New Jersey Employee Monitoring Software: Data Security and Compliance

Ο αριθμός των εταιρειών που παρακολουθούν τους υπαλλήλους τους αυξήθηκε σημαντικά στις ΗΠΑ λόγω της αύξησης της εξ αποστάσεως και της υβριδικής εργασίας. Οι επιχειρήσεις του Νιου Τζέρσεϊ αντικατοπτρίζουν την εθνική τάση: χρησιμοποιούν εργαλεία παρακολούθησης για τη βελτίωση της αποδοτικότητας της εργασίας και την προστασία τους από διαρροές δεδομένων και επιθέσεις στον κυβερνοχώρο. Πώς μπορούν όμως οι επιχειρήσεις του Νιου Τζέρσεϊ να εξισορροπήσουν την ανάγκη παρακολούθησης με τις απαιτήσεις της ασφάλειας δεδομένων και του απορρήτου των εργαζομένων;

Αυτό το άρθρο εξετάζει αυτές τις δύο βασικές πτυχές, προσφέροντας πληροφορίες για τις επιχειρήσεις του Νιου Τζέρσεϊ που επιθυμούν να εφαρμόσουν ή να βελτιώσουν τις στρατηγικές παρακολούθησης των εργαζομένων τους. Θα διερευνήσουμε πώς η ισχυρή κυβερνοασφάλεια και η προστασία προσωπικών δεδομένων πρέπει να αποτελούν το θεμέλιο οποιουδήποτε προγράμματος παρακολούθησης και γιατί μια ολιστική προσέγγιση, η ενσωμάτωση της παρακολούθησης με τον έλεγχο πρόσβασης, δεν είναι απλώς μια καλή ιδέα - είναι μια ανάγκη για ολοκληρωμένη ασφάλεια και συμμόρφωση.

Στον πυρήνα της, η παρακολούθηση είναι κάτι περισσότερο από απλή παρακολούθηση της παραγωγικότητας. Αυτός ο όρος περιλαμβάνει επίσης την προστασία των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας και τη μείωση των κινδύνων παραβιάσεων και διαρροών δεδομένων.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι ζωτικής σημασίας στοιχείο κάθε συστήματος ασφαλείας, προστατεύοντας τα εμπιστευτικά δεδομένα και την πνευματική ιδιοκτησία. Αυτό δεν αποτελεί έκπληξη, δεδομένου ότι τα λάθη των εργαζομένων προκαλούν ή επιδεινώνουν σημαντικά το 88% όλων των παραβιάσεων δεδομένων. Το εξειδικευμένο λογισμικό πρόληψης διαρροής δεδομένων (DLP) μπορεί να ανιχνεύσει μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε αρχεία, ύποπτα μοτίβα επικοινωνίας ή ασυνήθιστη συμπεριφορά σύνδεσης προτού κλιμακωθούν σε πλήρη περιστατικά.

Το εξειδικευμένο λογισμικό πρόληψης διαρροής δεδομένων (DLP) μπορεί να ανιχνεύσει μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε αρχεία, ύποπτα μοτίβα επικοινωνίας ή ασυνήθιστη συμπεριφορά σύνδεσης προτού κλιμακωθούν σε πλήρη περιστατικά.

Ο έλεγχος του εάν ο οργανισμός σας συμμορφώνεται με τους κανονισμούς είναι ένας άλλος τομέας στον οποίο μπορεί να βοηθήσει η παρακολούθηση των εργαζομένων. Για παράδειγμα, οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης πρέπει να συμμορφώνονται με την HIPAA και τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα με τη FINRA. Ορισμένες εταιρείες του Νιου Τζέρσεϊ μπορεί ακόμη και να χρειαστεί να εξετάσουν το GDPR εάν έχουν υπαλλήλους με έδρα την Ευρώπη. Η παρακολούθηση δημιουργεί μια διαδρομή ελέγχου και διασφαλίζει τη λογοδοσία, καθιστώντας ευκολότερη την απόδειξη της συμμόρφωσης.

Οι διευθυντές μπορούν να χρησιμοποιήσουν εργαλεία παρακολούθησης για να ανιχνεύσουν αδρανείς και υπερφορτωμένους υπαλλήλους, να αναθέσουν εκ νέου φόρτους εργασίας, να αποκαλύψουν εμπόδια και γενικά να βελτιώσουν τις διαδικασίες εργασίας. Δεν πρόκειται για μικροδιαχείριση - είναι για τη λήψη αντικειμενικών πληροφοριών και τη λήψη πιο αποτελεσματικών αποφάσεων.

Αλλά με αυτά τα οφέλη έρχονται και προκλήσεις. Το Νιου Τζέρσεϊ έχει ισχυρή προστασία της εργασίας. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι συνειδητοποιούν όλο και περισσότερο τα δικαιώματα προστασίας της ιδιωτικής ζωής τους. Αυτοί οι παράγοντες κάνουν τις επιχειρήσεις να βαδίζουν πιο προσεκτικά στο πεδίο παρακολούθησης. Πρέπει να εξισορροπήσουν το ποσό της απαραίτητης επίβλεψης και του σεβασμού της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων και των νομικών κανονισμών.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων σημαίνει συλλογή δεδομένων, συχνά ευαίσθητων. Ακόμα κι αν συλλέγετε μόνο τα απολύτως απαραίτητα δεδομένα, το ψηφιακό αποτύπωμα που προκύπτει μπορεί να είναι τεράστιο: στιγμιότυπα οθόνης, αρχεία καταγραφής email και συνομιλιών, ιστορικό περιήγησης στον ιστό και πολλά άλλα. Η διατήρηση και η ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων σας είναι τεράστια ευθύνη.

Το πρώτο βήμα για την υπεύθυνη διαχείριση δεδομένων είναι να ορίσετε ποια δεδομένα πρέπει να συλλέξει ο οργανισμός σας και γιατί. Αυτή είναι η αρχή της ελαχιστοποίησης δεδομένων: συλλέγετε μόνο τα δεδομένα που είναι απολύτως απαραίτητα για την επίτευξη των νόμιμων επιχειρηματικών σας στόχων. Χρειάζεται να καταγράφετε κάθε πάτημα πλήκτρων ή θα είναι αρκετή μια περίληψη των χρησιμοποιημένων εφαρμογών; Θα πρέπει να καταγράψετε το ιστορικό ιστού εάν ο στόχος σας είναι να παρακολουθείτε τη συμμετοχή; Η εκ των προτέρων υποβολή αυτών των ερωτήσεων μπορεί να σώσει την εταιρεία σας από προβλήματα αργότερα.

Όταν καθοριστεί το εύρος των απαραίτητων δεδομένων και ξεκινήσει η παρακολούθηση, η ασφάλεια των συλλεγόμενων πληροφοριών γίνεται πρωταρχικής σημασίας. Θα πρέπει να προστατεύεται όχι μόνο από εξωτερικές επιθέσεις, αλλά και από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση από το εσωτερικό της εταιρείας. Οι βασικές πτυχές της προστασίας είναι:

1. Κρυπτογράφηση: Τα δεδομένα παρακολούθησης θα πρέπει να κρυπτογραφούνται τόσο όταν μετακινούνται (με χρήση πρωτοκόλλων όπως το TLS/SSL) όσο και όταν αποθηκεύονται σε διακομιστές (συνήθως με αλγόριθμους όπως ο AES-256). Επικοινωνήστε με τον πάροχο λογισμικού παρακολούθησης των υπαλλήλων σας εάν κρυπτογραφούν δεδομένα σε κατάσταση ηρεμίας και μεταφοράς.
2. Στοιχεία ελέγχου πρόσβασης: Είναι σημαντικό ποιος βλέπει τα δεδομένα που συλλέγονται. Το σύστημα παρακολούθησης θα πρέπει να διαθέτει αυστηρό έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλου (RBAC). Συνήθως γίνεται μέσω της δημιουργίας ενός λογαριασμού διαχειριστή και πολλών δευτερευόντων λογαριασμών, για παράδειγμα, για να βλέπουν οι διαχειριστές μόνο τα δεδομένα της ομάδας τους.
3. Ασφαλής αποθήκευση: Είτε επιλέγετε λύσεις που βασίζονται σε σύννεφο είτε λύσεις εσωτερικής εγκατάστασης, βεβαιωθείτε ότι το περιβάλλον αποθήκευσης είναι ασφαλές. Αυτό περιλαμβάνει ασφαλή κέντρα δεδομένων, τακτικά αντίγραφα ασφαλείας και ένα καλά καθορισμένο σχέδιο αποκατάστασης από καταστροφές.
4. Διαχείριση ευπάθειας: Κανένα λογισμικό δεν είναι απαράβατο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να διεξάγετε τακτικούς ελέγχους ασφαλείας, δοκιμές διείσδυσης και να ενημερώνετε εγκαίρως το εργαλείο παρακολούθησης. Αυτά τα μέτρα επιτρέπουν την επιδιόρθωση πιθανών τρωτών σημείων προτού μπορέσουν να χρησιμοποιηθούν.

Το Νιου Τζέρσεϊ, όπως πολλές πολιτείες, έχει το δικό του νομικό τοπίο σχετικά με το απόρρητο των εργαζομένων. Αν και οι συγκεκριμένες νομικές συμβουλές πρέπει πάντα να προέρχονται από ειδικευμένους συμβούλους, σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε γενικές αρχές.

Στο Νιου Τζέρσεϊ, η κύρια ρυθμιστική εστίαση τα τελευταία χρόνια ήταν η παρακολούθηση οχημάτων στο χώρο εργασίας, οι ηλεκτρονικές επικοινωνίες, η βιντεοεπιτήρηση και το ευρύτερο δικαίωμα στην ιδιωτική ζωή των εργαζομένων.

Ειδοποίηση πριν από την παρακολούθηση οχήματος (Συμβουλευτικός λογαριασμός αρ. 3950)

Από τις 18 Απριλίου 2022, οι εργοδότες του Νιου Τζέρσεϊ πρέπει να παρέχουν στους εργαζομένους γραπτή ειδοποίηση πριν από τη χρήση οποιασδήποτε ηλεκτρονικής ή μηχανικής συσκευής παρακολούθησης σε όχημα που χρησιμοποιεί ο εργαζόμενος. Αυτό ισχύει είτε το όχημα ανήκει στην εταιρεία είτε στον υπάλληλο.

Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες και Επιτήρηση

Ο νόμος του Νιου Τζέρσεϊ για τις τηλεφωνικές υποκλοπές και τον έλεγχο της ηλεκτρονικής επιτήρησης απαγορεύει την παρακολούθηση τηλεφωνικών ή ηλεκτρονικών επικοινωνιών των εργαζομένων, εκτός εάν συναινέσει τουλάχιστον ένα μέρος. Συνήθως, οι εργοδότες εξασφαλίζουν αυτή τη συγκατάθεση μέσω πολιτικών ή εγχειριδίων εργαζομένων.

Ενώ οι εργαζόμενοι έχουν κάποια προσδοκία για το απόρρητο, η παρακολούθηση επιτρέπεται συχνά εάν οι εργαζόμενοι έχουν ειδοποιηθεί και η παρακολούθηση εξυπηρετεί έναν νόμιμο επιχειρηματικό σκοπό.

Βιντεοεπιτήρηση

Οι οργανισμοί μπορούν να παρακολουθούν τους υπαλλήλους σε κοινόχρηστους χώρους, όπως γραφεία. Αλλά η παρακολούθηση βίντεο απαγορεύεται αυστηρά σε μέρη όπου οι εργαζόμενοι περιμένουν ιδιωτικότητα, όπως τουαλέτες ή αποδυτήρια.

Ο νόμος δεν απαιτεί πάντα την ειδοποίηση των εργαζομένων σχετικά με την παρακολούθηση βίντεο. Ωστόσο, συνιστάται στους εργοδότες να το κάνουν.

Παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρήσης Διαδικτύου και δραστηριότητας υπολογιστή

Οι εργοδότες επιτρέπεται νόμιμα να παρακολουθούν τη χρήση του υπολογιστή των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένης της περιήγησης στον Ιστό και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν υπάρχει μια σαφώς κοινοποιημένη πολιτική.

Προσωπικοί λογαριασμοί μέσων κοινωνικής δικτύωσης

Ορισμένοι εργοδότες πιστεύουν ότι έχουν το δικαίωμα να παρακολουθούν τη διαδικτυακή συμπεριφορά των εργαζομένων τους εκτός των ωρών εργασίας ή ακόμη και να ζητούν πρόσβαση στους προσωπικούς τους λογαριασμούς. Αυτό απαγορεύεται αυστηρά σύμφωνα με τη νομοθεσία του Νιου Τζέρσεϊ.

Όπως βλέπουμε, το κλειδί για τη συμμόρφωση με τις περισσότερες νομικές απαιτήσεις είναι η διαφάνεια και μια σαφής πολιτική παρακολούθησης. Μια καλογραμμένη και καλά κοινοποιημένη πολιτική μπορεί να αποτρέψει παρεξηγήσεις, να διαχειριστεί τις προσδοκίες και ακόμη και να παρέχει νομική υπεράσπιση σε περίπτωση που προκύψουν ερωτήματα.

Φανταστείτε τα συστήματα ασφαλείας σας όχι ως απομονωμένα νησιά, αλλά ως ένα συνδεδεμένο, έξυπνο δίκτυο. Αυτή είναι η δύναμη της ενσωμάτωσης της παρακολούθησης των εργαζομένων με τα συστήματα ελέγχου πρόσβασης. Μπορείτε να συνδέσετε τις αναφορές λογισμικού παρακολούθησης με δεδομένα από συστήματα φυσικής πρόσβασης (όπως προγράμματα ανάγνωσης σημάτων και βιομετρικοί σαρωτές) και συστήματα λογικής πρόσβασης (όπως συνδέσεις δικτύου και άδειες εφαρμογών). Μια τέτοια προσέγγιση δημιουργεί μια πραγματικά ενοποιημένη άμυνα.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Η ενιαία προσέγγιση έχει σημαντικά οφέλη, όπως:

1. Καλύτερη ανίχνευση απειλών χάρη στη συσχέτιση δεδομένων από διάφορες πηγές
2. Ταχύτερη αναγνώριση της πηγής και του εύρους της παραβίασης
3. Αυτοματοποιημένη επιβολή πολιτικών
4. Μια ενιαία, ενοποιημένη άποψη της δραστηριότητας των εργαζομένων για συμμόρφωση και έρευνες
5. Η διαχείριση ενός ενοποιημένου συστήματος αντί για πολλαπλά αποσυνδεδεμένα συστήματα μειώνει σημαντικά τους διοικητικούς φόρτους.

Η επίτευξη αυτής της απρόσκοπτης ενοποίησης απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό:

1. API: Οι λύσεις παρακολούθησης και ελέγχου πρόσβασης που έχετε επιλέξει πρέπει να έχουν ανοιχτά API (Application Programming Interfaces) και να συμμορφώνονται με τα βιομηχανικά πρότυπα για την ομαλή ανταλλαγή δεδομένων.
2. Συγχρονισμός δεδομένων: Τα δεδομένα πρέπει να ρέουν μεταξύ συστημάτων σε πραγματικό χρόνο ή σχεδόν σε πραγματικό χρόνο για να είναι αποτελεσματικά. Οι καθυστερήσεις μπορούν να δημιουργήσουν κενά ασφαλείας.
3. Επεκτασιμότητα: Καθώς η επιχείρησή σας στο Νιου Τζέρσεϊ αναπτύσσεται, η ολοκληρωμένη λύση ασφαλείας σας πρέπει να μπορεί να κλιμακωθεί με αυτήν, να φιλοξενεί περισσότερους υπαλλήλους, τοποθεσίες και σημεία δεδομένων χωρίς απώλειες στην απόδοση.
4. Ενσωματώσεις: Δώστε προτεραιότητα σε λύσεις από προμηθευτές που προωθούν και υποστηρίζουν ενεργά την ενοποίηση με άλλες πλατφόρμες ασφαλείας.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Να είστε πάντα ενημερωμένοι με τους υπαλλήλους σας σχετικά με την παρακολούθηση - η διαφάνεια πρέπει να είναι η προτεραιότητά σας. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να γνωρίζουν γιατί παρακολουθούνται, ποιες δραστηριότητες καταγράφει το λογισμικό, ποιος μπορεί να δει τα δεδομένα τους και ποια δικαιώματα έχουν σχετικά με αυτά. Οι απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα θα πρέπει επίσης να τεθούν σε μια σαφή πολιτική παρακολούθησης. Αυτή η πολιτική πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμη ανά πάσα στιγμή.

Οι πρακτικές παρακολούθησης μπορούν και πρέπει να αλλάξουν με την πάροδο του χρόνου. Οι κανονισμοί και οι πολιτικές του οργανισμού σας αλλάζουν και οι παλαιότερες προσεγγίσεις για την παρακολούθηση γίνονται λιγότερο αποτελεσματικές. Γι' αυτό πρέπει να αναθεωρείτε τακτικά τις πρακτικές παρακολούθησης και να ελέγχετε εάν είναι συμβατές και αποτελεσματικές. Θυμηθείτε τους αρχικούς στόχους. Η παρακολούθηση πρέπει πάντα να είναι ανάλογη με τους στόχους παρακολούθησης σας χωρίς να γίνεται πολύ ενοχλητική.

Τέλος, οι εργαζόμενοι πρέπει να εκπαιδεύονται στην ασφάλεια των δεδομένων γενικά. Ένα καλά ενημερωμένο εργατικό δυναμικό είναι η πρώτη γραμμή άμυνάς σας.

Σήμερα, η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι κάτι περισσότερο από ένα εργαλείο διαχείρισης απόδοσης. Αποτελεί σημαντικό στοιχείο του συστήματος ασφαλείας της εταιρείας και εργαλείο συμμόρφωσης.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να λειτουργήσει ακόμη καλύτερα εάν είναι ενσωματωμένη σε συστήματα ελέγχου πρόσβασης. Ωστόσο, ανεξάρτητα από τον τρόπο χρήσης, θα πρέπει να χρησιμοποιείται με διαφάνεια και τα δεδομένα παρακολούθησης που συλλέγονται πρέπει να είναι κατάλληλα ασφαλισμένα. Για τους ηγέτες που θέλουν να εφαρμόσουν ή χρησιμοποιούν ήδη την παρακολούθηση: συμβουλευτείτε νομικούς και ειδικούς στον τομέα της κυβερνοασφάλειας, επενδύστε σε ασφαλείς, επεκτάσιμες λύσεις και επικοινωνήστε πάντα με σαφήνεια και ενσυναίσθηση. Αν γίνει σωστά, η παρακολούθηση των εργαζομένων ενισχύει τον οργανισμό σας, τόσο λειτουργικά όσο και πολιτιστικά.

Ας προχωρήσουμε πέρα από την επίβλεψη με γνώμονα τον φόβο και προς την έξυπνη, ολοκληρωμένη και με σεβασμό παρακολούθηση.