Παρακολούθηση της απόδοσης των εργαζομένων: Παραγωγικότητα και Δέσμευση: Αποδεδειγμένες Στρατηγικές για την Ενίσχυση της Παραγωγικότητας και της Δέσμευσης

Η παρακολούθηση των εργαζομένων έχει γίνει κοινή πρακτική για τις σύγχρονες επιχειρήσεις. Σύμφωνα με Resume Builder , Resume Builder, το 79% των εταιρειών εντός γραφείου παρακολουθούν την παρουσία των εργαζομένων και το 37% των απομακρυσμένων οργανισμών παρακολουθούν τους εργαζόμενους για 4+ ώρες την ημέρα με τη χρήση βιντεοεπιτήρησης. Forbes , αναφέρει ότι το 43% των εργαζομένων παρακολουθούν τη δραστηριότητά τους στο Διαδίκτυο από τους εργοδότες τους, 73% των διευθυντών, κρατάτε μηνύματα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κλήσεις για μελλοντικές αξιολογήσεις επιδόσεων.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων επιφέρει σημαντικά οφέλη, από την πιο προφανή αύξηση της παραγωγικότητας έως τη βελτίωση της επικοινωνίας. Η παρακολούθηση της απόδοσης των εργαζομένων αποκαλύπτει τους τομείς στους οποίους οι εργαζόμενοι μπορεί να δυσκολεύονται, αποκαλύπτει τα ατομικά πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες και διευκολύνει την ανατροφοδότηση και τις αποφάσεις βάσει δεδομένων. Πώς όμως να παρακολουθείτε την απόδοση των εργαζομένων για να την αξιοποιήσετε στο έπακρο;

Φυσικά, ο παρεμβατικός χαρακτήρας της παρακολούθησης των εργαζομένων αποτελεί θέμα συζήτησης, και δικαίως. Οι εργαζόμενοι παγκοσμίως θα πρέπει να έχουν το δικαίωμα να δίνουν τη συγκατάθεσή τους για το τι παρακολουθείται και οι εταιρείες θα πρέπει να τηρούν αυτή την προσδοκία, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι το ηθικό των εργαζομένων δεν διακυβεύεται κατά τη διαδικασία - ακριβώς γι' αυτό

Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε τα βασικά στοιχεία της αποτελεσματικής παρακολούθησης της απόδοσης των εργαζομένων, τις βέλτιστες πρακτικές, τους ρόλους του επόπτη και τα εργαλεία.

Πριν εμβαθύνουμε στο πώς, θα πρέπει να απαντήσουμε στο εξίσου σημαντικό ερώτημα: ποιος πρέπει να παρακολουθεί την απόδοση των εργαζομένων; Ο επικεφαλής της εταιρείας θα ήταν η πρώτη προφανής απάντηση, αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι τόσο απλό. Ενώ οι ιδιοκτήτες μικρών νεοσύστατων επιχειρήσεων μπορούν να διαχειριστούν όλα τα μέλη της ομάδας και τις διαδικασίες, οι επικεφαλής μεσαίων και μεγάλων επιχειρήσεων δεν μπορούν να παρακολουθούν την απόδοση μόνοι τους (εκτός αν είναι υπερυπολογιστές, φυσικά). Σε αυτή την περίπτωση, η ευθύνη της παρακολούθησης της απόδοσης των εργαζομένων πέφτει σε διάφορους ρόλους μέσα σε έναν οργανισμό, ανάλογα με το μέγεθος και τη δομή της εταιρείας.

Συνήθως, άμεσοι προϊστάμενοι και διευθυντές είναι υπεύθυνοι για την καθημερινή παρακολούθηση των επιδόσεων. Οι διευθυντές παρακολουθούν την ολοκλήρωση των εργασιών, την παραγωγικότητα και τη συνολική ποιότητα της εργασίας, διασφαλίζοντας την ευθυγράμμιση με τους στόχους της εταιρείας.

Το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού είναι μια προφανής επιλογή για την παρακολούθηση των μακροπρόθεσμων επιδόσεων των εργαζομένων. Οι υπεύθυνοι ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να παρακολουθούν την παραγωγικότητα μέσω επίσημων αξιολογήσεων απόδοσης, θέτοντας KPIs και διαχειριζόμενοι τη συνολική ανάπτυξη των εργαζομένων. Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού διασφαλίζει ότι οι αξιολογήσεις απόδοσης είναι δίκαιες, διαφανείς και βοηθούν στην καθοδήγηση της επαγγελματικής ανάπτυξης.

Προϊστάμενοι τμημάτων μπορούν να δουν την ευρεία εικόνα και, ως εκ τούτου, είναι ιδανικές για την παρακολούθηση της απόδοσης ολόκληρης της ομάδας και όχι μεμονωμένων εργαζομένων. Έργο τους είναι να διασφαλίζουν την επίτευξη των στόχων του τμήματος και να υποστηρίζουν και να ενθαρρύνουν τους εργαζόμενους με χαμηλές επιδόσεις.

Τέλος, με τη συμμετοχή εργαζόμενοι στην παρακολούθηση της προόδου και των αποτελεσμάτων τους είναι μια ιδιαίτερα αποτελεσματική πρακτική. Οι αυτοαξιολογήσεις και η παρακολούθηση της προσωπικής απόδοσης επιτρέπουν στους εργαζόμενους να αναλάβουν την ευθύνη της εξέλιξης και της παραγωγικότητάς τους.

Με λίγα λόγια, η κατανομή της παρακολούθησης της απόδοσης των εργαζομένων μεταξύ των προϊσταμένων, των ΥΕ και των επικεφαλής των τμημάτων και η ενθάρρυνση του αυτοελέγχου των εργαζομένων μπορεί να μειώσει τον φόρτο εργασίας που συνδέεται με την παρακολούθηση και να δημιουργήσει μια ισορροπημένη προσέγγιση που προάγει τη λογοδοσία, την ανάπτυξη και τη δέσμευση.

Σύμφωνα με Folks RH , οι διευθυντές δαπανούν περίπου 210 ώρες, ή λίγο περισσότερο από 26 εργάσιμες ημέρες, για τη διαχείριση της απόδοσης. Παρά τις τόσο μεγάλες ποσότητες χρόνου, το 90% των αξιολογήσεων παραγωγικότητας είναι αναποτελεσματικές. Μια τέτοια αναποτελεσματικότητα εμποδίζει την πρόοδο της εταιρείας και επηρεάζει έντονα τη διατήρηση των εργαζομένων: το 24% των εργαζομένων είναι έτοιμοι να παραιτηθούν εξαιτίας των αναποτελεσματικών αξιολογήσεων απόδοσης και της έλλειψης αναγνώρισης. Πώς λοιπόν παρακολουθείτε την απόδοση των εργαζομένων με το μέγιστο δυνατό όφελος για την εταιρεία; Ακολουθούν οι βασικές στρατηγικές.

Η Folks RH αναφέρει ότι το 65% των εργαζομένων επιθυμεί μεγαλύτερη σαφήνεια στους εργασιακούς στόχους, τα καθήκοντα και τις υποχρεώσεις τους. Δεν μπορείτε να περιμένετε υψηλή παραγωγικότητα από έναν εργαζόμενο που δεν γνωρίζει το εύρος των αρμοδιοτήτων του ή το τι αναμένεται από αυτόν. Οι ξεκάθαροι στόχοι βοηθούν τους εργαζόμενους να επικεντρωθούν σε καθήκοντα που ευθυγραμμίζονται με τους οργανωτικούς στόχους. Άλλωστε, η συμμετοχή των εργαζομένων στον καθορισμό των στόχων καθιστά 3,6 φορές πιο πιθανό το εργατικό σας δυναμικό να έχει κίνητρα.

Όταν οι εργαζόμενοι δεν είναι σίγουροι για τις ευθύνες τους, μπορεί να διστάζουν, να αμφισβητούν τις ενέργειές τους ή να ζητούν συνεχώς διευκρινίσεις και έγκριση. Ο καθορισμός ακριβών προσδοκιών εξαλείφει την ασάφεια, εξοικονομεί χρόνο για την επικοινωνία "μπρος-πίσω", ενθαρρύνει την αυτονομία και ενισχύει την αυτοπεποίθηση.

Να είστε συγκεκριμένοι και άμεσοι όταν επικοινωνείτε τα καθήκοντα, τους στόχους και τις προσδοκίες. Παρέχετε λεπτομερείς εξηγήσεις για τα επιθυμητά αποτελέσματα και περιγράψτε με σαφήνεια τις ευθύνες και τα καθήκοντα που σχετίζονται με κάθε ρόλο.

Το Προσέγγιση στόχων SMART είναι μια αποτελεσματική μέθοδος για να ελεγχθεί αν οι στόχοι που έχουν τεθεί είναι σαφείς, εφικτοί και αν αποφέρουν αξία στην εταιρεία. Το SMART είναι ένα ακρωνύμιο που σημαίνει:

• Συγκεκριμένα: ο στόχος θα πρέπει να περιγράφει με σαφήνεια τι πρέπει να επιτευχθεί, τα απαιτούμενα βήματα και τα υπεύθυνα άτομα,

• Μετρήσιμο: πρέπει να έχετε κριτήρια για τη μέτρηση της προόδου και της επιτυχίας,

• Εφικτό: ο στόχος πρέπει να είναι ρεαλιστικός και εφικτός, όχι πολύ εύκολος ή υπερβολικά φιλόδοξος,

• Σχετικό: ο στόχος θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τους ευρύτερους επιχειρηματικούς στόχους,

• Δεσμευμένη χρονικά: ο στόχος θα πρέπει να έχει προθεσμία ή καθορισμένο χρονικό πλαίσιο για την ολοκλήρωσή του.

Οι στόχοι SMART παρέχουν έναν σαφή οδικό χάρτη για τους εργαζόμενους και τους διευθυντές, διασφαλίζοντας ότι όλοι γνωρίζουν πώς μοιάζει η επιτυχία και πώς θα την επιτύχουν. Αυξάνουν επίσης τη λογοδοσία και διευκολύνουν τη μέτρηση της προόδου και των αποτελεσμάτων.

Ένα από τα βήματα της προσέγγισης των στόχων SMART είναι η δημιουργία ενός συνόλου σαφών και μετρήσιμων μετρήσεων απόδοσης, στις οποίες θα ανατρέχετε κατά την παρακολούθηση της απόδοσης ενός εργαζομένου. Οι βασικές μετρήσεις συνήθως περιλαμβάνουν:

• ολοκλήρωση εργασιών

• τήρηση των προθεσμιών

• ποιότητα εργασίας

• αποδοτικότητα και παραγωγικότητα: χρόνος που δαπανάται σε σχέση με το παραγόμενο προϊόν

• συμμετοχή

Οι σαφείς και μετρήσιμες μετρήσεις απόδοσης διευκολύνουν την παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων και βοηθούν στην αποφυγή της υποκειμενικότητας στη διαδικασία αξιολόγησης.

Η παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων μπορεί να γίνει μέσω ενός συνδυασμού εργαλείων, μετρήσεων και τεχνικών που παρέχουν πληροφορίες σχετικά με το πόσο αποτελεσματικά οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν το χρόνο και τους πόρους τους. Ανάλογα με τους στόχους που έχετε θέσει και τις επιλεγμένες μετρήσεις, μπορείτε να παρακολουθείτε την απόδοση των εργαζομένων χρησιμοποιώντας λογισμικό παρακολούθησης χρόνου, διαχείρισης εργασιών και παρακολούθησης εργαζομένων.

Διαχείριση έργου πλατφόρμες όπως το Trello, το Asana και το Jira επιτρέπουν την ανάθεση εργασιών, την κατανομή του φόρτου εργασίας, τον καθορισμό προθεσμιών και την παρακολούθηση της ολοκλήρωσης των εργασιών και της προόδου του έργου σε πραγματικό χρόνο. Τα εργαλεία διαχείρισης έργων είναι ένας βολικός τρόπος για να βλέπετε τη συνολική εικόνα του έργου και πόσο παραγωγικά είναι τα μέλη της ομάδας με την πάροδο του χρόνου.

Εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου, όπως το Toggl, το Time Doctor και το Hubstaff, έχουν σχεδιαστεί για να παρακολουθούν πόσο χρόνο ξοδεύει ένας εργαζόμενος σε κάθε εργασία. Ανάλογα με τη λειτουργικότητα της εφαρμογής, τα προγράμματα παρακολούθησης χρόνου μπορούν να καταγράφουν πόσο χρόνο ξοδεύει ένα άτομο σε μια εργασία ή ένα έργο, πόση ώρα χρησιμοποιεί μια συγκεκριμένη εφαρμογή ή ιστότοπο, να παρακολουθούν τις απουσίες κ.λπ. Με βάση αυτές τις πληροφορίες, το πρόγραμμα μπορεί να υπολογίζει μισθοδοσίες, κόστη έργων και προϋπολογισμούς και να βοηθά στον εντοπισμό των εργαζομένων με υψηλές επιδόσεις και των εργαζομένων που αγωνίζονται.

Λύσεις παρακολούθησης εργαζομένων, όπως CleverControl , , ActivTrak και Insightful, παρακολουθούν την παραγωγικότητα των εργαζομένων και το πόσο αποτελεσματικά ένα άτομο κατανέμει τον χρόνο εργασίας του. Αυτά τα προγράμματα παρακολουθούν τη δραστηριότητα ενός εργαζομένου στον υπολογιστή εργασίας του, για παράδειγμα, τις χρησιμοποιούμενες εφαρμογές και ιστότοπους, τα ερωτήματα αναζήτησης, τον χρόνο αδράνειας και τον ενεργό χρόνο, την έναρξη και το τέλος της εργασίας και πολλά άλλα. Στη συνέχεια, η λύση αναλύει τα δεδομένα που συλλέγονται και τα παρουσιάζει ως στατιστικά στοιχεία και αρχεία καταγραφής πολύτιμα για την αξιολόγηση της απόδοσης.

Όποια λύση κι αν επιλέξετε, εφαρμόστε την ανοιχτά και εξηγήστε το σκοπό της στο προσωπικό, ώστε να αποφύγετε τη δημιουργία περιττού άγχους και πίεσης. Μελετήστε τους πολιτειακούς και τοπικούς νόμους για να διασφαλίσετε ότι οι πολιτικές παρακολούθησης που εφαρμόζετε ευθυγραμμίζονται με τους κανονισμούς περί απορρήτου.

Το άρθρο του Folks RH αποκαλύπτει ότι το 69% των επιχειρήσεων διενεργεί μόνο ετήσιες ή εξαμηνιαίες αξιολογήσεις απόδοσης. Το 19% των εργαζομένων λαμβάνει την ανατροφοδότησή του μόνο μία φορά το χρόνο. Παράλληλα, το 80% των εργαζομένων προτιμά την τακτική ανατροφοδότηση από τις ετήσιες αξιολογήσεις απόδοσης. Οι ετήσιες αξιολογήσεις απόδοσης συχνά γίνονται πηγή άγχους για τους εργαζόμενους, καθώς δεν γνωρίζουν τι να περιμένουν. Αντιθέτως, η τακτική ανατροφοδότηση, οι κατ' ιδίαν συναντήσεις, οι αξιολογήσεις από συναδέλφους και άλλες μέθοδοι ανατροφοδότησης βοηθούν τους εργαζόμενους να προβληματιστούν σχετικά με τη δουλειά τους, να εντοπίσουν τομείς προς βελτίωση και να λάβουν πολύτιμες αξιολογήσεις από συναδέλφους και διευθυντές.

Διεξάγετε επίσημες αξιολογήσεις επιδόσεων τουλάχιστον δύο φορές το χρόνο. Οι αξιολογήσεις αυτές θα πρέπει να επικεντρώνονται σε συγκεκριμένα, αξιοποιήσιμα σχόλια και ευκαιρίες ανάπτυξης και όχι απλώς σε κριτική της προηγούμενης απόδοσης. Η τακτική, εποικοδομητική ανατροφοδότηση μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα, να μειώσει τον κύκλο εργασιών έως και κατά 14,9% και να αυξήσει τη δέσμευση των εργαζομένων: Το 65% των εργαζομένων είναι αφοσιωμένοι όταν οι εταιρείες χρησιμοποιούν συνεχή ανατροφοδότηση και άλλες σύγχρονες πρακτικές.

Η αφοσίωση είναι ζωτικής σημασίας για την παραγωγικότητα των εργαζομένων: οι αφοσιωμένοι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να είναι παραγωγικοί, να έχουν κίνητρα και να είναι αφοσιωμένοι στην εργασία τους. Σύμφωνα με Gallup , οι επιχειρήσεις με κουλτούρα υψηλής δέσμευσης έχουν καλύτερες επιδόσεις: απολαμβάνουν υψηλότερη δέσμευση πελατών, 17% υψηλότερη παραγωγικότητα, χαμηλότερο κύκλο εργασιών, λιγότερα ατυχήματα και 21% υψηλότερη κερδοφορία. Εάν το προσωπικό σας υπολειτουργεί, αξίζει να ελέγξετε το επίπεδο δέσμευσής του - είναι πιθανό να είναι χαμηλό. Πώς όμως ελέγχουμε τη δέσμευση των εργαζομένων; Ακολουθούν μερικές αποτελεσματικές μέθοδοι.

Έρευνες εργαζομένων και έλεγχοι σφυγμού

Οι τακτικές έρευνες (όπως οι έρευνες δέσμευσης εργαζομένων ή οι έρευνες παλμού) μπορούν να συγκεντρώσουν ανατροφοδότηση σχετικά με το πώς αισθάνονται οι εργαζόμενοι για τους ρόλους τους, τη διοίκηση και το συνολικό εργασιακό περιβάλλον.

Εργαλεία και πλατφόρμες ανατροφοδότησης

Χρησιμοποιήστε εργαλεία όπως το Officevibe ή το CultureAmp που επιτρέπουν στους εργαζομένους να παρέχουν τακτικά ανατροφοδότηση. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να παρακολουθούν τις μετρήσεις δέσμευσης και να βοηθούν τους διευθυντές να εντοπίζουν τάσεις που υποδηλώνουν αποδέσμευση.

Παρακολούθηση της συμμετοχής σε συνεδριάσεις και πρωτοβουλίες

Η παρακολούθηση του πόσο συχνά οι εργαζόμενοι συμμετέχουν ενεργά σε συσκέψεις, εκπαιδευτικές συνεδρίες ή πρωτοβουλίες της εταιρείας μπορεί να δείξει τα επίπεδα δέσμευσής τους. Οι δεσμευμένοι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να συνεισφέρουν ιδέες και να συνεργαστούν.

Παρακολούθηση εργασιακών συνηθειών και παραγωγικότητας

Τα εργαλεία παρακολούθησης των εργαζομένων και διαχείρισης έργων μπορούν να αποκαλύψουν τα επίπεδα δέσμευσης. Οι μη δεσμευμένοι εργαζόμενοι παρουσιάζουν συχνά χαμηλότερη παραγωγικότητα, περισσότερες απουσίες και λιγότερη συμμετοχή σε συνεργατικές προσπάθειες.

Συναντήσεις ένας προς έναν

Οι τακτικές ατομικές συναντήσεις επιτρέπουν στους διευθυντές να ελέγχουν την ευημερία των εργαζομένων, τις επαγγελματικές φιλοδοξίες και τις προκλήσεις που μπορεί να αντιμετωπίζουν. Η εξατομικευμένη προσοχή ενισχύει τις σχέσεις και βοηθά τους διευθυντές να μετρήσουν τη δέσμευση σε πραγματικό χρόνο.

Η παρακολούθηση της απόδοσης των εργαζομένων αποτελεί κρίσιμο στοιχείο των επιτυχημένων σύγχρονων επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Παρέχει πολύτιμες πληροφορίες που συμβάλλουν στην ενίσχυση της παραγωγικότητας, στη βελτίωση της επικοινωνίας και στη διασφάλιση ότι η εργασία των εργαζομένων ευθυγραμμίζεται με τους στόχους της εταιρείας.

Η αποτελεσματική παρακολούθηση των εργαζομένων είναι κάτι περισσότερο από απλή παρακολούθηση της δραστηριότητας. Πρόκειται για τη δημιουργία ενός οδικού χάρτη προς την επιτυχία με σαφείς στόχους, μετρήσιμες μετρήσεις απόδοσης, εργαλεία και μεθόδους για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας και ανατροφοδότηση με δυνατότητα δράσης που εστιάζει στη βελτίωση αντί να επικρίνει την υποαπόδοση του παρελθόντος. Αυτές οι πρακτικές, όταν γίνονται με διαφάνεια και με τις σωστές προθέσεις, ενισχύουν τη λογοδοσία, τη δέσμευση και την ανάπτυξη, οδηγώντας τελικά σε βελτιωμένη ατομική και οργανωτική απόδοση.