Διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων: και στρατηγικές επιτυχίας

Η απομακρυσμένη εργασία δεν χάνει τη δημοτικότητά της. Σύμφωνα με την πρόσφατη έρευνα του Pew Research Center μελέτη, περίπου 22 εκατομμύρια εργαζόμενοι Αμερικανοί, ή το 14% του ενήλικου εργατικού δυναμικού, εργάζονται συνεχώς από το σπίτι. (τίτλος συνδέσμου: Remote Work Statistics) Ο αριθμός αυτός αναμένεται να φθάσει το 32,6 εκατομμύρια το 2025.

Εκ πρώτης όψεως, η απομακρυσμένη και η υβριδική εργασία είναι ευλογία για τους εργαζόμενους και κατάρα για τους εργοδότες. Αλλά αν ψάξουμε βαθύτερα, θα δούμε ότι αυτός ο τρόπος εργασίας ωφελεί σημαντικά τους οργανισμούς.

Οι επιχειρήσεις αποκτούν πρόσβαση σε μια ευρύτερη δεξαμενή ταλέντων και μπορούν να προσλαμβάνουν ειδικούς από οπουδήποτε χωρίς γεωγραφικούς περιορισμούς.

Η απομακρυσμένη εργασία βελτιώνει το ηθικό των εργαζομένων. Σύμφωνα με το Quantum Workplace's έκθεση, Η απομακρυσμένη εργασία βοηθά τους εργαζόμενους να επιτύχουν καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής και να μειώσουν το άγχος, γεγονός που οδηγεί σε μεγαλύτερη ικανοποίηση από την εργασία και διατήρηση.

Τέλος, οι εργοδότες μπορούν να εξοικονομήσουν σημαντικά χρήματα σε χώρους γραφείων, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας και άλλα λειτουργικά έξοδα.

Ωστόσο, τα οφέλη της εξ αποστάσεως εργασίας συνοδεύονται από μια σειρά προκλήσεων για τους εργοδότες.

Η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας παρουσιάζει μοναδικές δυσκολίες που απαιτούν προσεκτική εξέταση και στρατηγικές προσεγγίσεις. Ακολουθούν οι βασικές προκλήσεις της απομακρυσμένης εργασίας για τους εργοδότες.

Η διασφάλιση της κατανόησης των ρόλων και των αρμοδιοτήτων των απομακρυσμένων μελών της ομάδας μπορεί να είναι πιο δύσκολη χωρίς τακτικές προσωπικές αλληλεπιδράσεις. Το ίδιο ισχύει και για την αξιολόγηση της απόδοσής τους. Χωρίς άμεση επίβλεψη, οι διευθυντές ενδέχεται να μην βλέπουν πλήρως τις διαδικασίες εργασίας, να μην αξιολογούν με ακρίβεια την εργασία των εργαζομένων και να μην παρέχουν έγκαιρη και εποικοδομητική ανατροφοδότηση.

Τέλος, οι ρυθμίσεις απομακρυσμένης εργασίας καθιστούν πιο δύσκολη τη διασφάλιση της τήρησης των προθεσμιών και της ολοκλήρωσης των καθηκόντων των εργαζομένων.

Όπως αναφέραμε παραπάνω, οι εργαζόμενοι που εργάζονται εξ αποστάσεως παρουσιάζουν τα υψηλότερα επίπεδα δέσμευσης, αν και αυτός ο τρόπος εργασίας μπορεί να μην εμπνέει όλους. Σύμφωνα με έρευνα του Pew Research Center, το 53% των απομακρυσμένων εργαζομένων αισθάνονται αποκομμένοι από τους συναδέλφους τους, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε απομόνωση και μοναξιά.

Εξάλλου, εάν οι εργαζόμενοι δεν είναι φυσικά παρόντες στο γραφείο, μπορεί να αισθάνονται ότι η διοίκηση δεν παρατηρεί τα επιτεύγματα και τις συνεισφορές τους. Η αίσθηση ότι δεν αναγνωρίζονται και δεν εκτιμώνται επαρκώς μπορεί να επηρεάσει σημαντικά το ηθικό και τα κίνητρα των εργαζομένων.

Η διατήρηση της επαφής με τους συναδέλφους και η ενημέρωση για τις ενημερώσεις του έργου και τα σχετικά νέα είναι ζωτικής σημασίας τόσο για τους εργαζόμενους στο γραφείο όσο και για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους. Ωστόσο, η απομακρυσμένη εργασία δυσχεραίνει την επικοινωνία λόγω των διαφορών στη ζώνη ώρας, των αναξιόπιστων εργαλείων διασκέψεων, των προβλημάτων με τη σύνδεση στο διαδίκτυο και της έλλειψης προσωπικών επαφών.

Λόγω των εμποδίων επικοινωνίας, η οικοδόμηση ομαδικής κουλτούρας είναι μια άλλη πρόκληση της απομακρυσμένης εργασίας. Οι προκλήσεις ξεκινούν από τα πρώτα κιόλας στάδια της ένταξης ενός νέου μέλους της ομάδας. Οι νέοι εργαζόμενοι δεν μπορούν να πλησιάσουν φυσικά τον μέντορα ή τους συναδέλφους τους και να ζητήσουν βοήθεια. Οι δυσκολίες στα αρχικά βήματα μπορεί να επηρεάσουν αρνητικά το ηθικό και την αφοσίωση του εργαζομένου στον οργανισμό.

Η δημιουργία ευκαιριών για τα μέλη της ομάδας να συνδεθούν προσωπικά, όπως πάρτι σε όλο το γραφείο, γενέθλια και περιστασιακές συναντήσεις, είναι επίσης πρόκληση χωρίς κοινό φυσικό χώρο.

Η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας είναι ένα δύσκολο έργο. Με τους υπαλλήλους να βρίσκονται διασκορπισμένοι σε διαφορετικές χρονικές ζώνες και τοποθεσίες, η διασφάλιση της παραγωγικότητας, της υπευθυνότητας και της συνοχής της ομάδας μπορεί να αποτελέσει πρόκληση. Προτείνουμε διάφορες δοκιμασμένες στρατηγικές για να ξεπεράσετε αυτές τις προκλήσεις και να δημιουργήσετε μια ομάδα υψηλής απόδοσης.

Όλα ξεκινούν με έναν στόχο. Οι εργαζόμενοι πρέπει να κατανοούν τι αναμένεται από αυτούς, τις ευθύνες τους και τους στόχους απόδοσης. Ως διευθυντής, μπορείτε να οργανώνετε εβδομαδιαίες ή δεκαπενθήμερες συναντήσεις ελέγχου για να διασφαλίσετε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και ενημερώνονται για τα τελευταία νέα και τις αλλαγές.

Η τεχνολογία καθιστά εύκολη και αποτελεσματική τη διαχείριση των επιδόσεων των απομακρυσμένων ομάδων. Το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων παρακολουθεί αυτόματα την παρουσία, τις ώρες εργασίας και τις ανενεργές περιόδους - ο εργαζόμενος χρειάζεται μόνο να κάνει ρολόι και να βγαίνει.

Αλλά τα σύγχρονα προγράμματα, όπως το CleverControl, υπερβαίνουν την απλή παρακολούθηση του χρόνου. CleverControl είναι ένα ισχυρό λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων που μπορεί να σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις της διαχείρισης απομακρυσμένων ομάδων. Συλλέγει λεπτομερή δεδομένα δραστηριότητας των εργαζομένων και προσφέρει εικόνα της τυπικής ροής εργασίας τους. Για παράδειγμα, το νεότερο χαρακτηριστικό του CleverControl - AI Scoring - μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό δραστηριοτήτων που σπαταλούν χρόνο και αντιπαραγωγικών συνηθειών. Η ισχυρή τεχνητή νοημοσύνη παρέχει ατομικές βαθμολογίες παραγωγικότητας με σύντομες προσωπικές αναλύσεις εργασίας για κάθε εργαζόμενο. Αυτές οι γνώσεις είναι εξαιρετικές για την αποκάλυψη της αναποτελεσματικότητας και των τομέων που χρήζουν βελτίωσης.

Ένας διευθυντής θα πρέπει να παρατηρεί όχι μόνο τους εργαζόμενους που αγωνίζονται, αλλά και τους κορυφαίους εργαζόμενους. Στο απομακρυσμένο περιβάλλον, είναι εύκολο να χάσει κανείς τα επιτεύγματα και την εξαιρετική εργασία των εργαζομένων. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων έχει σχεδιαστεί για να καλύπτει και αυτό το τυφλό σημείο. Οι λεπτομερείς περιλήψεις δραστηριοτήτων και οι βαθμολογίες παραγωγικότητας βοηθούν στην αποκάλυψη και την παροχή της κατάλληλης αναγνώρισης σε όσους υπαλλήλους το αξίζουν.

Τέλος, τα εργαλεία παρακολούθησης αυξάνουν επίσης την ορατότητα στο χώρο εργασίας, παρακινώντας τους εργαζόμενους να είναι περισσότερο υπεύθυνοι για την εργασία τους.

Από τα μάτια - από το μυαλό; Δεν είναι η καλύτερη στρατηγική για τη διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας. Για να κρατήσει την ομάδα παρακινημένη, υπεύθυνη και παραγωγική, ο διευθυντής θα πρέπει να διενεργεί αξιολογήσεις απόδοσης και να παρέχει ανατροφοδότηση που μπορεί να αναληφθεί σε βάθος χρόνου.

Η συλλογή και η ανάλυση δεδομένων ατομικής παραγωγικότητας είναι ήδη τρομακτική και χρονοβόρα- σε απομακρυσμένες περιοχές, γίνεται ακόμη πιο δύσκολη λόγω της έλλειψης άμεσης παρατήρησης. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τον εξορθολογισμό αυτής της διαδικασίας. Παρέχει αντικειμενικά δεδομένα σχετικά με την παραγωγικότητα, τα μοτίβα δραστηριότητας και τη ροή εργασίας και τα αναλύει αυτόματα σε δευτερόλεπτα. Αυτές οι γνώσεις θα χρησιμεύσουν ως ένα εξαιρετικό θεμέλιο για την ανατροφοδότηση.

Για να διεξάγετε αποτελεσματικές αξιολογήσεις απόδοσης σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία τηλεδιάσκεψης για συζητήσεις πρόσωπο με πρόσωπο αντί για ηλεκτρονικά μηνύματα και μηνύματα συνομιλίας. Οι τακτικοί έλεγχοι και οι κατ' ιδίαν συναντήσεις θα βοηθήσουν στην αντιμετώπιση πιθανών ανησυχιών και προβλημάτων.

Η σημασία της επικοινωνίας δεκαπλασιάζεται στο απομακρυσμένο περιβάλλον. Οι τακτικές, προγραμματισμένες συναντήσεις, όπως οι εβδομαδιαίες ομαδικές συναντήσεις ελέγχου, μπορούν να βοηθήσουν στη διατήρηση της ευθυγράμμισης και της ενημέρωσης όλων. Ενώ η γραπτή επικοινωνία είναι βολική, η αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο μέσω εργαλείων τηλεδιάσκεψης όπως το Zoom ή το Microsoft Teams μπορεί να ενισχύσει τις ισχυρότερες σχέσεις και τη βαθύτερη κατανόηση. Οι βιντεοκλήσεις επιτρέπουν μη λεκτικές ενδείξεις, όπως εκφράσεις του προσώπου και γλώσσα του σώματος, καθιστώντας την επικοινωνία πιο προσωπική. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να αισθάνονται περισσότερο συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους και τη διοίκησή τους.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να υπάρχει ισορροπία μεταξύ της συχνότητας των συνεδριάσεων και της χρησιμότητάς τους. Ας είμαστε ειλικρινείς, οι ατελείωτες συνεδριάσεις Zoom έχουν γίνει μιμίδιο μεταξύ των απομακρυσμένων εργαζομένων. Αν έχετε πέντε συναντήσεις καθημερινά, πότε υποτίθεται ότι θα ολοκληρώσετε τις εργασίες σας; Η απάντηση μπορεί να βρίσκεται στον συνδυασμό σύγχρονης και ασύγχρονης επικοινωνίας. Τα ασύγχρονα εργαλεία όπως το Slack ή το Jira μπορούν να χρησιμοποιηθούν για γρήγορες ενημερώσεις, ερωτήσεις και ανταλλαγή αρχείων, μειώνοντας την ανάγκη για συνεχή επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο. Η ασύγχρονη επικοινωνία είναι επίσης ιδανική για γεωγραφικά κατανεμημένες ομάδες σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Με αυτόν τον τρόπο κανείς δεν χρειάζεται να θυσιάσει τον ύπνο του ή τον προσωπικό του χρόνο για μια συνάντηση εργασίας.

Ένα απομακρυσμένο περιβάλλον καθιστά τις μεθόδους παρακίνησης πιο δύσκολες. Ωστόσο, ο διευθυντής δεν πρέπει να τις εγκαταλείψει εντελώς. Μία από τις αποτελεσματικές μεθόδους είναι να δίνεται στους υπαλλήλους αυτονομία και ελευθερία να διαχειρίζονται τον χρόνο τους. Η κακή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής αποτελεί μάστιγα της εποχής μας και αιτία χαμηλής επαγγελματικής ικανοποίησης και επαγγελματικής εξουθένωσης. Η ελευθερία επιλογής των ωρών εργασίας επιτρέπει στους εργαζόμενους να εξισορροπούν καλύτερα την προσωπική τους ζωή και τις επαγγελματικές τους υποχρεώσεις, οδηγώντας τελικά σε αυξημένα κίνητρα, ικανοποίηση από την εργασία και παραγωγικότητα.

Η εργασία εκτός γραφείου δεν πρέπει να σημαίνει άρνηση ευκαιριών επαγγελματικής ανάπτυξης. Εξετάστε το ενδεχόμενο να παρέχετε στους υπαλλήλους εξατομικευμένα μαθήματα και εκπαίδευση εξ αποστάσεως και θα δείτε τα κίνητρα και τη δέσμευσή τους να αυξάνονται.

Τέλος, μην ξεχνάτε την αναγνώριση και την αναγνώριση. Επιβραβεύστε δημόσια τα επιτεύγματα των εργαζομένων, ακόμη και τα μικρά. Ένα απλό ευχαριστήριο σημείωμα ή μια εικονική δωροκάρτα μπορεί να συμβάλει σημαντικά στην τόνωση του ηθικού.

Η εργασία εξ αποστάσεως δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να οργανώσετε ένα διάλειμμα για καφέ, ένα κουίζ ή άλλη ομαδική δραστηριότητα. Μόνο που σε αυτή την περίπτωση, θα είναι εικονική. Για παράδειγμα, υπηρεσίες όπως το CoffeePals ή το Mystery Coffee προσφέρουν βολικές πλατφόρμες για την αντιστοίχιση εργαζομένων για εικονικά διαλείμματα καφέ.

Τα εικονικά δωμάτια απόδρασης και οι προκλήσεις γνώσεων είναι άλλες σπουδαίες δραστηριότητες που μπορούν να φέρουν την ομάδα σας πιο κοντά. Στην πρώτη περίπτωση, οι εργαζόμενοι λύνουν γρίφους για να "δραπετεύσουν" από ένα εικονικό δωμάτιο. Στις προκλήσεις, οι εργαζόμενοι εντάσσονται σε ομάδες για να διαγωνιστούν σε ερωτήσεις γνώσεων για διάφορα θέματα.

Υπάρχουν δεκάδες εικονικές δραστηριότητες ομαδικής δημιουργίας που μπορείτε να εξερευνήσετε: λέσχες βιβλίου, κυνήγι θησαυρού στο σπίτι, επίδειξη, ακόμη και σόου ταλέντων. Επιλέξτε αυτές που ταιριάζουν καλύτερα στις προσωπικότητες των ομάδων σας και θα δείτε το θετικό αποτέλεσμα.

Η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας παρουσιάζει ένα μοναδικό σύνολο προκλήσεων, οι οποίες όμως δεν είναι ανυπέρβλητες. Η σαφής επικοινωνία, οι πληροφορίες από το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων και οι τακτικές επισκέψεις θα βοηθήσουν τους οργανισμούς να αποκαλύψουν πιθανά προβλήματα και να βρουν έγκαιρα λύσεις. Καλλιεργώντας μια ισχυρή εταιρική κουλτούρα, αναγνωρίζοντας και ανταμείβοντας τους εργαζόμενους και παρέχοντας ευκαιρίες για ανάπτυξη και εξέλιξη, οι εργοδότες μπορούν να δημιουργήσουν ένα ακμάζον απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό που οδηγεί στην καινοτομία και την επιτυχία.