Οδηγός εργοδοτών της Νέας Υόρκης για την εφαρμογή λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων

Η μελέτη των νομικών απαιτήσεων θα πρέπει να αποτελεί το πρώτο βήμα για κάθε εργοδότη της Νέας Υόρκης που επιθυμεί να εφαρμόσει ή χρησιμοποιεί σήμερα λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων Οι ομοσπονδιακοί και πολιτειακοί νόμοι αποσκοπούν στην προστασία των δικαιωμάτων των εργαζομένων (συμπεριλαμβανομένου του δικαιώματος στην ιδιωτική ζωή). Ενδέχεται να επιβάλλουν σημαντικούς περιορισμούς στις πρακτικές παρακολούθησης που μπορούν να χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις.

Ομοσπονδιακοί νόμοι

Σε ομοσπονδιακό επίπεδο, η αξιοσημείωτη νομοθετική πράξη είναι ο νόμος του 1986 για το απόρρητο των ηλεκτρονικών επικοινωνιών (ECPA). Βάσει αυτού, απαγορεύεται η σκόπιμη υποκλοπή ενσύρματων, προφορικών και ηλεκτρονικών επικοινωνιών. Ωστόσο, υπάρχουν δύο εξαιρέσεις για τους εργοδότες:

• Μπορούν να παρακολουθούν τις επικοινωνίες εάν έχουν έννομο επιχειρηματικό συμφέρον (εξαίρεση του επιχειρηματικού σκοπού).

• Οι εργοδότες επιτρέπεται να παρακολουθούν εάν τουλάχιστον ένα από τα μέρη της επικοινωνίας έχει συναινέσει (εξαίρεση της συναίνεσης). Ιδανικά, η συγκατάθεση αυτή θα πρέπει να είναι ρητή. Αν και τα δικαστήρια συχνά ερμηνεύουν τη χρήση των συσκευών που παρέχει η εταιρεία σε έναν εργαζόμενο μετά την ειδοποίηση για την παρακολούθηση ως σιωπηρή συγκατάθεση, η ρητή άδεια είναι πάντα μια ασφαλέστερη προσέγγιση.

Οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν μόνο τις συσκευές και τα συστήματα που ανήκουν στην εταιρεία. Εάν θέλουν να παρακολουθούν προσωπικές επικοινωνίες ή συσκευές, μπορούν να το κάνουν μόνο με ρητή συγκατάθεση ή σε περίπτωση σπάνιων εξαιρέσεων.

Ο νόμος περί αποθηκευμένων επικοινωνιών (SCA) αποτελεί μέρος της ECPA που ρυθμίζει την πρόσβαση του εργοδότη σε αποθηκευμένες ηλεκτρονικές επικοινωνίες. Παραδείγματα τέτοιων επικοινωνιών είναι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή οι καταγραφές κλήσεων που σχετίζονται με την εργασία και αποθηκεύονται σε διακομιστές της εταιρείας. Γενικά, οι εργοδότες μπορούν να έχουν πρόσβαση στις αποθηκευμένες επικοινωνίες στα συστήματά τους. Ωστόσο, η πρόσβαση στους προσωπικούς λογαριασμούς ενός εργαζομένου (όπως ένα ιδιωτικό Gmail) απαιτεί τη συγκατάθεση του εργαζομένου ή μια νομική βάση, όπως ένα ένταλμα.

Νόμοι της Πολιτείας της Νέας Υόρκης

Η Νέα Υόρκη έχει αρκετούς αξιοσημείωτους κανονισμούς που συμπληρώνουν τον ομοσπονδιακό νόμο. Ο πρώτος είναι ο νόμος για την ηλεκτρονική παρακολούθηση (Civil Rights Law Section 52-c), ο οποίος τέθηκε σε ισχύ στις 7 Μαΐου 2022. Εφαρμόζεται σε όλους τους ιδιώτες εργοδότες της περιοχής, ανεξαρτήτως μεγέθους, οι οποίοι παρακολουθούν τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες των εργαζομένων.

Σύμφωνα με το νόμο περί ηλεκτρονικής παρακολούθησης, οι οργανισμοί πρέπει να παρέχουν γραπτή ειδοποίηση στους υπαλλήλους κατά την πρόσληψη και στη συνέχεια ετησίως, ενημερώνοντάς τους ότι οι επικοινωνίες τους ενδέχεται να παρακολουθούνται. Οι εργαζόμενοι πρέπει να επιβεβαιώνουν την παραλαβή της ειδοποίησης αυτής εγγράφως ή ηλεκτρονικά. Εκτός αυτού, οι εργοδότες πρέπει να αναρτούν τις εν λόγω ειδοποιήσεις σε εμφανή σημεία όπου μπορούν να τις δουν όλοι οι εργαζόμενοι (φυσικές αφίσες ή ηλεκτρονικές ειδοποιήσεις στις οθόνες σύνδεσης ή στα εσωτερικά δίκτυα).

Ο επόμενος κρίσιμος κανονισμός είναι ο νόμος της Νέας Υόρκης για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων, ο οποίος ισχύει από τις 12 Μαρτίου 2024. Σύμφωνα με αυτόν, οι εργοδότες δεν πρέπει να ζητούν ή να απαιτούν από τους εργαζόμενους ή τους αιτούντες εργασία να αποκαλύπτουν ονόματα χρηστών, κωδικούς πρόσβασης ή άλλες πληροφορίες ελέγχου ταυτότητας για προσωπικούς λογαριασμούς (όπως στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης). Οι εργοδότες δεν πρέπει επίσης να απαιτούν από τους εργαζομένους να συνδεθούν στους λογαριασμούς τους παρουσία του εργοδότη.

Πέρα από αυτούς τους ήδη υπάρχοντες κανονισμούς, η προτεινόμενη νομοθεσία μπορεί να αλλάξει περαιτέρω τις πρακτικές παρακολούθησης. Το 2023, η Γερουσία της Πολιτείας της Νέας Υόρκης πρότεινε το νομοσχέδιο 7623, το οποίο θα περιόριζε τους εργοδότες από τη χρήση πλήρως αυτοματοποιημένων εργαλείων λήψης αποφάσεων. Οι εργοδότες δεν θα μπορούν να χρησιμοποιούν αυτά τα εργαλεία για τον έλεγχο των υποψηφίων ή για τη λήψη άλλων αποφάσεων που επηρεάζουν τα ωράρια εργασίας, τις αποζημιώσεις, τις πειθαρχικές ενέργειες, τις αξιολογήσεις απόδοσης και άλλους όρους απασχόλησης. Υπό το πρίσμα της ταχείας ανάπτυξης της τεχνητής νοημοσύνης και της δυνητικά προκατειλημμένης παραγωγής της, οι εν λόγω κανονισμοί είναι εύλογοι. Εξάλλου, το νομοσχέδιο 7623 της Γερουσίας προτείνει περαιτέρω περιορισμούς στην παρακολούθηση του χώρου εργασίας, όπως η χρήση των λιγότερο παρεμβατικών μεθόδων, η ελαχιστοποίηση της συλλογής δεδομένων, η αναλογικότητα και η λεπτομερής ενημέρωση σχετικά με το ποια δεδομένα συλλέγονται, πώς, πότε και για ποιο σκοπό.

Η αποτελεσματική εφαρμογή του λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων υπερβαίνει την απλή συμμόρφωση με τους σχετικούς κανονισμούς περί απορρήτου. Οι εργοδότες θα πρέπει επίσης να σκεφτούν την ηθική πλευρά του θέματος και τις πιθανές επιπτώσεις της παρακολούθησης στο ηθικό και τα κίνητρα των εργαζομένων. Αν συνδυάσουμε τις νομικές απαιτήσεις και τις ηθικές εκτιμήσεις, μπορούμε να απαριθμήσουμε τις ακόλουθες βέλτιστες πρακτικές για την εφαρμογή λογισμικού παρακολούθησης:

• Να είστε διαφανείς: Να είστε ειλικρινείς με τους υπαλλήλους σας σχετικά με την ύπαρξη, τη φύση και τον σκοπό της παρακολούθησης. Αποκτήστε τη συγκατάθεση των εργαζομένων για την παρακολούθηση, ειδικά αν παρακολουθείτε τις επικοινωνίες τους.
• Περιορίστε την παρακολούθηση σε νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς: παρακολουθείτε μόνο δραστηριότητες που σχετίζονται άμεσα με τους δηλωμένους επιχειρηματικούς σας στόχους, όπως η αξιολόγηση των επιδόσεων ή η προστασία των εμπορικών μυστικών. Αποφύγετε την παρακολούθηση των προσωπικών επικοινωνιών των εργαζομένων ή των περιοχών όπου οι εργαζόμενοι έχουν εύλογη προσδοκία ιδιωτικότητας.
• Ελαχιστοποίηση της συλλογής δεδομένων: συλλέξτε μόνο τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την επίτευξη του στόχου παρακολούθησης. Όσο λιγότερα ευαίσθητα δεδομένα συλλέγετε, τόσο μικρότερος είναι ο κίνδυνος κατάχρησης ή παραβίασης δεδομένων. Διαγράψτε τα δεδομένα που δεν εξυπηρετούν πλέον τον σκοπό τους.
• Ποτέ μην παρακολουθείτε τους ιδιωτικούς λογαριασμούς των εργαζομένων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και μην τους ζητάτε να δώσουν τα ονόματα χρήστη ή τους κωδικούς πρόσβασης στους ιδιωτικούς λογαριασμούς τους.
• Αναζητήστε εξειδικευμένο νομικό σύμβουλο: ο νομικός τομέας μπορεί να είναι δύσκολος και ευμετάβλητος. Το παρόν άρθρο αποτελεί μια γενική επισκόπηση και ενδέχεται να μην αποκαλύπτει όλες τις περιπλοκές των κανονισμών της Νέας Υόρκης και τις μοναδικές συνθήκες της επιχείρησής σας. Όταν έχετε αμφιβολίες, συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο που ειδικεύεται στο εργατικό δίκαιο της Νέας Υόρκης για να διασφαλίσετε ότι τα σχέδια παρακολούθησης, οι πολιτικές και οι μέθοδοι εφαρμογής σας είναι πλήρως συμβατά.
• Αναπτύξτε μια ολοκληρωμένη πολιτική παρακολούθησης των εργαζομένων: η πολιτική αυτή θα πρέπει να καλύπτει το πεδίο εφαρμογής των δεδομένων που συλλέγονται, τους όρους αποθήκευσης και χρήσης τους και τις πρακτικές παρακολούθησης. Η πολιτική θα πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμη σε όλους τους εργαζόμενους.
• Να επανεξετάζετε και να επικαιροποιείτε τακτικά την πολιτική: Το ίδιο ισχύει και για τους νόμους και τις βέλτιστες πρακτικές. Επανεξετάζετε περιοδικά την πολιτική και τις πρακτικές παρακολούθησης που εφαρμόζετε για να διασφαλίσετε ότι παραμένουν συμβατές με τους ισχύοντες ομοσπονδιακούς νόμους και τους νόμους της πολιτείας της Νέας Υόρκης και εξακολουθούν να εξυπηρετούν αποτελεσματικά και ηθικά τον επιδιωκόμενο σκοπό τους.
• Διασφάλιση της συνέπειας και της μη διάκρισης.

Μια σαφής, ολοκληρωμένη και καλά σχεδιασμένη πολιτική παρακολούθησης των εργαζομένων αποτελεί απαραίτητο μέρος της παρακολούθησης των εργαζομένων. Καθιστά σαφείς τις πρακτικές παρακολούθησης για το προσωπικό και τον εργοδότη και ελαχιστοποιεί τις πιθανές νομικές και ηθικές παγίδες. Θα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα βασικά στοιχεία:

• Σαφής δήλωση του σκοπού της παρακολούθησης
• Πεδίο εφαρμογής της παρακολούθησης: ποιες δραστηριότητες και επικοινωνίες παρακολουθούνται
• Μέθοδοι που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση (βιντεοεπιτήρηση, αρχεία καταγραφής δικτύου, λογισμικό παρακολούθησης κ.λπ.)
• Περιγραφή του τρόπου με τον οποίο χρησιμοποιούνται τα δεδομένα που συλλέγονται, του χρόνου αποθήκευσης και του ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά.
• Σαφής δήλωση ότι οι εργαζόμενοι δεν πρέπει να αναμένουν προστασία της ιδιωτικής ζωής όταν χρησιμοποιούν συσκευές, δίκτυα και συστήματα που ανήκουν στην εταιρεία, ανεξάρτητα από το αν η χρήση είναι επαγγελματική ή προσωπική.
• Συμμόρφωση με τη νομοθεσία
• Συνέπειες της παραβίασης της πολιτικής
• Ένα τμήμα όπου οι εργαζόμενοι υπογράφουν ή επιβεβαιώνουν ηλεκτρονικά ότι έχουν λάβει, διαβάσει και κατανοήσει την πολιτική.

Όταν ολοκληρωθεί το πρώτο σχέδιο της πολιτικής, ζητήστε από έναν νομικό σύμβουλο με εμπειρία στο εργατικό δίκαιο της Νέας Υόρκης να το ελέγξει. Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε βέβαιοι ότι συμμορφώνεται με τους ισχύοντες πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς κανονισμούς.

Όταν ολοκληρωθεί η πολιτική, διανείμετε τη μεταξύ των εργαζομένων. Συλλέξτε γραπτές ή ηλεκτρονικές βεβαιώσεις αποδοχής από όλους τους υπαλλήλους, ιδίως από τους νεοπροσληφθέντες κατά την εισαγωγή. Διατηρήστε αρχεία αυτών των αναγνωρίσεων.

Η πολιτική πρέπει να είναι πάντα διαθέσιμη σε όλους τους εργαζομένους. Για παράδειγμα, μπορείτε να την τοποθετήσετε στο εγχειρίδιο εργαζομένων, στο ενδοδίκτυο της εταιρείας ή στον κοινόχρηστο χώρο.

Μην ξεχνάτε να επανεξετάζετε και να επικαιροποιείτε τακτικά την πολιτική ακολουθώντας την εξέλιξη της τεχνολογίας και του νομικού τοπίου.

Η εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων στη Νέα Υόρκη απαιτεί προσεκτική εξέταση των ομοσπονδιακών και αυστηρών πολιτειακών κανονισμών και τη δημιουργία μιας ολοκληρωμένης πολιτικής παρακολούθησης. Η ιεράρχηση των νόμιμων επιχειρηματικών σκοπών, η πρακτική της ελαχιστοποίησης των δεδομένων και η αναζήτηση νομικού συμβούλου αποτελούν βασικά βήματα για τη δημιουργία ενός συμβατού και ηθικού προγράμματος παρακολούθησης που ωφελεί τον εργοδότη και το εργατικό δυναμικό. Η υπεύθυνη εφαρμογή είναι το κλειδί για την αποτελεσματική αξιοποίηση της τεχνολογίας παρακολούθησης με παράλληλη τήρηση των νομικών υποχρεώσεων και προώθηση ενός περιβάλλοντος εμπιστοσύνης στην εργασία.