνά ο τρόπος του διευθυντή να πει "δουλεύεις άσχημα!".

Κατά κανόνα, οι εργαζόμενοι δεν συμφωνούν: οι ίδιοι πιστεύουν ότι εργάζονται "καλά" ή ακόμη και "καλά". Αλλά είναι αναποτελεσματικό να μιλάμε για την εργασία σε επίπεδο υποκειμενικής αξιολόγησης, είναι απαραίτητο να εισάγουμε σαφείς, προφανείς μετρήσεις που αναγνωρίζονται και από τις δύο πλευρές, για παράδειγμα:

Δουλεύουμε καλά αν:

• Κάθε τρίμηνο, οι πωλήσεις μας αυξάνονται κατά την τιμή "x"%,

• Ο κύκλος εργασιών του προσωπικού πωλήσεων δεν υπερβαίνει την τιμή "y",

• Κάθε μήνα, ελέγχουμε το ετήσιο πρόγραμμα εργασιών για να δούμε αν τηρούμε το χρονοδιάγραμμα: υλοποιούμε εταιρικά έργα με προκαθορισμένο ρυθμό, δημιουργούμε επιχειρηματικές διαδικασίες, δοκιμάζουμε νέα προϊόντα κ.ο.κ.

Παρατηρήστε ότι στο παράδειγμα δεν υπάρχουν μόνο οικονομικοί δείκτες αλλά και δείκτες της προγραμματισμένης εκ των προτέρων ποιοτικής εξέλιξης της εταιρείας!

Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να μιλήσετε με τους υφισταμένους σας όχι όπως "Γιατί άργησες;", αλλά μάλλον "Τι μπορούμε να κάνουμε για να προχωρήσουμε σύμφωνα με το φιλόδοξο σχέδιό μας;".

Είναι απίθανο η εφαρμογή του σχεδίου να εξαρτάται από τριάντα λεπτά εργασίας, σωστά; Εξαρτάται μάλλον από τις γνώσεις, τις δεξιότητες και, φυσικά, τα κίνητρα.

Αυτό είναι το ζητούμενο: οι εταιρείες δεν χρειάζονται τόσο "πειθαρχημένους" υπαλλήλους όσο εκείνους που εργάζονται αποτελεσματικά. Και οι διευθυντές δεν ανησυχούν τόσο για το γεγονός ότι οι υπάλληλοι έρχονται στο γραφείο με 15 λεπτά καθυστέρηση, αλλά για το γεγονός ότι δεν κάνουν αρκετά. Δεν αφοσιώνονται πλήρως στην εργασία τους. Αλλά ποιος το κάνει αυτό; Ίσως τα παιδιά που παίζουν κάποιο διασκεδαστικό παιχνίδι σε μια αυλή ; Ίσως. Δεν χρειάζεται να πειστούν να έρθουν στο παιχνίδι νωρίτερα, το πρόβλημα είναι πιθανότατα το αντίθετο - οι γονείς δεν μπορούν να τους σύρουν στο σπίτι.

Ή πάρτε για παράδειγμα νεαρούς "σπασίκλες" σε μια νεοφυή εταιρεία που προσπαθούν να δημιουργήσουν κάτι που κανείς δεν καταλαβαίνει, αλλά αυτό το πράγμα θα αλλάξει σύντομα τον κόσμο; Αυτοί οι τύποι έρχονται στο γκαράζ τους νωρίς το πρωί και δεν παρακινούνται από την επιθυμία να αποφύγουν την ποινή της αργοπορίας.

Είναι απίθανο να αργήσουμε στον κινηματογράφο, σε μια σημαντική διάλεξη ή σε ένα ενδιαφέρον επαγγελματικό συνέδριο, γιατί θέλουμε να πάμε εκεί για να διασκεδάσουμε και να πάρουμε γνώσεις!

Ο καθένας μας τουλάχιστον μια φορά στη ζωή του έκανε κάτι που αγαπούσε και όλοι γνωρίζουμε ότι όταν χρειαστεί, θα έρθει νωρίς για να απολαύσει τη δουλειά. Ως εκ τούτου, οι εταιρείες θα πρέπει να επικεντρωθούν όχι στην καταπολέμηση της αργοπορίας, αλλά στο να κάνουν τις συνθήκες εργασίας άνετες και παραγωγικές και στο να βρουν ανθρώπους που αγαπούν πραγματικά το επάγγελμά τους, ανθρώπους που βιώνουν βαθιά ψυχολογική ανάγκη να εργάζονται σκληρά.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο στον κόσμο υπάρχουν όλο και περισσότερες εταιρείες, στις οποίες δεν υπάρχει καμία ποινή για την καθυστέρηση, και επιπλέον, η ίδια η έννοια της αργοπορίας δεν υπάρχει. Οι εταιρείες αυτές δεν έχουν θέσει στον εαυτό τους το καθήκον να ελέγχουν τις ώρες εργασίας. Αντίθετα, προσπαθούν να δημιουργήσουν το περιβάλλον στο οποίο οι άνθρωποι θέλουν να είναι, να μένουν, να παίζουν, να εφευρίσκουν και να δρουν!

Θαυμάζουμε την κουλτούρα τους και μερικές φορές μας εκπλήσσει: ένας φίλος μου βρήκε πρόσφατα δουλειά σε αμερικανικό γραφείο μιας πολυεθνικής εταιρείας. Διηγείται με κωμικό τρόπο την ιστορία του πώς δεν μπόρεσε να πάρει καμία άλλη απάντηση στην ερώτησή του σχετικά με το ωράριο εργασίας του εκτός από το "Θα ήταν υπέροχο αν ερχόσουν κάπου μεταξύ οκτώ και δέκα...".

Εργάζεται σκληρά για να κάνει καλή δουλειά. Του αρέσει.

Ο προϊστάμενός του προβληματίζεται μόνο για το πώς θα τον πείσει να παίρνει περισσότερα ρεπό.

Η εταιρεία καταβάλλει τη μέγιστη δυνατή προσπάθεια για να επιλέξει τέτοιους υπαλλήλους, όπως ο φίλος μου σε όλο τον κόσμο, και να είναι ελκυστική για αυτούς.

Τέτοιες εταιρείες συνήθως δεν έχουν προβλήματα καθυστερήσεων. Αλλά υπάρχουν περιπτώσεις όπου...

Τυχαίνει να είναι η λειτουργία του ελέγχου η ουσία του προσδιορισμού του "διευθυντή".

Αυτό το είδος μάνατζερ υποστηρίζει ένα αυστηρά ιεραρχικό - από πάνω προς τα κάτω - μοντέλο εταιρείας και γνωρίζει ότι τα βασικά εργαλεία διαχείρισης είναι το συνοφρύωμα και η επιβλητική φωνή.

Μερικές φορές δεν είναι καν επειδή κάτι πάει στραβά. Ο διευθυντής απλώς πιστεύει ότι θα επικρατήσει χάος τη στιγμή που θα χαλαρώσει.

Αφαιρέστε από έναν τέτοιο διευθυντή τα χαρακτηριστικά του αυταρχικού στυλ διοίκησης, βάλτε τον να επικοινωνεί με τους υφισταμένους του ως ίσος προς ίσο και αμέσως θα αισθανθεί αδύναμος.

Δυστυχώς, αυτοί οι διευθυντές συχνά δεν έχουν άλλες διοικητικές ικανότητες εκτός από την "επιτήρηση". Δεν ασχολούνται με τον σχεδιασμό ενός επιχειρηματικού συστήματος, την ανάπτυξη μιας επιχειρηματικής στρατηγικής, δεν μελετούν τους πελάτες ή τον κλάδο και δεν πετυχαίνουν ως προπονητές των μεσαίων στελεχών ... Αλίμονο, αυτό είναι το πιο θλιβερό και σχεδόν άλυτο πλαίσιο πάλης με τον αγώνα της αργοπορίας: όταν ο διευθυντής ασχολείται με την πειθαρχία επειδή... καλά, τι άλλο πρέπει να ελέγχει;

Η "διαχείριση της αργοπορίας" δεν έχει καθολικό σύνολο κατάλληλων εργαλείων. Η μαλθακότητα σε ορισμένες περιπτώσεις μετατρέπεται σε ανεκτικότητα, η οποία κοστίζει στην εταιρεία τα κέρδη της, τους πελάτες της και προκαλεί ζημιά στη φήμη της.

Η λιτότητα σε μια διαφορετική κατάσταση οδηγεί σε κρυφό σαμποτάζ, απόκρυψη της γνώσης και μικροπρεπή εκδίκηση, ειδικά αν δεν υπάρχουν αντικειμενικοί λόγοι για τη λιτότητα αυτή.

Ταυτόχρονα, είναι δύσκολο να βρεθεί μια λιγότερο παραγωγική κουλτούρα από την "κουλτούρα του νηπιαγωγείου", όταν το πρόγραμμα καθορίζεται από τους "ενήλικες" και τα "παιδιά" υποτάσσονται σε αυτό.

Τι να κάνω; Αναλύστε το πρόβλημα σε όλη του την πολυπλοκότητα, συμπεριλαμβανομένης της εταιρικής κουλτούρας, των επιχειρηματικών διαδικασιών, της ιεραρχίας και των διοικητικών δεξιοτήτων. Μόνο σε αυτή την περίπτωση θα μπορέσετε να σχεδιάσετε τη λύση που θα είναι αποτελεσματική για την εταιρεία σας!

Ένας καλός τρόπος για τη διατήρηση της πειθαρχίας και τον έλεγχο της αργοπορίας είναι η παρακολούθηση των εργαζομένων. Το λογισμικό παρακολούθησης θα παρακολουθεί πότε ο εργαζόμενος έρχεται και φεύγει και πόση ώρα εργάζεται. Θα είναι ιδιαίτερα βολικό για γραφεία όπου τα ωράρια των εργαζομένων είναι ευέλικτα, καθώς θα εξοικονομήσει πολύ χρόνο του διευθυντή για τον έλεγχο της παρουσίας. Ταυτόχρονα, το λογισμικό θα είναι μια πολύ λιγότερο αγχωτική μέθοδος παρακολούθησης για τους εργαζόμενους από τον άμεσο έλεγχο του διευθυντή. Η σημερινή αγορά προσφέρει πολλές λύσεις παρακολούθησης εργαζομένων για κάθε γούστο και προϋπολογισμό. Αν θέλετε να μάθετε πώς να επιλέξετε το καλύτερο για την εταιρεία σας, δείτε ο οδηγός μας .