Λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων της Πενσυλβάνια: Βέλτιστες πρακτικές για ρυθμιζόμενες βιομηχανίες

Μπορείτε να διευθύνετε μια τράπεζα στο Πίτσμπουργκ ή να διαχειριστείτε ένα νοσοκομείο στο Χάρισμπουργκ. Ή, ίσως, η ασφαλιστική σας εταιρεία στη Φιλαδέλφεια χειρίζεται καθημερινά χιλιάδες ευαίσθητα αρχεία πελατών. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, οι υπάλληλοί σας έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα που, εάν τα χειριστούν εσφαλμένα εσκεμμένα ή τυχαία, θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε σοβαρές νομικές, οικονομικές συνέπειες και συνέπειες για τη φήμη.

Σε όλη την Πενσυλβάνια, οι οργανισμοί στον τραπεζικό, χρηματοοικονομικό, ασφαλιστικό και υγειονομικό τομέα υπόκεινται σε αυστηρές απαιτήσεις ασφάλειας και συμμόρφωσης. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για την ικανοποίηση αυτών των απαιτήσεων, τη διαχείριση των κινδύνων και τη βελτίωση της ασφάλειας.

Πώς όμως μπορεί να εφαρμοστεί σωστά στην Πενσυλβάνια; Ας εξερευνήσουμε αυτό το θέμα στο σημερινό άρθρο.

Η κατανόηση των κρατικών και τοπικών κανονισμών περί απορρήτου είναι κρίσιμη για την εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων σε οποιονδήποτε κλάδο. σε ρυθμιζόμενες σφαίρες, ωστόσο, είναι δύο φορές πιο κρίσιμο. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων βοηθά στη διασφάλιση της προστασίας και της σωστής διαχείρισης των δεδομένων πελατών ή ασθενών. Στη διαδικασία, συλλέγει εκτεταμένες ποσότητες δεδομένων σχετικά με τη δραστηριότητα των εργαζομένων και ενδέχεται να συλλάβει κατά λάθος και ευαίσθητα δεδομένα πελατών ή ασθενών. Επομένως, κατά την εφαρμογή λογισμικού παρακολούθησης σε ρυθμιζόμενες βιομηχανίες στην Πενσυλβάνια, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τα εξής:

1. Πόσο καλά βοηθά στην προστασία ευαίσθητων δεδομένων πελατών;

2. Συμμορφώνεται με τους ειδικούς κανονισμούς του κλάδου;

3. Υποστηρίζει τα δικαιώματα των εργαζομένων σχετικά με δεδομένα που συλλέγονται για αυτούς;

Για να απαντηθούν αυτά τα ερωτήματα, είναι απαραίτητη η γνώση του νομικού τοπίου της Πενσυλβάνια. Ας ξεκινήσουμε με τους ειδικούς κανονισμούς του κλάδου.

Στην υγειονομική περίθαλψη, οι εργοδότες πρέπει να συμμορφώνονται με το HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Απαιτεί τη μέγιστη προστασία για τις Προστατευμένες Πληροφορίες Υγείας (PHI), οι οποίες είναι ατομικά αναγνωρίσιμες πληροφορίες υγείας, όπως ιατρικό ιστορικό, αποτελέσματα εξετάσεων, ασφαλιστικές πληροφορίες ή οποιαδήποτε δεδομένα σχετίζονται με τη σωματική ή ψυχική υγεία ενός ατόμου, την υγειονομική περίθαλψη που παρέχεται ή την πληρωμή για υγειονομική περίθαλψη.

Ο νόμος της Πενσυλβάνια απαγορεύει επίσης την αποκάλυψη πληροφοριών σχετικά με τον ιό HIV και αρχείων ψυχικής υγείας ή θεραπείας κατάχρησης ουσιών χωρίς γραπτή συγκατάθεση.

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων, όταν εφαρμόζεται σωστά, λειτουργεί ως άγρυπνος φύλακας, βοηθώντας σας να εντοπίσετε και να αποτρέψετε πιθανές παραβιάσεις αυτών των ευαίσθητων δεδομένων.

Οι εταιρείες που εργάζονται στον χρηματοοικονομικό τομέα πρέπει να συμμορφώνονται με τον νόμο GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act). Απαιτεί την προστασία των Μη Δημόσιων Προσωπικών Πληροφοριών (NPI) ενός καταναλωτή. NPI είναι οποιαδήποτε πληροφορία που:

1. Ο πελάτης παρέχει για να αποκτήσει ένα χρηματοοικονομικό προϊόν ή υπηρεσία (όνομα, διεύθυνση, εισόδημα κ.λπ.)

2. Αποτελέσματα από οποιαδήποτε συναλλαγή που εκτελείται για έναν πελάτη (αριθμοί λογαριασμού, πληρωμή, ιστορικό, υπόλοιπο κ.λπ.)

3. Μια χρηματοοικονομική εταιρεία λαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη για να παρέχει υπηρεσία ή ένα προϊόν (δικαστικά αρχεία, αναφορές καταναλωτών κ.λπ.)

Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι ζωτικής σημασίας για τον έγκαιρο εντοπισμό των απειλών ασφαλείας και την αντιμετώπισή τους.

Στον τομέα της ασφάλισης, ο νόμος για την ασφάλεια δεδομένων της Πενσυλβάνια (PIDSA), που ισχύει τον Δεκέμβριο του 2023, απαιτεί ισχυρές διασφαλίσεις για μη δημόσιες πληροφορίες, αντιμετώπιση περιστατικών και εκπαίδευση εργαζομένων σχετικά με την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο και την παρακολούθηση.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Ενώ ο νόμος Wiretap περιορίζει την εγγραφή ήχου, γενικά δεν απαγορεύει την παρακολούθηση βίντεο, εφόσον δεν εγγράφεται ήχος. Η παρακολούθηση βίντεο απαγορεύεται σε τουαλέτες, αποδυτήρια και άλλους χώρους όπου οι εργαζόμενοι έχουν εύλογες προσδοκίες ιδιωτικότητας.

Ο ομοσπονδιακός νόμος περί απορρήτου των ηλεκτρονικών επικοινωνιών (ECPA) είναι παρόμοιος με τον νόμο περί υποκλοπής. Απαγορεύει στους εργοδότες την υποκλοπή ηλεκτρονικών επικοινωνιών χωρίς τη συγκατάθεσή τους, αλλά παρέχει εξαιρέσεις κατά την παρακολούθηση συστημάτων που ανήκουν στον εργοδότη, ειδικά για νόμιμους επιχειρηματικούς λόγους.

Σύμφωνα με τη νομοθεσία της Πενσυλβάνια, οι εργοδότες δεν είναι υποχρεωμένοι να ενημερώνουν τους εργαζομένους σχετικά με την παρακολούθηση, εκτός από την παρακολούθηση των επικοινωνιών.

Αυτή ήταν μόνο μια σύντομη επισκόπηση των κανονισμών της Πενσυλβάνια. Συνιστούμε να ζητήσετε συμβουλές από έναν νομικό εμπειρογνώμονα πριν εφαρμόσετε την παρακολούθηση των εργαζομένων.

Αλλά γιατί οι εργαζόμενοι σε κλάδους όπως τα οικονομικά, οι ασφάλειες και η υγειονομική περίθαλψη πρέπει να παρακολουθούνται εξαρχής;

Φανταστείτε τα δεδομένα που χειρίζονται καθημερινά. Αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης, υπόλοιπα λογαριασμών, ιατρικά ιστορικά, προσωπικά στοιχεία ταυτότητας και πολλά άλλα πολύτιμα δεδομένα. Όπως μάθαμε στην προηγούμενη ενότητα, αυτά τα δεδομένα προστατεύονται από το νόμο, ο οποίος επιβάλλει υποχρεώσεις στους οργανισμούς που τα χειρίζονται. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων μπορεί να βοηθήσει:

1. Διασφαλίστε τη συνεχή συμμόρφωση με τους κανονισμούς και δημιουργήστε μια διαδρομή ελέγχου.

2. Εντοπίστε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα, ασυνήθιστες μεταφορές δεδομένων ή άλλη ύποπτη δραστηριότητα που θα μπορούσε να υποδεικνύει πιθανή διαρροή δεδομένων.

3. Αντιμετωπίστε εσωτερικές και εξωτερικές απειλές.

4. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με τα καθιερωμένα πρωτόκολλα.

Η εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων μπορεί να είναι μια περίπλοκη και συγκεχυμένη διαδικασία, ειδικά σε ρυθμιζόμενες βιομηχανίες, όπου τα λάθη μπορεί να είναι δαπανηρά. Ακολουθούν επτά βέλτιστες πρακτικές προσαρμοσμένες για τους ηγέτες των επιχειρήσεων της Πενσυλβάνια.

Ποια δεδομένα διατηρεί ο οργανισμός σας; Ποιος έχει πρόσβαση; Πού είναι τα αδύνατα σημεία;

Πριν αγοράσετε λογισμικό, αξιολογήστε τους κινδύνους σας. Μια τράπεζα που χειρίζεται τραπεζικά εμβάσματα έχει διαφορετικές ανάγκες από μια κλινική που διαχειρίζεται την πρόσληψη ασθενών.

Δεν είναι όλα τα λογισμικά παρακολούθησης κατάλληλα για ελεγχόμενες βιομηχανίες. Το λογισμικό που έχετε επιλέξει πρέπει να δηλώνει ξεκάθαρα ότι είναι συμβατό με το HIPAA ή άλλους ισχύοντες κανονισμούς στον κλάδο σας. Αναζητήστε χαρακτηριστικά όπως:

1. Κρυπτογραφημένες διαδρομές ελέγχου (Η HIPAA απαιτεί διατήρηση 6 ετών)

2. Καταγραφή πρόσβασης βάσει ρόλων

3. Ενσωμάτωση με συστήματα DLP και SIEM

4. Ειδοποιήσεις για ύποπτη συμπεριφορά (π.χ. πρόσβαση εκτός ωραρίου, μαζικές λήψεις)

Η αιφνιδιαστική παρακολούθηση μπορεί να έχει μπούμερανγκ. Αντίθετα, να είσαι ανοιχτός. Αναπτύξτε μια σαφή, γραπτή πολιτική που θα περιγράφει ρητά τι θα παρακολουθείται, γιατί είναι απαραίτητο και πώς θα χρησιμοποιηθούν και θα ασφαλιστούν τα δεδομένα που συλλέγονται. Κάντε μια σύντομη συνάντηση. Εξηγήστε ότι η παρακολούθηση δεν χρησιμοποιείται για τη σύλληψη ανθρώπων, αλλά για την προστασία των πελατών και την εκπλήρωση των νομικών υποχρεώσεων.

Αν και στην Πενσυλβάνια, γενικά δεν χρειάζεστε συγκατάθεση για οπτική ή υπολογιστή παρακολούθηση στο χώρο εργασίας, η διαφάνεια μειώνει την αντίσταση και ενθαρρύνει τη συνεργασία.

Δεν χρειάζεται να καταγράψετε κάθε πάτημα πλήκτρων. Καθορίστε σαφείς στόχους για το πρόγραμμα παρακολούθησης. Είναι για να αποτραπεί η διείσδυση δεδομένων; Για να διασφαλιστεί η τήρηση συγκεκριμένων πρωτοκόλλων ασφαλείας; Περιορίστε τις δραστηριότητες παρακολούθησης σε ό,τι είναι απολύτως απαραίτητο για την επίτευξη αυτών των δηλωμένων στόχων.

Εστίαση σε συστήματα υψηλού κινδύνου: βάσεις δεδομένων ασθενών, οικονομικές πλατφόρμες, εργαλεία επεξεργασίας αξιώσεων. Εφαρμόστε παρακολούθηση με βάση την ευαισθησία του ρόλου και των δεδομένων. Ένας ρεσεψιονίστ δεν χρειάζεται την ίδια επίβλεψη με έναν ρυθμιστή αξιώσεων.

Τα αρχεία καταγραφής που συλλέγετε είναι ευαίσθητα. Ενδέχεται να περιέχουν προσωπικά στοιχεία των υπαλλήλων σας και δεδομένα πελατών που έχουν καταγραφεί ακούσια.

Αντιμετωπίστε τα δεδομένα που συλλέγονται από το λογισμικό παρακολούθησης με το ίδιο επίπεδο ασφάλειας που εφαρμόζετε στις ευαίσθητες πληροφορίες των πελατών σας. Εάν κάποιος χακάρει το σύστημα παρακολούθησης σας, θα μπορούσε να δει τα πάντα. Ασφαλίστε λοιπόν, κρυπτογραφήστε και περιορίστε την πρόσβαση σε αυτό σε περιορισμένο αριθμό προσωπικού και ελέγξτε ποιος βλέπει τα αρχεία καταγραφής.

Οι διαχειριστές πρέπει να κατανοήσουν τι κάνει το λογισμικό, τις πολιτικές παρακολούθησης της εταιρείας, τις ευρύτερες πρακτικές ασφάλειας και τη σημασία της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν τις ευθύνες τους. Και τα στελέχη πρέπει να μοντελοποιήσουν την ηθική συμπεριφορά - χωρίς εξαιρέσεις.

Οι κανονισμοί αλλάζουν. Γίνεται εναλλαγή προσωπικού. Η τεχνολογία εξελίσσεται. Επισκεφτείτε ξανά την πολιτική παρακολούθησης τουλάχιστον μία φορά το χρόνο. Επίσης, καλές πρακτικές είναι η εκτέλεση εικονικών ελέγχων και η δοκιμή του σχεδίου απόκρισης περιστατικών.

Συνοψίζοντας, η παρακολούθηση των εργαζομένων σε ρυθμιζόμενους τομείς αφορά την ευθύνη.

Εάν η εταιρεία σας δραστηριοποιείται στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης, της ασφάλισης ή των οικονομικών στην Πενσυλβάνια, χειρίζεται μερικές από τις πιο ευαίσθητες πληροφορίες που έχουν οι άνθρωποι. Οι πελάτες, οι ασθενείς και οι πελάτες σας βασίζονται σε εσάς για να το προστατεύσετε.

Όταν εφαρμόζεται προσεκτικά, το λογισμικό παρακολούθησης είναι μια ασπίδα. Ένας τρόπος να πιάσετε τα λάθη πριν γίνουν παραβιάσεις. Ένας τρόπος να αποδειχθεί η συμμόρφωση όταν έρθει η ώρα του ελέγχου.

Ο απώτερος στόχος της παρακολούθησης δεν είναι να καλλιεργήσει ένα κλίμα καχυποψίας, αλλά μάλλον να καλλιεργήσει ένα ασφαλές και συμμορφούμενο περιβάλλον που προστατεύει τον οργανισμό σας, τους πελάτες σας και τη φήμη σας.