Πώς αυξήσαμε την αποδοτικότητα των εργαζομένων κατά 15%

Μια εταιρεία που πωλεί ανταλλακτικά αυτοκινήτων δεν ήταν ικανοποιημένη με το έργο του τμήματος αγορών της. Οι συνεχείς καθυστερήσεις παράδοσης, τα είδη ταχείας διακίνησης που έλειπαν από το κατάστημα και η επιδείνωση των σχέσεων με τους μακροχρόνιους προμηθευτές ήταν μερικοί μόνο από τους λόγους που ταλαιπωρούσαν ολόκληρη την επιχείρηση.

Για να διορθώσει την κατάσταση, ο υπεύθυνος αγορών εγκατέστησε το σύστημα ελέγχου που προσφέρει η CleverControl, η οποία ειδικεύεται στην παρακολούθηση των εργαζομένων, την παρακολούθηση της απόδοσης και τη βελτιστοποίηση της παραγωγικότητας. Μετά από μια εντατική προσπάθεια παρακολούθησης, η εταιρεία μπόρεσε να εντοπίσει τους τομείς που προκαλούσαν την αναποτελεσματικότητα του τμήματος αγορών της και ήταν σε θέση να λάβει άμεσα μέτρα.

Επομένως, τίθεται αμέσως το ερώτημα πώς να οδηγήσετε την εταιρεία σας στην επιτυχία και, ως εκ τούτου, να παρακινήσετε το προσωπικό σας γι' αυτήν. Βοηθάει η εικόνα του τέλειου ηγέτη - ενός προπορευόμενου και μεγαλοοδηγού; Ναι, αναμφίβολα. Είναι όμως ο βασικός παράγοντας για την επιτυχία της εταιρείας; Δύσκολα. Πόσους τέτοιους ανθρώπους γνωρίζετε προσωπικά; Στην πραγματική ζωή, το κύριο σημείο είναι ότι ο διευθυντής κατανοεί τις ανάγκες του προσωπικού και δημιουργεί τη σωστή στρατηγική. Ένας ικανός διευθυντής βλέπει την αποστολή του στην υποστήριξη των εργαζομένων, αλλά πώς να το κάνει πιο αποτελεσματικά και χωρίς να προσβάλει κανέναν;

Ολόκληρο το τμήμα είδε σημαντικές βελτιώσεις στη ροή εργασιών, με την αποδοτικότητά του να αυξάνεται κατά 15%.

Η εταιρεία είναι γνωστός έμπορος ανταλλακτικών αυτοκινήτων. Είναι υπερήφανη για τις μακροχρόνιες σχέσεις που έχει με τους προμηθευτές της και τις υπηρεσίες που παρέχει στους πελάτες της. Η επιτυχία τους στον κλάδο τους επέτρεψε να επεκτείνουν την προσφορά των προϊόντων τους και να προσθέσουν επίσης τμήματα εξυπηρέτησης πελατών και logistics. Συνεργάζονται με λίγους μακροχρόνιους προμηθευτές, οι οποίοι βρίσκονται όλοι σε στρατηγική θέση και παρέχουν προϊόντα υψηλής ποιότητας.

Ενώ η επιχείρησή τους σημείωσε επιτυχία, το τμήμα αγορών κατηγορήθηκε για πολλά από τα προβλήματα της εταιρείας. Συχνά, η παράδοση των αποστολών καθυστερούσε, οδηγώντας σε δυσαρεστημένους πελάτες και σε κακή φήμη για την εταιρεία. Το τμήμα δυσκολευόταν επίσης να διαχειριστεί τα αποθέματά του. Υπήρχαν γρήγορα κινούμενα είδη που συχνά έλειπαν και άλλα που παρουσίαζαν ελάχιστη ή καθόλου κίνηση, γεγονός που οδηγούσε σε υψηλά ποσοστά επιστροφών και δυσαρεστημένους πελάτες.

Λόγω αυτών των προβλημάτων, η διοίκηση άρχισε να παρακολουθεί στενά τους υπαλλήλους που εργάζονταν στο τμήμα αγορών. Αλλά προς έκπληξή τους, δεν είδαν κανένα σημάδι προβληματικής συμπεριφοράς από τους υπαλλήλους τους. Αντιθέτως, οι περισσότεροι από αυτούς φαινομενικά εργάζονταν συνεχώς, κανείς δεν στερούνταν τυπικής πειθαρχίας στο γραφείο, κανείς δεν ήταν χαλαρός και ήταν πάντα μέσα στα συστήματά τους.

Όταν η διοίκηση δεν μπόρεσε να εντοπίσει κανένα πρόβλημα εσωτερικά, αποφάσισε να αναλάβει δράση και να θέσει σε εφαρμογή ένα σύστημα ελέγχου για την παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας του τμήματος αγορών. Η ιδέα πίσω από την εγκατάσταση του CleverControl ήταν να μάθουν για τα πρότυπα εργασίας των εργαζομένων, τη συμπεριφορά χρήσης του συστήματος και άλλα. Η εταιρεία ήθελε να μάθει πώς θα μπορούσε να βελτιώσει τη ροή εργασιών των αγορών της, ενισχύοντας την αποδοτικότητα των υπαλλήλων της, και να βάλει το τμήμα σε πιο παραγωγική τροχιά.

Οι λύσεις παρακολούθησης των εργαζομένων της CleverControl διαθέτουν δυνατότητες ανάλυσης και βελτιστοποίησης των επιδόσεων. Ουσιαστικά, η διοίκηση έκανε χρήση παρακολουθήσεων χρήσης του διαδικτύου, δυνατοτήτων καταγραφής, δυνατοτήτων ελέγχου βίντεο και ήχου, παρακολουθήσεων κοινωνικής δραστηριότητας και παρακολουθήσεων δραστηριότητας internet messenger.

Από αυτά, η ζωντανή προβολή, η παρακολούθηση μέσω διαδικτύου, η καταγραφή οθόνης, τα στιγμιότυπα οθόνης και η δραστηριότητα του προγράμματος αποδείχθηκαν ιδιαίτερα βιώσιμα για τη διαχείριση. Το λογισμικό παρακολούθησης της CleverControl κατέγραφε και εμφάνιζε σε πραγματικό χρόνο στιγμιότυπα οθόνης μαζί με το ιστορικό περιήγησης στο διαδίκτυο και τη δραστηριότητα προγράμματος κάθε υπαλλήλου. Επιπλέον, η εφαρμογή παρακολούθησης ιστού παρείχε πληροφορίες στη διοίκηση καθώς και όταν άλλαζε η δραστηριότητα ενός υπαλλήλου στο διαδίκτυο. Η παρακολούθηση της κοινωνικής δραστηριότητας και η παρακολούθηση της δραστηριότητας messenger αποδείχθηκαν χρήσιμες για την ανάλυση της χρήσης των μέσων κοινωνικής δικτύωσης από τους υπαλλήλους ενώ βρίσκονταν στην εργασία τους.

Όλες οι μετρήσεις (όπως οι κορυφαίες τοποθεσίες, ο χρόνος παραμονής στις τοποθεσίες, τα συμβάντα του πληκτρολογίου κ.λπ.) αναλύθηκαν μέσω διαισθητικών πινάκων ελέγχου, παρέχοντας δεδομένα σε εύκολα κατανοητή οπτικοποιημένη μορφή. Η διοίκηση ήταν σε θέση να ελέγχει ολόκληρη τη διαδικασία παρακολούθησης χρησιμοποιώντας μια κεντρική κονσόλα διαχείρισης, η οποία τους επέτρεπε να ρυθμίζουν ειδοποιήσεις, να βλέπουν ιστορικό αρχείο της περιήγησης των εργαζομένων στο διαδίκτυο και να δημιουργούν σχέδια δράσης.

Με όλα τα προαναφερθέντα χαρακτηριστικά ενσωματωμένα στη ροή εργασιών του οργανισμού, η διοίκηση ήταν σε θέση να αναλύσει τις ροές εργασιών της, να κατηγοριοποιήσει τις διάφορες εργασίες και δραστηριότητες και να εντοπίσει ποιες δραστηριότητες προκαλούσαν τα περισσότερα προβλήματα. Για την ακρίβεια, τα αποτελέσματα ήταν απλώς εκπληκτικά. Ακολουθούν όσα έμαθε η διοίκηση:

1. Οι μισοί εργαζόμενοι ασχολούνται με διαδικτυακά παιχνίδια - Έλλειψη εργασιακής πειθαρχίας

   Δύο από τους τέσσερις υπαλλήλους του τμήματος αγορών έπαιζαν κυρίως πόκερ στο διαδίκτυο ή άλλα διαδικτυακά παιχνίδια- έβλεπαν ακόμη και ταινίες κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Μια τέτοια συμπεριφορά ήταν σε ευθεία αντίθεση με τις προσδοκίες και τις απαιτήσεις της διοίκησης. Για να γίνουν τα πράγματα χειρότερα, η εργασία τους γινόταν όλο και πιο πρόχειρη και το ποσοστό παραγωγικότητάς τους είχε φτάσει στο ναδίρ.

2. Οι επιμελείς και ήσυχοι συνάδελφοι ήταν καταπονημένοι

   Οι τεμπέληδες βασίζονταν σε μεγάλο βαθμό σε επιμελείς και αθόρυβους συναδέλφους, οι οποίοι εργάζονταν από την αρχή μέχρι το τέλος. Το σύστημα ελέγχου έδειξε ότι οι εν λόγω εργαζόμενοι ήταν συνδεδεμένοι για περίπου 11 ώρες την ημέρα και δεν έκαναν σημαντικά διαλείμματα. Αυτό το μοτίβο εργασίας υποδήλωνε ψυχολογική πίεση, η οποία στην πορεία θα είχε σοβαρές επιπτώσεις στην υγεία.

3. Υψηλή αποχώρηση πελατών - Μια δυσαρεστημένη πελατειακή βάση

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

Η διοίκηση μπόρεσε να προβεί σε ενδελεχή ανάλυση της απόδοσης του τμήματος αγορών, να εντοπίσει τους προβληματικούς τομείς των εργαζομένων και να τους διορθώσει. Για παράδειγμα, οι δύο υπάλληλοι που εμπλέκονταν σε διαδικτυακά παιχνίδια τέθηκαν σε διαθεσιμότητα για ορισμένο χρονικό διάστημα και υποχρεώθηκαν να περάσουν από εκπαίδευση. Αντιθέτως, οι επιμελείς υπάλληλοι ανταμείφθηκαν με μερικά κίνητρα και μπόνους.

Εδώ είναι τι ανέφερε η διοίκηση μετά τη χρήση του CleverControl:

• Η αποτελεσματικότητα του τμήματος αγορών αυξήθηκε κατά 15%

• Ο αριθμός των καταγγελιών μειώθηκε κατά 85%

• Τα έσοδα αυξήθηκαν κατά 15% σε σχέση με ένα χρόνο

Το λογισμικό της CleverControl μπόρεσε να αποκαλύψει τη συμπεριφορά των εργαζομένων και τα ζητήματα που σχετίζονται με την απόδοση. Τέτοια προβλήματα υπήρχαν από την αρχή, αλλά δεν ήταν εύκολο να εντοπιστούν. Εάν η εταιρεία σας αντιμετωπίζει παρόμοια προβλήματα, η CleverControl μπορεί να βοηθήσει. Συνδεθείτε μαζί μας σήμερα!