Προβλήματα του σύγχρονου εργαζόμενου γραφείου

Ο σύγχρονος χώρος εργασίας έχει αλλάξει δραματικά πρόσφατα και οι εργαζόμενοι σε γραφεία πρέπει να προσαρμοστούν στις νέες προκλήσεις. Στο παρελθόν, οι περισσότεροι εργαζόμενοι απασχολούνταν σε παραδοσιακούς ρόλους, όπως γραμματείς, δακτυλογράφοι και υπάλληλοι.

Ωστόσο, με την πρόοδο της τεχνολογίας, πολλές θέσεις εργασίας είτε αυτοματοποιήθηκαν είτε ανατέθηκαν σε εξωτερικούς συνεργάτες. Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι πρέπει πλέον να είναι ειδικευμένοι σε διάφορες εργασίες, από τη χρήση υπολογιστών και λογισμικού έως τη διαχείριση ερωτημάτων πελατών.

Η εργασία σε ένα γραφείο μπορεί να είναι ιδιαίτερα αγχωτική. Εκτός από την πίεση της τήρησης των προθεσμιών και της εντυπωσιασμού των πελατών, οι εργαζόμενοι έχουν επίσης να αντιμετωπίσουν την ανάρμοστη συμπεριφορά των συναδέλφων τους, τις πολλές ώρες εργασίας και την έλλειψη αυτονομίας. Ως αποτέλεσμα, δεν είναι περίεργο που τόσοι πολλοί εργαζόμενοι σε γραφεία είναι δυστυχισμένοι.

Ο πιο προφανής σκοπός αυτού του είδους λογισμικού είναι η παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Πόσο χρόνο αφιερώνουν στο έργο και πόσο - σε αστεία βίντεο με γάτες στο Youtube; Συμμετέχουν στη διαδικασία εργασίας ή κάνουν διάλειμμα για καφέ κάθε 10 λεπτά; Γκουγκλάρουν πληροφορίες που σχετίζονται με την εργασία ή φθηνά εισιτήρια για το Λας Βέγκας για το Σαββατοκύριακο; Οι εφαρμογές παρακολούθησης εργαζομένων έχουν σχεδιαστεί για να απαντούν ακριβώς σε τέτοιου είδους ερωτήσεις.

Οι σημερινοί εργαζόμενοι σε γραφεία αντιμετωπίζουν μοναδικές προκλήσεις που επηρεάζουν την υγεία και την ευημερία τους. Κατανοώντας ορισμένα από τα πιο συνηθισμένα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι, μπορούν να λάβουν μέτρα για την αντιμετώπισή τους.

Ο σύγχρονος εργαζόμενος στο γραφείο αντιμετωπίζει ένα μοναδικό σύνολο προκλήσεων. Σε μια εποχή συνεχών τεχνολογικών αλλαγών, οι εργαζόμενοι πρέπει να προσαρμόζονται συνεχώς σε νέα εργαλεία και μεθόδους. Ταυτόχρονα, ασκείται μεγάλη πίεση στους εργαζόμενους να είναι παραγωγικοί και αποδοτικοί στην εργασία τους.

Σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη, με παραδείγματα, τα επτά πιο συνηθισμένα προβλήματα που αντιμετωπίζουν σήμερα οι εργαζόμενοι σε γραφεία είναι τα εξής:

Με τις συνεχώς αυξανόμενες απαιτήσεις του εργασιακού χώρου, είναι εύκολο να αφήσετε τη δουλειά να καταναλώσει το χρόνο και την ενέργειά σας. Αυτό μπορεί να προκαλέσει εξουθένωση, κατάθλιψη και άγχος. Μπορούν επίσης να ακολουθήσουν προβλήματα σωματικής υγείας.

Το να αφιερώνετε χρόνο στον εαυτό σας εκτός εργασίας είναι απαραίτητο για να αποφύγετε αυτά τα ζητήματα. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να διαθέτετε κάθε μέρα χρόνο για δραστηριότητες που σας ευχαριστούν, όπως το διάβασμα, οι βόλτες ή ακόμη και το να περνάτε τον πολύτιμο χρόνο σας με τους φίλους και την οικογένειά σας.

Tracy had to say that she maintains a healthy work-life balance: "I make sure to take at least 30 minutes for lunch every day, even if I have to eat at my desk. I also try to get up and walk around every hour to keep my energy up. End of the day, I make sure to disconnect from work so I can spend time with my family and friends."

Η αφυδάτωση αποτελεί σοβαρή ανησυχία για τους εργαζόμενους. Το να κάθεστε όλη μέρα σε ένα γραφείο καθιστά εύκολη την αφυδάτωση χωρίς καν να το καταλάβετε. Η αφυδάτωση μπορεί να προκαλέσει κόπωση, πονοκεφάλους και δυσκολία συγκέντρωσης. Οι καμπίνες και οι στενόχωροι χώροι εργασίας καθιστούν δύσκολη την ενυδάτωση, ενώ το συνεχές κοίταγμα στις οθόνες των υπολογιστών μπορεί να προκαλέσει σοβαρή καταπόνηση των ματιών.

Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα απλά μέτρα που μπορούν να λάβουν οι εργαζόμενοι στα γραφεία για να μειώσουν αυτούς τους κινδύνους. Η διατήρηση ενός μπουκαλιού νερού σε κοντινή απόσταση θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι θα παραμείνετε ενυδατωμένοι καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας, και η πραγματοποίηση τακτικών διαλειμμάτων για να κοιτάτε κάτι άλλο εκτός από την οθόνη θα βοηθήσει στη μείωση της καταπόνησης των ματιών.

Makayla is a modern office worker who spends her days sitting at a desk in front of a computer. "I often find myself struggling with dehydration and eye strain. I'm usually so focused on my work that I forget to drink enough water; by the end of the day, my eyes are dry and irritated. I've tried a few different solutions, but nothing has helped until I discovered glasses that filter out blue light. Now I make sure to drink plenty of water throughout the day, and my eyes don't feel nearly as strained at the end of the day."

Στην εποχή του διαδικτύου, έχουμε πρόσβαση σε περισσότερες πληροφορίες από ποτέ. Ωστόσο, αυτός ο συνεχής καταιγισμός δεδομένων μπορεί να μας καταβάλει και να οδηγήσει σε μείωση της παραγωγικότητας.

Είναι σημαντικό να αναπτυχθούν αποτελεσματικές στρατηγικές διαχείρισης πληροφοριών για την καταπολέμηση αυτού του προβλήματος. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι η δημιουργία ενός συστήματος ταξινόμησης και κατηγοριοποίησης των πληροφοριών. Αυτό θα σας βοηθήσει να εντοπίζετε τα δεδομένα που χρειάζεστε όταν τα χρειάζεστε γρήγορα.

Μια άλλη αποτελεσματική στρατηγική είναι να ορίζετε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας για τον έλεγχο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλων πηγών πληροφοριών. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τους περισπασμούς και θα σας επιτρέψει να επικεντρωθείτε σε άλλες εργασίες.

Ο Imran είναι διαχειριστής έργων και εργάζεται σε ένα γραφείο με άλλους 50 υπαλλήλους. Η εταιρεία του μόλις άρχισε να εφαρμόζει νέο λογισμικό που θα συμβάλει στον εξορθολογισμό της ροής εργασιών της και στη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων. Ωστόσο, η μετάβαση ήταν δύσκολη και ο Imran αισθάνεται συχνά συγκλονισμένος από τον όγκο των πληροφοριών που πρέπει να επεξεργάζεται καθημερινά. Επιπλέον, πρέπει συχνά να απαντά σε ερωτήσεις των συναδέλφων του σχετικά με τον τρόπο χρήσης του νέου συστήματος, γεγονός που μπορεί να είναι χρονοβόρο και απογοητευτικό. Ως αποτέλεσμα, ο Imran διαπίστωσε ότι η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής του έχει υποφέρει και τις περισσότερες φορές αισθάνεται ότι πνίγεται σε μια θάλασσα δεδομένων.

Το σύγχρονο γραφείο μπορεί να γίνει εστία συγκρούσεων. Με τους εργαζόμενους να περνούν πολλές ώρες σε στενούς χώρους, δεν είναι περίεργο που τα πνεύματα μπορεί μερικές φορές να φουντώνουν. Ωστόσο, μπορούν να εξεταστούν μερικά βήματα που θα βοηθήσουν στην πρόληψη και την επίλυση των συγκρούσεων στο χώρο εργασίας. Πρώτον, είναι σημαντικό να ενθαρρύνετε την ανοιχτή επικοινωνία. Εάν οι συνάδελφοι αισθάνονται ότι μπορούν να εκφράσουν ανοιχτά τις ανησυχίες τους, είναι λιγότερο πιθανό να κλείσουν τα συναισθήματά τους σε μπουκάλια και να τα αφήσουν να ξεσπάσουν.

Δεύτερον, τσεκάρετε την εργασία για να γνωρίσετε τους συναδέλφους σας. Όσο περισσότερο καταλαβαίνετε το υπόβαθρο και τα κίνητρα κάποιου, τόσο πιο εύκολο θα είναι να βρείτε κοινό έδαφος και να αποφύγετε τις παρεξηγήσεις. Τέλος, μην αναβάλλετε την αναζήτηση επαγγελματικής βοήθειας αν η κατάσταση γίνει πολύ έντονη.

Tony, a corporate lawyer, has experienced this firsthand. "I've had my fair share of major disagreements with colleagues," he says. "But I've also learned that it's important to keep things in perspective." While the occasional disagreement is inevitable, Tony has found that maintaining a positive attitude and communicating effectively can usually resolve any issues before they escalate into full-blown conflict.

Οι συνεχείς περισπασμοί από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και άλλες διαδικτυακές πλατφόρμες καθιστούν δύσκολο να παραμείνετε παραγωγικοί καθ' όλη τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Έχει γίνει, σε κάποιο βαθμό, δύσκολο για τους εργαζόμενους να παραμείνουν συγκεντρωμένοι και προσηλωμένοι στα καθήκοντά τους.

Το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων, όπως το CleverControl, μπορεί να βοηθήσει στη μείωση αυτών των περισπασμών, παρακολουθώντας τη δραστηριότητα των εργαζομένων και εντοπίζοντας πρότυπα συμπεριφοράς. Εντοπίζοντας ποιοι εργαζόμενοι ξοδεύουν τον περισσότερο χρόνο σε μη εργασιακές δραστηριότητες, όπως το προσωπικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, οι διευθυντές μπορούν να λάβουν μέτρα για την αντιμετώπιση του προβλήματος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η απλή ύπαρξη λογισμικού μπορεί να ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να αυτορυθμίσουν τη συμπεριφορά τους.

In her work as an office manager, Samantha sees firsthand the negative impact that distraction and the lack of self-control can have on productivity. "In today's reality, we are constantly bombarded with notifications, emails, and social media updates," she says. "It is super easy to get caught up in the constant stream of information and lose focus on what we're supposed to do."

Ο σύγχρονος εργαζόμενος στο γραφείο δεν είναι άγνωστος στην αναβλητικότητα. Με τόσους πολλούς περισπασμούς και πειρασμούς διαθέσιμους στα χέρια μας, είναι εύκολο να καταλάβουμε πώς μερικές φορές βρίσκουμε πολύ δύσκολο να συγκεντρωθούμε στην εργασία.

In the modern workplace, procrastination is a problem that Rachel, a Business Consultant, sees all too often. "I work with many nice clients who are very successful in their field, but they tend to procrastinate when thinking about doing certain tasks," she says. "For example, they'll put off writing reports or proposals until the last minute."

Στην ψυχολογία, η κατάσταση ψυχικής, σωματικής και συναισθηματικής εξάντλησης ονομάζεται επαγγελματική εξουθένωση. Η πιο συχνή αιτία είναι το υπερβολικό και μακροχρόνιο στρες. Εμφανίζεται όταν ένα άτομο αισθάνεται κάπως καταβεβλημένο, απελπισμένο και ανίκανο να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις της δουλειάς του ή του τρόπου ζωής του. Η επαγγελματική εξουθένωση μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική μείωση της παραγωγικότητας, αύξηση των απουσιών και μείωση της ικανοποίησης από την εργασία.

Steve is a software developer who has seen firsthand the effects of burnout on the modern office worker. "I used to work in a spacious office where the culture was just 'work, work, work," he says. "People were expected to put in long hours and minimal downtime. As a result, people were constantly stressed out and worried about their job performance." This led to several problems, including high absenteeism, employee turnover, and productivity issues.

Οι εργαζόμενοι σε γραφεία αγωνίζονται όλο και περισσότερο με τις αρνητικές επιπτώσεις της εργασίας σε ένα γραφείο. Υπάρχουν άφθονες λύσεις για το πρόβλημα αυτό, αλλά θα απαιτηθεί συντονισμένη προσπάθεια από εργοδότες και εργαζόμενους για τη βελτίωση των πραγμάτων.

Παρακολούθηση εργαζομένων μπορεί να χρησιμεύσει ως αποτελεσματικός τρόπος αντιμετώπισης των περισσότερων από τα προαναφερθέντα προβλήματα. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων με πολλαπλές δυνατότητες μπορεί να εμποδίσει την πρόσβαση σε ιστοσελίδες που αποσπούν την προσοχή, να ανιχνεύσει τους τεμπέληδες ή ακόμη και εκείνους που βρίσκονται στα πρόθυρα της εξουθένωσης και να συμβάλει στη δημιουργία ενός πιο υγιούς χώρου εργασίας.