Λογισμικό παρακολούθησης υπαλλήλων της Βόρειας Καρολίνας: Πληροφορίες για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις

Οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις της Βόρειας Καρολίνας αντιμετωπίζουν την πίεση της ψηφιακής ασφάλειας και της διατήρησης της παραγωγικότητας σήμερα περισσότερο από ποτέ, καθώς η οικονομία της πολιτείας βασίζεται όλο και περισσότερο στην τεχνολογία και την εξ αποστάσεως εργασία. Πώς μπορούν οι εταιρείες να διασφαλίσουν ότι τα εμπιστευτικά δεδομένα τους είναι ασφαλή και οι εργαζόμενοι κάνουν ό,τι καλύτερο μπορούν;

Αυτό το άρθρο εξετάζει τις ξεχωριστές προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) της Βόρειας Καρολίνας - από τις ιδιαιτερότητες της τοπικής αγοράς έως τα πολύ συνηθισμένα τρωτά σημεία εσωτερικής ασφάλειας. Στη συνέχεια, θα αποκαλύψουμε πώς το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων τελευταίας τεχνολογίας προσφέρει πρακτικές λύσεις, βοηθώντας σας να αποτρέψετε τη διαρροή δεδομένων, να παρακολουθείτε με ακρίβεια τον χρόνο εργασίας και να οικοδομήσετε ένα πιο ασφαλές και παραγωγικό μέλλον για την επιχείρησή σας.

Το θεμέλιο της οικονομίας της Βόρειας Καρολίνας είναι οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις της - το 99,6% όλων των επιχειρήσεων στην πολιτεία είναι μικρομεσαίες επιχειρήσεις.Απασχολούν το 45,3% όλων των εργαζομένων της πολιτείας, ή 1,7 εκατομμύρια άτομα. Μεταξύ των κυριότερων επιχειρηματικών τομέων στη Βόρεια Καρολίνα είναι οι εξής:

1. Υγειονομική περίθαλψη: τα μεγάλα νοσοκομεία και οι εξειδικευμένες κλινικές διαχειρίζονται πολλά ευαίσθητα δεδομένα ασθενών, γεγονός που τα καθιστά συνεχή στόχο για διαρροές δεδομένων.

2. Επαγγελματικές, επιστημονικές και τεχνικές υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων των νομικών εταιρειών, των συμβουλευτικών οργανισμών και των τεχνολογικών νεοσύστατων επιχειρήσεων, διαχειρίζονται τεράστιες ποσότητες εμπιστευτικών πληροφοριών πελατών και πνευματικής ιδιοκτησίας.

3. Κατασκευή: οι μεταποιητικές επιχειρήσεις είναι ιδιαίτερα ευάλωτες στη βιομηχανική κατασκοπεία και στην κλοπή σχεδίων ή πνευματικής ιδιοκτησίας.

4. Χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων τραπεζικές, επενδυτικές και ασφαλιστικές δραστηριότητες, αποτελούν πρωταρχικούς στόχους για οικονομικές απάτες και παραβιάσεις δεδομένων.

Η συνεχιζόμενη στροφή προς απομακρυσμένα και υβριδικά μοντέλα εργασίας καθιστά την προστασία των εμπιστευτικών δεδομένων και τη διατήρηση της παραγωγικότητας ακόμη πιο πολύπλοκη. Η Βόρεια Καρολίνα κατέλαβε την 11η θέση μεταξύ των πολιτειών και της Περιφέρειας της Κολούμπια στην απομακρυσμένη εργασία το 2023, με το 16,1% του εργατικού δυναμικού της να εργάζεται κυρίως από το σπίτι. Μεγάλες μητροπολιτικές περιοχές όπως το Raleigh-Cary (24,5% απομακρυσμένοι εργαζόμενοι) και το Charlotte-Concord-Gastonia (21,5% απομακρυσμένοι εργαζόμενοι) αποτελούν ιδιαίτερους κόμβους αυτής της τάσης. Η απομακρυσμένη εργασία προσφέρει αναμφίβολα ευελιξία και εξοικονόμηση κόστους- ωστόσο, διευρύνει επίσης την ψηφιακή περίμετρο της επιχείρησης και την καθιστά πιο ευάλωτη σε παραβιάσεις της ασφάλειας.

Οι κίνδυνοι για την ασφάλεια μπορούν να πάρουν διάφορες μορφές, αλλά μπορούν να χωριστούν χονδρικά σε δύο κύριες κατηγορίες: τους κινδύνους που προκαλούνται από τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς κινδύνους.

Οι διαρροές δεδομένων από τους εργαζόμενους μπορεί να είναι σκόπιμες ή τυχαίες και προκαλούν το 88% όλων των παραβιάσεων δεδομένων.Οι τυχαίες διαρροές δεδομένων οφείλονται σε ανθρώπινη απροσεξία ή σε αδυναμία τήρησης των πρωτοκόλλων ασφαλείας. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι μπορεί να στείλουν κατά λάθος σημαντικά δεδομένα σε λάθος παραλήπτη, να αφήσουν τις συσκευές εργασίας τους ανασφάλιστες ή να πέσουν θύματα απάτης κοινωνικής μηχανικής.

Η σκόπιμη κλοπή δεδομένων είναι μια πιο σπάνια περίπτωση, αλλά έχει τρομερές συνέπειες. Δυσαρεστημένοι υπάλληλοι, άτομα που επιδιώκουν προσωπικό όφελος ή άτομα που έχουν στρατολογηθεί από ανταγωνιστές μπορεί να διαρρεύσουν σκόπιμα λίστες πελατών, εμπορικά μυστικά, οικονομικά αρχεία ή άλλα δεδομένα ιδιοκτησίας.

Τέλος, οι εργαζόμενοι ενδέχεται να αποκτήσουν μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε δεδομένα ή συστήματα στα οποία δεν θα έπρεπε να έχουν πρόσβαση. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε κατάχρηση δεδομένων ή να δημιουργήσει ευκαιρίες για περαιτέρω παραβιάσεις.

Πέρα από τις διαρροές δεδομένων που προκαλούνται από τους εργαζομένους, υπάρχουν και εξωτερικές απειλές. Για παράδειγμα, οι επιθέσεις phishing παραμένουν το κορυφαίο έγκλημα που καταγγέλλεται στη Βόρεια Καρολίνα, συχνά με στόχο τους υπαλλήλους για να αποκτήσουν πρόσβαση σε διαπιστευτήρια ή συστήματα. Το Ransomware αποτελεί επίσης σημαντική απειλή. Ένα κλικ στον λάθος σύνδεσμο ή το άνοιγμα ενός μολυσμένου συνημμένου αρχείου - και ο οργανισμός αποκλείεται από κρίσιμα συστήματα και παραλύει. Τέλος, υπάρχουν και οι απάτες συμβιβασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχειρήσεων. Πρόκειται για εξελιγμένα συστήματα κοινωνικής μηχανικής, όταν ο απατεώνας συχνά παριστάνει ένα στέλεχος, έναν συνεργάτη της εταιρείας ή έναν έμπιστο προμηθευτή και εξαπατά έναν υπάλληλο ώστε να προβεί σε δόλιες πληρωμές ή να μοιραστεί ευαίσθητες πληροφορίες.

Οι απειλές ασφαλείας είναι μόνο ένα μέρος του προβλήματος για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις της Βόρειας Καρολίνας. Οι επιχειρήσεις πρέπει να αντιμετωπίσουν προβλήματα παραγωγικότητας που μπορεί να αυξηθούν στο περιβάλλον απομακρυσμένης εργασίας. Υπάρχει ανακριβής καταγραφή του χρόνου ή ακόμη και κλοπή χρόνου, όταν οι εργαζόμενοι υπερβάλλουν ως προς τις ώρες εργασίας ή κάνουν προσωπικά πράγματα κατά τη διάρκεια του αμειβόμενου χρόνου εργασίας τους. Η υπερβολική δραστηριότητα που δεν σχετίζεται με την εργασία και οι μη εξουσιοδοτημένες εγκαταστάσεις λογισμικού όχι μόνο υπονομεύουν την παραγωγικότητα, αλλά μπορούν επίσης να προκαλέσουν παραβίαση της ασφάλειας. Ο εργαζόμενος μπορεί κατά λάθος να εκθέσει την εταιρεία σε κακόβουλους ιστότοπους, να μολύνει τη συσκευή με κακόβουλο λογισμικό ή να παραβιάσει τις συμφωνίες αδειοδότησης.

Το 2023, οι επιχειρήσεις και οι ιδιώτες της Βόρειας Καρολίνας ανέφεραν την απίστευτη αξία 234 εκατομμυρίων δολαρίων σε οικονομικές απώλειες λόγω εγκλημάτων στον κυβερνοχώρο, καθιστώντας την πολιτεία 13η στη χώρα σε συνολικές απώλειες, με 12.282 καταγγελίες. Οι αριθμοί αυτοί αποδεικνύουν ότι οι εταιρείες πρέπει να λαμβάνουν προληπτικά μέτρα για την προστασία των ευαίσθητων δεδομένων από εσωτερικές και εξωτερικές απειλές.

Η ασφάλεια στον κυβερνοχώρο και η παραγωγικότητα είναι πολύπλοκα προβλήματα που απαιτούν μια προσεκτική προσέγγιση για την επίλυσή τους. Ένα εργαλείο που σίγουρα θα βοηθήσει και στα δύο προβλήματα είναι το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων, και συγκεκριμένα οι δύο τύποι του: Πρόληψη απώλειας δεδομένων (DLP) και παρακολούθηση δραστηριοτήτων.

Λογισμικό πρόληψης απώλειας δεδομένων (DLP)

Στον πυρήνα του, το λογισμικό DLP έχει σχεδιαστεί για να αποτρέπει την έξοδο ευαίσθητων δεδομένων από τον έλεγχο του οργανισμού σας, είτε τυχαία είτε σκόπιμα. Για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις της Βόρειας Καρολίνας που διαχειρίζονται πληροφορίες πελατών, πνευματική ιδιοκτησία ή οικονομικά δεδομένα, το DLP αποτελεί ένα ουσιαστικό επίπεδο άμυνας.

Το λογισμικό DLP μπορεί:

1. Παρακολουθήστε τον τρόπο μεταφοράς των αρχείων και εμποδίστε τη μη εξουσιοδοτημένη αντιγραφή σε μονάδες USB, αποθηκευτικό νέφος, εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων ή εξωτερικούς σκληρούς δίσκους.
2. Σαρώστε εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μεταφορτώσεις μέσω διαδικτύου, έγγραφα και άλλα για ευαίσθητες πληροφορίες, όπως πληροφορίες προσωπικής ταυτοποίησης (PII), προστατευόμενες πληροφορίες υγείας (PHI) ή δεδομένα της βιομηχανίας καρτών πληρωμών (PCI). Εάν εντοπιστούν αυτές οι πληροφορίες, το λογισμικό μπορεί να στείλει ειδοποίηση ή να μπλοκάρει τη διαδικασία.
3. Αποτρέψτε τους υπαλλήλους από τη λήψη στιγμιότυπων οθόνης ή την καταγραφή οθονών.
4. Καθορίστε μια βασική γραμμή της κανονικής συμπεριφοράς των εργαζομένων και εντοπίστε αποκλίσεις που ενδέχεται να υποδηλώνουν απόπειρα κλοπής δεδομένων ή παραβίαση πολιτικής.
5. Εξαγωγή και ανάλυση κειμένου από εικόνες και στιγμιότυπα οθόνης, διασφαλίζοντας ότι τα ευαίσθητα δεδομένα δεν θα διαρρεύσουν μέσω μη κειμενικών μέσων.

Ένα από τα κύρια οφέλη του DLP είναι η δυνατότητα πρόληψης της διαρροής δεδομένων πριν από την εμφάνισή τους και, ως εκ τούτου, η ελαχιστοποίηση της οικονομικής ζημίας και της ζημίας φήμης. Εκτός αυτού, το DLP συμβάλλει στην εκπλήρωση των κανονιστικών απαιτήσεων που σχετίζονται με την προστασία των δεδομένων (π.χ. HIPAA για την υγειονομική περίθαλψη, Gramm-Leach-Bliley Act για τις χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες).

Λογισμικό παρακολούθησης δραστηριότητας

Ενώ το λογισμικό DLP επικεντρώνεται κυρίως στην παρακολούθηση ευαίσθητων πληροφοριών και των εργαζομένων που έχουν πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα, το λογισμικό παρακολούθησης δραστηριότητας καλύπτει το ευρύτερο πεδίο της συμπεριφοράς των εργαζομένων. Ως εκ τούτου, μπορεί να χρησιμοποιηθεί όχι μόνο για την ασφάλεια αλλά και για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας και του χρόνου εργασίας.

Βασικά χαρακτηριστικά για ασφάλεια και παραγωγικότητα:

1. Παρακολούθηση των ιστότοπων που επισκέφθηκαν και των εφαρμογών που χρησιμοποίησαν κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.
2. Καταγραφή της έναρξης και του τέλους της εργάσιμης ημέρας, προσδιορισμός του χρόνου αδράνειας και του ενεργού χρόνου και των πραγματικών ωρών εργασίας.
3. Παρακολούθηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των επικοινωνιών σε συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία.
4. Δημιουργία λεπτομερών αναφορών σχετικά με τη δραστηριότητα των εργαζομένων, εντοπισμός τάσεων, χρόνων αιχμής της παραγωγικότητας και τομέων για βελτίωση.
5. Λήψη περιοδικών στιγμιότυπων οθόνης ή καταγραφή της οθόνης.
6. Αναγνώριση προσώπου για τον έλεγχο της πρόσβασης στη συσκευή.
7. Οι προηγμένες λύσεις παρακολούθησης εργαζομένων μπορούν επίσης να καταγράφουν βίντεο και ήχο από την κάμερα, να καταγράφουν κλήσεις, να διαχειρίζονται εργασίες, να βλέπουν πόσος χρόνος δαπανάται σε αυτές και πολλά άλλα.

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων είναι ιδανικό για τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Βοηθά στον εντοπισμό των δραστηριοτήτων που σπαταλούν χρόνο και στην εστίαση στα τρέχοντα καθήκοντα εργασίας. Εκτός αυτού, διασφαλίζει την ακριβή τιμολόγηση και μισθοδοσία με βάση τις πραγματικές ώρες εργασίας.

Το λογισμικό παρακολούθησης δραστηριοτήτων μπορεί να συμπληρώσει ορισμένες λειτουργίες DLP. Αν και συνήθως δεν παρακολουθεί τις λειτουργίες αρχείων, τα εκτενή αρχεία καταγραφής της δραστηριότητας των εργαζομένων μπορούν να παρέχουν τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία σε περιπτώσεις εσωτερικών ερευνών.

Τέλος, η παρακολούθηση της δραστηριότητας προάγει μια κουλτούρα όπου οι εργαζόμενοι έχουν επίγνωση της παραγωγής της εργασίας τους και είναι υπεύθυνοι για τον χρόνο τους.

Η εποικοδομητική ανατροφοδότηση είναι αμφίδρομη. Όταν δώσετε την αξιολόγησή σας, δώστε στον εργαζόμενο το λόγο να εξηγήσει την άποψή του για την κατάσταση. Μπορείτε να τον προτρέψετε με ανοιχτές ερωτήσεις, όπως "Ποιες είναι οι σκέψεις σας για τα αποτελέσματά σας;" ή "Τι πιστεύετε ότι μπορεί να συνέβαλε σε αυτή την πτώση της απόδοσης;". Θα ενθαρρύνουν τον εργαζόμενο να προβληματιστεί σχετικά με την εργασία του και να μοιραστεί τα προβλήματα που μπορεί να αντιμετωπίζει. Συχνά, θα έχουν πολύτιμο πλαίσιο που μπορεί να μην γνωρίζετε, ή ακόμη και να προτείνουν οι ίδιοι λύσεις. Ακούστε ενεργά και κρατήστε σημειώσεις για τις ιδέες τους.

Ανεξάρτητα από τον τύπο του λογισμικού παρακολούθησης που επιλέγει μια επιχείρηση, η εφαρμογή του θα απαιτήσει κάτι περισσότερο από την απλή εξάπλωσή του στους υπολογιστές του γραφείου. Η κατανόηση του νομικού τοπίου - ομοσπονδιακοί και πολιτειακοί κανονισμοί περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής και της εργασίας - είναι υψίστης σημασίας πριν από τη χρήση οποιασδήποτε παρακολούθησης.

Ο ομοσπονδιακός νόμος Electronic Communications Privacy Act (ECPA) επιτρέπει γενικά στους εργοδότες να παρακολουθούν τις επικοινωνίες σε συστήματα που ανήκουν στην εταιρεία για νόμιμους επαγγελματικούς λόγους. Μεμονωμένες πολιτείες μπορεί να προσθέσουν περισσότερες απαιτήσεις, αλλά η Βόρεια Καρολίνα δεν επιβάλλει υπερβολικά αυστηρές μοναδικές εντολές. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι μια επιχείρηση δεν πρέπει να τις εξετάσει προσεκτικά για να διασφαλίσει τη συμμόρφωση.

Πρώτον, η ρητή συγκατάθεση των εργαζομένων για την παρακολούθηση, αν και δεν απαιτείται πάντα ρητά, εξακολουθεί να είναι ιδιαίτερα σκόπιμη, ιδίως όταν παρακολουθούνται οι επικοινωνίες. Αυτό συνήθως γίνεται μέσω μιας σαφούς, ολοκληρωμένης πολιτικής παρακολούθησης των εργαζομένων που υπογράφεται κατά την πρόσληψη ή όταν εισάγονται νέα μέτρα παρακολούθησης.

Η μυστική παρακολούθηση μπορεί να είναι παράνομη για ορισμένους τύπους παρακολούθησης. Ο νόμος της Βόρειας Καρολίνας για την παρακολούθηση στον κυβερνοχώρο, για παράδειγμα, απαγορεύει την παρακολούθηση GPS χωρίς συγκατάθεση, αν και υπάρχουν εξαιρέσεις για τα οχήματα του στόλου. Ακόμα και αν ένας συγκεκριμένος τύπος παρακολούθησης δεν είναι ρητά παράνομος για μυστική χρήση, η έλλειψη διαφάνειας μπορεί να βλάψει σοβαρά το ηθικό των εργαζομένων και να οδηγήσει σε δυσπιστία ή νομικές διαμάχες με βάση την "εύλογη προσδοκία ιδιωτικότητας".

Οι εργοδότες στη Βόρεια Καρολίνα δεν πρέπει ποτέ να παρακολουθούν τους υπαλλήλους σε ιδιωτικούς χώρους, όπως οι τουαλέτες, τα αποδυτήρια ή οι αίθουσες διαλείμματος, καθώς αυτό απαγορεύεται σχεδόν καθολικά και θεωρείται σοβαρή παραβίαση της ιδιωτικής ζωής. Ομοίως, η παρακολούθηση των προσωπικών συσκευών ενός εργαζομένου (π.χ. του ιδιωτικού του τηλεφώνου ή του φορητού υπολογιστή που χρησιμοποιείται για περιστασιακές εργασίες στην εργασία) ή η παρακολούθηση της τοποθεσίας του εκτός ωραρίου εργασίας χωρίς ρητή, συγκεκριμένη συγκατάθεση είναι πιθανό να παραβιάζει τις προσδοκίες περί ιδιωτικότητας και θα μπορούσε να οδηγήσει σε νομικές επιπτώσεις. Ωστόσο, ο εργαζόμενος δεν έχει εύλογες προσδοκίες ιδιωτικότητας όταν χρησιμοποιεί συσκευές, δίκτυα ή λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανήκουν στην εταιρεία για σκοπούς που σχετίζονται με την εργασία.

Εκτός από τις νομικές απαιτήσεις, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εξετάσουν την ηθική πλευρά της εφαρμογής της παρακολούθησης των εργαζομένων. Αυτό είναι, από μόνο του, ένα τεράστιο θέμα, το οποίο έχουμε διερευνήσει λεπτομερώς στο παρόν άρθρο.

Η μοναδική φύση της οικονομίας της Βόρειας Καρολίνας, η αυξανόμενη τάση για απομακρυσμένη και υβριδική εργασία και, ως εκ τούτου, οι αυξημένοι κίνδυνοι ασφαλείας και η απαίτηση για παραγωγικότητα καθιστούν αναγκαία μια προληπτική προσέγγιση. Αυτή η προσέγγιση είναι το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων.

Όταν εφαρμόζεται προσεκτικά, η παρακολούθηση των εργαζομένων γίνεται κάτι περισσότερο από ένα απλό εργαλείο επιτήρησης. Μετατρέπεται σε στρατηγικό πλεονέκτημα, δίνοντας τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις της Βόρειας Καρολίνας να οικοδομήσουν ένα πιο ασφαλές, παραγωγικό και τελικά πιο επιτυχημένο μέλλον.