Περίπτωση CleverControl: Βελτίωση της υπευθυνότητας των εργαζομένων σε μια απομακρυσμένη ομάδα

Σε αυτή την περίπτωση της CleverControl, ο πελάτης είναι ένα πρακτορείο μάρκετινγκ με μια ομάδα 50 υπαλλήλων κατανεμημένων σε διάφορες ζώνες ώρας.

While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:

1. Δυσκολίες στην αξιολόγηση της πραγματικής παραγωγής εργασίας και του χρόνου που δαπανάται σε χρεώσιμες εργασίες σε σχέση με μη χρεώσιμες δραστηριότητες,
2. Αβεβαιότητα σχετικά με τους εργαζόμενους που εργάζονται με συνέπεια κατά τις καθορισμένες ώρες εργασίας,
3. Ασυνεχείς επιδόσεις: ορισμένοι εργαζόμενοι ξεπέρασαν τις προσδοκίες, ενώ άλλοι υπολείπονταν συνεχώς,
4. Περιορισμένη ορατότητα στις διαδικασίες εργασίας και στην ατομική συμβολή στα έργα.

Οι προηγούμενες μέθοδοι ελέγχου αποδείχθηκαν αναποτελεσματικές. Για το λόγο αυτό η εταιρεία αποφάσισε να δοκιμάσει το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων.

Ο οργανισμός εφάρμοσε το CleverControl για να ξεπεράσει τις προκλήσεις που περιγράφηκαν. Οι σύνδεσμοι λήψης εστάλησαν στους υπαλλήλους, ώστε να μπορούν να εγκαταστήσουν τον παράγοντα παρακολούθησης στους φορητούς υπολογιστές της εταιρείας.

Η διοίκηση έμεινε έκπληκτη με το πόσο εύκολα πήγε η εγκατάσταση: η ομάδα μπόρεσε να εγκαταστήσει τον πράκτορα χωρίς κάποιον ειδικό πληροφορικής και δεν αντιμετώπισε σχεδόν καμία δυσκολία.

Με το CleverControl, η διοίκηση θα μπορούσε να ελέγχει την εργασία των εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο και να έχει λεπτομερή αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων για περαιτέρω εξέταση. Ο οργανισμός ενδιαφερόταν ιδιαίτερα για τις ακόλουθες πληροφορίες:

1. Χρόνος εργασίας: καταγραφές του χρόνου σύνδεσης/εξόδου και του χρόνου ενεργού/ανενεργού,
2. Χρήση εφαρμογών: ποιες εφαρμογές χρησιμοποιήθηκαν και για πόσο χρονικό διάστημα,
3. Ιστορικό ιστοτόπων: επισκέψεις σε ιστοτόπους και χρόνος παραμονής σε αυτούς,
4. Δραστηριότητα μέσων κοινωνικής δικτύωσης και messenger: ποια μέσα κοινωνικής δικτύωσης και εφαρμογές συνομιλίας χρησιμοποιήθηκαν και για πόσο χρονικό διάστημα,
5. Στιγμιότυπα και καταγραφές οθόνης,
6. Ζωντανές ροές από τις οθόνες των εργαζομένων.

Οι πληροφορίες αυτές παρείχαν πληροφορίες για τη ροή εργασίας κάθε εργαζομένου, βοήθησαν στην εξεύρεση των λόγων για την ασυνεπή παραγωγικότητα και αποκάλυψαν μερικούς τεμπέληδες.

Για παράδειγμα, το CleverControl αποκάλυψε τις παρατεταμένες περιόδους αδράνειας ενός εργαζομένου ή την προσωπική περιήγηση μετά την εγγραφή του. Ο εργαζόμενος μπορεί να συνδεόταν στις 9:00 π.μ., αλλά να μην εμφάνιζε σημαντική δραστηριότητα που σχετιζόταν με την εργασία μέχρι τις 10:30 π.μ.

Ένας άλλος υπάλληλος συνελήφθη για συνεχή πρόωρη έξοδο και καθυστερημένη είσοδο. Οι συνολικές εβδομαδιαίες ώρες εργασίας, όπως παρακολουθούνται από το CleverControl, ήταν περίπου 36 ώρες αντί για τις αναμενόμενες 40.

Παρόλο που η σύμβασή τους δεν περιλάμβανε ευέλικτο ωράριο εργασίας, ορισμένοι εργαζόμενοι το οικειοποιήθηκαν με δική τους πρωτοβουλία. Μπορεί να εργάζονταν μέχρι αργά τη νύχτα, ενώ οι υπόλοιποι εργάζονταν το συνηθισμένο ωράριο 9-5. Η έλλειψη επικαλυπτόμενων ωρών εργασίας οδηγούσε σε προβλήματα επικοινωνίας και χαμένες προθεσμίες.

Η ανάλυση της χρήσης του προγράμματος και του ιστότοπου έδειξε υπερβολική χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και των πλατφορμών ροής κατά τις καθορισμένες ώρες εργασίας. Οι εργαζόμενοι μπορεί να είχαν ανοιχτές εφαρμογές που σχετίζονταν με την εργασία, αλλά η εστίαση ήταν σαφώς σε άλλα προγράμματα.

Σε άλλες περιπτώσεις, ο εργαζόμενος μπορεί να ξόδεψε ώρες σε ένα πρόγραμμα που σχετίζεται με την εργασία του, αλλά το αποτέλεσμα ήταν ελάχιστο. Αυτό θα μπορούσε να υποδηλώνει ότι ο εργαζόμενος είτε ήταν επικεντρωμένος σε κάτι άλλο εκτός του φορητού υπολογιστή εργασίας είτε η ροή εργασίας του ήταν αναποτελεσματική.

Με βάση τις γνώσεις που προέκυψαν από την παρακολούθηση, ο οργανισμός μάρκετινγκ έλαβε μέτρα για τη βελτίωση της υπευθυνότητας των εργαζομένων.

Τα αρχεία καταγραφής του CleverControl επέτρεψαν τη στοχευμένη αντιμετώπιση ζητημάτων όπως η κλοπή χρόνου και η συνεχής υποαπόδοση. Η έγκαιρη παρέμβαση απέτρεψε την κλιμάκωση των θεμάτων απόδοσης και έστειλε ένα σαφές μήνυμα ότι η υπευθυνότητα των εργαζομένων λαμβάνεται σοβαρά υπόψη.

Ο οργανισμός εφάρμοσε τακτικές συναντήσεις ελέγχου μεταξύ των διευθυντών και των εργαζομένων για να συζητήσουν την πρόοδο, να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις και να παρέχουν ανατροφοδότηση. Ο διευθυντής χρησιμοποίησε περιλήψεις δραστηριοτήτων του CleverControl στις αξιολογήσεις απόδοσης, καθιστώντας τις αξιολογήσεις λιγότερο υποκειμενικές και περισσότερο αντικειμενικές και άμεσες. Οι περιλήψεις δραστηριοτήτων παρείχαν τις απαραίτητες συγκεκριμένες αποδείξεις της απόδοσης, τόσο θετικές όσο και αρνητικές. Με βάση τα αποδεικτικά στοιχεία, ο διευθυντής μπορούσε να δώσει στοχευμένη ανατροφοδότηση και να βοηθήσει στην ανάπτυξη στρατηγικών βελτίωσης.

Εκτός αυτού, ο διευθυντής καθόρισε σαφείς προσδοκίες για τις ώρες εργασίας, την ολοκλήρωση των εργασιών και τη χρήση ανεπιθύμητων/μη παραγωγικών εφαρμογών και ιστότοπων. Η παρακολούθηση με το CleverControl εξασφάλισε ότι οι εργαζόμενοι ανταποκρίνονταν στις προσδοκίες αυτές.

Ως αποτέλεσμα, η εταιρεία μάρκετινγκ είδε αύξηση 14% στη συνολική παραγωγικότητα της ομάδας μέσα σε δύο μήνες από την εφαρμογή του CleverControl. Η πληροφόρηση βάσει δεδομένων σχετικά με την απόδοση των εργαζομένων επέτρεψε πιο αντικειμενικές και δίκαιες αξιολογήσεις απόδοσης και στοχευμένη υποστήριξη. Εκτός αυτού, τα χαρακτηριστικά παρακολούθησης του χρόνου του CleverControl λειτούργησαν αποτρεπτικά για την κλοπή χρόνου, ελαχιστοποιώντας τις χαμένες χρεώσιμες ώρες. Οι εργαζόμενοι έγιναν πιο υπεύθυνοι και συνειδητοποιημένοι όσον αφορά τη διαχείριση του χρόνου τους. Ξόδεψαν σημαντικά λιγότερο χρόνο σε εργασίες που δεν σχετίζονταν με την εργασία.

"Το CleverControl μεταμόρφωσε τη διαχείριση της απομακρυσμένης εργασίας μας. Τα δεδομένα του μας έδωσαν ορατότητα στη διαδικασία εργασίας όλων, εντόπισαν προβλήματα με τη λογοδοσία των εργαζομένων και βοήθησαν στη βελτίωση της συνολικής απόδοσης της ομάδας." - λέει ο διευθύνων σύμβουλος του οργανισμού.

Αυτή η περίπτωση της CleverControl δείχνει πόσο αποτελεσματική μπορεί να είναι η παρακολούθηση των εργαζομένων στη διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας. Αποκαλύπτει ελλείψεις δεξιοτήτων, περισπασμούς και αδράνεια, επιτρέποντας στη διοίκηση να λάβει τεκμηριωμένες αποφάσεις για τη βελτίωση της κατάστασης. Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για τα χαρακτηριστικά του CleverСontrol και για το πώς μπορεί να μεταμορφώσει την ομάδα σας, μάθετε περισσότερα  εδώ