Η ψυχική υγεία και ο αντίκτυπός της στην παραγωγικότητα: Εργασία εξ αποστάσεως

We would have been billionaires if we had been paid a penny every time we used the word "remote" over the past four years. But since the pandemic, it's probably the first time that the world is settling a bit into how to approach work.

A Έρευνα Gallup δείχνει ότι ο αριθμός των μηνιαίων απομακρυσμένων εργάσιμων ημερών στις ΗΠΑ έχει διαμορφωθεί στις 3,8 ημέρες, σε σχέση με τον μέσο όρο των 2,4 ημερών πριν από την πανδημία. Το 2020, δηλαδή όταν ξεκίνησε η πανδημία, ο αριθμός αυτός εκτοξεύτηκε σε 5,8. Αλλού, Ανάλυση της McKinsey σκιαγραφεί ότι η προσέλευση στα γραφεία έχει σχετικά σταθεροποιηθεί, αλλά παραμένει 30% χαμηλότερη από τις ημέρες πριν από την πανδημία. Στην πραγματικότητα, μια διαφορετική Μελέτη της McKinsey αποκάλυψε ότι περίπου το 32% των οργανισμών διαθέτουν ήδη ένα επικαιροποιημένο και καλά τεκμηριωμένο εγχειρίδιο που καθορίζει τον τρόπο λειτουργίας τους.

Πράγματι, οι απομακρυσμένες και υβριδικές εργασιακές κουλτούρες έχουν γίνει ο κανόνας. Οι εταιρείες είδαν τα κέρδη τους να αυξάνονται κατακόρυφα λόγω του χαμηλότερου κόστους διαμονής, ενώ οι εργαζόμενοι είχαν περισσότερο χρόνο για τον εαυτό τους παράλληλα με τη δουλειά τους.

Ωστόσο, δεν είναι συνετό να υπεραπλουστεύουμε ή να γενικεύουμε τη βαθιά σχέση μεταξύ της ψυχικής υγείας ενός εργαζομένου και της εργασίας εξ αποστάσεως. Η σχέση αυτή είναι, στην πραγματικότητα, βαθιά και πολύπλοκη με πολλές μεταβλητές που επηρεάζουν το πώς αισθάνεται ένα άτομο και πώς οι εταιρείες μπορούν να αντιμετωπίσουν και να βελτιώσουν την παραγωγικότητα.

Για τους σκοπούς αυτού του άρθρου, ρίχνουμε φως στη σχέση μεταξύ ψυχικής υγείας και παραγωγικότητας, στις προκλήσεις που αντιμετωπίζονται και στους τρόπους βελτίωσης αυτής της σχέσης - και όλα αυτά με επίκεντρο το οικοσύστημα της απομακρυσμένης εργασίας.

Υπάρχουν μερικοί βασικοί δείκτες που υποδηλώνουν καλή ψυχική υγεία σε κάθε εργασιακό περιβάλλον. Αυτοί περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τα εξής:

• Υπάρχουν μερικοί βασικοί δείκτες που υποδηλώνουν καλή ψυχική υγεία σε κάθε εργασιακό περιβάλλον. Αυτοί περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τα εξής:
• Ικανότητα αποτελεσματικής διαχείρισης της εργασίας και της προσωπικής ζωής
• Ελάχιστο άγχος που σχετίζεται με δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία
• Αισθάνεστε παρακινημένοι και ικανοποιημένοι από τις τρέχουσες ευθύνες σας
• Διαχειρίσιμος φόρτος εργασίας και ικανότητα αποτελεσματικής ανάθεσης αρμοδιοτήτων
• Νοοτροπία μάθησης και συνεχής εξέλιξη κατά τη διάρκεια της εργασίας
• Αίσθηση του ανήκειν και της ένταξης

Τις τελευταίες δεκαετίες έχει αφιερωθεί πλήθος βιβλιογραφίας στην προσαρμογή ενός περιβάλλοντος που υποστηρίζει όλους αυτούς τους δείκτες και διευκολύνει τη ζωή των εργαζομένων. Η ιδέα είναι να τους κάνουμε να αισθάνονται επιθυμητοί, ώστε να μπορούν να συμμετέχουν καλύτερα και να είναι παραγωγικοί. Ωστόσο, είναι τελείως διαφορετικό πράγμα να καθιερωθούν βέλτιστες πρακτικές σύμφωνα με αυτή την αλυσίδα σκέψης όταν το εργατικό δυναμικό είναι απομακρυσμένα κατανεμημένο σε όλο τον κόσμο.

Αλλά ακόμη και πριν από τη θέσπιση βέλτιστων πρακτικών, οι εταιρείες πρέπει να κατανοήσουν την αλληλεπίδραση μεταξύ ψυχικής υγείας και παραγωγικότητας. Η απάντηση σε αυτό δεν είναι τόσο απλή.

Σκεφτείτε το εξής: το 2021, οι ερευνητές διεξήγαγαν μια έρευνα σε 1285 απομακρυσμένους εργαζόμενους από τη Λατινική Αμερική για την κατανόηση του αντιλαμβανόμενου άγχους, της ικανοποίησης από την εργασία, της δέσμευσης, της παραγωγικότητας και άλλων στοιχείων σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον. Σημείωσαν ότι τα απομακρυσμένα περιβάλλοντα αύξησαν το άγχος και μείωσαν την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, αλλά αύξησαν τη συνολική παραγωγικότητα. Αυτό είναι ιδανικά αντίθετο με αυτό που θα μπορούσαμε να υποθέσουμε όταν σκεφτόμαστε την αναλογικότητα μεταξύ ψυχικής υγείας και παραγωγικότητας.

Μια άλλη μελέτη πραγματοποίησε έρευνα σε περισσότερους από 3000 εργαζόμενους γραφείου και εννοιολογικά τις διαφορές στην ψυχική υγεία και την παραγωγικότητα πριν και μετά την πανδημία. Οι ερευνητές αξιοποίησαν παράγοντες όπως η διαταραχή του ύπνου, η υπερωριακή εργασία, τα δημογραφικά στοιχεία, η κοινωνική υποστήριξη κ.λπ. για να κατανοήσουν καλύτερα τον αντίκτυπο της κουλτούρας της εξ αποστάσεως εργασίας. Τα αποτελέσματα αποκάλυψαν ότι το σωματικό στρες αυξήθηκε, καθώς και ο παρουσιασμός, αφού οι εργαζόμενοι ασχολούνταν με τις εργασιακές δραστηριότητες και όταν ήταν άρρωστοι. Παρατηρήθηκε άμεση σχέση μεταξύ αυτής της αυξημένης εργασιακής δέσμευσης και της μειωμένης παραγωγικότητας.

Αλλά υπάρχει και μια άλλη πλευρά του νομίσματος που κυριαρχεί στην κυρίαρχη αφήγηση, και είναι κατανοητό. Για παράδειγμα, μια έρευνα διαπίστωσε ότι 72% των ευρωπαίων εργαζομένων προτιμούν να εργάζονται εξ αποστάσεως, δεδομένου ότι αυτό τους βοηθά να διατηρήσουν την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Οι εργαζόμενοι στη Φινλανδία (74%), τη Γερμανία (73%) και το Ηνωμένο Βασίλειο (72%) υποστηρίζουν την ιδέα ότι η εργασία από απόσταση είναι, στην πραγματικότητα, πιο συμφέρουσα από τις παγίδες που συνεπάγεται. Μάλιστα, το 61% των εργαζομένων συνδέει άμεσα την ευέλικτη κουλτούρα της εξ αποστάσεως εργασίας με την υψηλότερη ατομική παραγωγικότητα. Αισθάνονται ότι είναι καλύτερα όταν εργάζονται στο περιβάλλον που προτιμούν, και δικαίως.

Ιδανικά, υπάρχουν όλα τα είδη των οπτικών γωνιών που μπορούν να διερευνηθούν όταν μιλάμε για την ψυχική υγεία και την παραγωγικότητα σε ένα περιβάλλον απομακρυσμένης εργασίας. Αυτό συμβαίνει κυρίως επειδή η σχέση αυτή δεν είναι καθόλου γραμμική. Είναι πολύπλευρη και συνιστά:

• Ατομικές διαφορές όσον αφορά τις ανάγκες και τις προτιμήσεις
• Διαφορετικές αντιλήψεις για την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής και την ενσωμάτωση
• Διαφορετικές προσδοκίες από την πλευρά της κοινωνικής αλληλεπίδρασης
• Διαφορετικό επίπεδο υποστήριξης που προσφέρουν οι οργανισμοί σε όλα τα επίπεδα
• Διαφορετικά οικιακά περιβάλλοντα και συνθήκες εργασίας

Υπάρχουν όμως σίγουρα πολλά πλεονεκτήματα που συμπληρώνουν την τάση για απομακρυσμένη εργασία. Αυτά περιλαμβάνουν:

Μελέτες δείχνουν ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν εξοικονόμηση περίπου $4000 σε ετήσια έξοδα για μετακίνηση. Αυτό είναι μια μεγάλη αύξηση αν λάβουμε υπόψη το αυξανόμενο κόστος καυσίμων, την ολοένα αυξανόμενη ανάγκη για ασφάλιση και άλλα. Για να μην ξεχνάμε το άγχος που συνδέεται με τη διαχείριση του χρόνου όταν ταξιδεύετε από και προς το γραφείο.

Ορισμένες επιχειρήσεις προσφέρουν επίσης ευέλικτο χρονοδιάγραμμα, ώστε οι εργαζόμενοι να μην έχουν αυστηρές πολιτικές που πρέπει να τηρούν όταν πρόκειται να συμπληρώσουν ένα συγκεκριμένο αριθμό ωρών εργασίας. Η έμφαση δίνεται περισσότερο στην έγκαιρη ολοκλήρωση των έργων, διατηρώντας παράλληλα υψηλά πρότυπα. Αυτό χρησιμεύει καλά για την ενίσχυση της δέσμευσης και των κινήτρων.

Μερικά μελέτες, ακόμη και πριν από την πανδημία, έχουν δείξει ότι η εξ αποστάσεως εργασία έχει στενή σχέση με τη μείωση των συγκρούσεων μεταξύ εργασίας και οικογένειας - ενδεχομένως επειδή οι άνθρωποι μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και να τον περάσουν με την οικογένειά τους κάνοντας τα πράγματα που τους αρέσουν. Φυσικά, όπως συζητήσαμε παραπάνω, η κατανόηση της ισορροπίας και της ενσωμάτωσης της επαγγελματικής και προσωπικής ζωής διαφέρει για τον καθένα, αλλά σίγουρα υπάρχει χώρος για μια σειρά από πλεονεκτήματα εδώ.

There's a big "If" attached to this benefit because it depends on how the organisation perceives and approaches remote work, how coherent are they in their policies and plans to accommodating a distributed workforce, and how much they want to invest in human resources and technologies like productivity monitoring tools to make remote work a success.

Αλλά αν όλα τα πράγματα είναι στη θέση τους, οι οργανισμοί μπορούν να αποτρέψουν την αθόρυβη εγκατάλειψη, την εξουθένωση και την αργή εναλλαγή. Μπορούν να σφυρηλατήσουν επιτυχημένες σχέσεις με τους εργαζομένους και να τους εμπλέξουν διαχρονικά στην ανάπτυξη της επιχείρησης.

Οι προκλήσεις είναι αναμενόμενες επειδή η εργασία εξ αποστάσεως μπορεί να μην ταιριάζει στις ανάγκες και τις προτιμήσεις του καθενός. Για παράδειγμα:

• Οι άνθρωποι μπορεί να βιώσουν κοινωνική απομόνωση και μοναξιά, ειδικά όταν δεν είναι με την οικογένειά τους και δεν είναι τόσο κοινωνικά ενεργοί όσο οι συνομήλικοί τους.
• Η επαγγελματική εξουθένωση και η υπερκόπωση μπορεί να γίνει κοινή πρακτική, με τους εργοδότες να περιμένουν από τους εργαζόμενους να βρίσκονται στο γραφείο τους για ένα σχετικά μεγάλο μέρος της ημέρας. Αυτό αναιρεί την ιδέα ότι η απομακρυσμένη εργασία εξοικονομεί χρόνο, επειδή ο χρόνος που εξοικονομείται στην πραγματικότητα αξιοποιείται ως ευκαιρία για να απαιτηθεί επιπλέον εργασία.
• Μπορεί να υπάρξει έλλειψη ορίων μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής. Και πάλι, η ιδέα της ευελιξίας και της ανεξαρτησίας καθίσταται επικίνδυνη, επειδή κάποιοι μπορεί να θεωρήσουν ότι είναι μια ευκαιρία να βρίσκονται σε συνεχή επαφή με τους συνομηλίκους τους.

Συζητήσαμε με πλήθος στελεχών από διάφορους κλάδους για να κατανοήσουμε καλύτερα τι τους βολεύει όταν εφαρμόζουν μέτρα για την ενίσχυση της παραγωγικότητας και της δέσμευσης στο χώρο εργασίας. Έχουν χρησιμοποιήσει το CleverControl με διάφορους τρόπους για να αντιμετωπίσουν ποικίλες ανησυχίες, συμπεριλαμβανομένων σεναρίων που έχουν εντελώς πρωτόγνωρη ευγένεια των απομακρυσμένων ρυθμίσεων. Αλλά μέσα από αυτές τις συζητήσεις, συνειδητοποιήσαμε ότι ένα καλά μελετημένο σχέδιο που αποτελεί εξατομικευμένες στρατηγικές μπορεί να σημάνει επιτυχία με μια απομακρυσμένη ρύθμιση.

Ακούστε πώς θα το κάνετε:

Οι προσδοκίες είναι αμφίδρομες. Για παράδειγμα, ένας εργοδότης έχει προσδοκίες παραγωγικότητας, ενώ ένας εργαζόμενος μπορεί να αναζητά υποστήριξη και συμπερίληψη. Ερευνήστε όλους τους ενδιαφερόμενους και καταγράψτε τις βασικές πτυχές γύρω από τις οποίες θα πρέπει να περιστρέφονται οι πολιτικές σας. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν τις ώρες εργασίας, τα πρωτόκολλα επικοινωνίας, τα ευέλικτα ωράρια κ.λπ.

Η τεχνολογική υποδομή για την υποστήριξη μιας κουλτούρας απομακρυσμένης εργασίας μπορεί να είναι σημαντική. Για παράδειγμα, θα μπορούσε να συνεπάγεται εστίαση σε οπτικοακουστικές λύσεις, όπως λογισμικό τηλεδιάσκεψης, προϊόντα υποστήριξης εργαζομένων και ανθρώπινου δυναμικού με τεχνητή νοημοσύνη κ.λπ. Αλλά αυτό που είναι αναπόσπαστο στοιχείο για να βεβαιωθείτε ότι τηρούνται οι πολιτικές που έχετε περιγράψει είναι να διασφαλίσετε ότι παρακολουθείτε λεπτομερώς τις μετρήσεις παραγωγικότητας. Ένα εργαλείο παρακολούθησης της παραγωγικότητας όπως το CleverControl θα μπορούσε να είναι ο καλύτερος φίλος σας εδώ για πολλούς λόγους:

• Μπορείτε να καθορίσετε καλύτερα τα πρότυπα εργασίας παρατηρώντας τις πτώσεις της παραγωγικότητας
• Μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι απομακρυσμένοι σταθμοί εργασίας είναι ασφαλείς από οποιεσδήποτε εσωτερικές απειλές ή μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
• Μπορείτε να αναλάβετε προληπτική δράση σε αλλαγές πολιτικής για να προσαρμόσετε τις νεότερες απαιτήσεις του έργου.

Έχουν οι εργαζόμενοι την απαιτούμενη υποστήριξη στον τομέα τους; Λαμβάνουν συμβουλευτικές υπηρεσίες; Ενθαρρύνονται από τους διευθυντές τους κατά την εκπόνηση μάλλον περίπλοκων έργων; Μήπως η μικροδιαχείριση τους πρέπει να περιοριστεί;

Κάντε αυτές τις ερωτήσεις με ανώνυμες έρευνες για να κατανοήσετε καλύτερα τις δυναμικές στο χώρο εργασίας που διαφορετικά περνούν απαρατήρητες και επηρεάζουν την ψυχική υγεία.

Ένα εργαλείο παρακολούθησης της παραγωγικότητας μπορεί να σας δώσει βαθιές πληροφορίες σχετικά με τα υψηλά και χαμηλά επίπεδα απόδοσης. Με βάση αυτό, δημιουργήστε ένα σχέδιο για την προσφορά συνεχούς και προοδευτικής ανατροφοδότησης. Αυτή είναι επίσης μια ευκαιρία να εισαγάγετε ευκαιρίες μάθησης. Ένας εξαιρετικός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να εφαρμόσετε ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης μάθησης (LMS) που υποστηρίζει την παιχνιδοποίηση, την κοινωνική μάθηση και τη μικρομάθηση.

Η απομακρυσμένη εργασία δεν σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να συναντηθείτε ποτέ. Στην πραγματικότητα, η διοργάνωση περιστασιακών προσωπικών συναντήσεων ή υποχωρήσεων μπορεί να κάνει θαύματα.

Σκεφτείτε το εξής: μια εταιρεία παρατήρησε σημαντική πτώση των επιδόσεων μετά τα Χριστούγεννα πέρυσι. Χρησιμοποιούσαν το CleverControl για την καταγραφή των ενεργών και ανενεργών χρόνων και διαπίστωσαν ότι οι εργαζόμενοι δυσκολεύονταν να βρουν τον Ιανουάριο μετά την περίοδο των διακοπών. Έτσι, στο τέλος του μήνα, εφάρμοσαν μια πολιτική σύμφωνα με την οποία η ομάδα θα συναντιόταν μία φορά κάθε μήνα για να συζητήσει την ανάπτυξη, τις ευκαιρίες μάθησης, την κατάσταση του έργου κ.λπ. και μία φορά κάθε μήνα περιστασιακά. Μετά από ένα τρίμηνο, κατέγραψαν αύξηση 10% στον ενεργό χρόνο. Αφού εξέτασαν τι άλλαξε, αποκάλυψαν ότι οι εργαζόμενοι αισθάνονταν πιο υπεύθυνοι και παρακινούμενοι μετά από μερικές προσωπικές αλληλεπιδράσεις.

Η εξ αποστάσεως εργασία μπορεί να είναι ευλογία ή όλεθρος για έναν οργανισμό. Η υπεραπλούστευση των πλεονεκτημάτων και των προκλήσεων αυτής της εγκατάστασης και του τρόπου με τον οποίο επηρεάζει την ψυχική υγεία και την παραγωγικότητα είναι συνταγή για καταστροφή. Ως εκ τούτου, οι εργαζόμενοι πρέπει να διασφαλίζουν ότι αξιολογούν λεπτομερώς κάθε επιχειρησιακή ανάγκη και ότι προχωρούν σύμφωνα με ένα καθορισμένο σχέδιο.

Οι προαναφερθείσες στρατηγικές θα λειτουργούσαν καλά ως μια στοιχειώδης βάση για το σχέδιο δράσης σας.