Παρακολούθηση υπολογιστών εργαζομένων: 5 δωρεάν εργαλεία για μικρές επιχειρήσεις

Η δημοτικότητα του λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων βρίσκεται στο απόγειό της - 96% των απομακρυσμένων εταιρειών το χρησιμοποιούν και το 85% των εργαζομένων που εργάζονται αυτοπροσώπως υπόκεινται σε κάποια μορφή παρακολούθησης. 81% των επιχειρήσεων που εφάρμοσαν λογισμικό παρακολούθησης είδαν αύξηση της απόδοσης των εργαζομένων. Το λογισμικό παρακολούθησης μπορεί να καταγράφει και να αναλύει τη δραστηριότητα των εργαζομένων και να βοηθά στον εντοπισμό και την αντιμετώπιση προβλημάτων παραγωγικότητας. Ως αποτέλεσμα, οι εργοδότες μπορούν να διαχειριστούν αυτά τα ζητήματα έγκαιρα και να μειώσουν το κόστος που σχετίζεται με την απώλεια παραγωγικότητας, τον κύκλο εργασιών των εργαζομένων και τις νομικές ευθύνες.

Τα δεδομένα παραγωγικότητας που συλλέγονται μπορούν να αποκαλύψουν κενά γνώσεων, επιτρέποντας τη δημιουργία στοχευμένων προγραμμάτων κατάρτισης και ανάπτυξης.

Τέλος, η παρακολούθηση της δραστηριότητας των υπολογιστών των εργαζομένων μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό και την πρόληψη απειλών για την ασφάλεια, όπως η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή η παραβίαση δεδομένων.

Τα πλεονεκτήματα της παρακολούθησης των υπολογιστών των εργαζομένων είναι δύσκολο να υποτιμηθούν: η αντιμετώπιση ζητημάτων παραγωγικότητας και ασφάλειας είναι ζωτικής σημασίας για εταιρείες όλων των μεγεθών. Ενώ οι μεγαλύτερες εταιρείες διαθέτουν περισσότερους πόρους για να επιλέξουν μια κατάλληλη λύση, οι μικρές επιχειρήσεις συχνά δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων λόγω του υψηλού κόστους αδειών χρήσης και λειτουργίας και της πολύπλοκης εφαρμογής.

Αυτό το άρθρο εξετάζει πέντε δωρεάν ή οικονομικά προσιτά εργαλεία για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των εργαζομένων σε υπολογιστές κατάλληλα για μικρές επιχειρήσεις.

CleverControl είναι μια προηγμένη λύση για την παρακολούθηση της χρήσης των υπολογιστών των εργαζομένων. Η βασική του λειτουργικότητα περιλαμβάνει καταγραφή πληκτρολογίου, στιγμιότυπα οθόνης, παρακολούθηση δραστηριότητας στο Διαδίκτυο και ερωτημάτων αναζήτησης, παρακολούθηση της χρήσης των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, καταγραφή συμβάντων στο πρόχειρο και εργασιών εκτυπωτή, παρακολούθηση κάμερας και ήχου και πολλά άλλα. Το λογισμικό προσφέρει επίσης λειτουργικότητα παρακολούθησης του χρόνου. Παρακολουθεί αυτόματα την παρουσία και καταγράφει την έναρξη και τη λήξη της εργάσιμης ημέρας, τις συνολικές ώρες εργασίας και τον ενεργό/αδρανή χρόνο ανά εργαζόμενο, ομάδα ή ολόκληρη την εταιρεία.

Στη συνέχεια, το CleverControl αναλύει τα συλλεχθέντα δεδομένα και παρουσιάζει στατιστικά στοιχεία παραγωγικότητας: χρόνος εργασίας, δυναμική χρήσης εφαρμογών, διαδικτύου και μέσων κοινωνικής δικτύωσης, ιστότοποι και εφαρμογές που χρησιμοποιούνται περισσότερο και πολλά άλλα. Η πρόσφατα προστιθέμενη λειτουργία AI Scoring θα εκτιμήσει την απόδοση κάθε εργαζομένου και θα αναδείξει μη παραγωγικά μοτίβα με τη βοήθεια της τεχνητής νοημοσύνης.

Το CleverControl σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τις οθόνες των εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο - μπορείτε να παρακολουθείτε ροές από τους υπολογιστές τους σαν να καθόσασταν μπροστά τους. Το πρόγραμμα μπορεί επίσης να μεταδώσει βίντεο από την κάμερα του υπολογιστή, μετατρέποντάς το σε ένα απλό αλλά αποτελεσματικό σύστημα παρακολούθησης.

Τα προηγμένα χαρακτηριστικά του CleverControl περιλαμβάνουν καταγραφή οθόνης, καταγραφή κλήσεων και αναγνώριση προσώπου.

Μπορείτε να λαμβάνετε αναφορές δεδομένων στο διαδικτυακό σας ταμπλό, τις οποίες μπορείτε να κατεβάσετε για προβολή εκτός σύνδεσης. Επιπλέον, μπορείτε να προγραμματίσετε ημερήσιες, εβδομαδιαίες ή μηνιαίες αναφορές μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το CleverControl είναι ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις, καθώς η μία λύση του συνδυάζει την ολοκληρωμένη παρακολούθηση των εργαζομένων, την παρακολούθηση του χρόνου και τις βασικές λειτουργίες προστασίας δεδομένων. Χάρη σε αυτό, οι εταιρείες μπορούν να αποκτήσουν μια ολοκληρωμένη λύση παρακολούθησης, να μειώσουν το κόστος του λογισμικού και να προωθήσουν πολύτιμους πόρους στην ανάπτυξη και την εξέλιξη.

Η λύση προσφέρει δωρεάν 14ήμερη πλήρη δοκιμή, προσιτές τιμές, που ξεκινούν από 4,70 δολάρια ανά υπολογιστή/μήνα, και εκπτώσεις.

Πλεονεκτήματα

• Ολοκληρωμένο λογισμικό για λεπτομερή παρακολούθηση της χρήσης των υπολογιστών και της παρουσίας των εργαζομένων

• Εύκολη και γρήγορη εγκατάσταση δεν απαιτεί τεχνικές γνώσεις

• Φιλική προς το χρήστη διεπαφή και ευέλικτες απομακρυσμένες ρυθμίσεις

• Πολλαπλοί υπολογαριασμοί διαχειριστή με χαμηλότερο επίπεδο δικαιωμάτων

• Αυτοέλεγχος: οι εργαζόμενοι μπορούν να δουν τα στατιστικά στοιχεία της παραγωγικότητάς τους και να τα αναλύσουν

• Αποκλεισμός ιστότοπου

• Διαθέσιμο για Windows και macOS

• Προσιτή τιμολόγηση και εκπτώσεις

Μειονεκτήματα

• Δεν υπάρχει δωρεάν σχέδιο

Το DeskTime είναι ένα λογισμικό παρακολούθησης χρόνου που έχει σχεδιαστεί για να συμβάλλει στην αύξηση της παραγωγικότητας και τη βελτίωση της ροής εργασιών, κατάλληλο για επιχειρήσεις κάθε μεγέθους και για ιδιώτες. Παρακολουθεί αυτόματα όλες τις δραστηριότητες στον υπολογιστή, εξαλείφοντας την ανάγκη συμπλήρωσης φύλλων εργασίας και αναφορών. Εάν η εργασία βγαίνει εκτός σύνδεσης - για παράδειγμα, μια ομαδική συνάντηση ή ένα γεύμα με έναν πελάτη - ο εργαζόμενος μπορεί να την προσθέσει στην έκθεση χειροκίνητα για να βεβαιωθεί ότι ο χρόνος αυτός υπολογίζεται. Οι διευθυντές μπορούν να προγραμματίζουν τις απουσίες των εργαζομένων, όπως διακοπές, ρεπό, αναρρωτικές άδειες κ.λπ. και να τις σημειώνουν στο ημερολόγιο για γρήγορη επισκόπηση.

Το DeskTime επιτρέπει στους διευθυντές να προγραμματίζουν βάρδιες και να ενημερώνουν τους υπαλλήλους πότε και για πόσες ώρες πρέπει να εργαστούν. Οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να υποβάλλουν αιτήματα βάρδιας με προτιμώμενες ημερομηνίες και ώρες.

Τα χαρακτηριστικά του DeskTime δεν περιορίζονται μόνο στην παρακολούθηση του χρόνου - το λογισμικό καταγράφει τους ιστότοπους και τις εφαρμογές που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας, με χρονοσήμανση και διάρκεια χρήσης. Κάθε ιστότοπος ή εφαρμογή χαρακτηρίζεται ως παραγωγική, ουδέτερη ή μη παραγωγική. Με βάση αυτά τα δεδομένα, το πρόγραμμα παρέχει ατομικά στατιστικά στοιχεία απόδοσης, όπως το συνολικό ποσό του παραγωγικού χρόνου και τα επίπεδα παραγωγικότητας και αποτελεσματικότητας. Αυτές οι αναφορές βοηθούν στην αποκάλυψη των κορυφαίων επιδόσεων και των τεμπέληδων.

Επιπλέον, το DeskTime μπορεί να καταγράφει στιγμιότυπα οθόνης και τα ονόματα των εγγράφων, τις γραμμές θέματος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα ονόματα των καναλιών Slack κ.λπ. και να παρακολουθεί ακριβώς τον χρόνο που αφιερώνεται σε κάθε έργο και εργασία. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι όλοι είναι επικεντρωμένοι στις εργασίες τους.

Οι εκθέσεις ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο και μπορούν να μεταφορτωθούν για αρχειοθέτηση ή περαιτέρω ανάλυση. Το εργαλείο μπορεί να ενσωματωθεί με δημοφιλείς εφαρμογές διαχείρισης έργων και ημερολογίου, όπως το Trello, το Jira, το Ημερολόγιο Google και άλλα.

Η δωρεάν έκδοση του DeskTime περιορίζεται μόνο σε χρόνο, εφαρμογές και URL. Η πλήρης λειτουργικότητα θα σας κοστίσει από 7 δολάρια ανά χρήστη ανά μήνα.

Πλεονεκτήματα

• Τα ακριβή αυτόματα φύλλα εργασίας απλοποιούν τη μισθοδοσία

• Παρακολούθηση του χρόνου που δαπανάται για μια εργασία ή ένα έργο

• Ενσωμάτωση λογισμικού διαχείρισης έργων και ημερολογίου

Μειονεκτήματα

• Η δωρεάν έκδοση έχει περιορισμένες δυνατότητες και μπορεί να μην είναι κατάλληλη για ομάδες.

• Η πλήρης έκδοση μπορεί να είναι ακριβή

• Έλλειψη λεπτομερούς παρακολούθησης της δραστηριότητας των εργαζομένων

Το Traqq είναι μια άλλη λύση παρακολούθησης χρόνου κατάλληλη για ιδιώτες και επιχειρήσεις κάθε μεγέθους. Η λειτουργικότητά του περιλαμβάνει αυτόματη και χειροκίνητη καταγραφή του χρόνου, καταγραφή του ενεργού και αδρανούς χρόνου και στατιστικά στοιχεία για τον χρόνο εργασίας. Το Traqq στέλνει υπενθυμίσεις στους υπαλλήλους που ξεχνούν να ενεργοποιήσουν ή να απενεργοποιήσουν το χρονόμετρό τους, ώστε να μην χάσουν τις ώρες που πρέπει να χρεωθούν.

Το Traqq αναλύει τα επίπεδα δραστηριότητας κάθε εργαζομένου καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας, παρακολουθώντας τις κινήσεις του ποντικιού και τις πληκτρολογήσεις. Εμφανίζει τα ημερήσια δεδομένα δραστηριότητας ως διάγραμμα με χρωματική κωδικοποίηση, όπου το πράσινο αντιπροσωπεύει ώρες υψηλής δραστηριότητας, το κίτρινο - κανονική δραστηριότητα και το κόκκινο - ώρες χαμηλής δραστηριότητας. Αυτό το διάγραμμα σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα των εργαζομένων με μια ματιά, να βλέπετε τις κορυφές και τις πτώσεις και να αναλύετε τους λόγους της πτώσης.

Το Traqq ειδοποιεί τους υπαλλήλους όταν είναι αδρανείς για μεγάλο χρονικό διάστημα, ώστε να τους βοηθήσει να επανέλθουν στο πρόγραμμα. Αντιστρόφως, αν ένας εργαζόμενος υπερβάλλει εαυτόν, το Traqq θα του υπενθυμίσει να κάνει ένα διάλειμμα για να αποφύγει την εξουθένωση.

Το λογισμικό προσφέρει βασική παρακολούθηση της δραστηριότητας των εργαζομένων στον υπολογιστή. Καταγράφει όλες τις εφαρμογές και τους ιστότοπους στους οποίους ο εργαζόμενος ξοδεύει πάνω από 10 δευτερόλεπτα και εμφανίζει τις 3 κορυφαίες εφαρμογές και ιστότοπους κάθε 15 λεπτά. Όλη η δραστηριότητα εμφανίζεται ως διάγραμμα πίτας με χρωματική κωδικοποίηση και ο κατάλογος των 10 κορυφαίων ιστότοπων και εφαρμογών.

Το Traqq επιτρέπει τον περιορισμό της παρακολούθησης σε συγκεκριμένες ημέρες και ώρες. Αυτό το χαρακτηριστικό λειτουργεί καλύτερα για απομακρυσμένους υπαλλήλους που εργάζονται σε προσωπικές συσκευές και θέλουν να διατηρήσουν την ιδιωτικότητά τους. Αποτρέπει επίσης τις μη εξουσιοδοτημένες υπερωρίες και συμβάλλει στην αποφυγή της εξουθένωσης των εργαζομένων.

Όλες οι αναφορές χρόνου και δραστηριότητας είναι διαθέσιμες στον ηλεκτρονικό πίνακα ελέγχου, όπου μπορείτε να τις δείτε, να τις κατεβάσετε και να τις κοινοποιήσετε μέσω email. Μπορείτε να μοιραστείτε τα δεδομένα με πολλούς διευθυντές ή υπαλλήλους, βοηθώντας τους να αναλύσουν και να αξιολογήσουν την απόδοσή τους.

Όλες οι λειτουργίες του Traqq είναι διαθέσιμες δωρεάν για έως και τρεις θέσεις. Οι μεγαλύτερες ομάδες μπορούν να αποκτήσουν το πακέτο Premium με 7 δολάρια ανά χρήστη/μήνα.

Πλεονεκτήματα

• Λεπτομερή φύλλα εργασίας με δυναμική παραγωγικότητας

• Παρακολούθηση χρόνου εκτός σύνδεσης

• Υποστηρίζει Windows, macOS και Linux

• Πολλαπλοί υπολογαριασμοί διαχειριστή με διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων

Μειονεκτήματα

• Δεν παρακολουθεί λεπτομερώς τη δραστηριότητα των εργαζομένων στον υπολογιστή

• Καμία ενσωμάτωση με λογισμικό διαχείρισης έργων και προϋπολογισμού

Το ActivTrak είναι ένα σύστημα παρακολούθησης με επίκεντρο την προστασία της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων, το οποίο παρέχει βαθιά ανάλυση των προτύπων παραγωγικότητας. Συλλέγει περιορισμένα δεδομένα σχετικά με τη χρήση εφαρμογών και ιστότοπων από τους εργαζομένους, όπως το όνομα της εφαρμογής/του ιστότοπου, τη διάρκεια, τις διευθύνσεις URL και προαιρετικά στιγμιότυπα οθόνης. Το ActivTrak δεν καταγράφει πραγματικές πληκτρολογήσεις, βίντεο από οθόνη ή κάμερα ή άλλες λεπτομέρειες δραστηριότητας του χρήστη. Τα δεδομένα που συλλέγονται κατηγοριοποιούνται ως παραγωγικά/μη παραγωγικά, εστίαση/πολυεργασία, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο/συναντήσεις/κοινωνικά μέσα κ.λπ. και αναλύονται από το σύστημα. Ως αποτέλεσμα, βλέπετε λεπτομερή διαγράμματα διαφόρων πτυχών της παραγωγικότητας, όπως ο παραγωγικός χρόνος, οι ώρες εστίασης και οι ώρες πολλαπλών εργασιών. Μπορείτε να συγκρίνετε αυτά τα στατιστικά στοιχεία μεταξύ των ομάδων και να αποκαλύψετε υποαπασχολούμενες και υπερφορτωμένες ομάδες. Τα στατιστικά στοιχεία σας επιτρέπουν να διερευνήσετε τη δυναμική της παραγωγικότητας και πώς την επηρεάζει η απομακρυσμένη ή υβριδική εργασία, οι περισπασμοί, τα πρότυπα εργασίας και οι εργαζόμενοι στα πρόθυρα της εξουθένωσης.

Το ActivTrak διαθέτει ευέλικτες ρυθμίσεις, επιτρέποντάς σας να κατηγοριοποιείτε χειροκίνητα τις δραστηριότητες ως παραγωγικές/μη παραγωγικές και να ορίζετε στόχους παραγωγικότητας και χρονοδιαγράμματα για να αποφεύγετε την παρακολούθηση εκτός ωραρίου εργασίας.

Το ActivTrak είναι δωρεάν για έως και τρεις χρήστες, ωστόσο οι δυνατότητές του περιορίζονται στον χρόνο, τις εφαρμογές και την παρακολούθηση της δραστηριότητας του ιστότοπου. Αν θέλετε να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα των εργαζομένων και να λαμβάνετε πλήρεις πληροφορίες, μπορείτε να επιλέξετε από διάφορα πακέτα που ξεκινούν από 10 δολάρια ανά χρήστη/μήνα.

Πλεονεκτήματα

• Σε βάθος ανάλυση της παραγωγικότητας με βάση την ΤΝ

• Ενσωμάτωση με εφαρμογές τρίτων για επιχειρήσεις και ημερολόγιο

• Παρέχει μετρήσιμο ROI σε λίγες εβδομάδες

• Έμφαση στην προστασία της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων και στην ασφάλεια των δεδομένων

Μειονεκτήματα

• Η διεπαφή και τα στατιστικά στοιχεία είναι περίπλοκα και μπερδεύουν πολλούς χρήστες.

• Δεν παρέχει λεπτομερείς αναφορές των ενεργειών των χρηστών, αφήνοντας περιθώριο στους υπαλλήλους να παραποιήσουν τη δραστηριότητα

Το WorkTime είναι ένα λογισμικό παρακολούθησης υπολογιστών εργαζομένων με χαρακτηριστικά παρακολούθησης χρόνου και παραγωγικότητας. Μπορεί να καταγράφει τους χρόνους σύνδεσης και εξόδου, να παρακολουθεί τη συμμετοχή με ανάλυση σε απομακρυσμένη και εντός του γραφείου εργασία, να παρακολουθεί τον ενεργό/αδρανειακό χρόνο και τις ώρες υπερωριακής απασχόλησης και διαθέτει ακόμη και πίνακα επιδόσεων! Αυτά τα χαρακτηριστικά βοηθούν στην αποκάλυψη των συνηθισμένων αργοπορημένων και πρόωρα αποχωρούντων, στον εντοπισμό και την πρόληψη της απάτης των υπερωριών και στη διατήρηση της πειθαρχίας του γραφείου.

Το WorkTime διαθέτει βασικές λειτουργίες παρακολούθησης της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Καταγράφει όλες τις εφαρμογές που χρησιμοποιούνται και τους ιστότοπους που επισκέπτονται, κατηγοριοποιώντας τις ως παραγωγικές ή μη παραγωγικές, και παρέχει μια έκθεση παραγωγικότητας που ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο. Άλλες αναφορές παραθέτουν τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα κοινωνικά δίκτυα, τις διευθύνσεις URL και τους υπαλλήλους που περνούν τον περισσότερο χρόνο στο διαδίκτυο με τη διάρκεια της χρήσης. Οι αναφορές χρήσης του Διαδικτύου μπορούν να εμφανίζουν στατιστικά στοιχεία ανά εργαζόμενο, τμήμα ή ολόκληρη την εταιρεία.

Η παρακολούθηση του χρόνου που δαπανάται σε διαδικτυακές συσκέψεις είναι μια ενδιαφέρουσα λειτουργία που παρέχει πληροφορίες σχετικά με το πόσο χρόνο εργασίας καταλαμβάνουν και πώς επηρεάζουν την παραγωγικότητα. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τις πρακτικές συσκέψεων, αφαιρώντας τις περιττές κλήσεις και κάνοντας τις απαραίτητες πιο αποτελεσματικές.

Η δωρεάν έκδοση του WorkTime είναι διαθέσιμη για έως και τρεις υπαλλήλους. Αυτή η έκδοση προσφέρει περιορισμένες αναφορές σχετικά με τη χρήση εφαρμογών και διαδικτύου, αρχεία καταγραφής και περιλήψεις δραστηριοτήτων. Τα δεδομένα αποθηκεύονται για δύο εβδομάδες και μόνο ένας διαχειριστής μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά. Περισσότερες λειτουργίες είναι διαθέσιμες στα πακέτα Basic, Premium και Enterprise, ξεκινώντας από 6,99 δολάρια ανά εργαζόμενο/μήνα.

Πλεονεκτήματα

• Στατιστικά στοιχεία χρόνου, παραγωγικότητας και παρουσίας με πίνακες κατάταξης

• Αποκλεισμός ιστότοπου

• Ανιχνεύει εργαζόμενους που περιηγούνται σε ιστότοπους εργασίας

• Βαθμολογία απόσπασης προσοχής

Μειονεκτήματα

• Ο σχεδιασμός της διεπαφής θα μπορούσε να βελτιωθεί

• Ο σχεδιασμός της διεπαφής θα μπορούσε να βελτιωθεί

Η παρακολούθηση της δραστηριότητας των υπολογιστών των εργαζομένων μπορεί όχι μόνο να αυξήσει την παραγωγικότητα, αλλά και να δει πού πηγαίνει ο χρόνος εργασίας. Η ανάλυση του τρόπου με τον οποίο το προσωπικό κατανέμει το χρόνο εργασίας του, αποκαλύπτοντας περισπασμούς και αναποτελεσματική χρήση πόρων, βοηθά τις μικρές επιχειρήσεις να οικοδομήσουν αποτελεσματικές διαδικασίες, να πειραματιστούν με ροές εργασίας και να επιλέξουν τα καλύτερα μοτίβα.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων αποδίδει τη μεγαλύτερη αξία όταν εφαρμόζεται ανοιχτά και με διαφάνεια. Η ομάδα πρέπει να γνωρίζει ποιες πληροφορίες συλλέγονται και γιατί. Οι εκθέσεις παραγωγικότητας θα πρέπει να χρησιμοποιούνται για την υποστήριξη των εργαζομένων, την αποκάλυψη των αδύναμων σημείων τους και τη συμβουλή για το πώς να βελτιωθούν, όχι για την τιμωρία τους. Αυτές οι απλές πρακτικές θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε το περιττό άγχος, την εμπιστοσύνη και τα ζητήματα προστασίας της ιδιωτικής ζωής.