Επαγγελματική κουλτούρα: Πώς να αντιμετωπίσετε την αργοπορία;

What to do with the “latecomers”? How effective is issuing electronic access cards and subtracting minutes of lateness from wages or introducing the rule that every employee who is late should put $5 in a jar? What else can you use to discipline such employees: introduce talks to the manager, reprimanding, caricaturing, or maybe, not paying attention? Director of the MBA program "Innovation in Management" Emily Reid told CleverControl how and when to punish employees for being late.

Πρώτα απ' όλα, φυσικά, πρέπει να εξετάσετε το πλαίσιο της κατάστασης, χωρίς το οποίο είναι αδύνατο να λάβετε τη σωστή απόφαση. Κάθε είδος δραστηριότητας, κάθε κατάσταση της αγοράς και κάθε επαγγελματική κουλτούρα είναι μοναδικές. Ως εκ τούτου, πρέπει να συζητήσουμε πώς να αντιμετωπίσουμε τις καθυστερήσεις, σε διάφορες καταστάσεις όπου...

Δεν μπορούμε να διαφωνήσουμε με το γεγονός ότι αν ένα γραφείο ανοίγει στις 10 π.μ. η γραμματέας πρέπει να είναι έτοιμη να απαντήσει στις κλήσεις στις 9:59.

Ο μοναδικός πωλητής σε ένα κατάστημα θα πρέπει να είναι παρών στην εργασία του από τις 9 π.μ. έως τις 21 μ.μ., αν το λέει η ενημερωτική πινακίδα.

Ένας πιλότος δεν μπορεί να αργήσει σε μια πτήση.

Κατά κανόνα, μια τέτοια απαίτηση πειθαρχίας, λόγω της κοινής λογικής, είναι εύκολο να ελεγχθεί, επειδή είναι σαφής, πρακτική και δεν προκαλεί αμφιβολίες. Όταν παίρνει μια θέση εργασίας, η υλοποίηση της οποίας θα πραγματοποιηθεί σε σαφή χρονικά όρια, ο μελλοντικός εργαζόμενος κατανοεί ότι η συνέπεια είναι ο βασικός του Βασικός Δείκτης Απόδοσης.

Since the discipline, in this case, is directly linked to the quality of goods and services (and consequently to customer loyalty and economic viability of the company) there is no point in wasting time on caricatures, fines and other "tricks". You can allow an employee to be late one or two times excusing it with force majeure or some unexpected circumstances, but the third time you are safe to dismiss him or her.

Κάθε άτομο με καλούς τρόπους γνωρίζει ότι είναι αγένεια να κάνεις κάποιον να περιμένει.

Εξίσου αγενές είναι να αργείτε σε μια συνάντηση με πελάτες και συναδέλφους, ή στο ραντεβού με τον γιατρό, ή στο ινστιτούτο αισθητικής.

All companies have their own cultural code: in some, they will hold the door before you and smile, in others – just mumble something in response to your "Thank you, goodbye!" The cultural code can and should be changed with deliberate action considering that politer people are nicer to be around.

Είναι πιο ωραίο να μιλάτε με τέτοιους ανθρώπους ανεπίσημα, να κάνετε φιλίες, να γνωριστείτε καλύτερα και να εμπιστεύεστε ο ένας τον άλλον περισσότερο αν είστε συνάδελφοι.

Είναι πιο ευχάριστο να αγοράζετε από αυτούς και να ακούτε τις διαφημιστικές προσφορές τους αν είστε πελάτης τους. Αυτό σημαίνει ότι οι πελάτες και οι συνεργάτες θα χαρούν περισσότερο να συνεργαστούν με κάποιον που έχει την "ευγένεια των βασιλιάδων".

Η ευγένεια αποδίδει καλά, και ο σεβασμός του χρόνου των άλλων είναι μια εκδήλωση ευγένειας. Επομένως, το να ζητάτε από τους εργαζόμενους να συμμορφώνονται με τις χρονικές ρυθμίσεις είναι απαραίτητο και είναι επίσης ορθολογικό για προφανείς λόγους.

Should you punish the colleagues who do not recognize this etiquette rule? Most likely, fines and reprimands will be useless. But it is, of course, necessary to talk directly about the fact that being late to meetings is unacceptable, as well as the fact that the employee's inability to recognize company’s "cultural code" brings his or her future in the company into question. A punctual majority is the best helper in educating the unpunctual minority: when politeness becomes a generally accepted social norm, people will try to adhere to it to "be good."

Εάν η απόδοση των υπαλλήλων σας δεν εξαρτάται άμεσα από το πότε ξεκινούν την ημέρα τους στις 10:00 ή στις 10:30, τότε γιατί να απαιτήσετε ακρίβεια; Ίσως επειδή δεν είστε γενικά ικανοποιημένοι από την ποιότητα και την ποσότητα της εργασίας των εργαζομένων και τη συμπεριφορά τους;

Ο αριθμός των πελατών είναι μικρότερος από ό,τι θα μπορούσε να είναι, οι πωλήσεις είναι μειωμένες. Οι διευθυντές πωλήσεων, ωστόσο, δεν φαίνεται να νοιάζονται: συνεχίζουν να κυκλοφορούν στο γραφείο σαν να μην έχει συμβεί τίποτα, μιλώντας για το πώς θα περάσουν τα Σαββατοκύριακά τους. Δεν είστε καν κοντά στους εμπορικούς και άλλους στόχους της εταιρείας... αλλά ποιους ακριβώς;!

Alas, in companies without digitized goals and objectives the crusade for discipline often becomes manager’s way to say "You are working badly!"

As a rule, employees do not agree: they themselves believe that they work "fine" or even "well." But it is ineffective to talk about work on the level of subjective assessment, it is necessary to introduce clear, obvious metrics that are recognized by both sides, for example:

Δουλεύουμε καλά αν:

• Each quarter, our sales grow for the "x"% value;

• Turnover of sales staff does not exceed the "y" value;

• Κάθε μήνα, ελέγχουμε το ετήσιο πρόγραμμα εργασιών για να δούμε αν τηρούμε το χρονοδιάγραμμα: υλοποιούμε εταιρικά έργα με προκαθορισμένο ρυθμό, δημιουργούμε επιχειρηματικές διαδικασίες, δοκιμάζουμε νέα προϊόντα κ.ο.κ.

Παρατηρήστε ότι στο παράδειγμα δεν υπάρχουν μόνο οικονομικοί δείκτες αλλά και δείκτες της προγραμματισμένης εκ των προτέρων ποιοτικής εξέλιξης της εταιρείας!

In this case, you should talk with the subordinates not like "Why are you late?", but rather "What can we do to move forward in line with our ambitious plan?"

Είναι απίθανο η εφαρμογή του σχεδίου να εξαρτάται από τριάντα λεπτά εργασίας, σωστά; Εξαρτάται μάλλον από τις γνώσεις, τις δεξιότητες και, φυσικά, τα κίνητρα.

That's the point: companies need not so much "disciplined" employees but those who work efficiently. And managers are concerned not so much with the fact that the employees come to the office 15 minutes late, but the fact that they do not do enough. They do not commit themselves to work completely. But who does? Maybe children playing some entertaining game in a courtyard ? Perhaps. They do not need to be convinced to come to the game earlier, the problem is most likely the opposite – parents cannot drag them home.

Or take for example young "nerds" in a startup company who are trying to create something that no one understands but that thing will soon change the world? These guys come to their garage early in the morning, and they are not motivated by a desire to avoid the penalty for lateness.

Είναι απίθανο να αργήσουμε στον κινηματογράφο, σε μια σημαντική διάλεξη ή σε ένα ενδιαφέρον επαγγελματικό συνέδριο, γιατί θέλουμε να πάμε εκεί για να διασκεδάσουμε και να πάρουμε γνώσεις!

Ο καθένας μας τουλάχιστον μια φορά στη ζωή του έκανε κάτι που αγαπούσε και όλοι γνωρίζουμε ότι όταν χρειαστεί, θα έρθει νωρίς για να απολαύσει τη δουλειά. Ως εκ τούτου, οι εταιρείες θα πρέπει να επικεντρωθούν όχι στην καταπολέμηση της αργοπορίας, αλλά στο να κάνουν τις συνθήκες εργασίας άνετες και παραγωγικές και στο να βρουν ανθρώπους που αγαπούν πραγματικά το επάγγελμά τους, ανθρώπους που βιώνουν βαθιά ψυχολογική ανάγκη να εργάζονται σκληρά.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο στον κόσμο υπάρχουν όλο και περισσότερες εταιρείες, στις οποίες δεν υπάρχει καμία ποινή για την καθυστέρηση, και επιπλέον, η ίδια η έννοια της αργοπορίας δεν υπάρχει. Οι εταιρείες αυτές δεν έχουν θέσει στον εαυτό τους το καθήκον να ελέγχουν τις ώρες εργασίας. Αντίθετα, προσπαθούν να δημιουργήσουν το περιβάλλον στο οποίο οι άνθρωποι θέλουν να είναι, να μένουν, να παίζουν, να εφευρίσκουν και να δρουν!

We admire their culture and sometimes it surprises us: a friend of mine recently got a job at an American office of one multinational company. He comically tells the story of how he was not able to get any other answer to his question about his working hours except for "It would be great if you would come somewhere between eight and ten..."

Εργάζεται σκληρά για να κάνει καλή δουλειά. Του αρέσει.

Ο προϊστάμενός του προβληματίζεται μόνο για το πώς θα τον πείσει να παίρνει περισσότερα ρεπό.

Η εταιρεία καταβάλλει τη μέγιστη δυνατή προσπάθεια για να επιλέξει τέτοιους υπαλλήλους, όπως ο φίλος μου σε όλο τον κόσμο, και να είναι ελκυστική για αυτούς.

Τέτοιες εταιρείες συνήθως δεν έχουν προβλήματα καθυστερήσεων. Αλλά υπάρχουν περιπτώσεις όπου...

It just so happens, that the function of control is the essence of the identification of the "manager".

Αυτό το είδος μάνατζερ υποστηρίζει ένα αυστηρά ιεραρχικό - από πάνω προς τα κάτω - μοντέλο εταιρείας και γνωρίζει ότι τα βασικά εργαλεία διαχείρισης είναι το συνοφρύωμα και η επιβλητική φωνή.

Μερικές φορές δεν είναι καν επειδή κάτι πάει στραβά. Ο διευθυντής απλώς πιστεύει ότι θα επικρατήσει χάος τη στιγμή που θα χαλαρώσει.

Αφαιρέστε από έναν τέτοιο διευθυντή τα χαρακτηριστικά του αυταρχικού στυλ διοίκησης, βάλτε τον να επικοινωνεί με τους υφισταμένους του ως ίσος προς ίσο και αμέσως θα αισθανθεί αδύναμος.

Unfortunately, these managers often do not have any other managerial skills except "surveillance". They are not engaged in the design of a business system, the development of a business strategy, do not study the customers or the industry and do not succeed as coaches for middle managers ... Alas, this is the saddest and almost insoluble context of struggle with the struggle of lateness: when the manager is busy with discipline because... well, what else should he or she control?

"Management of lateness" has no universal set of the right tools. Softness in some situations turns into permissiveness, which costs the company its profits, customers and causes reputational damage.

Η λιτότητα σε μια διαφορετική κατάσταση οδηγεί σε κρυφό σαμποτάζ, απόκρυψη της γνώσης και μικροπρεπή εκδίκηση, ειδικά αν δεν υπάρχουν αντικειμενικοί λόγοι για τη λιτότητα αυτή.

At the same time, it is hard to find a less productive culture than the “culture of the kindergarten”, when the schedule is defined by the "adults" and the "children" are subjected to it.

Τι να κάνω; Αναλύστε το πρόβλημα σε όλη του την πολυπλοκότητα, συμπεριλαμβανομένης της εταιρικής κουλτούρας, των επιχειρηματικών διαδικασιών, της ιεραρχίας και των διοικητικών δεξιοτήτων. Μόνο σε αυτή την περίπτωση θα μπορέσετε να σχεδιάσετε τη λύση που θα είναι αποτελεσματική για την εταιρεία σας!

Ένας καλός τρόπος για τη διατήρηση της πειθαρχίας και τον έλεγχο της αργοπορίας είναι η παρακολούθηση των εργαζομένων. Το λογισμικό παρακολούθησης θα παρακολουθεί πότε ο εργαζόμενος έρχεται και φεύγει και πόση ώρα εργάζεται. Θα είναι ιδιαίτερα βολικό για γραφεία όπου τα ωράρια των εργαζομένων είναι ευέλικτα, καθώς θα εξοικονομήσει πολύ χρόνο του διευθυντή για τον έλεγχο της παρουσίας. Ταυτόχρονα, το λογισμικό θα είναι μια πολύ λιγότερο αγχωτική μέθοδος παρακολούθησης για τους εργαζόμενους από τον άμεσο έλεγχο του διευθυντή. Η σημερινή αγορά προσφέρει πολλές λύσεις παρακολούθησης εργαζομένων για κάθε γούστο και προϋπολογισμό. Αν θέλετε να μάθετε πώς να επιλέξετε το καλύτερο για την εταιρεία σας, δείτε ο οδηγός μας.