Πώς να ενημερώσετε τους εργαζόμενους σχετικά με την παρακολούθηση: Βέλτιστες πρακτικές

Η εταιρεία σας έχει επενδύσει σε λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων. Παρακολουθεί τη συμμετοχή και την παραγωγικότητα των εργαζομένων, επισημαίνει προβλήματα ασφάλειας και καταγράφει προσεκτικά κάθε ιστότοπο που επισκέπτεται κάθε υπάλληλος. Η χρήση της παρακολούθησης είναι ένα έξυπνο και νόμιμο βήμα: οι μετρήσεις παραγωγικότητας βοηθούν όλους να παραμείνουν σε καλό δρόμο και να λογοδοτούν. Εξάλλου, οι πληροφορίες είναι ένας από τους πιο πολύτιμους πόρους σήμερα και οι κίνδυνοι διαρροής δεδομένων και απειλών για την ασφάλεια είναι υψηλότεροι από ποτέ. Γνωρίζουν όμως οι υπάλληλοί σας ότι βρίσκονται υπό παρακολούθηση;

Με την πρώτη ματιά, η μυστική παρακολούθηση φαίνεται να αποδίδει πιο ειλικρινή αποτελέσματα. Όταν οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν για την παρακολούθηση, συμπεριφέρονται ως συνήθως. Μπορεί να αργήσουν, να περάσουν τη μισή εργάσιμη ημέρα σε ιστότοπους για ψώνια ή να κάνουν ένα μεσημεριανό διάλειμμα δύο ωρών. Στην πραγματικότητα, ωστόσο, η μυστική παρακολούθηση είναι ναρκοπέδιο. Μπορεί να προκαλέσει νομικά προβλήματα, να καταστρέψει την εμπιστοσύνη και να μετατρέψει τον χώρο εργασίας σας σε χύτρα ταχύτητας υποψίας.

Η αλήθεια είναι ότι το πώς ενημερώνεις τους υπαλλήλους για την παρακολούθηση έχει εξίσου θέματα όπως και η ίδια η παρακολούθηση.

Οι περισσότεροι υπάλληλοι υποθέτουν ότι οι συσκευές εργασίας τους δεν είναι εντελώς ιδιωτικές. Αλλά η υπόθεση δεν είναι συγκατάθεση. Και όταν παρακολουθούν επιφάνειες απροσδόκητα - ας πούμε, σε μια ανασκόπηση απόδοσης ή μια πειθαρχική συνάντηση - οι εργαζόμενοι αισθάνονται τυφλοί. Ακολουθεί δυσπιστία. Η δυσαρέσκεια μεγαλώνει.

Πάνω από αυτό, η μυστική παρακολούθηση είναι παράνομη σε πολλές δικαιοδοσίες. Ο GDPR στην Ευρώπη, οι νόμοι σε πολλές πολιτείες των ΗΠΑ, όπως το Κονέκτικατ, η Νέα Υόρκη και η Καλιφόρνια, η PIPEDA στον Καναδά, ο νόμος περί επιτήρησης του χώρου εργασίας 2005 στην Αυστραλία, ο LGPD στη Βραζιλία και άλλοι κανονισμοί σε όλο τον κόσμο απαιτούν από τους εργοδότες να ειδοποιούν τους εργαζομένους για την επιτήρηση. Η μη συμμόρφωσή τους μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα, μηνύσεις και αλλοιωμένη δημόσια εικόνα της εταιρείας.

Το τελευταίο -αλλά όχι το λιγότερο σημαντικό- είναι η κουλτούρα. Ένα εργατικό δυναμικό που αισθάνεται ότι παρακολουθείται χωρίς εξήγηση, αποδεσμεύεται και μπορεί ακόμη και να αναζητήσει ήσυχα την έξοδο. Έρευνες το αποδεικνύουν: το παρεμβατικό λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων θα ήταν ένας λόγος για να εγκαταλείψουν τη δουλειά τους για το 63% των εργαζομένων. Η διαφάνεια, από την άλλη πλευρά, ενισχύει τη λογοδοσία. Όταν οι άνθρωποι γνωρίζουν γιατί υπάρχει η παρακολούθηση, είναι πιο πιθανό να σέβονται τα όρια και το σκοπό.

Όταν εξετάζετε την παρακολούθηση των εργαζομένων, η νούμερο ένα καλύτερη πρακτική είναι η κατανόηση του νομικού περιβάλλοντος. Δεν υπάρχει καθολική συνταγή. Οι κανονισμοί ποικίλλουν σημαντικά ανάλογα με τη χώρα ή ακόμα και την περιοχή. Ορισμένες μέθοδοι παρακολούθησης, όπως η καταγραφή κλήσεων ή η επιτήρηση μέσω webcam, ενδέχεται να απαγορεύονται στην περιοχή σας, ενώ άλλες, όπως η παρακολούθηση email, ενδέχεται να απαιτούν τη ρητή συγκατάθεση των εργαζομένων σε γραπτή μορφή.

Ο κλάδος μπορεί επίσης να επηρεάσει τις πρακτικές παρακολούθησης σας. Ορισμένες βιομηχανίες, για παράδειγμα, η χρηματοδότηση και η υγειονομική περίθαλψη, απαιτούν αυστηρότερα μέτρα ελέγχου από άλλες.

Κατώτατη γραμμή; Συνιστούμε να μελετήσετε τις απαιτήσεις του κλάδου σας, να συμβουλευτείτε έναν νομικό εμπειρογνώμονα στην περιοχή σας και να προσαρμόσετε τις πρακτικές παρακολούθησης στις συστάσεις. Ένα πρότυπο που ταιριάζει σε όλους μπορεί να φαίνεται βολικό, αλλά δεν θα σας προστατεύσει από πιθανές αγωγές.

Αποφύγετε ασαφείς φράσεις όπως "η δραστηριότητα συστήματος μπορεί να ελεγχθεί". Αντ' αυτού, εξηγήστε απευθείας τι κάνετε:

"Παρακολουθούμε τη χρήση του Διαδικτύου στις συσκευές της εταιρείας για να αποτρέψουμε κακόβουλο λογισμικό και να διασφαλίσουμε την ασφάλεια του δικτύου."

"Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται μέσω εταιρικών λογαριασμών υπόκεινται σε έλεγχο για συμμόρφωση με τους κανονισμούς του κλάδου."

Η διαύγεια μειώνει το άγχος και το στρες που συνήθως συνδέονται με την παρακολούθηση.

Οι άνθρωποι δέχονται κανόνες που καταλαβαίνουν. Επομένως, η βέλτιστη πρακτική εδώ δεν είναι απλώς να ανακοινωθεί η παρακολούθηση, αλλά να ενσωματωθεί στο πλαίσιο.

Μπορείτε να πείτε:

"Παρακολουθούμε απομακρυσμένους σταθμούς εργασίας για να εντοπίσουμε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, επειδή πέρυσι, μια επίθεση phishing παραλίγο να διακυβεύσει τα δεδομένα πελατών."

Ή: "Παρακολουθούμε το χρόνο λειτουργίας του συστήματος για να εντοπίσουμε τα σημεία συμφόρησης που επιβραδύνουν την εργασία σας."

Όταν η παρακολούθηση πλαισιώνεται ως προστασία ή βελτίωση, όχι ως υποψία, έχει διαφορετικό αποτέλεσμα.

Η πολιτική παρακολούθησης σας ανήκει στο εγχειρίδιο υπαλλήλων. Ή, αν είναι αναλυτικό, ως αυτοτελές έγγραφο. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να καλύπτει:

1. Τι παρακολουθείται (π.χ. χρόνοι σύνδεσης, πρόσβαση σε αρχεία, χρήση κάμερας web)
2. Γιατί παρακολουθείται (ασφάλεια, συμμόρφωση, παραγωγικότητα)
3. Πόσο καιρό αποθηκεύονται τα δεδομένα
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. Δικαιώματα εργαζομένων (π.χ. να ζητήσουν τα δεδομένα τους)

Διατηρήστε τον τόνο επαγγελματικό αλλά προσιτό.

Ανακοινώστε την πολιτική αυτοπροσώπως. Διοργανώστε μια σύντομη συνάντηση της ομάδας. Στείλτε ένα επόμενο email με το συνημμένο έγγραφο. Κάντε εύκολη την εύρεση στο intranet σας.

Εδώ οι προβληματισμοί είναι αναμενόμενοι και φυσιολογικοί. Μερικοί υπάλληλοι θα ανησυχούν για τη μικροδιαχείριση. Άλλοι μπορεί να φοβούνται ότι θα κριθούν για πέντε λεπτά κύλισης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Απευθυνθείτε σε αυτά κατά μέτωπο.

Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε ένα FAQ με τις πιο συνηθισμένες ερωτήσεις των εργαζομένων, για παράδειγμα:

1. "Μπορείτε να διαβάσετε τα προσωπικά μου μηνύματα;" Μόνο εάν είναι σε εταιρικά συστήματα - και μόνο εάν το επιτρέπει η πολιτική.
2. "Παρακολουθούνται τα προσωπικά μου αρχεία;" Όχι εκτός και αν είναι αποθηκευμένα σε συσκευές της εταιρείας.
3. "Πόσο καιρό διατηρούνται τα δεδομένα;" Συνήθως 90-180 ημέρες, εκτός εάν απαιτείται για διερεύνηση.

Προσκαλέστε σχόλια. Οι ανώνυμες έρευνες λειτουργούν καλά. Ίσως μάθετε ότι οι εργαζόμενοι εκτιμούν ότι γνωρίζουν ότι τα συστήματα είναι ασφαλή, ακόμα κι αν παρακολουθούνται.

Η υπογραφή δεν είναι απλά χαρτιά. Είναι απόδειξη ότι οι εργαζόμενοι καταλαβαίνουν τι συμφωνούν.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα απλό έντυπο συναίνεσης, όπως το παρακάτω δείγμα. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να το υπογράψουν κατά την επιβίβαση ή κατά την εισαγωγή της πολιτικής. Εάν κάποιος αισθάνεται ότι πιέζεται, αυτό είναι μια κόκκινη σημαία - όχι μόνο ηθικά, αλλά και νομικά.

Δείγμα συγκατάθεσης για το έγγραφο παρακολούθησης

Ακολουθεί ένα πρότυπο που μπορείτε να προσαρμόσετε (συνιστούμε να συμβουλευτείτε τον νομικό σας ειδικό):

Συμφωνία συναίνεσης παρακολούθησης εργαζομένων

Εγώ, [Employee Name], αναγνωρίζω ότι το [Company Name] μπορεί να παρακολουθεί, να καταγράφει και να ελέγχει τη χρήση από μέρους μου συσκευών, δικτύων, email, πρόσβασης στο Διαδίκτυο και εφαρμογών λογισμικού που παρέχονται από την εταιρεία. Αυτό περιλαμβάνει, αλλά δεν περιορίζεται σε, ιστοτόπους που επισκέπτεστε, αρχεία στα οποία έχετε πρόσβαση και χρήση εφαρμογών.

Αυτή η παρακολούθηση πραγματοποιείται για τη διασφάλιση της ασφάλειας των δεδομένων, την πρόληψη της κακής χρήσης πόρων, τη συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις και τη διατήρηση ενός παραγωγικού περιβάλλοντος εργασίας.

Κατανοώ ότι η δραστηριότητά μου στα εταιρικά συστήματα μπορεί να ελεγχθεί ανά πάσα στιγμή. Η προσωπική χρήση αυτών των συστημάτων θα πρέπει να είναι ελάχιστη και σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας.

Διάβασα την Πολιτική Παρακολούθησης Εργαζομένων και είχα την ευκαιρία να κάνω ερωτήσεις. Συναινώ σε αυτήν την παρακολούθηση ως μέρος της απασχόλησής μου.

Υπογραφή: _________________________

Έντυπο Όνομα: ______________________

Ημερομηνία: ___________

Οι μάνατζερ είναι η πρώτη γραμμή. Εάν δεν μπορούν να ενημερώσουν τους υπαλλήλους και να εξηγήσουν την πολιτική ήρεμα - ή χειρότερα, να κάνουν κακή χρήση των δεδομένων - μπορεί να είναι πρόβλημα.

Εκπαιδεύστε επόπτες σε:

1. Πώς να απαντήσετε σε ερωτήσεις εργαζομένων χωρίς αμυντικό τρόπο
2. Τι μπορούν και τι δεν μπορούν να κάνουν με τα δεδομένα παρακολούθησης
3. Πώς να αποφύγετε τη δημιουργία κουλτούρας επιτήρησης

Ένας διευθυντής που λέει, "Σε είδα να ήσουν στο YouTube για 20 λεπτά", χωρίς πλαίσιο, βλάπτει το ηθικό. Κάποιος που λέει, "Παρατήρησα κάποια περιήγηση εκτός εργασίας - όλα εντάξει;" ανοίγει έναν διάλογο.

Ακόμη και στις συσκευές της εταιρείας, οι εργαζόμενοι έχουν δικαίωμα σε κάποιο απόρρητο. Η καλύτερη πρακτική είναι να αποφεύγετε την παρακολούθηση προσωπικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιδιωτικών συνομιλιών ή εφαρμογών που δεν λειτουργούν, εκτός εάν υπάρχει σαφής πολιτική και συναίνεση.

Και μην εγγράφετε ποτέ ήχο ή βίντεο σε ιδιωτικούς χώρους. Οι κάμερες σε δωμάτια διαλειμμάτων ή τουαλέτες δεν είναι απλώς ανήθικες. είναι παράνομοι.

Η ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με την παρακολούθηση δεν είναι απλώς μια νομική υποχρέωση - είναι μια αναγκαιότητα για τη διατήρηση της εμπιστοσύνης. Όταν γίνει σωστά, μετατρέπει ένα ευαίσθητο θέμα σε μια στιγμή σαφήνειας και αμοιβαίου σεβασμού.

Οι κίνδυνοι για την ασφάλεια είναι πραγματικοί. Η παραγωγικότητα χρειάζεται μέτρηση. Και κάποια μορφή παρακολούθησης των εργαζομένων είναι απαραίτητη. Αλλά η αναγκαιότητα δεν αντικαθιστά την ανάγκη για διαφάνεια. Οι βέλτιστες πρακτικές για την παρακολούθηση των εργαζομένων μπορούν να συνοψιστούν σε μια φράση: να αντιμετωπίζουμε τους ανθρώπους δίκαια.

Να είστε σαφείς. Να είστε ειλικρινείς. Να είστε συνεπείς. Εξηγήστε το γιατί, λάβετε πραγματική συναίνεση και σεβαστείτε τα προσωπικά όρια. Εκπαιδεύστε τους διευθυντές σας όχι στην αστυνομία, αλλά στην υποστήριξη. Η ομάδα σας δεν είναι υπό υποψία. αποτελούν μέρος της λύσης.

Με ακεραιότητα, η παρακολούθηση δεν διαβρώνει την εμπιστοσύνη - την ενισχύει.