Πώς να προγραμματίσετε την ημέρα σας αν είστε ενάντια στο σταθερό πρόγραμμα

Πολλοί δημιουργικοί άνθρωποι αντιτίθενται σε κάθε κανόνα, απορρίπτουν την ίδια την ιδέα του προγραμματισμού και, ως εκ τούτου, η ζωή τους χάνει την πολυπόθητη αρμονία.

Αν είστε ένα τέτοιο άτομο και δεν είστε έτοιμοι να ασχοληθείτε με τη ρουτίνα, ήρθε η ώρα να αρνηθείτε την ιδέα της οργάνωσης του χρόνου σας σύμφωνα με τους κανόνες κάποιου και να βελτιώσετε την προσωπική σας αποδοτικότητα ακολουθώντας το δικό σας δημιουργικό ρυθμό, το ρυθμό της ζωής σας και τον παλμό της.

Ο σχεδιαστής και συγγραφέας βιβλίων για το σχεδιασμό Stephen Bradley παρατήρησε κάποτε: "Είτε το γνωρίζετε είτε όχι, ο σχεδιασμός έχει πάντα το δικό του εσωτερικό ρυθμό. Προσδίδει νόημα στο χώρο και δημιουργεί τη συγκεκριμένη διάθεση. Μέσα από το ρυθμό οι άνθρωποι μπορούν να εκτιμήσουν το σχεδιασμό".

Αν αυτή η προσέγγιση σας είναι οικεία, θα μοιραστώ μαζί σας μερικές ιδέες, τις οποίες απέκτησα μέσα από την επαγγελματική μου ζωή και την εργασιακή μου εμπειρία ως προπονητής διαχείρισης χρόνου. Θα σας βοηθήσουν να κατανέμετε αποτελεσματικά τον χρόνο που διαθέτετε, καθώς και τις δυνάμεις, τα ενδιαφέροντα και τα καθήκοντά σας.

Συνήθως ένα άτομο καταφέρνει να κάνει περισσότερα μέσα σε ένα μήνα, αν δεν προγραμματίζει πάρα πολλά. Ο φυσικός ρυθμός των περισσότερων ανθρώπων προτρέπει ότι ένα μεγάλο έργο μπορεί να ολοκληρωθεί ή ένας προσωπικός στόχος μπορεί να επιτευχθεί μέσα σε ένα μήνα. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να αφιερώσετε ολόκληρο τον μήνα μόνο σε αυτόν τον στόχο ή το έργο, μερικές φορές πρέπει να ασχοληθείτε με πιο δύσκολα θέματα, όπως, για παράδειγμα, η επιλογή και η εγκατάσταση του νέου λογισμικού ή η οργάνωση του χώρου στο στούντιο. Έχοντας προγραμματίσει τρία τέτοια θέματα για ένα μήνα, δύσκολα θα πετύχετε κάποιο από αυτά. Ωστόσο, αν αφιερώσετε έναν μήνα σε ένα συγκεκριμένο έργο, το πιθανότερο είναι ότι θα το ολοκληρώσετε ή θα είστε κοντά στο να το ολοκληρώσετε. Λάβετε υπόψη σας αυτόν τον μηνιαίο ρυθμό και θα κερδίσετε μεγαλύτερη ικανοποίηση.

Εξάλλου, θα πρέπει να εξετάσετε πώς κατανέμεται η ισχύς και η ενέργειά σας κατά τη διάρκεια της εβδομάδας. Οι εξαιρέσεις, βέβαια, είναι πιθανές, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι είναι σε θέση να κάνουν όχι περισσότερα από δύο ταξίδια το μήνα και να μη χάσουν το ρυθμό. Σκεφτείτε επίσης το συναισθηματικό κόστος της διοργάνωσης πάρτι ή της φιλοξενίας καλεσμένων. Όλα αυτά φέρνουν ευχάριστη ποικιλία στη ζωή σας, αλλά σας βγάζουν από το ρυθμό, ειδικά όταν η εξαίρεση μετατρέπεται σε κανόνα.

Τα έργα, οι συναντήσεις, οι απαραίτητες εργασίες αλλάζουν από εβδομάδα σε εβδομάδα, αλλά θα πρέπει να αντιληφθείτε τον ρυθμό της εβδομάδας που θα είναι ο καταλληλότερος για τις δραστηριότητές σας. Σκεφτείτε σαν σχεδιαστής: δημιουργήστε ένα προσχέδιο και στη συνέχεια τροποποιήστε το πρόγραμμά σας ανάλογα με το συγκεκριμένο έργο (στην προκειμένη περίπτωση, την εβδομάδα εργασίας).

Μετά από πολλούς πειραματισμούς, διαμόρφωσα τον ακόλουθο τέλειο ρυθμό για τον εαυτό μου:

• Υπάρχουν μερικές "εισαγωγικές" ώρες το πρωί της Δευτέρας που αφιερώνω για να φτιάξω ένα εβδομαδιαίο σχέδιο και να επεξεργαστώ τις πληροφορίες που συγκεντρώθηκαν το Σαββατοκύριακο.

• Το απόγευμα της Τετάρτης είμαι πλήρως απασχολημένος με το κύριο έργο. Είμαι απασχολημένος με ασήμαντα πράγματα για όλη τη διάρκεια της εβδομάδας, αλλά όταν πρέπει να επικεντρωθώ στη σημαντική δουλειά -για παράδειγμα, στη συγγραφή ενός βιβλίου- είναι καλύτερα να απαλλάξω το μισό της ημέρας από τις συναντήσεις. Τότε πηγαίνω στο αγαπημένο μου καφέ και εργάζομαι απερίσπαστα και χωρίς διαλείμματα. Πρέπει να σημειώσω δύο βασικά πλεονεκτήματα εδώ: η δουλειά μου συνεχίζεται και ταυτόχρονα ξεκουράζομαι για λίγο από την καθημερινή ρουτίνα.

• Προετοιμασία για το Σαββατοκύριακο το βράδυ της Παρασκευής. Αφιερώνω περίπου τρεις ώρες για να τελειώσω όλες τις εργασίες που απαιτούσαν περισσότερο χρόνο από ό,τι περίμενα, να ασχοληθώ με πληρωμές και λογαριασμούς που θα ήταν καλύτερα να διεκπεραιωθούν πριν από το Σαββατοκύριακο.

Τουλάχιστον ένα βράδυ κατά τη διάρκεια της εβδομάδας είναι αφιερωμένο στην επίλυση προσωπικών προβλημάτων ή στην ξεκούραση. Είμαι εξαιρετικά κοινωνικός, αλλά ακόμη και οι εξωστρεφείς χρειάζονται ένα ρεπό κατά διαστήματα.

Φυσικά, όλα αυτά τα στοιχεία μπορούν να αλλάξουν και να προσαρμοστούν ανά πάσα στιγμή. Ωστόσο, εγώ προτιμώ αυτόν τον ρυθμό γιατί μου επιτρέπει να κερδίσω τη μέγιστη ικανοποίηση από τη δουλειά που κάνω και να ξεκινήσω για το Σαββατοκύριακο που είναι αφιερωμένο στην οικογένειά μου και στην ξεκούραση.

Κανείς δεν μπόρεσε ποτέ να δημιουργήσει μια καθολική φόρμουλα για το ημερήσιο πρόγραμμα. Μερικοί άνθρωποι αποφεύγουν να ελέγχουν τα emails το πρωί, άλλοι συνιστούν να κάνουν ακριβώς το αντίθετο. Το θέμα είναι να παραδεχτείτε με ειλικρίνεια, ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος κατανομής των 24 ωρών για τη μέγιστη αποτελεσματικότητα προσωπικά για εσάς.

Όσον αφορά εμένα, αφιερώνω την πρώτη ή μιάμιση ώρα στον προγραμματισμό της ημέρας μου, στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σε μικρές επείγουσες εργασίες, και στη συνέχεια επικεντρώνομαι στις πιο δύσκολες εργασίες. Από τις 10 έως τις 11 το πρωί απαντώ στις κλήσεις των πελατών. Προτιμώ να μην ξοδεύω περισσότερες από τέσσερις ώρες την ημέρα σε συσκέψεις και αφήνω την τελευταία μισή ώρα για να συνοψίσω τα αποτελέσματα. Ορισμένοι από τους πελάτες μου προτιμούν να ελέγχουν τα πρωινά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κυριολεκτικά για μερικά λεπτά και στη συνέχεια να επικεντρώνονται στην κύρια εργασία μέχρι το μεσημεριανό γεύμα. Μετά το μεσημεριανό διάλειμμα κανονίζουν συναντήσεις ή διεκπεραιώνουν επείγουσες εργασίες.

Είναι απαραίτητο να επισημάνετε τις προσωπικές σας προτιμήσεις: πότε είστε πιο συγκεντρωμένοι, πότε είναι πιο βολικό για εσάς να κανονίζετε συναντήσεις και ποιος χρόνος πρέπει να αφιερωθεί στην επεξεργασία περίπλοκων πληροφοριών και στη δημιουργία σχεδίων για να κινηθείτε προς την απαραίτητη κατεύθυνση.

Να είστε ειλικρινείς με τον εαυτό σας - αφήστε τον εαυτό σας να ξοδέψει χρόνο για την προσαρμογή του ημερήσιου προγράμματος, διαφορετικά θα "τρέχετε πάντα πίσω από το πρόγραμμα" και θα μετανιώνετε για τα πράγματα που δεν κάνατε.

Για παράδειγμα, θα ήταν συνετό να αφιερώσετε μια ημέρα πριν από τις διακοπές σας και μια ημέρα μετά από αυτές για να τακτοποιήσετε τις υποθέσεις σας και να μην ορίσετε συναντήσεις τις ημέρες αυτές. Θα είναι σωστό, αν αφήσετε τη μισή ημέρα μετά από ένα συνέδριο ή ένα άλλο μεγάλο γεγονός για να ενισχύσετε τους προσωπικούς δεσμούς, να κάνετε γνωριμίες και να κοιτάξετε τις σημειώσεις σας - αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το γεγονός που πέρασε. Μια γνωστή μου μου είπε κάποτε ότι μετά από ένα συνέδριο σε άλλη πόλη προτιμά να πετάει σπίτι της το πρωί, όχι το βράδυ. Η διανυκτέρευση σε ένα ξενοδοχείο της δίνει την ευκαιρία να τελειώσει όλη τη δουλειά της πριν επιστρέψει στο σπίτι. Και να θυμάστε: όσο πιο έντονα στέκεται το γεγονός απέναντι στην κανονική σας καθημερινότητα, τόσο περισσότερο χρόνο θα χρειαστείτε για να ανακτήσετε τον κανονικό σας εργασιακό ρυθμό.

Προσαρμόστε τον μηνιαίο, εβδομαδιαίο και καθημερινό σας ρυθμό και θα αποκτήσετε την απαραίτητη τάξη στην εργασία σας και την απαραίτητη ευελιξία στη λήψη αποφάσεων. Ήρθε η ώρα να ανακαλύψετε ποιο τέμπο και ρυθμό σας ταιριάζει προσωπικά.