Πώς παρακολουθούμε τους απομακρυσμένους υπαλλήλους

Πολλές εταιρείες αποφεύγουν την εξ αποστάσεως απασχόληση επειδή φοβούνται ότι θα χάσουν τον έλεγχο. Δεν είναι σαφές πώς θα διασφαλιστεί ότι ο ειδικός εργάζεται πραγματικά οκτώ ώρες την ημέρα και δεν σπαταλά τον χρόνο του στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Τα εργαλεία παρακολούθησης των εργαζομένων, όπως η καταγραφή του χρόνου εργασίας, ο έλεγχος παρουσίας, τα στιγμιότυπα από κάμερες κ.λπ. φαίνεται να είναι μια καλή λύση. Στην Technipe, χρησιμοποιούμε αυτά τα εργαλεία σε συνδυασμό με μια ειδική διαχειριστική προσέγγιση.

Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς κρατάμε τη ροή εργασιών στην εταιρεία κάτω από το ραντάρ αποτελεσματικά και γιατί αυτό λειτουργεί.

Εμπιστευόμαστε τους υπαλλήλους μας. Είναι μια αρκετά τετριμμένη δήλωση για μια ιστορία σχετικά με τον έλεγχο, αλλά είναι πράγματι έτσι. Ταυτόχρονα, συμφωνώ με τη γνωστή παροιμία: "Εμπιστεύσου αλλά επαλήθευσε". Και εμείς εμπιστευόμαστε, αλλά ελέγχουμε. Ωστόσο, προτού εμβαθύνουμε στις λεπτομέρειες αυτού του ελέγχου, θα πρέπει να εξηγήσω ορισμένες αρχικές συμφωνίες και εργασίες που κάνουμε.

Όταν προσλαμβάνουμε έναν νέο υπάλληλο, συζητάμε μαζί του όλους τους όρους - τηρούμε την πολιτική της μέγιστης δυνατής διαφάνειας. Δεν μπορεί να υπάρχει κανένα "εννοούσα" - πρέπει να συζητάμε τα πάντα.

Προσπαθούμε να είμαστε ευέλικτοι σε κάθε θέμα - λαμβάνουμε υπόψη τις ιδιαιτερότητες της ζωής σε διαφορετικές πολιτείες και τις προσωπικές προτιμήσεις των εργαζομένων. Για παράδειγμα, έχουμε κάποιο τυπικό πρόγραμμα από τις 8-9 π.μ. έως τις 5-6 μ.μ., συμπεριλαμβανομένου ενός μεσημεριανού διαλείμματος μιας ώρας τις εργάσιμες ημέρες. Αν και, μερικές φορές, λόγω προσωπικών περιστάσεων, ένας εργαζόμενος επιθυμεί να έχει, για παράδειγμα, ένα δίωρο διάλειμμα για μεσημεριανό γεύμα ή ένα διάλειμμα σε ασυνήθιστη ώρα. Τα έργα στα οποία εργάζονται οι ειδικοί μπορεί επίσης να έχουν ιδιαιτερότητες (π.χ. ο πελάτης με τον οποίο ο εργαζόμενος πρέπει να διατηρεί επαφή βρίσκεται σε διαφορετική ζώνη ώρας). Όλα αυτά τα συζητάμε στην αρχή.

Συζητάμε όχι μόνο για τις ώρες εργασίας αλλά και για άλλες πτυχές της συνεργασίας μας. Αυτές περιλαμβάνουν τις ευθύνες σχετικά με τις αποδεσμεύσεις (το γεγονός ότι ολόκληρη η ομάδα πρέπει να είναι διαθέσιμη την καθορισμένη ώρα), τις δυνατότητες ταξιδιών εργασίας μία ή δύο φορές το χρόνο κ.λπ. Για την ακρίβεια, συμφωνούμε στα πλαίσια εντός των οποίων θα συνεργαστούμε.

Έχουμε όρους με τους οποίους ο εργαζόμενος πρέπει να συμμορφώνεται εάν διαταράσσει αυτά τα πλαίσια. Εάν ο εργαζόμενος πρέπει να ξεκινήσει την εργασία του αργότερα, να φύγει νωρίτερα ή να πάρει ρεπό λόγω κάποιων περιστάσεων, πρέπει να το κάνει ανοιχτά και να ενημερώσει την ομάδα του. Θεωρητικά, ο εργαζόμενος πρέπει να αναπληρώσει το χαμένο διάστημα. Ωστόσο, η εταιρική μας πολιτική προβλέπει μια χρονική εκκαθάριση που δεν θα προκαλέσει συνέπειες. Ένας εργαζόμενος έχει το δικαίωμα να πάρει δύο επιπλέον ρεπό το χρόνο χωρίς να εξηγήσει τους λόγους. Εάν οι "επιτρεπόμενες μη εμφανίσεις" έχουν τελειώσει, ο εργαζόμενος μπορεί πάντα να πάρει μια ημέρα από την άδεια μετ' αποδοχών του ή ένα μη αμειβόμενο ρεπό ή να αναπληρώσει το χαμένο διάστημα αφού συμφωνήσει με την ομάδα. Το κύριο σημείο είναι να ενημερώνεται εκ των προτέρων. Προσπαθούμε να ελαχιστοποιήσουμε την παλαβομάρα και την αθέτηση των συμφωνιών με τη βοήθεια των ευέλικτων όρων.

να μην σπαταλάτε τις προσπάθειές σας στην εφαρμογή πρακτικών κλήσεων ελέγχου ή εργαλείων μικροδιαχείρισης, όπως διαδικτυακά εργαλεία ελέγχου παρουσίας ή παρακολούθησης με κάμερα. Από τη δική μου άποψη, ήταν άχρηστα για την πνευματική εργασία. Πρώτα πρέπει να επενδύσετε στην αγορά των εργαλείων, και στη συνέχεια να σπαταλήσετε χρόνο και προσπάθεια για την εξέταση των εκθέσεων. Ακόμα, δεν σας δίνουν την απάντηση αν ο εργαζόμενος έχει ολοκληρώσει την εργασία ή όχι.

Ωστόσο, άλλαξα γνώμη αφού ανακάλυψα το CleverControl. Αυτό το εργαλείο είναι πιο προσιτό από τα άλλα και διαθέτει εντυπωσιακή λειτουργικότητα, από τον καθορισμό της ώρας ενεργοποίησης και απενεργοποίησης του υπολογιστή μέχρι την παρακολούθηση των εφαρμογών που εκτελούνται.

Αρχικά, ανησυχούσα ότι οι αυτοοργανωμένοι εργαζόμενοι θα αντιμετώπιζαν αρνητικά τέτοια εργαλεία. Οι άνθρωποι που βάζουν το αποτέλεσμα πάνω από τη διαδικασία αισθάνονται δυσφορία όταν τους παρακολουθούν. Τα κίνητρά τους μειώνονται και δεν μπορούμε να το επιτρέψουμε αυτό. Ευτυχώς, το CleverControl λειτουργεί διακριτικά και διακριτικά: δεν διαθέτει διεπαφή στον υπολογιστή του εργαζομένου και δεν είναι εμφανές για τον εργαζόμενο. Βοηθά στην ανακούφιση από το άγχος της παρακολούθησης σε σημείο που το άτομο να ξεχνά εντελώς το πρόγραμμα.

Δίνουμε προτεραιότητα στο αποτέλεσμα, όχι στη διαδικασία!

Γι' αυτό ρυθμίσαμε το πρόγραμμα σύμφωνα με τις ανάγκες μας: απενεργοποιήσαμε την παρακολούθηση ιστότοπων, την καταγραφή πληκτρολογίου, την παρακολούθηση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και μερικές άλλες λειτουργίες που συνέλεγαν δεδομένα που δεν μας ενδιέφεραν. Είναι αρκετά εύκολο να το κάνετε, επειδή το CleverControl είναι ευέλικτο σε σημείο που μπορείτε να απενεργοποιήσετε σχεδόν όλες τις επιλογές παρακολούθησης. Αυτό στο οποίο εστιάζουμε κυρίως είναι τα στατιστικά στοιχεία ενεργού χρόνου, οι εφαρμογές στις οποίες εργάζονται οι εργαζόμενοι και περιστασιακά η ζωντανή προβολή για τον έλεγχο της παρουσίας.

Μέχρι στιγμής, έχουμε μιλήσει μόνο για τις συμφωνίες μας με τους εργαζόμενους. Ο τρόπος με τον οποίο ελέγχουμε τη συμμόρφωση με αυτές τις συμφωνίες εξαρτάται από τις ιδιαιτερότητες του έργου.

Η Technipe επικεντρώνεται κυρίως στην ολοκλήρωση σύνθετων εργασιών με το κλειδί στο χέρι. Σε αυτή την περίπτωση, αποφασίζουμε πώς θα εργαστούμε στο έργο και χωρίζουμε τις εργασίες σε απλές επιμέρους εργασίες. Στη συνέχεια, ο διαχειριστής του έργου ή ο επικεφαλής της ομάδας (ή και οι δύο σε ορισμένα έργα) εργάζονται σύμφωνα με την ευέλικτη μεθοδολογία ως συνήθως. Όπως όλες οι ομάδες, έχουμε εβδομαδιαία sprints και καθημερινές κλήσεις που μας επιτρέπουν να συντονίζουμε τη ροή εργασιών.

Υποθέτουμε ότι ο εργαζόμενος ασχολείται συνεχώς με πρακτικές δραστηριότητες. Κατά συνέπεια, αναθέτουμε καθήκοντα, οργανώνουμε τηλεδιασκέψεις κ.λπ. Η ροή εργασίας δεν είναι απλώς να παίρνουμε τις εργασίες της εβδομάδας και να τις ολοκληρώνουμε μόνοι μας. Οι ομάδες αλληλεπιδρούν συνεχώς - αυτό είναι ακόμη πιο σημαντικό με τη μορφή απομακρυσμένης εργασίας απ' ό,τι στο γραφείο. Είναι αδύνατο να εξαφανιστείτε από αυτή την αλληλεπίδραση απαρατήρητοι.

Δεδομένου ότι η εργασία γίνεται μέσα σε μια ομάδα, ο έλεγχος των απομακρυσμένων υπαλλήλων δεν διαφέρει πολύ από την παρακολούθηση των γραφείων κατανεμημένων εταιρειών, όταν, για παράδειγμα, ένα μέρος της ομάδας βρίσκεται στην πρωτεύουσα και το άλλο σε άλλη πολιτεία. Αν ποτέ συμβούν πιθανές χαμένες προθεσμίες, υπολείψεις μεμονωμένων υπαλλήλων ή άλλα προβλήματα, αυτά γίνονται εμφανή μέσα σε περίπου μία εβδομάδα. Αυτό επιτρέπει την ταχεία αντιμετώπιση της κατάστασης. Με άλλα λόγια, δεν υπάρχουν κρίσιμες δυσκολίες εδώ.

In most projects, we have time control for internal purposes. It is conducted both via CleverControl and manual reports ("I have been doing that task for X hours and that one for Y hours").

Δεν χρησιμοποιούμε δημοφιλείς μεθόδους αξιολόγησης του προσωπικού και της συμμετοχής του, όπως για παράδειγμα την έρευνα 360. Δεν θέτουμε ως στόχο τη μέτρηση της εργασίας των υπαλλήλων μας με μετρήσεις ανθρώπινου δυναμικού, καθώς δεν μας δίνουν τις πληροφορίες που χρειαζόμαστε. Όλη η επικοινωνία του έργου είναι ανεπίσημη, σε απλή γλώσσα. Αλλά για να δούμε την κατάσταση λίγο πολύ αντικειμενικά, έχουμε ένα σχέδιο για κάθε εργαζόμενο για αρκετούς μήνες μπροστά. Περιλαμβάνει τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσουν και προσωπικούς στόχους, όπως η εκμάθηση νέων εργαλείων, τεχνολογιών, γλωσσών προγραμματισμού. Ο εργαζόμενος δημιουργεί αυτό το σχέδιο μαζί με τον προϊστάμενό του.

Για να προστατέψουμε τους τεχνικούς από την εξουθένωση, τους δίνουμε την ευκαιρία να αλλάξουν έργο εάν, για παράδειγμα, έχουν κουραστεί από τη στοίβα τεχνολογίας. Η εταιρεία δηλώνει αρχικά ότι πρόκειται για μια κοινή πρακτική που δεν οδηγεί σε οικονομικές ή άλλες κυρώσεις. Γι' αυτό ένας εργαζόμενος μας ενημερώνει ελεύθερα για τυχόν προβλήματα σε πρώιμα στάδια και μπορούμε να κάνουμε αλλαγές στο έργο με ελάχιστες απώλειες, αφού τις συζητήσουμε και δώσουμε χρόνο για την εκπαίδευση ενός νέου ειδικού.

Υπάρχουν ορισμένα έργα στα οποία ένα μέρος της ομάδας Technipe συνεργάζεται με τους ειδικούς του πελάτη. Όσον αφορά τον έλεγχο, τα έργα αυτά προκαλούν πολύ περισσότερα προβλήματα. Η διαφορά είναι κρίσιμη. Στην πρώτη περίπτωση, έχουμε μια συνηθισμένη εσωτερική ομάδα, ωστόσο, στη δεύτερη περίπτωση, δεν έχουμε πρόσβαση σε ένα μέρος της ομάδας και η επιρροή μας στο έργο περιορίζεται στα πλαίσια που έχουμε θέσει στην αρχή. Σε αυτή την περίπτωση, οι σχέσεις με τον πελάτη που οικοδομούνται με κοινή προσπάθεια είναι το κλειδί.

Εκτός από το CleverControl, το κύριο μέσο ελέγχου της απόδοσής μας είναι η συλλογή ανατροφοδότησης από τους πελάτες στα έργα των οποίων εργάζονται οι εργαζόμενοι. Οι υπεύθυνοι λογαριασμών επικοινωνούν με τον πελάτη τουλάχιστον δύο φορές τον μήνα για να συζητήσουν αν κάθε εργαζόμενος και ολόκληρη η ομάδα ολοκλήρωσαν την καθορισμένη εργασία:

• Εάν το έργο πληροί τα πρότυπα ποιότητας,

• αν η εργασία γίνει εγκαίρως,

• αν υπάρχουν καθυστερήσεις,

• τι τους άρεσε ή δεν τους άρεσε πρόσφατα στην εργασία,

• τι μπορεί να βελτιώσει ο κάθε ειδικός στην εργασία του.

Κάνουμε στην ομάδα μας τις ίδιες ερωτήσεις, αλλά πολύ πιο συχνά. Επιτρέπουν στους διευθυντές να καταλάβουν σε ποιο στάδιο βρίσκεται το έργο, σαν να επρόκειτο για μια εσωτερική ομάδα. Όπως ανέφερα παραπάνω, συζητάμε όχι μόνο για το έργο αλλά και για την προσωπική εξέλιξη του εργαζομένου κατά τη διάρκεια τακτικών κλήσεων. Όταν ο εργαζόμενος συνεργάζεται με τους ειδικούς του πελάτη, ο πελάτης μπορεί να συμβάλει στο σχέδιο ανάπτυξής του, αν πιστεύει ότι ο εργαζόμενος δεν διαθέτει κάποιες τεχνικές ικανότητες.

Ως αποτέλεσμα, ελέγχουμε σε επίπεδο βασικών μετρήσεων - ποιότητα (όσον αφορά την ανάπτυξη λογισμικού - στυλ κώδικα, χρονικά περιθώρια κ.λπ.) λαμβάνοντας μόνο τα πιο πολύτιμα δεδομένα από το λογισμικό παρακολούθησης. Όλοι είναι ευτυχισμένοι. Λαμβάνουμε υπόψη τα αιτήματα του πελάτη- η δουλειά συνεχίζεται. Ο εργαζόμενος έχει ένα ορισμένο επίπεδο συμμετοχής στο έργο. Δεν γράφει απλώς τον κώδικα, αλλά γίνεται μέρος της ομάδας έργου και λαμβάνει την απαραίτητη ανατροφοδότηση.

Προφανώς, η συμβολή κάθε εργαζομένου δεν μπορεί να αξιολογηθεί από τους άλλους συμμετέχοντες. Οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι καλά οργανωμένοι και να διαθέτουν κάποιες κοινωνικές δεξιότητες. Όταν έχουν ένα πρόβλημα, δεν μπορούν να περιμένουν μέχρι να εξαφανιστεί. Αντιθέτως, πρέπει να προσπαθήσουν να το επιλύσουν. Εάν αυτό απαιτεί τη βοήθεια άλλων μελών της ομάδας, ο εργαζόμενος πρέπει να μιλήσει ανοιχτά για το πρόβλημα. Δεν μπορούν όλοι να το κάνουν αυτό - γι' αυτό εξετάζουμε τις απαραίτητες κοινωνικές δεξιότητες κατά τη διαδικασία πρόσληψης. Και αυτό είναι άλλο ένα στοιχείο του συστήματός μας ελέγχου: αν πιστεύουμε ότι ο υποψήφιος δεν θα ταιριάξει στη ροή εργασίας, δεν θα τον προσλάβουμε.

Πρέπει να πω ότι, ανεξάρτητα από τις κοινωνικές δεξιότητες που μπορεί να έχει ο εργαζόμενος, όλοι έχουν στιγμές που ο εγκέφαλός τους δεν λειτουργεί λόγω ασθένειας, οικογενειακών προβλημάτων κ.λπ. Για εμάς, αυτό δεν αποτελεί λόγο για την απόλυση. Περιμένουμε όμως να μας ενημερώσει ο εργαζόμενος για το πρόβλημα και να βρούμε μαζί μια λύση, για παράδειγμα να του δώσουμε μια μη προγραμματισμένη άδεια. Ακόμη και αν ο εργαζόμενος δεν μιλάει γι' αυτό, βλέπουμε τις αλλαγές στην προσωπική επικοινωνία και προσπαθούμε να βοηθήσουμε. Είναι ένας ακόμη λόγος για τον οποίο η επικοινωνία με τους εργαζόμενους είναι απαραίτητη.

Όλοι κάνουν λάθη. Το σύστημα ελέγχου μας είχε και αυτό μερικά. Ωστόσο, οργανώνουμε τις διαδικασίες εργασίας μας έτσι ώστε το τίμημα ενός λάθους να είναι ελάχιστο.

Χωρίζουμε κάθε εργασία σε επιμέρους εργασίες που δεν απαιτούν περισσότερες από 32 ώρες για να ολοκληρωθούν. Από τη μία πλευρά, απαιτεί πολλή δουλειά στο στάδιο της αξιολόγησης. Λαμβάνοντας αυτό υπόψη, δεν συμμετέχουμε σε διαγωνισμούς, προσφορές ή άλλες αξιολογήσεις όπου η προπώληση δύσκολα θα οδηγήσει σε έργο. Ωστόσο, εάν οι διαπραγματεύσεις έφτασαν στον υπολογισμό του κόστους, προσπαθούμε να λάβουμε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Οι επιπλέον οκτώ ώρες που αφιερώνουμε στις λεπτομέρειες μας επιτρέπουν να μειώσουμε τον προϋπολογισμό του έργου και να τηρήσουμε τις αρχικά καθορισμένες προθεσμίες. Αυτό αφορά έργα και των δύο προαναφερθέντων τύπων.

Αν ο εργαζόμενος αποτύχει για κάποιο λόγο, το μαθαίνουμε σε λίγες ημέρες, στη χειρότερη περίπτωση σε δύο εβδομάδες, όχι σε έξι μήνες. Ο εργαζόμενος μπορεί να έχει αντικειμενικά προβλήματα ή να μην χρησιμοποιεί την καλύτερη προσέγγιση για την ολοκλήρωση της εργασίας - σε αυτή την περίπτωση, συμμετέχουμε και βοηθάμε.

Υπήρχαν περιπτώσεις κατά τις οποίες οι προθεσμίες καθυστερούσαν. Ήταν ζωηρή από τον αριθμό των παρόμοιων εργασιών που ολοκλήρωσε ο εργαζόμενος και από τα σχόλια του πελάτη. Τα προβλήματα παρουσιάστηκαν σε έργα όπου συνεργαστήκαμε με τους ειδικούς του πελάτη. Τότε ήταν που όλοι οι μηχανισμοί ελέγχου μας σε πρώιμο στάδιο λειτουργούσαν καλύτερα. Ακόμη και πριν ο πελάτης μας μιλήσει ανοιχτά για τα προβλήματα, είχαμε παρατηρήσει προειδοποιητικά σημάδια στο εσωτερικό της ομάδας. Σε μία από τις περιπτώσεις, είχαμε λίγο επιπλέον χρόνο για να δώσουμε στον υπάλληλο την ευκαιρία να βελτιωθεί. Δεν αξιοποίησε αυτή την ευκαιρία, αλλά παρόλα αυτά καταφέραμε να λύσουμε το πρόβλημα έτσι ώστε να μην έχει σχεδόν καμία επίπτωση στο έργο. Αναγκαστήκαμε να αποχωριστούμε τον εργαζόμενο. Αν και, ειλικρινά μιλώντας, η απόλυση είναι ένα ακραίο μέτρο για τους υπαλλήλους που εργάζονται στην εταιρεία για αρκετό καιρό και έχουν δείξει ικανοποιητικά αποτελέσματα στο παρελθόν. Προσπαθούμε να βρούμε κάποια σημεία συμφωνίας και να επιλύσουμε την κατάσταση με διαφορετικό τρόπο με τέτοιους υπαλλήλους.

Αντί για το συμπέρασμα, θα ήθελα να σημειώσω ότι η εμπειρία μας δύσκολα μπορεί να εφαρμοστεί σε οποιαδήποτε εταιρεία. Πρέπει να επανεξετάσει κανείς ολόκληρη τη λεγόμενη εταιρική κουλτούρα, αλλάζοντας την εστίαση από τη διαδικασία στο αποτέλεσμα. Ήταν σχετικά εύκολο για την Technipe, επειδή η εταιρεία χτίστηκε αρχικά πάνω σε αυτή την αρχή. Έπρεπε όμως να μάθουμε πολλά πράγματα από τη δική μας εμπειρία. Και συνεχίζουμε να ακολουθούμε τον δρόμο μας, βελτιώνοντας τις διαδικασίες με την αποκτηθείσα γνώση.